論高校檔案信息的可視化管理

沈小青

（南京信息工程大學(xué) 人事處，江蘇 南京 210044）

可視化管理（Visual Management，略稱VM）是指采用可視化技術(shù)，讓管理者實(shí)時(shí)了解管理對(duì)象相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)管理上的透明化、現(xiàn)場(chǎng)化與可視化的過(guò)程。可視化管理就是利用管理學(xué)原理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、圖像處理技術(shù)、計(jì)算機(jī)視覺及交互技術(shù)，將組織的戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、組織結(jié)構(gòu)、管理模式及管理信息轉(zhuǎn)化為幾何圖形或圖像信息，在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示并進(jìn)行交互處理，以提高組織效率和競(jìng)爭(zhēng)力。從根本上說(shuō)，可視化管理是一種經(jīng)營(yíng)策略：它提供一個(gè)清晰化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化地顯示和調(diào)控組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程的方法，可以顯著地改善業(yè)務(wù)操作和管理，減少業(yè)務(wù)運(yùn)作成本，提升產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。另外，可視化管理也是一種管理哲學(xué)：提倡更加主動(dòng)和聰慧的工作而不是最辛苦的工作。它洞察了人性的復(fù)雜化特點(diǎn)、順應(yīng)了組織結(jié)構(gòu)扁平化趨勢(shì)，通過(guò)可視化管理理念和可視化技術(shù)手段，可以進(jìn)一步利用信息集成和數(shù)據(jù)挖掘提高業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估水平，提高內(nèi)部員工和外部市場(chǎng)的滿意度，進(jìn)而成就組織的持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)?？傊梢暬芾砝碚撌且环N適合于各種需求和管理內(nèi)容的行之有效的方法，它體現(xiàn)了“信息可視化、管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化”在組織生產(chǎn)和管理中動(dòng)態(tài)集成。

高校檔案信息可視化管理，在具有組織可視化管理的一般性特點(diǎn)的同時(shí)，更注重具體利用人類視覺感知系統(tǒng)，將檔案信息以圖形化和視頻化方式展示出來(lái)，深入而直觀地解釋及概覽檔案信息系統(tǒng)，一方面可以輔助用戶概覽檔案系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，另一方面有助于挖掘隱藏在檔案系統(tǒng)內(nèi)部的有價(jià)值信息，符合檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)，會(huì)顯著提高高校組織管理的質(zhì)量和效率，必將在未來(lái)得到更廣泛的推廣和應(yīng)用。另外，檔案信息的可視化管理是高校檔案信息組織的高階表現(xiàn)形式，是高校檔案信息管理發(fā)展到高級(jí)階段的產(chǎn)物。它對(duì)黨政管理、教學(xué)和科研等檔案信息進(jìn)行收集、整理、加工、存貯，并通過(guò)一定的技術(shù)手段和技術(shù)裝備，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的系統(tǒng)性集成、直觀性交流、高效性傳遞和輔助性決策。再者，可視化信息系統(tǒng)是文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分，與社會(huì)其他信息系統(tǒng)和工作系統(tǒng)有著密切聯(lián)系，具有一般信息系統(tǒng)的特性，同時(shí)，它充分整合計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，結(jié)合組織可視化管理的先進(jìn)理念，因則本身又具備傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)所不具備的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

一、高校檔案信息的可視化處理

高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容之一是：要對(duì)容易受損的、利用頻率較高、推廣性高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化和可視化加工。主要是運(yùn)用數(shù)字化和可視化技術(shù)把實(shí)體檔案進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變，促成實(shí)體檔案的數(shù)字化和可視化體現(xiàn)，主要表現(xiàn)為文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、視頻文件和聲音文件等多媒體信息。文本文件是能把檔案中可以用文字表述的信息用文本格式錄入、存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)中，隨時(shí)可調(diào)出利用，使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。不同文字處理軟件編輯過(guò)的文本文件通常不能進(jìn)行交換使用，因而有時(shí)為了可視化處理的方便性，可利用純文本文件是不包含格式代碼的特性，免受計(jì)算機(jī)硬軟件的限制。圖像文件是通過(guò)數(shù)字圖像技術(shù)，將紙質(zhì)文件、底片、圖紙、榮譽(yù)證書或其他實(shí)物通過(guò)輸入設(shè)備（如掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等）并將之以數(shù)字圖像形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，并可利用PHOTOSHOP等圖像處理軟件對(duì)照片進(jìn)行有目的的二次處理。圖形文件是根據(jù)一定算法和相關(guān)軟件，如文獻(xiàn)聚類算法和相應(yīng)的分析軟件，繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形，以及用圖標(biāo)表示的物理量圖形等。影像文件是使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的多維動(dòng)畫等各種動(dòng)態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫片等。視頻捕獲設(shè)備可將模擬影像轉(zhuǎn)換為數(shù)字影像。聲音文件是用音頻設(shè)備錄入或編曲軟件生成的文件（如MP3等）。這樣的文件要求在保證音質(zhì)的前提下，還要盡量減小聲音文件的大小，以充分利用存儲(chǔ)空間。

總之，高校檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化和可視化過(guò)程，要借助多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、網(wǎng)絡(luò)等多種技術(shù)，以及多功能的可視化技術(shù)和軟件，將現(xiàn)存各種載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和可視化處理，形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、視頻文件和聲音文件，并通過(guò)有目的的多媒體整合，分類分層次地納入高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中。

二、檔案信息數(shù)字化接收和可視化歸檔工作

一般來(lái)說(shuō)，及時(shí)收集和接收各種形式的電子檔案有兩種方式：一是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收，各部門即將需移交的電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案管理部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中進(jìn)行存儲(chǔ)；二是介質(zhì)移交接收，即將電子檔案存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)中（如光盤等）移交給檔案管理部門。網(wǎng)絡(luò)移交既可實(shí)時(shí)在線進(jìn)行，又可按照主管部門規(guī)定周期定期移交。由于介質(zhì)移交有一定的周期性，為了及時(shí)將可以公開的電子文件和電子檔案向社會(huì)各界提供利用，檔案管理部門可以實(shí)時(shí)地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，在線接收各立檔單位的電子或數(shù)字檔案。另外，檔案管理部門還可以有目的地收集互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價(jià)值的信息、圖片、圖像和視頻等，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行有益的補(bǔ)充和完善。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)上其他零散、無(wú)序的具有檔案價(jià)值的數(shù)字化信息，經(jīng)過(guò)有效鑒定和加工處理后也可作為可視化信息采集的對(duì)象及時(shí)公布。通過(guò)多種方式把具有檔案價(jià)值的數(shù)字信息和文本信息下載到本地，然后對(duì)其中有可視化需求的相關(guān)信息，經(jīng)過(guò)有效的鑒定或與實(shí)體檔案的核對(duì)后，再經(jīng)過(guò)一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)和可視化軟件的整理、組織、加工，成為本地的現(xiàn)實(shí)可視化信息資源后，才能有效地為各級(jí)用戶提供利用。

再者，相對(duì)于上述低層次的信息可視化處理，高校檔案管理部門還可以進(jìn)一步通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、文獻(xiàn)和信息聚類算法和技術(shù)，分析和歸納高校管理和領(lǐng)導(dǎo)決策用的深層次可視化檔案信息，如利用文檔和信息聚類處理，并按主題進(jìn)行冗余消除、信息融合等可視化歸檔處理，為檔案信息利用者深入、直觀地瀏覽檔案信息提供方便；對(duì)高校各部門和各類員工，高校檔案管理部門，還可以通過(guò)對(duì)檔案信息利用者感興趣的文檔和信息聚類，進(jìn)一步挖掘用戶的興趣模式以用于信息過(guò)濾和主動(dòng)推薦等信息服務(wù)；還可以對(duì)檔案系統(tǒng)搜索引擎返回的結(jié)果進(jìn)行聚類，使用戶迅速定位到所需要的信息，并按目錄樹的形式歸檔并呈現(xiàn)，使得聚類結(jié)果可視化和便于理解。

三、檔案信息服務(wù)的功能性可視化利用

高校檔案信息可視化的功能性，是指檔案館根據(jù)當(dāng)前學(xué)校的中心工作和各類職能性工作，從黨政管理、教學(xué)和科研等方面了解利用者需要，開展可視化服務(wù)和功能性利用，及時(shí)向利用者提供準(zhǔn)確、及時(shí)和直觀的檔案信息，使高校檔案工作有針對(duì)性地為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。

針對(duì)高校管理活動(dòng)中的黨務(wù)政務(wù)類檔案，其中重要的專題文件匯編和有關(guān)職稱評(píng)審、干部任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、重要活動(dòng)等時(shí)效性和宣傳性強(qiáng)的檔案信息，檔案管理部門可通過(guò)可視化數(shù)據(jù)處理和分類歸檔，為學(xué)校黨政管理活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)決策和員工利用提供直觀而便捷的服務(wù)。

針對(duì)有關(guān)優(yōu)秀骨干教師、優(yōu)秀學(xué)生、杰出校友和學(xué)術(shù)帶頭人等的示范性強(qiáng)的檔案資料，如照片、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書、紀(jì)念品等信息檔案，對(duì)他們的事跡和風(fēng)采進(jìn)行數(shù)字化處理和可視化存檔，通過(guò)先進(jìn)事跡、成果圖片和視頻的可視化呈現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)傳播，可充分利用可視化檔案信息特有的實(shí)證性和直觀性，對(duì)傳統(tǒng)時(shí)空約束性的宣傳欄和展板形成有益的補(bǔ)充，激發(fā)師生的進(jìn)取精神和責(zé)任意識(shí)，激勵(lì)學(xué)生模仿學(xué)習(xí)，積極塑造優(yōu)秀的意志品質(zhì)和進(jìn)取精神，以有利于優(yōu)秀校園文化的塑造，深度挖掘可視化檔案信息的特殊教育作用。

針對(duì)高校的教學(xué)管理和科學(xué)研究類檔案，教學(xué)單位和檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)教學(xué)活動(dòng)規(guī)律，將教學(xué)業(yè)務(wù)檔案按學(xué)科專業(yè)和教學(xué)年度進(jìn)行分類、歸檔、編目，使之形成系統(tǒng)化的教學(xué)管理檔案材料。同時(shí)，主動(dòng)了解教學(xué)管理、教學(xué)人員和學(xué)生的可視化教學(xué)信息的需要，定期向教學(xué)管理、教師提供多媒體合成教學(xué)檔案資源，為學(xué)生提供異步教學(xué)方式和個(gè)性化教學(xué)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)為學(xué)校的教學(xué)評(píng)估、教學(xué)改革和各學(xué)科課程建設(shè)等工作提供系統(tǒng)的參考依據(jù)；深入地開發(fā)科學(xué)研究檔案，更好地開發(fā)利用本科畢業(yè)生的優(yōu)秀畢業(yè)論文和碩士、博士學(xué)位論文。檔案工作者可分科編制歷年優(yōu)秀畢業(yè)論文和碩士、博士學(xué)位論文目錄等電子檔案信息，供畢業(yè)生寫作學(xué)位論文時(shí)查閱，為其提供選題參考和范本借鑒，同時(shí)利用數(shù)據(jù)挖掘和文獻(xiàn)聚類技術(shù)，并通過(guò)相關(guān)軟件的可視化處理和分析，如地形圖和交叉關(guān)系參考圖等，為更好地發(fā)掘?qū)W位論文的科研信息資源而提供條件。

四、可視化檔案信息的社會(huì)化應(yīng)用

可視化檔案信息的社會(huì)化應(yīng)用，就是要以豐富的檔案信息資源為基礎(chǔ)，以最大限度地開發(fā)和利用可視化檔案信息為目的，面向社會(huì)強(qiáng)化可視化檔案信息的各項(xiàng)特色服務(wù)功能和友好界面環(huán)境，建立直觀和集成的可視化檔案信息服務(wù)體系，創(chuàng)造檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。這種可視化的檔案信息服務(wù)體系主要包括兩個(gè)層次。

一是高校的微觀組織形式，即以本校檔案館為中心，輻射本校所轄的黨政機(jī)關(guān)、各學(xué)院檔案室等，建立縱向檔案信息服務(wù)的可視化協(xié)作網(wǎng)。學(xué)校檔案館應(yīng)將黨政活動(dòng)、教學(xué)和研究等方面的檔案信息系統(tǒng)收集，并利用網(wǎng)絡(luò)可視化技術(shù)，充分利用人類視覺感知系統(tǒng)，將網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和數(shù)據(jù)以圖形化方式展示出來(lái)，并作用于抽象的具有網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，如校內(nèi)社會(huì)關(guān)系、論文互引網(wǎng)絡(luò)等，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行可視化管理并設(shè)計(jì)直觀的人機(jī)操作友好界面，可以輔助用戶充分發(fā)掘和分析檔案信息庫(kù)中隱含的知識(shí)信息。

二是以本校檔案館為基礎(chǔ)的宏觀社會(huì)化應(yīng)用，建立面向社會(huì)、面向其他高校的橫向檔案信息可視化協(xié)作網(wǎng)。學(xué)校檔案館可將反映學(xué)校發(fā)展的黨政活動(dòng)事跡、優(yōu)秀師資和學(xué)科專長(zhǎng)、學(xué)生專業(yè)信息和職業(yè)生涯規(guī)劃等檔案信息數(shù)字化，并進(jìn)行可視化傳播，以便為師生的社會(huì)性交流和實(shí)踐服務(wù)，讓高校豐富的人才資源為地區(qū)經(jīng)濟(jì)和國(guó)家發(fā)展更充分地利用。另外，高校師生科技成果資訊（科技專利、商業(yè)咨詢、研究報(bào)告等），以及研究生、本科生論文等檔案上網(wǎng)發(fā)布，進(jìn)行可視化傳播和有償使用，可幫助高校實(shí)現(xiàn)科技資源的社會(huì)化開發(fā)和應(yīng)用。

五、結(jié)語(yǔ)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)繁榮和經(jīng)濟(jì)發(fā)展是基于高新科技和人類知識(shí)精華的開發(fā)利用，高校檔案系統(tǒng)作為一種重要的社會(huì)知識(shí)資源，服務(wù)于以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。高校檔案部門是知識(shí)寶庫(kù)，是檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，在掌握系統(tǒng)的檔案信息傳遞理論與實(shí)踐技術(shù)的前提下，將雜亂無(wú)章的信息經(jīng)過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)的整理、加工、控制，通過(guò)先進(jìn)管理理念和可視化技術(shù)融合的可視化管理手段，可以有效地實(shí)現(xiàn)高校檔案信息歸檔和利用的直觀化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，從而顯著提高檔案信息的利用率和知識(shí)傳播的效率，因而檔案的信息化和可視化管理，必然成為高校檔案管理工作的重要工具和方法。

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