淺談項目合同管理的關鍵

張文魁

（太原市建設工程預結算審核中心，山西 太原 030009）

項目合同管理是指對項目合同的簽訂、履行、變更和解除進行監(jiān)督檢查，對合同履行過程中發(fā)生的爭議或糾紛進行處理，以確保合同依法訂立和全面履行。其目標有二：一是使整個工程在規(guī)定造價和工期內達到規(guī)定質量要求；二是保證在項目實施過程中合同爭執(zhí)較少，合同各方面能相互協(xié)調，工程結束時各方都非常滿意，有助于雙方建立長期友好合作關系。

由于現(xiàn)代工程體積龐大，資金來源渠道多，合同條件復雜，項目合同管理極為復雜、繁瑣，所以合同管理必須把住以下幾點關鍵。

1 合同評審

1.1 招標文件分析

招標文件是整個招標過程所遵循的基礎性文件，是投標和評標的基礎，也是合同的重要組成部分。它是招標人準備投標文件和參加投標的依據(jù)，是招標活動當事人的行為準則和評標的重要依據(jù)，是招標人和投標人簽訂合同的基礎，所以必須對其進行反復分析、研究，結合本企業(yè)實際，使投標工作更科學、更有成效。

一般來講，招標文件分析應包括3個方面：一是招標條件的分析。分析的對象是投標人須知，通過分析掌握招標過程、評標規(guī)則和各項要求，并對投標報價工作作出具體安排，了解投標風險以確定投標策略。二是技術文件分析。主要是進行圖紙會審、工程量復核，從中了解承包商具體的工程范圍、技術要求、質量標準。在此基礎上進行施工組織，確定勞動力安排，進行材料、設備的分析，制定實施方案進行報價。三是合同文本分析，主要對其合法性、完備性、雙方責權及其關系、合同條件之間的聯(lián)系和合同實施后果5個方面進行分析。

1.2 投標文件分析

投標分析應考慮承包商可能對項目有影響的所有方面，通常包括：①投標文件總體審查，如投標書有效性、投標文件的完整性以及投標文件與招標文件的一致性審查；②報價分析，包括投標單價分析、投標報價決策分析和投標報價宏觀審核；③技術性評審。這是投標報價的依據(jù)，也是完成合同責任所做的詳細計劃，這一過程必須對施工方案的科學性和可行性、項目班子工作能力、人材機計劃的準確性等進行認真評估，提出缺陷，彌補不足。④其他。如潛在合同索賠可能性，對擬雇傭的分包商的評價，投標文件總體印象，對業(yè)主的優(yōu)惠條件等。

1.3 合同審查

合同是雙方關于工程所有約定的最終體現(xiàn)，一旦確定，便難以更改，不可不慎。首先對合同的合法性進行審查，防止無效合同，如無經(jīng)營資格、無相應資質、違反法定程序、違反法律法規(guī)而訂立的合同。其次要對合同條款的完備性進行審查，通常包括以下6個方面：①確定合理的工期；②明確雙方代表的權限；③明確工程造價或工程造價的計算方法；④明確材料和設備的供應；⑤明確竣工交付的標準；⑥明確違約責任。

2 合同實施計劃

2.1 項目總體策劃

項目總體策劃是在項目開始階段，對那些帶根本性和傾向性，對整個項目、整個合同實施有重大影響的問題進行確定。內容包括：①工程承包方式和費用的劃分；②合同種類的選擇；③招標方式的確定；④合同條件的選擇；⑤重要條款的確定；⑥確定資格預審標準和參加投標單位數(shù)量、定標的標準以及標后談判的處理。

合同總體策劃決定著項目的組織結構及管理體制，決定合同各方面責任、權力和工作的劃分，它保證業(yè)主通過合同委托項目任務，并通過合同實現(xiàn)對項目的目標控制。

2.2 項目分包策劃

項目的所有工作都是由具體的組織來完成的，業(yè)主必須將它們委托出去，工程項目分包策劃就是決定將整個項目任務分為多個包，以及如何劃分這些標段。通過分包和任務的委托保證項目總目標的實現(xiàn)。分包策劃決定了業(yè)主簽約的承包商的數(shù)量，決定著項目組織結構及管理模式，從根本上決定合同各方面責任、權力和工作劃分。通過分包策劃，還可以擺正工程過程中各方面的重大關系，防止由這些重大問題的不協(xié)調或矛盾造成工作上的障礙，造成重大損失。對于業(yè)主來說，正確的分包策劃能夠保證各個合同圓滿地履行，促使各合同達到完美的協(xié)調，減少組織矛盾和爭執(zhí)，順利地實現(xiàn)工程項目的整體目標。

2.3 項目合同實施保證體系

該體系包括4個方面：①作合同交底，分解合同責任，實行目標管理；②建立合同管理的工作程序；③建立文檔系統(tǒng)；④建立報告和行文制度。

3 合同實施控制

合同實施控制是指承包商為保證合同所約定的各項義務的全面完成及各項權利的實現(xiàn)，以合同分析的成果為基準，對整個合同實施過程的全面監(jiān)督、檢查、對比、引導及糾正的管理活動。

3.1 對工程目標進行強有力的控制

總承包合同定義整個工程建設的總目標，這個目標經(jīng)分解后落實到各分包商，這樣就形成了目標體系。其中，合同的分解與交底是關鍵。

合同分解必須保證各分解單元間界限清晰、意義完整，內容大體上相當，這樣才能保證應用分解結果明確、有序，且各部分工作量相當。還要易于理解和接受，便于應用，即要充分尊重人們已形成的概念、習慣。最后就是便于按照項目組織分工落實合同工作和合同責任。

合同交底指承包商合同管理人員在對合同的主要內容作出解釋和說明的基礎上，通過組織項目管理人員和各工程小組負責人學習合同條文和合同總體分析結果，使大家熟悉合同中的主要內容、各種規(guī)定、管理程序，了解承包商的合同責任和工程范圍，了解各種行為的法律后果等，使大家樹立全局觀念，避免在執(zhí)行中的違約行為，同時使大家工作協(xié)調一致。其內容包括：①工程質量、技術要求和施工中的注意點；②工期要求；③消耗標準；④相關事件之間的搭接關系；⑤各工程小組責任界限的劃分；⑥完不成責任的影響和法律后果等。

3.2 對合同實施進行跟蹤與監(jiān)督

在工程進行過程中，由于實際情況千變萬化，導致合同實施與預定目標發(fā)生偏離，這就需要對合同實施進行跟蹤，要不斷找出偏差，調整合同實施。作為總承包商對分包合同以及采購合同的實施要進行控制，對其進行跟蹤和監(jiān)督，以保證總承包合同的實施。

在這個過程中，最重要的一點是合同的跟蹤與診斷。合同跟蹤的對象包括：①具體的合同事件，如安裝質量、工程數(shù)量、工期、成本的增加和減少；②工程小組或分包商的工程和工作；③業(yè)主和工程師的工作；④工程整體施工秩序狀況。

合同診斷的內容包括合同執(zhí)行差異的原因分析，合同差異責任分析、合同實施趨向預測。對于事實偏差的處理方式有組織措施、技術措施、經(jīng)濟措施、合同措施等。

3.3 對合同實施過程中加強信息管理

在工程項目管理中，信息化管理給工程項目管理提供了一種先進的管理手段。目前，在工程管理中對信息的處理還基于紙介質進行，信息的流速并不快。對總承包商來說，一方面是由于自身的管理水準的高低，另一方面也受到分包企業(yè)自身管理水平的影響。因此，要加強合同實施過程中的信息管理，具體來說，應從以下3個方面著手：①明確信息流通路徑；②建立項目計算機信息管理系統(tǒng)，對有關信息進行鏈接，做到資源共享，加快信息的流速，降低項目管理費用；③加強對業(yè)主、監(jiān)理、分包商等信息管理，對信息發(fā)出的內容時間有對方的簽字，對對方信息的流入及時處理。

4 結束語

以上介紹了合同管理的關鍵幾步，此外在合同實施結束后，將合同簽訂和執(zhí)行過程中的利弊得失、經(jīng)驗教訓總結出來，提出分析報告，作為以后工程合同管理的借鑒。