試述ERP技術(shù)給企業(yè)財(cái)務(wù)工作帶來的若干問題

李 琳，汪叢梅，李 娜

（長春金融高等?？茖W(xué)校 會(huì)計(jì)系，吉林 長春 130028）

一、ERP技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)工作應(yīng)用中存在的問題

（一）企業(yè)對ERP技術(shù)的應(yīng)用缺乏明確目的

ERP技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)中的運(yùn)用越來越廣泛，有成功的也有失敗的。究其失敗的原因是大多數(shù)企業(yè)在運(yùn)用時(shí)目的不明確，甚至很多企業(yè)使用它完全是為了面子問題，認(rèn)為只要企業(yè)使用ERP技術(shù)就能夠提高其地位，忽視了ERP實(shí)施是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它需要和原有系統(tǒng)進(jìn)行磨合，它是著眼于企業(yè)的整體而不是局部，它需要企業(yè)全體人員的配合。而現(xiàn)實(shí)中，許多企業(yè)忽視了人員的培訓(xùn)和系統(tǒng)流程的調(diào)整。這樣，就勢必造成了ERP技術(shù)在企業(yè)應(yīng)用的失敗。

（二）混淆了ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的概念

許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為ERP系統(tǒng)就是財(cái)務(wù)系統(tǒng)，其實(shí)不然。財(cái)務(wù)系統(tǒng)只是ERP系統(tǒng)中的一部分，財(cái)務(wù)軟件僅僅能夠完成企業(yè)財(cái)務(wù)核算和管理，而ERP系統(tǒng)是涉及到整個(gè)企業(yè)管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源管理及業(yè)務(wù)流程管理的一體化。其包括財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、制造資源管理、項(xiàng)目管理、人力資源管理、銷售管理等幾大子系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)中信息可以共享，ERP系統(tǒng)的使用，使得企業(yè)能夠及時(shí)準(zhǔn)確地獲取經(jīng)營過程中的各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息，使財(cái)務(wù)信息更加規(guī)范化。

（三）不規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)限制了ERP技術(shù)的應(yīng)用

我國許多企業(yè)在信息化應(yīng)用程度上都比較低，沒有規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在這種情況下將ERP技術(shù)全面運(yùn)用到企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域，就勢必造成大多數(shù)企業(yè)處在ERP實(shí)施的低級階段運(yùn)行。其具體表現(xiàn)在：一是企業(yè)基礎(chǔ)資料管理不統(tǒng)一；二是企業(yè)業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，如物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、工藝路線等等都缺乏準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)；三是基礎(chǔ)管理比較薄弱，不能根據(jù)以上數(shù)據(jù)來指導(dǎo)企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。而這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)恰恰是會(huì)計(jì)系統(tǒng)所依靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性給企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作帶來了困難。［1］

（四）ERP技術(shù)的運(yùn)用改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)角色

ERP技術(shù)在企業(yè)的運(yùn)用，使會(huì)計(jì)人員的角色有了很大的變化。影響最大的是原本由會(huì)計(jì)人員來完成的基礎(chǔ)工作已被有關(guān)的各業(yè)務(wù)部門的人員來完成，業(yè)務(wù)部門操作完成后由ERP系統(tǒng)自動(dòng)將數(shù)據(jù)傳入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)人員審核后記入相關(guān)的賬戶，并自動(dòng)生成報(bào)表。因此，ERP技術(shù)的運(yùn)用對傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作影響很大。但由于對ERP技術(shù)認(rèn)識(shí)不足，就使得企業(yè)的會(huì)計(jì)人員對ERP技術(shù)的實(shí)施缺乏了解。許多會(huì)計(jì)人員不愿意放棄原已習(xí)慣的工作方式去適應(yīng)ERP系統(tǒng)，他們甚至希望ERP系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上能適應(yīng)他們原有的工作方式。這樣，無論從思想上還是技術(shù)上都難以適應(yīng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境的改變，給ERP技術(shù)在企業(yè)的推廣造成難題。

（五）ERP技術(shù)的運(yùn)用與財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)的滯后［2］

據(jù)了解，企業(yè)大約70%的信息被財(cái)務(wù)管理人員所掌握，這些信息對企業(yè)高層的決策影響很大。因此，財(cái)務(wù)管理人員對ERP系統(tǒng)的理解、掌握程度對企業(yè)的經(jīng)營管理起著重要作用。但目前，由于財(cái)務(wù)人員在ERP技術(shù)教育和培訓(xùn)方面的缺乏、滯后，導(dǎo)致ERP技術(shù)在企業(yè)運(yùn)用得并不理想。企業(yè)財(cái)務(wù)人員只會(huì)操作財(cái)務(wù)系統(tǒng)，不能主動(dòng)地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)和信息，更談不上對ERP管理思想的理解，這樣就無法利用ERP技術(shù)為企業(yè)財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)決策和戰(zhàn)略管理服務(wù)。

（六）ERP技術(shù)的運(yùn)用給會(huì)計(jì)檔案管理帶來了影響

雖然我國商品化財(cái)務(wù)軟件功能已經(jīng)比較完善，但由于各企業(yè)在信息化方面的差異，一般企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用實(shí)際上也僅限于模擬手工會(huì)計(jì)上的業(yè)務(wù)處理，尤其在會(huì)計(jì)檔案管理上，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式——由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理，在ERP系統(tǒng)下會(huì)計(jì)檔案管理模式已成為必須解決的問題。［3］由于ERP系統(tǒng)下存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)存在密切關(guān)系，在財(cái)務(wù)部門打印的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿已無法反映會(huì)計(jì)核算的全貌，更無法實(shí)現(xiàn)對一些重要會(huì)計(jì)信息的搜索和查閱，傳統(tǒng)的以紙張作為媒介、由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一保管會(huì)計(jì)檔案的模式，實(shí)際上已經(jīng)不適應(yīng)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理要求。因此，企業(yè)內(nèi)部亟須建立一套適應(yīng)ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式。

二、ERP技術(shù)在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，明確ERP技術(shù)使用目的

ERP技術(shù)與傳統(tǒng)的管理思想不同，要讓企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)明確它對眾多管理方面將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。ERP技術(shù)的應(yīng)用是對傳統(tǒng)思想的挑戰(zhàn)，它必然給企業(yè)管理者的慣性思維帶來了不小的沖擊。它推進(jìn)了人的思維方式和行為方式的改變，是企業(yè)傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)型。在ERP實(shí)施過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要清楚ERP的實(shí)施是一個(gè)長期工程，要持之以恒，切不可半途而廢。［4］企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要明白通過ERP的運(yùn)用，對企業(yè)財(cái)務(wù)、銷售、采購、庫存、應(yīng)收應(yīng)付款管理、客戶關(guān)系管理、生產(chǎn)和物料需求計(jì)劃、成本管理、服務(wù)和人力資源管理等均可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，提高工作效率。它的應(yīng)用使企業(yè)的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高度集成共享。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只有下決心從根本上提高企業(yè)的管理水平、提高企業(yè)對瞬息萬變的市場的應(yīng)變能力，才是贏得競爭的根本保證。

（二）明確ERP概念，做好企業(yè)財(cái)務(wù)工作

ERP是集資金流、信息流、物流于一身的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是其核心內(nèi)容。所以企業(yè)在使用ERP技術(shù)之前，要求財(cái)務(wù)人員必須制定好相關(guān)的制度，為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供準(zhǔn)確必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。ERP實(shí)施之后，財(cái)務(wù)人員只需將從ERP系統(tǒng)外的原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入賬務(wù)系統(tǒng)，其他的數(shù)據(jù)處理及業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，都可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，從而提高財(cái)務(wù)工作效率，使會(huì)計(jì)信息的提供更加及時(shí)，滿足企業(yè)現(xiàn)代管理需要；另外，運(yùn)用ERP技術(shù)，財(cái)務(wù)人員也能從繁雜枯燥的記賬、算賬、報(bào)賬的工作中解脫出來，有精力參與企業(yè)的預(yù)測和決策服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)管理、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中發(fā)揮更大的作用。

（三）利用ERP技術(shù)，規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)無論是在手工系統(tǒng)還是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下都是不允許存在的，因?yàn)椴粶?zhǔn)確的數(shù)據(jù)只能在計(jì)算機(jī)的運(yùn)行下繼續(xù)產(chǎn)生錯(cuò)誤的結(jié)果，甚至將錯(cuò)誤繼續(xù)放大。因此，企業(yè)應(yīng)完善相關(guān)責(zé)任制度，要求數(shù)據(jù)操作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有專人負(fù)責(zé)，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。ERP技術(shù)在企業(yè)的運(yùn)用，恰恰對物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、工藝路線、庫存記錄等都作了標(biāo)準(zhǔn)的控制，不規(guī)范的數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)不允許其通過，從而規(guī)范了企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為EPR技術(shù)在企業(yè)成功應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)，盡快適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)化

信息化進(jìn)程的加快，使ERP技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用成為必然。這樣，應(yīng)用人員對ERP技術(shù)本身的理解，就顯得至關(guān)重要了。如果企業(yè)相關(guān)人員對于ERP的應(yīng)用進(jìn)行排斥，勢必造成ERP技術(shù)在企業(yè)應(yīng)用的失敗。為了更好地發(fā)揮ERP的效用，要求企業(yè)相關(guān)人員對此要有科學(xué)的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)是理解認(rèn)識(shí)ERP的唯一途徑，能讓他們盡快適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變。因此，培訓(xùn)應(yīng)注重兩個(gè)方面：一是通過ERP相關(guān)知識(shí)的教育，使其提升知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓財(cái)務(wù)人員主動(dòng)地接受新觀念、新方法；二是通過加強(qiáng)培訓(xùn)，改善其有關(guān)操作技能，提高會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。只有企業(yè)與ERP供應(yīng)商相互配合，做好全員培訓(xùn)，才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的提高，使ERP更好地為企業(yè)財(cái)務(wù)管理服務(wù)。

（五）轉(zhuǎn)變思路，改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理模式

ERP技術(shù)在企業(yè)的實(shí)施，對傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生了很大影響，這就要求我們改變原有會(huì)計(jì)檔案管理的辦法，既能滿足ERP系統(tǒng)本身業(yè)務(wù)流程的需要，又能滿足會(huì)計(jì)系統(tǒng)檔案管理的要求。

因此，建議實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)，對會(huì)計(jì)檔案管理可以采用以下幾種模式：一是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理部門集中管理模式。這種模式是企業(yè)把分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門的會(huì)計(jì)檔案按時(shí)間發(fā)生的先后順序，將會(huì)計(jì)憑證按編號(hào)由小到大統(tǒng)一進(jìn)行整理裝訂，送交到企業(yè)檔案管理部門集中保管。二是各業(yè)務(wù)部門分散式保管模式。這種模式是各業(yè)務(wù)部門將自己當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案自行保管。三是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理部門集中與各業(yè)務(wù)部門分散保管模式。這種模式是將以上兩種模式結(jié)合起來，企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中所涉及的如增值稅的抵扣、企業(yè)所得稅的交納、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、資產(chǎn)的處置等重要業(yè)務(wù)所形成的會(huì)計(jì)檔案，集中在企業(yè)檔案部門或財(cái)務(wù)部門集中管理，而一些零星的、平日正常發(fā)生的業(yè)務(wù)形成的會(huì)計(jì)檔案，仍保留在各業(yè)務(wù)部門分散保管。

那么，在實(shí)際工作中對會(huì)計(jì)檔案的管理到底采用哪種模式，這就要求各企業(yè)從實(shí)際出發(fā)，對會(huì)計(jì)檔案的管理既要做到有利于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集，又要方便未來會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)與利用。

［1］ 代碧波，王鳳霞.ERP實(shí)施過程中最高決策層存在的問題及對策研究［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì) 2010，（1）.

［2］ 廖賤發(fā)，潘建華.中小企業(yè)ERP應(yīng)用若干問題探析［J］.財(cái)會(huì)月刊，2008，（2）.

［3］ 譚仕容.ERP 與會(huì)計(jì)檔案管理［J］.冶金財(cái)會(huì)，2005，（7）.

［4］ 胡海燕.試述ERP在我國企業(yè)中的應(yīng)用［J］.遼寧廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2007，（2）.