銳意探索求創(chuàng)新善用外包謀發(fā)展
——人大附中西山學校借力文印管理外包建設低碳校園

銳意探索求創(chuàng)新善用外包謀發(fā)展
——人大附中西山學校借力文印管理外包建設低碳校園

中國人民大學附屬中學創(chuàng)辦于1950年4月，是教育部直屬重點學校和北京市首批示范高中。學校雖然已經走過六十年的風雨洗禮，現在的人大附中依然朝氣蓬勃，在學校發(fā)展和改革當中銳意探索，不斷創(chuàng)新，在學校信息化建設工作當中，大膽采用國際先進的IT外包服務模式，充分運用社會資源為學校信息化建設服務，讓更專業(yè)的人做專業(yè)的事已經成了人大附中近年來堅持的一條改革發(fā)展思路。

人大附中西山學校，是由中國人民大學附屬中學冠名并實施具體管理的海淀區(qū)教委所屬學校。人大附中西山學校在辦學理念、學校管理、課程設置、教師隊伍建設等方面全面借鑒人大附中辦學經驗，在學校信息化建設等方面有著鮮明的辦學特色。為了與更多的學校分享建設綠色校園、低碳校園建設的成功經驗，本刊采訪了中國人民大學附屬中學信息中心趙海濤副主任。

談及人大附中信息化建設中的外包服務模式，趙主任向記者提到了人大附中西山學校目前正在進行的文印管理改革：“很多學校的辦公成本包括耗材、紙張的成本，機器的維修成本等一直居高不下。另外，打印機和復印機等機器品牌和型號不盡相同，維修時需要找不同的廠商提供服務，有些過了保修期的機器維護起來更是耗費管理人員的精力。為了避免重蹈覆轍，人大附中西山學校在學習發(fā)達國家經驗，響應國家關于推進節(jié)能減排，大力發(fā)展節(jié)能技術的號召時一致認為，學校的文印工作應該作為建設綠色低碳校園的重要組成部分進行改革，實現綠色低碳辦公的目標。”

在認真分析學校的未來發(fā)展和實際情況后，學校領導認為，文印管理工作如果自己做，既需要大量的資金又需要高昂的人力成本，如果外包出去不但可以減少人力財力成本，同時專業(yè)的外包公司還會給學校帶來先進的文印管理模式。此前，人大附中本部的網絡建設和桌面維護工作一直采用外包服務，極大地提高了人大附中網絡管理工作的質量和效率。因此人大附中西山學校也決定采用文印管理外包服務和師生自助文印系統解決學校文印管理的問題。

而對于外包服務商的選擇，趙主任表示人大附中有著自己的一套標準：“過硬的服務質量，高效率的服務和良好的發(fā)展前景是我們選擇外包公司的三個標準?！蓖ㄟ^反復調研對比后，學校最終選擇了業(yè)內領先的管理外包服務商立思辰來實施文印管理外包解決方案。

在實施文印管理外包后，通過專業(yè)優(yōu)化硬件設備部署和文件管理應用軟件部署，外包公司全面接管了人大附中西山學校辦公文印系統進行運營維護管理，幫助人大附中西山學校建立起高效、節(jié)能、便于管理的文印系統，打造綠色低碳校園。

現在人大附中西山學校的老師們在任何一個辦公場所發(fā)出打印任務之后，都可以在校園任何就近的地點取到打印稿和發(fā)送傳真，同時將文印管理與一卡通相結合，加強了文印管理的安全性，另外學校管理人員可以根據使用者的不同，設置相應的權限，使文印管理更加靈活。

在提高老師的滿意度、方便老師打印、提高辦公效率的同時，文印管理系統也讓人大附中西山學校的IT人員從復雜的設備管理和維護中解放了出來。以前如果哪個辦公室的機器損壞了，老師們會找信息中心的人幫忙解決，而采用文件管理外包服務之后，設備的采購、耗材更換以及維護保養(yǎng)等全部由外包的專業(yè)團隊負責。

最讓學校滿意的是，以前老師們打印的時候可能會無意識地打印一些沒有必要打印的東西，而采用文件管理外包以后，實現了打印統計功能，每月都會生成打印量報表，這個統計提醒老師們有些不必要打印的文件可以通過電子郵件等其他方式進行無紙化溝通，在必要打印時才進行打印。這種量化管理增強了師生的節(jié)約意識，大大減少了紙張的耗用，每年節(jié)約紙張達十多萬張，相當于少砍十多棵大樹，并減少碳排放近十噸。

通過文件管理外包服務的應用，人大附中西山學校用實際行動響應了國家發(fā)展“低碳經濟”的號召，為師生們營造了快樂、健康的低碳校園的同時，讓全體師生從一張打印紙中體會出節(jié)能低碳就在我們身邊，文印管理外包服務也成為人大附中西山學校善用外力、大膽創(chuàng)新的又一成功案例。

“現在人大附中西山學校校園內無縫覆蓋了高速無線網絡，未來我們希望能夠實現所有打印設備的WiFi和3G連接，真正實現隨時隨地的移動辦公，為全校師生提供更好的數字文印服務”，趙主任表示。

（唐躍秋 劉曦葳）

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