關于高校圖書館贈書管理的探討

李云江

(云南大學圖書館,云南昆明 650091)

隨著社會的進步和人們意識的提高,越來越多的個人、單位組織和社會團體向高校圖書館捐贈圖書,高校圖書館接收的贈書種類和數(shù)量呈逐年上升的趨勢。作為豐富高校圖書館文獻資源有效和重要的途徑之一,如何有效地利用和管理贈書文獻已經(jīng)成為各高校圖書館面臨的問題。

1 贈書及贈書種類

1.1 贈書的概念

贈書是指個人、單位組織和社會團體等不以營利為目的,無償或半無償向圖書館捐贈其著述、收藏、編撰的紙質文獻和非紙質文獻。半無償捐贈大多是指捐贈者同意無償捐贈文獻資料,但需要圖書館承擔因此所發(fā)生的郵費、運費等。通常情況下,半無償捐贈多為大宗文獻資料的捐贈,如云南大學圖書館接受復旦大學圖書館捐贈的三十萬冊圖書,該批贈書從復旦大學運抵云南大學的運費由云南大學圖書館承擔。

1.2 贈書的種類

贈書的種類按照不同的劃分原則有不同的分法,各館的分法也不盡相同。較為普遍的分法是按照贈書的來源劃分,分為個人贈書、單位贈書、社會組織贈書、國外贈書等等。

2 贈書的現(xiàn)狀和問題

社會文明程度的提高,一定程度上刺激和促進了大眾汲取知識的欲望,伴隨而來的是大眾素質提升后回饋社會的實際行動,越來越多的個人和團體熱衷社會需要和圖書館事業(yè)的建設,捐贈圖書成為他們付諸行動的一種方式。作為高校圖書館來講,高校擴招,學生讀者大量增加,圖書館文獻資源供需矛盾日益突出,在國內(nèi)外書刊價格日益上漲和文獻購置經(jīng)費緊張的雙重壓力下,接收贈書無疑是豐富文獻資源和擴大館藏最重要和最有效的途徑之一,但是由于贈書具有很大的不確定性,致使贈書工作面臨很多的問題。

2.1 贈書來源渠道廣泛,不易掌握

目前高校圖書館贈書來源主要有個人贈書、機關團體和社會組織贈書等幾類。機關團體和社會組織贈書主要是指國內(nèi)的大型出版機構、圖書館、藏書的編纂委員會、企事業(yè)單位和國外的基金會贈書等等,這類贈書通常數(shù)量和種類都比較多。個人贈書包括校友、專家學者、外國友人、離校畢業(yè)生以及社會各界人士等,他們捐贈的圖書包括自己的著述、藏書和各種資料,由于這些贈書來源廣泛,捐贈者捐贈圖書有很大的隨機性和自主性,加之大部分高校圖書館都是被動接受贈書,贈書的來源、時間、數(shù)量等不易掌握,為接收贈書工作帶來一定的困難。

2.2 贈書質量不一

高校圖書館大量接收贈書的同時,贈書的質量問題也不容忽視。贈書質量在一定程度上受贈書渠道影響比較大,贈書渠道的廣泛性也造成贈書質量的不確定性,從而暴露出諸多的問題。如所接受的贈書不符合高校圖書收館藏范圍,所贈圖書資料陳舊破損、殘缺不全,贈書復本量過大等;有部分受贈圖書是失去時效性或時效性較差的呆滯書,內(nèi)容陳舊,知識老化,利用價值不高。贈書質量問題直接影響?zhàn)^藏質量。

2.3 捐贈者對高校圖書館缺乏必要的了解和溝通,造成高校圖書館被動接收贈書的局面

高校圖書館主要是為了滿足高校師生教學和科研的需要,藏書結構和特點不同于公共圖書館,對藏書入藏有一定的要求。捐贈者往往不了解高校圖書館的藏書結構和特點,捐贈圖書存在很大的盲目性和隨意性。所捐贈的圖書缺乏針對性,利用率非常低。高校圖書館為了不傷害捐贈者的積極性和熱情,避免引起不必要的誤會,往往來者不拒,毫無限制地全部接受,長期處于被動狀態(tài)。

2.4 缺乏有效具體的贈書管理機制,造成贈書管理工作滯后

我國高校圖書館大多沒有設立專門的贈書工作崗位和專人管理,而是由圖書館的采編部門兼職處理。由于圖書館的采編部門每年都有大量的文獻資源采購和編目加工任務,還要抽出一定的時間和精力來處理各種各樣的贈書,這就導致了圖書館一方面不能很好地完成贈書接收工作;一方面也不能及時地處理到館贈書,導致贈書長期積壓,贈書的價值和利用率得不到發(fā)揮,有悖于贈書者“以饗讀者”的初衷。

3 解決的方法和對策

贈書作為高校圖書館文獻資源的重要補充,其質量比數(shù)量更為重要,贈書管理問題和質量問題直接影響?zhàn)^藏的質量和贈書作用的發(fā)揮。高校圖書館要正視贈書工作中出現(xiàn)的諸多問題,本著實事求是的客觀態(tài)度,建立起一整套完善的科學管理機制,正確引導捐贈者的捐贈行為,提高贈書質量,實現(xiàn)物盡其用和豐富館藏的“雙贏”目的。

3.1 制定贈書入藏原則

高校圖書館根據(jù)本館自身的特點和藏書結構,結合讀者需求和學校學科發(fā)展的需要,有針對性地制定贈書入藏原則是提高贈書質量的關鍵。遵照符合本館的選書標準,明確本館接收贈書的范圍、層次、數(shù)量等,在接贈文獻資料時,應向捐贈者說明本館入藏原則、入藏范圍和數(shù)量,不符合入藏原則的文獻,應當委婉拒絕,或退還捐贈者本人,或經(jīng)捐贈者同意轉贈其它需要此文獻的單位,改變以往對贈書來者不拒的做法,在規(guī)范入藏的同時也不至于影響捐贈者的積極性,從而在一定程度上保證了贈書的質量。

3.2 實行贈書登記和回執(zhí)制度

接受贈書文獻資料,應當貫徹認真負責的態(tài)度,如實記錄捐贈者情況和捐贈圖書情況,包括捐贈者姓名、捐贈文獻名稱及數(shù)量、捐贈和接收日期、聯(lián)系方式等,作為接收贈書核對的依據(jù);建立贈書回執(zhí)制度,對捐贈單位和捐贈個人及時回贈捐贈證書或榮譽證書以表感謝,對贈書量較大的單位和個人可舉辦贈書儀式等。

3.3 建立贈書篩選制度

高校圖書館有時接收的贈書屬于成批成量的捐贈,其中有些文獻并不符合館藏的要求,如果不加選擇地全部接收入藏,勢必占用圖書館有限的空間資源,耗費大量的贈書分編、加工、典藏等方面的人力、物力和財力。要根據(jù)入藏原則對贈書進行篩選,成立專門的篩選小組,對贈書作出客觀正確的選擇,避免個人篩選所帶來的主觀性和片面性。將篩選出來的贈書文獻資料轉贈其它單位,實現(xiàn)物盡其用。

3.4 完善贈書編目加工制度

高校圖書館對接收的贈書應當及時處理,以免積壓。在贈書的驗收、加工、編目等環(huán)節(jié),應該采用與正常經(jīng)費采購的文獻相同的流程,贈書加工時,應特別加蓋贈書章,使贈書和采購圖書區(qū)分別開來;贈書編目時,按照《中國文獻編目規(guī)則》進行著錄、標引和數(shù)據(jù)加工,并根據(jù)各館實際進行索取號和種次號的標注,在610字段添加“贈送者”和“贈書”的著錄,如果贈書為非正式出版物或內(nèi)部資料,在200字段和300字段給予著錄。

3.5 改變贈書入藏管理方式

目前高校圖書館對于贈書入藏普遍采取的是專架或專室陳列。專架陳列適用于大型套書的入藏,如國家清史編撰委員會贈送云南大學圖書館一套國家清史工程系列叢書,專架陳列便于讀者索取查閱;專室陳列適用于大型機構和個人大量贈書的入藏,如云南大學趙仲牧先生去世后,將畢生收藏的二萬多冊圖書捐贈給云南大學圖書館,為了保持其學術思想的系統(tǒng)性和完整性,以及這批贈書的價值,圖書館專門開設了“趙仲牧書屋”;其它零散贈書應實行科學的管理,根據(jù)實際情況將捐贈圖書按照中圖法分類后歸入相關書庫,納入圖書館館藏體系,提高捐贈圖書的利用率。

3.6 必須保留贈書的處理權

由于贈書工作具有很大的不確定性,高校圖書館必須擁有對受贈圖書的處理權,捐贈圖書一經(jīng)接受并辦理相關手續(xù),即視為其所有相關權益歸圖書館所有,圖書館有權將不符合本館入藏原則的書刊轉贈或拍賣,避免因捐贈圖書所有權引發(fā)的糾紛和爭議。

4 結語

贈書管理工作是高校圖書館館藏建設的重要組成部分,科學合理地管理贈書,更好地控制贈書質量,提高贈書利用率,能夠優(yōu)化館藏結構,完善圖書館藏書體系,極大地豐富高校圖書館館藏資源,促進贈書工作健康蓬勃地發(fā)展,是每一所高校圖書館都需要解決的問題。

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