淺論新時期高校教學(xué)秘書的管理工作

李 靜

（湖州師范學(xué)院 商學(xué)院，浙江 湖州 313000）

教學(xué)管理工作是高校管理工作的重要組成部分，在保障正常教學(xué)秩序，提高教學(xué)質(zhì)量，促進高校發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要作用。隨著高等教育大眾化的到來，高校教學(xué)改革的不斷深入，教學(xué)管理工作變得日益復(fù)雜多變，與此同時，教育管理理論更新和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展為教學(xué)管理體制改革提供了科學(xué)理論依據(jù)和技術(shù)保障。作為工作在教學(xué)管理第一線的高校教學(xué)秘書，面臨上述的機遇與挑戰(zhàn)，迫切需要更新教育管理理念，提升自身綜合素質(zhì)，改進管理工作方法，提高教學(xué)管理水平。

一、樹立“以人為本”的管理理念，實現(xiàn)管理與服務(wù)有機結(jié)合

隨著我國社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，高校正積極推進學(xué)校整體教育改革，著力培養(yǎng)適應(yīng)社會發(fā)展的具有創(chuàng)新精神、實踐能力，競爭力強的高素質(zhì)人才。在這種新形勢下，教學(xué)秘書必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立“以人為本”的管理理念?！啊匀藶楸尽褪且越處熀蛯W(xué)生為本，一切從師生需求出發(fā)，一切緊緊圍繞‘教’與‘學(xué)’這一中心環(huán)節(jié)展開”。［1］教學(xué)管理本質(zhì)上就是服務(wù)，從形式到內(nèi)容都要體現(xiàn)服務(wù)，將管理與服務(wù)融為一體。在實際工作中，教學(xué)秘書不能把自己放在高高在上的管理者的位置，擯棄以強制性、規(guī)定性為主的剛性管理模式，改變教務(wù)秘書與師生之間管理與被管理的關(guān)系，增強主動服務(wù)意識，做到管理與服務(wù)并重，將服務(wù)師生的思想貫穿于教學(xué)管理的始終，教學(xué)管理工作服務(wù)于教學(xué)的全過程，處處為師生著想，幫助教師、學(xué)生解決實際問題，努力為他們提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

真正將 “以人為本”理念落實到日常教學(xué)管理工作中，依賴于教學(xué)秘書自身的素質(zhì)和管理能力。教務(wù)管理工作紛繁復(fù)雜，任務(wù)重、責(zé)任大，稍有疏忽，就可能導(dǎo)致差錯。這就要求教學(xué)秘書具有愛崗敬業(yè)、服務(wù)奉獻的思想素質(zhì)和良好的心理素質(zhì)，工作要認真負責(zé)、細心耐心、不辭辛苦、甘于寂寞，盡自己最大努力把工作做好。其次，教學(xué)秘書應(yīng)潛心學(xué)習(xí)管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)等專業(yè)知識，努力提高人文修養(yǎng)，并能夠靈活運用現(xiàn)代教育管理思想和方法指導(dǎo)實踐，不斷提高管理水平，更好地為師生服務(wù)。

二、實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，提高管理質(zhì)量和效率

1.利用綜合教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高工作效能。

高校的進一步擴招，以及學(xué)分制的實施，使教務(wù)管理工作難度日益加大，傳統(tǒng)的教學(xué)管理手段已無法解決管理工作中出現(xiàn)的諸多問題。與此同時，現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展及其在教育領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，極大地促進了教務(wù)管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。［2］先進計算機、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和科學(xué)的管理理念相結(jié)合，教務(wù)管理系統(tǒng)便應(yīng)運而生。教務(wù)管理系統(tǒng)幾乎涵蓋了教務(wù)管理工作的各個方面，對注冊、學(xué)籍管理、選課、教學(xué)計劃安排、排課、考試、畢業(yè)審核、評教、畢業(yè)論文管理等主要環(huán)節(jié)進行計算機統(tǒng)一管理，為學(xué)校各教學(xué)管理部門、教師、學(xué)生提供了信息共享服務(wù)功能。［3］教務(wù)管理系統(tǒng)的實施和運行，不僅促進了教務(wù)管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化，提高了工作效率，而且大大減輕了管理工作的強度。教學(xué)秘書應(yīng)積極提高自身的信息化素質(zhì)，熟練掌握計算機應(yīng)用知識，利用教務(wù)管理系統(tǒng)強大的信息處理能力代替手工操作完成對教學(xué)信息的收集、整理、統(tǒng)計工作，通過對大量信息的研究分析，從中提煉出帶有規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為實行全過程的動態(tài)管理提供輔助決策。此外還應(yīng)深入挖掘軟件的多種功能，充分發(fā)揮計算機資源優(yōu)勢，保證教務(wù)管理系統(tǒng)的最優(yōu)化運行。

2.運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，促進管理信息化。

教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)信息的收集者、傳遞者，在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、教師、學(xué)生之間起著紐帶和橋梁作用。教學(xué)秘書在上情下達、下情上傳的過程中，需要熟練利用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對繁多的教學(xué)信息進行迅速、準確的處理。以校園網(wǎng)作為信息傳達的主渠道，進一步擴充網(wǎng)站的信息量，及時更新，將學(xué)校的最新教學(xué)動態(tài)同步上網(wǎng)，使信息以最快的速度“盡人皆知”，滿足師生的信息需求。同時，教學(xué)秘書還可運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一套完整的信息反饋系統(tǒng)，通過信息反饋網(wǎng)，可直接、全面了解到眾多學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中所遇到的問題，以及對教學(xué)工作的意見和建議，并將大量信息進行整理、分析，及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或教師，為改進管理工作提供依據(jù)。此外，還可利用短息群發(fā)平臺、E-mail、騰訊QQ等現(xiàn)代化通訊設(shè)備，不斷拓寬信息傳播途徑，保證教學(xué)信息高效、準確地傳遞。

三、改進管理工作方法，進一步提高管理水平

1.加強工作的主動性和預(yù)見性。

要想把工作做好，充分發(fā)揮主觀能動性和增強預(yù)見性是相當必要的。教學(xué)秘書需要不斷地探索并掌握教學(xué)運行過程中的客觀規(guī)律，熟知教學(xué)管理各階段的工作內(nèi)容、特點及工作流程，并根據(jù)自身的經(jīng)驗，準確地預(yù)測工作的發(fā)展趨勢，從而有針對性地開展工作，對各種可能出現(xiàn)的問題及早采取相應(yīng)的防范措施，消除不利因素，以保證工作的順利進行。以選課為例，選課制的實行為學(xué)生的學(xué)習(xí)提供了更多的自由選擇空間，但學(xué)生在選課時總會出現(xiàn)避難就易、追求學(xué)分、盲目從眾等現(xiàn)象。對此，教學(xué)秘書應(yīng)在選課前提早布置，與輔導(dǎo)員、專業(yè)導(dǎo)師通力合作，加大對選課的宣傳和引導(dǎo)，指導(dǎo)學(xué)生根據(jù)自己的興趣愛好、就業(yè)方向、社會需求并結(jié)合自身實際能力進行選課，讓學(xué)生了解關(guān)于選課的相關(guān)政策、規(guī)范操作及應(yīng)注意的問題。這樣可使學(xué)生大大減少選課盲目性，知識結(jié)構(gòu)趨于合理。因此掌握工作的主動權(quán)，防范于未然，改變以往“出現(xiàn)問題才處理”的傳統(tǒng)管理辦法，使工作變被動為主動，能極大地提高工作成效。

2.加強工作的計劃性，有效地管理時間。

一個人的精力是有限的，加強計劃性，有步驟、合理安排任務(wù)對于工作繁重的教學(xué)秘書就顯得尤為重要。教學(xué)秘書在開始工作前應(yīng)認真思考，將工作按先后主次、輕重緩急順序制定詳細的計劃，即確定先做什么，后做什么；哪些是重要的，哪些次要的；哪些工作單獨完成，哪些工作需要配合；哪些工作可以合并在一起開展；最后控制好每項工作的具體完成時間點。一旦確定了，盡量按計劃完成，做到宜早不宜遲。保證在第一時間里完成重要的事情，在有效時間內(nèi)處理好優(yōu)先辦的事情。良好的計劃性和高效地利用時間避免了工作的隨意性、無序性，做到心中有數(shù)，從容應(yīng)對，最大限度地提高工作效率。［2］

3.強化溝通協(xié)調(diào)確保工作成效最有效。

良好的溝通協(xié)調(diào)是管理者有效工作的關(guān)鍵。教學(xué)秘書應(yīng)增強協(xié)調(diào)意識，善于運用溝通技巧來減少工作中的摩擦和矛盾。在實際工作中，鑒于不同閱歷、不同性格的個體對同一事情的認識和理解不甚相同，這在很大程度上影響、制約著教學(xué)管理工作正常運行，教學(xué)秘書應(yīng)秉承公正、公平、客觀的原則，采取不同的溝通策略，建立良好的工作關(guān)系。對待領(lǐng)導(dǎo)要適應(yīng)其工作方法，當好決策者的參謀；對待相關(guān)職能部門同事要謙虛謹慎，以誠相待，與他們保持密切協(xié)作關(guān)系；對待教師要熱情周到、相互信任，積極主動做好教學(xué)服務(wù)工作；對待學(xué)生要關(guān)心愛護、積極引導(dǎo)，耐心細致做好學(xué)習(xí)服務(wù)工作。努力營造一個和諧共處、相互信任的環(huán)境，既可以取得上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，又能獲得廣大師生的配合，依靠各方面力量推動教學(xué)管理工作的順利開展，提高工作效率。

4.把握原則性與靈活性的高度統(tǒng)一。

完善的管理制度體系使教學(xué)秩序井然，學(xué)習(xí)風(fēng)氣濃厚，是保證教學(xué)質(zhì)量、實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標的前提。教學(xué)秘書在工作中需透徹了解學(xué)校教學(xué)管理的各項規(guī)定，并在實踐中不斷健全和完善必要的規(guī)章制度，且嚴格執(zhí)行管理章法，實事求是，形成管理工作制度化、規(guī)范化。比如當涉及考試、學(xué)生學(xué)籍管理等政策性強的問題時，應(yīng)嚴格依照學(xué)校關(guān)于考風(fēng)考紀、學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定，堅持原則，秉公辦事，確保制度貫徹落實到位。然而，由于管理對象的復(fù)雜性和管理環(huán)境的多變性，一味強調(diào)原則、死守原則的行為時常會延誤事情的處理。因此我們在實際工作中不能一味地死搬硬套，而是要結(jié)合實際情況，本著具體情況具體分析的態(tài)度，既要遵循規(guī)定，又要在相關(guān)制度許可的范圍內(nèi)，隨機應(yīng)變，變通處置，使學(xué)校的管理規(guī)定得到更有效的貫徹執(zhí)行。［4］

5.在管理中滲透育人。

育人是高等教育的根本任務(wù)，教學(xué)秘書應(yīng)把“育人”放在核心的位置，即在嚴格做好教學(xué)管理工作的同時做好育人工作，通過言傳身教，潛移默化地影響學(xué)生，將管理與教育融為一體。在與學(xué)生的交流中，抓住教育契機，進行有效的溝通，適時對他們進行細致的思想工作，深入了解學(xué)生的思想根源，使其端正學(xué)習(xí)態(tài)度，明確學(xué)習(xí)的目的及努力方向，從思想上解決學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性問題；同時，在日常教學(xué)管理過程中，通過廣泛宣傳、正面引導(dǎo)和有力監(jiān)督，幫助學(xué)生提高對學(xué)校規(guī)章制度、教學(xué)管理規(guī)范的認識和理解，使其能夠自覺接受、自覺遵守，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，進而在自我約束、自我管理中實現(xiàn)自我教育。［5］

6.創(chuàng)新意，體現(xiàn)個性化的工作特色。

教務(wù)管理是一項涉及多方面、多層次、多因素的工作，周而復(fù)始，具有很強的常規(guī)性和周期性，但絕不是簡單的重復(fù)，每一個環(huán)節(jié)同時也具有創(chuàng)造性。教學(xué)秘書不能僅憑經(jīng)驗照章辦事，要勤于思考，潛心研究，善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，敢于創(chuàng)造性地解決問題，并及時總結(jié)工作中創(chuàng)新做法，提出下一步的整改計劃，對工作不斷加以改進使之完善。同時，注意借鑒先進管理經(jīng)驗，在繼承好的傳統(tǒng)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上尋求新的突破，探索適宜的管理新模式，充分體現(xiàn)出科學(xué)性、針對性和細致性的特色，逐步形成自身獨特的管理風(fēng)格。

新時期，隨著高校教學(xué)改革的深入推進，教學(xué)管理過程中還會不斷地出現(xiàn)新情況、新問題，這對教學(xué)秘書提出了更高的要求。教學(xué)秘書必須強化改革意識，堅持學(xué)習(xí)，與時俱進，提高自身綜合素質(zhì)和服務(wù)意識，掌握現(xiàn)代化管理手段，主動順應(yīng)高等教育發(fā)展的需要。

［1］顧秀娟.轉(zhuǎn)變教學(xué)管理理念實施教育創(chuàng)新［J］.杭州師范學(xué)院學(xué)報，2006，26，（3）.

［2］肖衛(wèi).新時期高校教學(xué)秘書管理工作淺析［J］.教育與現(xiàn)代化，2007，85，（4）.

［3］包艷杰.新形勢下高校教務(wù)管理模式的探究［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009，19，（12）.

［4］陳曉紅.提高高校教務(wù)管理工作的藝術(shù)［J］.鹽城師范學(xué)院學(xué)報（人文社會科學(xué)版），2006，26，（6）.

［5］張雪妮.高校教學(xué)秘書管理育人論析［J］.寧波大學(xué)學(xué)報（教育科學(xué)版），2007，29，（4）.