對做好高校教學秘書工作的幾點思考

張施琴

（宿遷學院，江蘇 宿遷 223800）

教學工作是高等院校的中心工作，有效的教學管理工作是一個學校的教學活動能夠正常運轉、并最終完成教學工作任務的根本保證，缺乏有效管理的學校教學必然會一片混亂。教學秘書作為高等院校最基層的教學管理者和組織者，肩負著院系教學管理的組織和協(xié)調任務，其作用是不可替代的。正確認識和對待教學秘書工作，實現(xiàn)高效的基層教學管理是保證高等院校教學工作有序進行的基礎，也是推動高等院校教學質量，以及人才培養(yǎng)質量提高的重要力量。我就自身工作中的一些感受談談對做好高校教學秘書工作的幾點思考。

高校教學秘書首先要正確理解教學秘書工作的任務：教學秘書是在教學系主任(院長)領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態(tài)、質量信息的經常性調查了解工作的教學行政管理人員。具體來講，教學秘書首先是教學管理的具體執(zhí)行者、實施者，要協(xié)助院系分管領導管理教學方面的常規(guī)事務，保證教學工作的正常運轉，是高校教學工作實施過程中實實在在的基層管理者。其次，教學秘書是教學工作的服務者。教學秘書的工作就是為院系領導和師生提供優(yōu)質的服務，以促進院系教學質量的提高。同時教學秘書還要為領導的決策性工作創(chuàng)造方便條件，提高其工作效率和質量。另外，教學秘書也是各項教學活動的組織者、安排者、協(xié)調者。院系教學秘書處在最基層的教學管理位置，很多教學活動都需要教學秘書進行組織和安排，同時還是教務處與學院之間、教師之間、師生之間開展教學活動的橋梁和紐帶，對上要直接為教務處和院系領導負責，對下要為在教學與科研第一線的教師以及廣大的學生服務，橫向還要和其他職能部門、各院系進行協(xié)調。高校教學秘書處于管理與教學的中間，是貫徹教學管理決策的得力助手，工作職責是在教務部門與院系級領導的調控下，組織和協(xié)調各項教學活動，為順利完成教學任務、實現(xiàn)教學目的提供必要條件。正確理解教學秘書的工作內容，是做好教學秘書工作的最基本的保證。

當然，要做好教學秘書工作，僅僅做到以上幾點是遠遠不夠的，教學秘書人員還必須注重提高素質，不斷學習。

一、強化服務意識，提高服務質量

教學工作是一個學校的中心工作，教學管理人員是為教師和學生的教學活動服務的，教學秘書作為基層教學管理人員，同時也是教學工作的服務者。因此教學秘書人員在工作中一定要明確自己的工作職責，明確角色，正確定位，強化服務意識，做好服務工作。

當然，由于教學秘書的工作量大、面廣，內容比較瑣碎，而且常常是同一件工作要多次重復，還有些原本可以一次性處理完成的工作由于某一環(huán)節(jié)的疏漏往往會導致多次反復，使得工作效率降低，而且有些時候雖然對于老師和同學們來說僅僅是一件事而已，但對于教學秘書來說工作量卻是巨大的，所有這些都會影響到他們的工作熱情。有一位教學秘書老師曾跟我說：“其實，面對老師和同學們，也很想熱情一點，可是真覺得很累，想笑都笑不出來?！蔽覀冊诠ぷ髦幸苍浻羞^多次這樣的經歷，面對那些產生失誤而使得自己措手不及的老師和學生有時候要做到笑臉相迎確實很難。但作為教育管理工作者，教學秘書人員必須了解自己的工作職責，有時候即使是很小的、看起來微不足道的問題，也可能影響學校教學秩序的穩(wěn)定。因此，在處理問題的時候一定要有足夠的耐心和細心。

二、加強職業(yè)道德修養(yǎng)，建立良好人際關系

教學秘書應具備良好的職業(yè)道德素質。良好的職業(yè)道德素質是做好教學秘書工作的保證。教學秘書必須認識到自身工作在高校教學管理工作中的重要性，樹立全心全意為教學服務、為教師服務、為學生服務的服務意識，擁有良好的敬業(yè)精神和奉獻精神，具備強烈的責任感和高度的事業(yè)心，力求高質量、高效率地完成基層的教學管理工作。同時，教學秘書的工作性質決定了在工作過程中要面臨各種各樣復雜的工作關系：院系領導、教師、學生、上級管理部門、同級教學管理部門等，良好的人際關系有利于順利開展工作，實現(xiàn)預期的工作目標。因此，教學秘書人員要具備奮發(fā)向上的精神面貌和豁達開朗的性格，這樣有助于正確處理各方面的人際關系問題，為做好教學秘書工作提供有效保證。

三、加強專業(yè)知識的學習，提高業(yè)務素質

教學秘書必須具備相應的專業(yè)知識，而且要根據(jù)工作需要不斷進行更新補充。首先，教學秘書要掌握所在院（系）的專業(yè)知識，熟悉各門學科的基本知識、基本結構及其相互間的關系，了解教學過程和教學規(guī)律，能夠高效準確地完成日常教學管理工作。這在很多情況下不是件容易的事情，因為很多學校的教學秘書的配備根本不能保證專業(yè)相關，而且同一院系可能同時開設幾個專業(yè)。其次，教學秘書要不斷豐富自己的管理學和教育學理論知識，掌握科學先進的教育管理理念和方法，并通過理論與實踐相結合，達到管理育人、服務育人的功效。最后，由于許多教學秘書并非文秘專業(yè)出身，甚至所學專業(yè)與秘書專業(yè)毫不相關，因此必須對秘書業(yè)務知識進行系統(tǒng)的學習和了解，并在實際工作中加以運用，不斷提高自身的工作水平。

四、培養(yǎng)綜合能力，提高工作效率

現(xiàn)代社會是一個競爭日趨激烈的社會，能者上、庸者下。教學秘書必須樹立終身學習觀，豐富知識儲備，注意綜合能力的培養(yǎng)，以適應工作的需要。首先，教學秘書要注意協(xié)調能力的培養(yǎng)，必須增強協(xié)調意識，善于分析和處理各種錯綜復雜的關系，原則堅定而又策略靈活，行動果斷而又處事穩(wěn)妥。只有這樣才能輔助院系領導處理好各種矛盾，調動一切積極因素，形成和諧有序的工作局面。其次，管理能力也是教學秘書必備能力之一，管理是一門科學，也是一門藝術。高校教學秘書必須不斷豐富自己的管理學知識，掌握先進的管理理念和方法，科學地配置和運用領導活動賴以進行的人力、物力、信息、時間，以及其他相關資源，以保證管理工作事半功倍，卓有成效。因此，教學秘書一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，另一方面要具備點面兼顧的計劃能力和運籌帷幄的調度能力，能夠用系統(tǒng)的觀點統(tǒng)籌安排工作。此外，良好的語言表達能力和溝通能力能夠幫助教學秘書與教師和學生間實現(xiàn)良好的信息互動，為順利完成教學管理工作打下基礎。最后，還應具備信息化手段的應用能力?，F(xiàn)代化的交流方式加快了信息傳遞的速度，教學秘書常常要處理大量的信息，面對教師學生的通知、信息反饋的收集等，其中大量的工作可以通過現(xiàn)代化手段得到高效的處理，比如電子郵件、短信、QQ等，都是提高工作效率的有效手段。

五、增強創(chuàng)新意識，改進工作方法

長期以來，人們對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價，輕視教學秘書在教學管理中所發(fā)揮的作用，認為他們只是簡單的、機械的重復勞動，最終導致教學秘書人員對自己的工作同樣缺乏正確的認識，工作中滿足于簡單重復應付一些事務性工作，缺少創(chuàng)新性，缺少工作熱情。因此，教學秘書人員應能夠認識到自身工作的重要性，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，積極開動腦筋，利用創(chuàng)新思維，提出自己的新觀點、新視角，創(chuàng)造性地開展工作，更新工作思路，改進工作方法，高效有序地開展自己的教學管理工作。

六、養(yǎng)成良好工作習慣，提高工作效能

首先，教學秘書工作人員要養(yǎng)成做計劃的習慣，把一件階段性的工作分成幾個階段來完成，把計劃通知所有涉及的人員，使相關人員知道計劃安排，了解計劃的進展情況，并自覺地按計劃安排完成自己該做的工作。當然，要使計劃順利進行，還必須養(yǎng)成良好的時間管理習慣，良好的時間管理習慣有助于工作在規(guī)定的時限內按時完成。在日常工作中，必須養(yǎng)成各項工作按時完成的習慣，因為教學秘書的工作都具有一定的時效性，而且涉及面廣，涉及的人多，如果其中個別人不能按時做好自己的工作，就會導致整個工作不能順利進行，從而破環(huán)整個工作計劃的實施。在工作中不能讓個別人的拖拉牽著鼻子走，不能讓相關人員產生“事情拖一點也沒關系”的念頭，經過一段時間的堅持，不但自己能養(yǎng)成時間管理習慣，而且能使相關人員養(yǎng)成按計劃工作的習慣。另外，隨手記錄也是教學秘書應具備的良好習慣之一，因為教學秘書工作內容極其繁瑣，時效性強，有些當時無法立即處理的事情不能單純依靠頭腦去記憶，否則會導致大腦由于害怕遺忘而處于比較緊張的狀態(tài)，同時確實也不夠安全，所以應該養(yǎng)成使用便利貼的習慣，要處理尚未處理的工作隨手記錄，從而既確保不會遺漏工作，又不會擔心忘記從而使自己處于一種比較輕松的工作狀態(tài)。

總之，高等院校的教學秘書工作是學校教學管理的重要環(huán)節(jié)，教學秘書人員應該在理解教學秘書工作的基礎上不斷提高自身的各方面素質，為順利完成學校的教學管理工作、實現(xiàn)教學目標及人才培養(yǎng)目標作出自己應有的貢獻。

［1］張志宏，陶瑞蓮.關于做好高校教學秘書工作的若干思考.教育科學，2009，（10）.

［2］鄒海英，李彬.關于高校教學秘書崗位的幾點思考.行政管理，2009，（10）.