企業(yè)物資采購過程中的質(zhì)量管理

陳鐵建

(武漢冶金管理干部學(xué)院 管理教研部,湖北武漢430081)

企業(yè)物資采購過程中的質(zhì)量管理

陳鐵建

(武漢冶金管理干部學(xué)院 管理教研部,湖北武漢430081)

企業(yè)物資采購過程中的質(zhì)量問題主要表現(xiàn)為物資本身的質(zhì)量問題和供應(yīng)商的質(zhì)量問題。為了減少和消除企業(yè)物資采購過程中的質(zhì)量問題給企業(yè)帶來不良影響,采購方企業(yè)應(yīng)從健全企業(yè)采購管理體系和建立良好的供應(yīng)商管理體系兩方面采取措施,加強(qiáng)物資采購全過程的質(zhì)量管理。

供應(yīng)商;物資采購;質(zhì)量管理

企業(yè)物資采購過程中的質(zhì)量問題主要來自兩個方面:物資本身的質(zhì)量問題和供應(yīng)商的質(zhì)量問題。物資本身的質(zhì)量問題主要體現(xiàn)在產(chǎn)品的品質(zhì)和交貨方面。原材料的品質(zhì)問題表現(xiàn)在兩方面:一是購入的原材料本身品質(zhì)低劣,某些性能指標(biāo)不能達(dá)到采購方的規(guī)格要求。二是由于客戶或采購方變更采購要求,而使現(xiàn)有的元器件無法滿足新的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在產(chǎn)品交貨方面,質(zhì)量問題主要表現(xiàn)在:運(yùn)輸過程中造成的產(chǎn)品損壞、來料包裝破損、來料標(biāo)識破損或缺失、貨物錯發(fā)和來料混裝。供應(yīng)商的質(zhì)量問題則主要包括四個方面:一是供應(yīng)商運(yùn)作不良導(dǎo)致供應(yīng)物資品質(zhì)及交貨期不穩(wěn)定。二是供應(yīng)商背棄誠信,違反采購合同。三是供應(yīng)商的投資方或合作方改變投資方向,導(dǎo)致轉(zhuǎn)產(chǎn)或退出采購方所需物資的生產(chǎn)。四是供應(yīng)商經(jīng)營不善導(dǎo)致破產(chǎn),致使物資供應(yīng)終斷。以上各種類型的問題一旦發(fā)生,都會給采購方帶來麻煩和損失。

但在實(shí)際采購過程中,質(zhì)量與成本之間存在著矛盾:采購方希望在滿足質(zhì)量要求的前提下,盡可能降低采購成本。然而采購成本的一味降低卻導(dǎo)致供應(yīng)商選用質(zhì)量較差的原材料,質(zhì)量問題頻繁發(fā)生,成本增加。如何在采購中平衡成本與質(zhì)量的關(guān)系、如何保證采購物資的質(zhì)量成為了采購經(jīng)理們必須面對的挑戰(zhàn)。

為了減少和消除企業(yè)物資采購過程中的質(zhì)量問題給企業(yè)帶來不良影響,采購方企業(yè)應(yīng)從健全企業(yè)采購管理體系和建立良好的供應(yīng)商管理體系兩方面采取措施,加強(qiáng)物資采購全過程的質(zhì)量管理。

一、建立健全企業(yè)采購管理體系

1.建立分工明確的組織機(jī)構(gòu)。目前,越來越多的大型OEM公司把供應(yīng)商開發(fā)和供應(yīng)商管理職能從采購管理中分開,分別成立獨(dú)立的資源開發(fā)與資源管理部門,并設(shè)置專人對供應(yīng)商質(zhì)量進(jìn)行管理。供應(yīng)商質(zhì)量管理包括與供應(yīng)商績效相關(guān)的原材料品質(zhì)、成本、交貨期及服務(wù)等各項(xiàng)指標(biāo)的管理。明確的分工帶來明確的職責(zé):供應(yīng)商開發(fā)工程師負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的產(chǎn)品符合性及技術(shù)工藝能力進(jìn)行初步評估;供應(yīng)商質(zhì)量工程師會在生產(chǎn)過程中運(yùn)用各種系統(tǒng)工具對供應(yīng)商的質(zhì)量績效進(jìn)行有效的管理和定期的評估。這樣的管理結(jié)構(gòu)有效地控制和預(yù)防了采購質(zhì)量風(fēng)險的發(fā)生。

2.提高采購人員的素質(zhì)。高素質(zhì)的采購團(tuán)隊(duì)能使供應(yīng)管理具有高效率,并能在追求成本降低的同時,科學(xué)地判斷和預(yù)防采購風(fēng)險。良好的溝通能力、對原材料市場的熟悉程度及市場敏感度決定了采購人員能否有效控制風(fēng)險的發(fā)生。有些采購人員為達(dá)到降低成本的目的,沒有針對現(xiàn)有成本進(jìn)行認(rèn)真分析,而采取一味打壓供應(yīng)商價格的方法,往往迫使供應(yīng)商選擇未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的廉價材料進(jìn)行生產(chǎn),或降低生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn),結(jié)果導(dǎo)致質(zhì)量事故頻繁發(fā)生,這使采購方用來處理質(zhì)量問題的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了原材料降價帶來的成本節(jié)約,得不償失。因此,培養(yǎng)和提高采購人員的素質(zhì),建立高效率的采購團(tuán)隊(duì)是非常重要的一環(huán)。

3.加強(qiáng)采購文件的管理。市場經(jīng)濟(jì)為采購工作增添了許多不穩(wěn)定因素,故而一定要嚴(yán)密采購文件,堵塞管理漏洞。在與分承包方建立業(yè)務(wù)關(guān)系時,必須在所有的采購資料中把各項(xiàng)技術(shù)要求毫不含糊地用文字形式在訂貨合同或技術(shù)協(xié)議中表達(dá)。包括執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)條件,質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),抽樣檢驗(yàn)方法及判定原則,不合格品的處理辦法,質(zhì)量問題的責(zé)任和權(quán)限,關(guān)鍵質(zhì)量特性的控制,產(chǎn)品質(zhì)量問題的仲裁和索賠,產(chǎn)品的標(biāo)識、包裝、運(yùn)輸與交付。所有采購資料都須經(jīng)過嚴(yán)格的審批方可生效。

4.加強(qiáng)采購物資倉儲管理。在物資倉儲管理程序中明確規(guī)定供應(yīng)部負(fù)責(zé)對物資入庫、貯存及出庫日常業(yè)務(wù)的管理工作。各庫房均設(shè)立待驗(yàn)區(qū)、隔離區(qū)。物資在未驗(yàn)收前存放于待驗(yàn)區(qū)。不合格物資要放置隔離區(qū)進(jìn)行隔離,及時辦理退貨及退修處理,杜絕未經(jīng)檢驗(yàn)或檢驗(yàn)不合格品流入現(xiàn)場。物資貯存嚴(yán)格按其特性、類別分庫、分區(qū)域定置存放,其中危險品、貴金屬設(shè)專庫存放。庫存物資要做到三清(數(shù)量清、材質(zhì)清、規(guī)格清)、兩齊(庫容整齊、堆碼整齊),保持庫內(nèi)通道暢通和存放現(xiàn)場整潔。做到帳卡物“三一致”,“日清月結(jié)”。要定期組織采購物資盤點(diǎn),同時檢查質(zhì)量狀況,并做出有效處理。

二、建立良好的供應(yīng)商管理體系

1.選擇合適的供應(yīng)商。最合適的供應(yīng)商應(yīng)具備很多條件,能提供合適的品質(zhì)、充分的數(shù)量及準(zhǔn)時交貨,合理的價格以及熱情的服務(wù),應(yīng)該是共同的要求。為了更好地選擇供應(yīng)商、選擇合適的供應(yīng)商,遵循以下的步驟,則能甄選到較合適的供應(yīng)商:

(1)成立評選小組。成立調(diào)查小組,對合格供應(yīng)商各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析審議。小組成員由采購部門、工程部門、使用部門、質(zhì)檢部門、財(cái)務(wù)部門等人員組成。

(2)決定評審的項(xiàng)目。不同的供應(yīng)商的條件必定不同,因此,必須有客觀的評分項(xiàng)目。成立的評選小組應(yīng)對供應(yīng)商以下各項(xiàng)進(jìn)行評估:a.一般經(jīng)營狀況。b.制造能力。c.技術(shù)能力。d.管理能力之績效。e.品質(zhì)能力等。

(3)設(shè)定評審項(xiàng)目的權(quán)數(shù)。針對每個評審項(xiàng)目,權(quán)衡彼此的重要性,分別給予不同分?jǐn)?shù)。

(4)合格供應(yīng)商分類分級。依據(jù)分?jǐn)?shù)按各專業(yè)程度予以分類,分級是將各采購的合格供應(yīng)商按其能力劃分等級。分類的目的避免供應(yīng)商包辦各種采購物資,預(yù)防外行人做內(nèi)行事;分級的目的,防止供應(yīng)商大小通吃,配合采購的需求,選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商。

2.執(zhí)行清晰的供應(yīng)商認(rèn)證程序。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)真的審核與認(rèn)證是全面了解供應(yīng)商能力的最好手段。通過供應(yīng)商的現(xiàn)場審核,采購方可以全面了解供應(yīng)商的生產(chǎn)運(yùn)營狀況、技術(shù)水平、研發(fā)能力、管理體系及信息化程度,這為避免采購風(fēng)險的發(fā)生奠定了基礎(chǔ)。審核的內(nèi)容包括質(zhì)量認(rèn)證體系、設(shè)備與工藝能力、研發(fā)能力、生產(chǎn)流程及過程控制、生產(chǎn)能力及生產(chǎn)飽和度、財(cái)務(wù)狀況、訂單管理、客戶管理及客戶服務(wù)、原材料管理、員工素質(zhì)和環(huán)保措施等。

3.定期評估供應(yīng)商的績效。對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估可以使采購方及時了解和把握供應(yīng)商各方面的情況變化,以便隨時對其技術(shù)能力、管理能力、供應(yīng)能力及各種風(fēng)險做出科學(xué)的推斷?？茖W(xué)地考評供應(yīng)商的業(yè)績,首先應(yīng)建立科學(xué)的指標(biāo)體系,企業(yè)可依據(jù)自身的需要合理運(yùn)用這些指標(biāo),進(jìn)行科學(xué)的評審。主要評估的指標(biāo)包括供應(yīng)能力、國際化與本土化能力、研發(fā)與創(chuàng)新能力、主動性與靈活性、信息化能力、品質(zhì)績效、運(yùn)送績效、倉儲優(yōu)勢、服務(wù)績效、價格方法、財(cái)務(wù)優(yōu)勢、利潤與庫存周轉(zhuǎn)率及潛在風(fēng)險。這些指標(biāo)真正發(fā)揮作用在于歷史數(shù)據(jù)的收集、整理及數(shù)據(jù)的真實(shí)性。所以,維護(hù)供應(yīng)商績效資料的工作量比較大,但這些資料對采購決策的支持,起著重要的作用。在當(dāng)前激烈的全球性競爭中,物料質(zhì)量問題不僅帶來質(zhì)量成本,更重要的是他讓企業(yè)在隨之而引發(fā)的加工成本、有效利用資本、停工成本、風(fēng)險成本、周期成本、轉(zhuǎn)換成本、非增值成本、后置所有權(quán)成本等等方面付出了比質(zhì)量成本本身更為嚴(yán)重的代價。因此,評價供應(yīng)商質(zhì)量時,要站在戰(zhàn)略的高度看到質(zhì)量問題引發(fā)的這些帶來所有權(quán)總成本的方方面面,而不僅僅是看到眼前的利益。

4.監(jiān)控供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力,協(xié)助供應(yīng)商改善產(chǎn)品質(zhì)量。清晰明確的需求是與供應(yīng)商溝通過程中的關(guān)鍵。在很多時候,標(biāo)準(zhǔn)不清楚是導(dǎo)致采購物資質(zhì)量問題的主要原因,造成了修改和更新費(fèi)用的增加及交貨期延遲。采購方應(yīng)該制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),并及時傳達(dá)給供應(yīng)商。企業(yè)在與供應(yīng)商合作的過程中,為確保供應(yīng)商所提供物資的質(zhì)量,防止供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力出現(xiàn)下降,企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力實(shí)施必要的監(jiān)控。而且企業(yè)在供應(yīng)商遇到質(zhì)量、技術(shù)難題時,應(yīng)與供應(yīng)商共同尋找質(zhì)量改進(jìn)的切入點(diǎn),在更高層次上創(chuàng)造價值。在很多情況下,采購方派出質(zhì)量控制或技術(shù)人員與供應(yīng)商共同探討改善產(chǎn)品質(zhì)量的途徑,能有效提高質(zhì)量改進(jìn)的效率。雖然,這種做法表面上增加了一些成本,但它卻加快了產(chǎn)品質(zhì)量的改善速度,使企業(yè)的整體質(zhì)量成本得以下降。

5.保持供應(yīng)商之間適度競爭。傳統(tǒng)采購管理往往傾向于一種物料有多個供應(yīng)商,感覺上比較保險。而現(xiàn)代管理的趨勢是減少供應(yīng)商,并建立互信、互利、互助的長期穩(wěn)定合作伙伴關(guān)系。這樣做帶來好處是:簡化采購計(jì)劃及調(diào)配;可以形成經(jīng)濟(jì)采購批量,爭取優(yōu)惠;減少供方的專用工藝裝備費(fèi)用;簡化運(yùn)輸管理;減少庫存,從而有利于控制質(zhì)量,降低成本。對于供應(yīng)商的選擇,可以獨(dú)家供應(yīng),也可多家供應(yīng)。獨(dú)家供應(yīng)易于管理,也能以大批量的優(yōu)勢增強(qiáng)自己的談判能力,以獲得更優(yōu)惠的價格。但不容易把握市場動態(tài),供應(yīng)商也會因?yàn)闆]有競爭的壓力而形成惰性,不去提升產(chǎn)品品質(zhì)、提高自身管理。對供應(yīng)商實(shí)施動態(tài)的選擇、比較和淘汰機(jī)制,可從本質(zhì)上提高整個供應(yīng)鏈的能力,提升供應(yīng)鏈的競爭優(yōu)勢。

6.構(gòu)建與戰(zhàn)略供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系。采購管理的貢獻(xiàn)并不是采購中價格方面的節(jié)省,更重要的是還可以使企業(yè)與戰(zhàn)略供應(yīng)商建立聯(lián)盟,以縮減新產(chǎn)品開發(fā)成本與時間。傳統(tǒng)采購管理傾向于一種物資有多個供應(yīng)商,而現(xiàn)代采購管理的趨勢是減少供應(yīng)商,并建立穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系,從戰(zhàn)略高度認(rèn)識供應(yīng)商、管理供應(yīng)商。由于企業(yè)競爭已從企業(yè)之間的競爭,發(fā)展到供應(yīng)鏈之間的競爭,這就要求企業(yè)實(shí)施有效的供應(yīng)商管理,同供應(yīng)商建立長期良好的伙伴關(guān)系,實(shí)施一定程度的縱向整合,形成“虛擬企業(yè)聯(lián)盟”,使企業(yè)得到長期穩(wěn)定的物資供應(yīng)和及時回饋的市場信息,這是企業(yè)物資采購過程中質(zhì)量管理的更高境界。

[1]宋華.供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的戰(zhàn)略采購[J].中國工業(yè)經(jīng)濟(jì), 2003(6).

[2]戴蕾.基于供應(yīng)鏈的集中式戰(zhàn)略采購研究[J].物流科技, 2006(5).

[3]魏也.優(yōu)化供應(yīng)鏈從采購開始[J].市場周刊,2006(9).

[4]張曉敏.論供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購管理[J].大眾科學(xué), 2005(2).

[5]溫德成等.互利共贏的供應(yīng)商質(zhì)量控制[M].中國計(jì)量出版社,2003.

責(zé)任編輯:雷三容

G273

A

1009-1890(2010)03-0022-03

2010-08-28

陳鐵建(1979-),男,河北唐山人,武漢冶金管理干部學(xué)院管理教研部講師。