高校人事管理信息化建設(shè)的障礙性因素及對(duì)策分析

王樂(lè)平，揚(yáng) 帆

（中國(guó)井岡山干部學(xué)院 人力資源部，江西 井岡山 343600）

高校人事管理信息量大、面廣，包括全校教職工的基本信息管理（如年齡、籍貫、學(xué)歷等）、工資福利、職稱評(píng)聘等信息。同時(shí)，高校人事信息還會(huì)經(jīng)常發(fā)生變化，如職稱、職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)、人員的調(diào)入、調(diào)出等。這就要求高校人事管理部門不僅要處理好繁瑣的信息，還要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使人事管理信息與人事變動(dòng)保持一致。但是，在人手少、工作重、時(shí)間緊的情況下，高校人事信息更新具有一定的滯后性。要解決這一問(wèn)題，加快高校人事管理信息化建設(shè)是比較好的方式。人事管理信息化就是在傳統(tǒng)人事管理的基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，借助現(xiàn)代化信息處理工具，實(shí)現(xiàn)人事管理高效化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、無(wú)紙化。通過(guò)人事管理信息化建設(shè)，高校人事管理人員能從繁復(fù)的半手工工作中解脫出來(lái)，能用更多的時(shí)間和精力來(lái)關(guān)注人事制度的規(guī)范化與合理性，致力于人力資源的優(yōu)化組合與配置，以提高管理的層次、水平及效率[1]。

一、加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)的意義

1.加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)是深入進(jìn)行高校人事制度改革的需要

高校人事制度改革正在深化，取得了可喜的成績(jī)，比如高校用人制度已經(jīng)逐步由“聘用制”代替“終身制”，人事檔案交由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，高校的人事部門只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，就能將所需人才的基本信息從人才服務(wù)機(jī)構(gòu)信息網(wǎng)上下載并保存起來(lái)，變檔案實(shí)體管理為人員信息管理。[2]但是，由于種種原因，高校人事制度還存在著一些弊端，如教職工不同程度上有著“鐵飯碗”，坐 “鐵交椅”，吃 “大鍋飯”思想，這需要加快高校人事管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，建立高校人事信息化管理系統(tǒng)，改革創(chuàng)新觀念。

2.加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)高校人事管理的轉(zhuǎn)型

目前，大多數(shù)高校人事管理主要是以“管事”為中心，注重的是控制與管理人，屬于行政事務(wù)式的管理。而現(xiàn)代人事管理思想提出要以考核和激勵(lì)為手段，注重對(duì)人力資源進(jìn)行有效開發(fā)，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)組織績(jī)效。這是以人為本思想在組織人事管理的具體應(yīng)用，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)的人事管理范疇。要實(shí)現(xiàn)高校人事管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代，從偏重人才管理向偏重人才開發(fā)，從微觀行政事務(wù)向宏觀人才戰(zhàn)略的轉(zhuǎn)型，就必須加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)。只有如此，才能將人事工作中一些必要的、常規(guī)的程序簡(jiǎn)約化、標(biāo)準(zhǔn)化，把人事部門從許多冗雜的、繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，促使人事部門將更多的時(shí)間和精力投入到理論思考和戰(zhàn)略決策中，更多地關(guān)注于戰(zhàn)略性人力資源開發(fā)，包括工作人員發(fā)展、職業(yè)生涯規(guī)劃、人力資源成本評(píng)估、人力資源戰(zhàn)略決策等。

3.加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)有利于提高人事信息資源利用率

傳統(tǒng)的人事信息資源大都是以紙為載體的實(shí)物資源，不便攜帶，同時(shí)由于保密等原因，對(duì)其利用率不高，只有在必要的時(shí)候才會(huì)用到它們，屬于“被動(dòng)”的利用。[3]實(shí)現(xiàn)人事管理信息化后，各種人事信息資源以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn)，在做好保密的前提下，能夠非常方便地進(jìn)行查詢和使用。而且還能運(yùn)用人事管理信息化系統(tǒng)，對(duì)人事信息資源進(jìn)行分析整理，做好人才分析和預(yù)測(cè)，為進(jìn)行人力資源戰(zhàn)略管理提供可靠資料。

4.加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)有利于規(guī)范人事管理工作流程

高校人事管理工作內(nèi)容繁雜、體系龐大，千頭萬(wàn)緒，卻又牽涉到教職工的切身利益，不能有半點(diǎn)馬虎和懈怠。加強(qiáng)人事管理信息化建設(shè)可以更好地理順人事管理工作的各項(xiàng)流程，使得人事信息、師資管理、教師業(yè)績(jī)考核、薪酬管理等各項(xiàng)模塊有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)；可以規(guī)范人力資源管理的各個(gè)業(yè)務(wù)流程，如招聘流程、績(jī)效管理流程、員工培訓(xùn)與發(fā)展流程、員工職業(yè)計(jì)劃、離職流程等。

二、加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)存在的障礙

1.說(shuō)起來(lái)重要、抓起來(lái)次要

有的領(lǐng)導(dǎo)如“局外人”般對(duì)待人事管理信息化建設(shè)，不主動(dòng)了解、不加以重視，對(duì)其必要性認(rèn)識(shí)不足，行動(dòng)上缺乏動(dòng)力。這種認(rèn)識(shí)上的不足必然導(dǎo)致在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中出現(xiàn)一些消極的行為，如對(duì)人事管理的認(rèn)識(shí)還只停留在日常性、事務(wù)性階段，對(duì)戰(zhàn)略性人事管理信息化建設(shè)重視不夠；或者往往把人事管理信息化建設(shè)理解為利用信息技術(shù)設(shè)計(jì)一個(gè)考核體系，或者建立一個(gè)薪酬系統(tǒng)，而不對(duì)管理模式進(jìn)行全方位的配套改革，客觀上造成高校人事管理信息化建設(shè)“說(shuō)起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。

2.思想超前、行動(dòng)滯后

有的人以超前的思維對(duì)待人事管理信息化建設(shè)，讓各個(gè)業(yè)務(wù)科室按照工作需求的方式匯總信息化建設(shè)需求，然后按照這些需求去進(jìn)行建設(shè)，總想找到一套大而全的“完美”軟件，追求一步到位，結(jié)果往往是：每科室都會(huì)提出許多個(gè)性化需求。因?yàn)榇蠹叶枷胫眠@次機(jī)會(huì)把需求提全，使所有工作都達(dá)到信息化。事實(shí)上，由于經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等因素的制約，有些高校連基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)都還沒有建立起來(lái)，仍處在信息無(wú)法共享、各自為政的階段，雖然想要一步到位,但行動(dòng)上卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后。

3.重復(fù)建設(shè)、各自為政

在人事管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還存在部門各自為政、重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)。由于管理職責(zé)不清，分工不明，常常為了單一的人事管理事務(wù)單獨(dú)建一套數(shù)據(jù)，信息資源呈“離散型”，突出的表現(xiàn)為人事基礎(chǔ)信息的各自為政，在高校管理各部門中均擁有各自的人事基礎(chǔ)信息庫(kù)，同時(shí)各自對(duì)信息庫(kù)進(jìn)行維護(hù)。如教職工的職稱、培訓(xùn)與培養(yǎng)信息主要在師資科，學(xué)校教職員工的進(jìn)出管理工作以及內(nèi)部調(diào)劑管理信息則歸屬于人事科，而工資、福利待遇、社保醫(yī)保以及人事檔案信息則集中在勞資科。在人事部門以外還存在著大量的教職工人事信息管理工作，包括教職員工的教學(xué)信息管理歸屬教務(wù)部門，科研項(xiàng)目與學(xué)術(shù)論文信息集中在科研管理部門等。[4]

4.人事工作人員信息素質(zhì)高低不一

信息素質(zhì)是指?jìng)€(gè)體對(duì)信息及其特點(diǎn)，價(jià)值的認(rèn)識(shí)和獲得、利用、開發(fā)信息等方面的能力。它集中表現(xiàn)在對(duì)信息技術(shù)的操作和應(yīng)用能力上。評(píng)判一個(gè)人信息素質(zhì)的高低，不是看掌握信息量的大小，而是看他對(duì)信息的操作和使用能力的強(qiáng)弱。對(duì)于人事管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，人事工作人員信息素質(zhì)具有至關(guān)重要的作用。因此，對(duì)高校人事工作人員的素質(zhì)提出了較高的要求。但是，縱觀高校人事工作者隊(duì)伍，呈現(xiàn)水平參差不齊的特征。整體文化水平、技術(shù)程度距信息時(shí)代的要求還存在不小的距離；信息工具運(yùn)用能力程度也不很高，習(xí)慣于傳統(tǒng)的信息建設(shè)、管理和信息交換的方式方法；在思想觀念上還沒有跟上信息時(shí)代的發(fā)展；不能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次分析，無(wú)法為科學(xué)決策提供必要的依據(jù)，這種狀況勢(shì)必影響高校人事管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

5.規(guī)范欠缺，準(zhǔn)確性不高

不能及時(shí)準(zhǔn)確地提供可靠的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和相關(guān)分析數(shù)據(jù)，制約了管理層決策的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。管理職責(zé)不清,分工不明。常常為了如工資調(diào)整、人員變動(dòng)等單一的人事管理事務(wù)單獨(dú)建一套數(shù)據(jù)，人事管理信息冗余，最突出地表現(xiàn)為多頭建立各自的人事基礎(chǔ)信息庫(kù),導(dǎo)致各自對(duì)信息庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，信息的準(zhǔn)確性、完整性、一致性、時(shí)效性難以保證。這就造成了人力、設(shè)備資源的嚴(yán)重浪費(fèi),工作也難以理順，效率低下。

三、加強(qiáng)高校人事管理信息化建設(shè)的對(duì)策

1.思想上要高度重視人事管理信息化建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同和重視是高校人事管理信息化建設(shè)取得成功的有力保障，人事管理部門主動(dòng)、積極的工作是其不斷推進(jìn)的助力。領(lǐng)導(dǎo)的重視能為人事管理信息化建設(shè)提供必要的權(quán)力保障，可以在政策、資金、人力、技術(shù)等方面給予重點(diǎn)扶持，在管理理念和管理方式方法的變化、組織機(jī)構(gòu)和崗位調(diào)整等問(wèn)題上能夠統(tǒng)一步調(diào)，同心協(xié)力，有效調(diào)度各方面的力量。人事管理部門的重視有利于做好人事管理信息化建設(shè)的具體事務(wù)，推進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展。如認(rèn)真做好系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，掌握各種數(shù)據(jù)的加工與處理的方法，深入挖掘和發(fā)現(xiàn)有用信息，為學(xué)校的人力資源規(guī)劃、決策提供科學(xué)、可靠的信息。

2.循序漸進(jìn)、穩(wěn)步推進(jìn)

人事管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的事業(yè)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一定要立足實(shí)際，循序漸進(jìn)，注重實(shí)效。目標(biāo)不能定得過(guò)高，不能追求一步到位，要有步驟、分層次進(jìn)行，先打基礎(chǔ)，后談應(yīng)用。首先要做好信息收集、存儲(chǔ)工作。人事管理信息的收集、存儲(chǔ)是人事管理信息化建設(shè)的前提。因此，在啟動(dòng)階段，必須全面收集所有人的有效信息，認(rèn)真核實(shí)，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。其次，要建立人事管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)。要建立一個(gè)包括招聘、培訓(xùn)、調(diào)配、績(jī)效考核、薪資、職稱、檔案管理、離退休、勞動(dòng)保險(xiǎn)等基本業(yè)務(wù)處理功能的高校人事管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)。提高人事管理的工作效率，使高校人事工作者有更多的時(shí)間考慮如何提升人事管理水平。最后，要加快高校人事管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化、規(guī)范化、流程化。要積極開發(fā)人事工作服務(wù)軟件，如教職工職稱申報(bào)系統(tǒng)，考勤與薪酬管理系統(tǒng)等，將人事部門從傳統(tǒng)的人事工作中脫離出來(lái)，并利用網(wǎng)絡(luò)建立自助服務(wù)系統(tǒng)，完成三步走的過(guò)程，即人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)—人事信息網(wǎng)—校園網(wǎng)建設(shè)。

3.加強(qiáng)人事管理信息化隊(duì)伍建設(shè)

在人事管理信息化進(jìn)程中，信息系統(tǒng)只是管理的輔助工具，其價(jià)值的大小，最終取決于人。沒有一流的人事管理隊(duì)伍，就不會(huì)有一流的信息化水平。在人才的擁有方面，高校具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，既有信息化教師隊(duì)伍，又有信息化管理隊(duì)伍，還有信息化技術(shù)維護(hù)隊(duì)伍，和信息化理論研究隊(duì)伍。但是，精通信息化技術(shù)的人事管理人才還是比較匱乏，有的是只懂信息技術(shù)，不懂人事工作；有的只會(huì)人事工作，而沒有掌握信息技術(shù)。因此，高校要大力培養(yǎng)復(fù)合性的信息系統(tǒng)管理人才，要不斷加強(qiáng)人事工作者信息技術(shù)培訓(xùn)，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，在培訓(xùn)內(nèi)容上做到人事管理與信息技術(shù)應(yīng)用并重，增強(qiáng)培訓(xùn)的實(shí)效性，造就一支具有較高水平的信息技術(shù)應(yīng)用能力和人事管理能力的人才隊(duì)伍。

4.加大人事管理信息化建設(shè)投入

俗話說(shuō)，兵馬未動(dòng)，糧草先行。加快高校人事管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要財(cái)力、物力的保證，其中經(jīng)費(fèi)的保證是很重要的因素。在目前高校經(jīng)費(fèi)偏緊的情況下，要采取國(guó)家投入與學(xué)校投入相結(jié)合、校內(nèi)投入與社會(huì)支持相結(jié)合的辦法，積極籌措人事管理信息化建設(shè)資金，確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。同時(shí)，高校可充分發(fā)揮自己在信息學(xué)科方面人才和科研的優(yōu)勢(shì)，加快推動(dòng)人事管理信息領(lǐng)域科研成果的轉(zhuǎn)化，建立新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)，把人事管理信息化建設(shè)引入良性發(fā)展的軌道，促進(jìn)高校人事管理信息化建設(shè)健康地發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

高校人事管理信息化是高校人事管理的基礎(chǔ)性工作,對(duì)促進(jìn)人事管理科學(xué)化、提高人事管理水平、保障人才安全具有重要意義。事實(shí)表明:高校人事信息化平臺(tái)能夠?yàn)楦咝９芾碚咛峁┤?、?zhǔn)確、及時(shí)的信息,為科學(xué)決策和了解人事動(dòng)態(tài)提供重要依據(jù)。高校借助于現(xiàn)代信息技術(shù)有效地實(shí)施人事管理信息化，無(wú)疑給人事管理工作帶來(lái)了一次質(zhì)的飛躍。

[1]丁春忠.高校人事管理信息化的三維闡釋[J].蘇州大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2007（10）.

[2]陳發(fā)益.探析信息化下的高校人事檔案工作[J].黑龍江史志，2009（13）.

[3]鄭少鋒，王平平.淺析高校人事管理信息化[J].寧德師專學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2009（2）.

[4]黃含其,謝陶.論高校人事管理信息化建設(shè)[J].湖南商學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（12）.