新時(shí)期人事檔案工作的思考

宋 媛

（黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械運(yùn)用研究所 黑龍江 綏化 152054）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映每個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。隨著人事制度改革的不斷深入，聘用制、人事代理等新的用人制度已在各單位實(shí)施。干部的提拔、專業(yè)技術(shù)人員的聘任、職稱晉升、進(jìn)修學(xué)習(xí)、出國(guó)考察等都需要利用干部人事檔案。因此，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)有著重要作用。

一、人事檔案工作現(xiàn)狀

隨著國(guó)家人事檔案法律的出臺(tái)和完善，人事檔案工作得到了應(yīng)有的重視和一定程度的發(fā)展，尤其在信息化、規(guī)范化和便民方面有較大的改善，但依然存在不少問(wèn)題。認(rèn)真分析并解決存在的問(wèn)題，才能為國(guó)家和單位建設(shè)和發(fā)展提供保障。

（一）制度不健全。有的單位沒(méi)有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏完備的規(guī)章制度。由于制度不健全，管理不規(guī)范，或者沒(méi)有專門(mén)的檔案室，這些都給檔案的管理和服務(wù)帶來(lái)麻煩與不便。

（二）檔案管理人才匱乏。檔案管理人員配備不足，是當(dāng)前檔案管理工作難做好的最根本原因。檔案管理人員大多數(shù)“身兼數(shù)職”，或半路出家，或內(nèi)部調(diào)劑上崗。對(duì)在崗人員又未能及時(shí)進(jìn)行崗位培訓(xùn)，更沒(méi)有給予正規(guī)的進(jìn)修，或?qū)W習(xí)檔案專用知識(shí)。

（三）檔案管理工作模式陳舊。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，使得檔案的形式和內(nèi)容多樣化、復(fù)雜化，但大多數(shù)單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。新形勢(shì)下，電子技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已覆蓋各行各業(yè)，但檔案管理技術(shù)沒(méi)有跟上時(shí)代步伐，大多數(shù)單位未能充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理服務(wù)，而是沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。

（四）檔案內(nèi)容與人事管理要求不適應(yīng)。檔案內(nèi)容設(shè)計(jì)樣式陳舊，無(wú)法引導(dǎo)填寫(xiě)人把有經(jīng)驗(yàn)有意義的個(gè)人經(jīng)歷帶入檔案，致使檔案材料缺少新的信息。

（五）人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動(dòng)方式更加靈活。合理的人才流動(dòng)，本應(yīng)檔隨人走。但由于種種原因人檔分離現(xiàn)象越來(lái)越多。人檔分離不僅給人才引進(jìn)帶來(lái)了一定風(fēng)險(xiǎn)，也給組織人事部門(mén)的管理工作帶來(lái)了混亂。

二、改進(jìn)干部檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)管理，建立新機(jī)制。要適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，努力實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。在管理和利用上，要破除人事檔案過(guò)于神秘化的傳統(tǒng)觀念，在不影響安全保密的原則下，將反映職工的生日、學(xué)歷、經(jīng)歷、資歷、業(yè)績(jī)與能力、考察考核等方面的材料以適當(dāng)?shù)姆绞胶托问?，在適當(dāng)范圍內(nèi)公開(kāi)，以擴(kuò)大使用范圍，提供使用方便，并接受廣大職工群眾監(jiān)督。要改變一切不適應(yīng)新形勢(shì)要求的思想觀念和單一被動(dòng)的檔案管理方式，建立與本單位工作緊密結(jié)合的人事檔案管理新機(jī)制，包括檔案采集更新、索引查詢、分析研究應(yīng)用等，以有效促進(jìn)崗位調(diào)整，工資調(diào)整，人才開(kāi)發(fā)引進(jìn)，業(yè)務(wù)培訓(xùn)等項(xiàng)工作，加強(qiáng)人力資源現(xiàn)狀和需求分析，使人事檔案管事工作為國(guó)家和單位事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（二）建立健全各項(xiàng)管理制度。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多，瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定制度的制約，就會(huì)無(wú)章可循，無(wú)所適從。應(yīng)結(jié)合本單位人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，制定和完善人事檔案管理制度，進(jìn)一步嚴(yán)格對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的管理制度，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善管理檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的內(nèi)容更加科學(xué)、全面、完整，為職工考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

（三）實(shí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上。檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)量的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)制定和建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，以確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)施。

（四）轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。人事檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，為人事工作和其他工作服務(wù)是它賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。多年來(lái)，人事檔案工作為人事制度改革和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出了卓有成效的貢獻(xiàn)，但是，社會(huì)檔案意識(shí)依然很淡薄，人事檔案的地位、作用并未受到人們的普遍重視，其中一個(gè)重要的原因，是思想保守，缺乏人事檔案服務(wù)宣傳教育，不能為社會(huì)各行各業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在人事制度改革不斷深化的新形勢(shì)下，用人制度靈活性不斷加大，人才流動(dòng)頻繁，作為人才縮影的人事檔案，社會(huì)需求與日俱增，人事檔案工作面臨著新的壓力和機(jī)遇。為此，人事檔案工作部門(mén)應(yīng)有緊迫感和使命感，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，改變傳統(tǒng)保存、保密人事檔案的服務(wù)觀念，樹(shù)立為社會(huì)服務(wù)，積極探討社會(huì)人事檔案需求的規(guī)律，努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)角色轉(zhuǎn)換，建立以用戶為主體的主動(dòng)服務(wù)方式。