關(guān)于民營(yíng)企業(yè)檔案工作的探討

王素香 王玉香

（1.賓縣檔案局 黑龍江 賓縣 150400；2.賓縣黨史辦 黑龍江 賓縣 150400）

民營(yíng)企業(yè)是一種非公有制經(jīng)濟(jì)，隨著國(guó)企改制的不斷深入，民營(yíng)企業(yè)在數(shù)量上、在國(guó)民經(jīng)濟(jì)所占比例上明顯增多，成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的一個(gè)重要組成部分。盡管民營(yíng)企業(yè)發(fā)展迅速，但其檔案管理工作大多滯后。因此如何開展好民營(yíng)企業(yè)檔案工作，使其步入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的軌道，為民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，是新時(shí)期檔案工作面臨的一個(gè)新課題。我們結(jié)合工作實(shí)踐對(duì)這一課題進(jìn)行探討。

一、開展民營(yíng)企業(yè)檔案工作的重要意義

2006年，為進(jìn)一步推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作適應(yīng)民營(yíng)企業(yè)快速發(fā)展的需要，國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、中華全國(guó)工商業(yè)聯(lián)合會(huì)共同制定下發(fā)了《關(guān)于促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見》。《意見》中明確指出做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作的重要意義。一是“檔案工作適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)的必然要求。非公有制經(jīng)濟(jì)是促進(jìn)我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的重要力量，民營(yíng)企業(yè)是非公有制經(jīng)濟(jì)重要組成部分，對(duì)于全面建設(shè)小康社會(huì)和加快社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程具有重大的戰(zhàn)略意義。做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作將對(duì)民營(yíng)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生積極的影響?！倍恰懊駹I(yíng)企業(yè)自身發(fā)展的客觀要求。民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，它反映了民營(yíng)企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源。”三是“各有關(guān)部門建立和完善非公有制經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)體系的重要措施。”《意見》同時(shí)指出：“積極鼓勵(lì)、支持和引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展，是檔案部門為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容?！笨梢妵?guó)家有關(guān)部門對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的高度重視。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀

（一）規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)檔案工作好于規(guī)模以下民營(yíng)企業(yè)

規(guī)模以上民營(yíng)企業(yè)固定資產(chǎn)投入大，流動(dòng)資金多，企業(yè)管理人員知識(shí)水平、專業(yè)素質(zhì)較高，重視企業(yè)的檔案管理工作。規(guī)模小的企業(yè)一般資金相對(duì)少，銷售額低，企業(yè)收益少，管理人員相對(duì)素質(zhì)低，對(duì)檔案工作投入少，對(duì)檔案工作重視程度不夠。

（二）高新技術(shù)民營(yíng)企業(yè)檔案工作好于一般的民營(yíng)企業(yè)

高新技術(shù)企業(yè)大都重視檔案工作，一是檔案的科技含量高、利用率高；二是檔案的保密性強(qiáng)，企業(yè)更注重檔案管理；三是能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)的無形資產(chǎn)。

（三）民營(yíng)企業(yè)法人檔案意識(shí)強(qiáng)的好于檔案意識(shí)弱的

民營(yíng)企業(yè)的法人檔案意識(shí)強(qiáng)的，檔案工作能擺上位置，在機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備等方面舍得投入，檔案齊全完整程度高。檔案意識(shí)淡薄的法人則很難做到。

（四）民營(yíng)企業(yè)檔案管理松散，規(guī)章制度尚未建立

大部分民營(yíng)企業(yè)，特別是中小型民營(yíng)企業(yè)，檔案管理的規(guī)章制度尚未建立或不健全，各類檔案資料處在分散保存狀態(tài)，許多檔案室建設(shè)不規(guī)范，檔案內(nèi)容不齊全不完整。

（五）民營(yíng)企業(yè)檔案管理專業(yè)人才缺乏，設(shè)備落后

大多民營(yíng)企業(yè)檔案的管理人員為兼職，檔案業(yè)務(wù)生疏，不具備開展檔案工作的能力，但又缺少培訓(xùn)。同時(shí)一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備嚴(yán)重缺乏。

（六）檔案行政管理部門指導(dǎo)監(jiān)督不及時(shí)、力度不夠

由于受體制、思維方式、管理意識(shí)的慣性影響，又由于經(jīng)費(fèi)、人員等因素的制約，檔案行政管理部門深入民營(yíng)企業(yè)調(diào)研、指導(dǎo)監(jiān)督工作不夠，影響了民營(yíng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理。

三、做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作方式方法

針對(duì)上述民營(yíng)企業(yè)檔案工作存在的問題和現(xiàn)狀，賓縣檔案局采取積極主動(dòng)的工作方式方法，開展民營(yíng)企業(yè)檔案工作。

2002年9月，黑龍江省政府批準(zhǔn)建立哈爾濱賓西經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)以來，民營(yíng)企業(yè)的大量入駐，賓縣經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，得到國(guó)家和省市領(lǐng)導(dǎo)充分肯定，并被譽(yù)為“深圳的發(fā)展速度”。隨著開發(fā)區(qū)的建設(shè)和發(fā)展，賓縣檔案局把檔案工作的觸角延伸到這個(gè)新的領(lǐng)域。在入?yún)^(qū)并已投產(chǎn)企業(yè)中開展了檔案工作。建成投產(chǎn)的50余戶企業(yè)中已有45戶開展了檔案工作。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、列入目標(biāo)，推進(jìn)落實(shí)

開發(fā)區(qū)建立后，企業(yè)陸續(xù)進(jìn)入，檔案工作如何為企業(yè)建立和發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)周到的服務(wù)環(huán)境，一直是我們探討的課題。2004年初，我們把指導(dǎo)開發(fā)區(qū)民營(yíng)企業(yè)建檔并推進(jìn)規(guī)范化管理確定為重點(diǎn)工作之一，列入工作目標(biāo)、專項(xiàng)推進(jìn)落實(shí)，成立了民營(yíng)企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)了對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)。一把手掛帥，親自帶領(lǐng)檔案指導(dǎo)人員多次深入賓西開發(fā)區(qū)，調(diào)研摸底，在摸清底數(shù)情況下，確定進(jìn)一步開展工作的著眼點(diǎn)和切入點(diǎn)。

（二）加強(qiáng)宣傳、積極引導(dǎo)，增強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)

宣傳發(fā)動(dòng)引導(dǎo)，是我們工作的第一步，也是最艱苦的一步。工作中，我們探索了多種方式。起初，我們不厭其煩的反復(fù)深入企業(yè)，不管對(duì)方熱情與否，我們堅(jiān)持宣傳做好檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的益處，并編印企業(yè)檔案管理規(guī)范材料送到企業(yè)。2005年初，我們發(fā)出了致全縣民營(yíng)企業(yè)的一封信，闡明了民營(yíng)企業(yè)建立檔案工作的重要意義、縣檔案局的職能和服務(wù)方式。向企業(yè)鄭重承諾：一是在企業(yè)自愿的基礎(chǔ)上無償幫助企業(yè)建立和開展檔案工作，決不勉強(qiáng)，不收取任何費(fèi)用；二是積極主動(dòng)地為企業(yè)提供檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，不給企業(yè)添麻煩；三是企業(yè)在檔案工作中遇到困難和問題，請(qǐng)隨時(shí)與縣檔案局取得聯(lián)系，我們將及時(shí)為企業(yè)提供有效的服務(wù)。借助開發(fā)區(qū)管委會(huì)平臺(tái)。利用召開企業(yè)黨務(wù)、生產(chǎn)和安全等工作會(huì)議的機(jī)會(huì)向企業(yè)宣傳檔案工作，逐漸向企業(yè)灌輸檔案意識(shí)。

抓住契機(jī)、溝通工作。我們不放過任何與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)見面、溝通的機(jī)會(huì)，向企業(yè)滲透檔案工作內(nèi)容，一些企業(yè)就是這樣從不認(rèn)識(shí)到認(rèn)識(shí)從而開展檔案工作的。

（三）摸清底數(shù)、分類指導(dǎo)，合理有序的開展工作

已生產(chǎn)的企業(yè)中，檔案工作基礎(chǔ)情況不一，我們?cè)谇捌谡{(diào)研摸底的基礎(chǔ)上有針對(duì)性的對(duì)企業(yè)進(jìn)行了分類指導(dǎo)。一是檔案意識(shí)比較強(qiáng)的企業(yè)。浙江海運(yùn)集團(tuán)投資22個(gè)億的賓州水泥有限公司和山東禹王集團(tuán)投資的植物蛋白有限公司等企業(yè)。在建廠之初就把檔案工作擺上位置，與企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)同步發(fā)展，這些企業(yè)的總公司都在沿?；虬l(fā)達(dá)地區(qū)，所以分公司的檔案管理有現(xiàn)成的模式和經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，管理方式比較先進(jìn)成型，在我們的精心指導(dǎo)下，檔案工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。賓州水泥、禹王集團(tuán)形成的檔案門類齊全，均設(shè)置專人、專室管理，配備了現(xiàn)代化設(shè)備，檔案規(guī)范化程度達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。二是經(jīng)過宣傳，積極性比較高的企業(yè)。華龍日清面業(yè)集團(tuán)是全國(guó)民營(yíng)五百?gòu)?qiáng)企業(yè)河北華龍面業(yè)集團(tuán)投資興建的。華龍面業(yè)于2004年1月在賓西投產(chǎn)，經(jīng)過我們反復(fù)宣傳，企業(yè)的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，我們把文件材料的歸檔范圍和檔案分類細(xì)則等檔案工作系列規(guī)范帶給企業(yè)，并對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員進(jìn)行了培訓(xùn)，使其初步掌握了檔案工作的總體要求以及文件材料的收集、分類、整理、歸檔等業(yè)務(wù)知識(shí)。企業(yè)檔案已實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，并逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是檔案意識(shí)薄弱的企業(yè)。這些企業(yè)規(guī)模相對(duì)比較小，形成的檔案材料少，這些企業(yè)正處于發(fā)動(dòng)階段。

（四）以點(diǎn)帶面、全面推進(jìn)，取得顯著成效

賓州水泥和禹王植物蛋白等企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)好。為了更好的帶動(dòng)其它企業(yè)檔案工作的開展，我們與開發(fā)區(qū)管委會(huì)聯(lián)合召開了一次企業(yè)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，參觀了企業(yè)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)，聽取了兩個(gè)企業(yè)從不同角度的經(jīng)驗(yàn)介紹，使與會(huì)者對(duì)企業(yè)在建設(shè)之初如何建檔、如何管理有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和檔案局領(lǐng)導(dǎo)介紹企業(yè)建立檔案工作的重要意義和檔案局的職能、服務(wù)方式等。這次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)起到了典型帶動(dòng)作用。與會(huì)企業(yè)增強(qiáng)了檔案意識(shí)，相繼建立了檔案室、配備專職人員，購(gòu)置相關(guān)設(shè)備。由于賓縣民營(yíng)企業(yè)檔案工作開展成效顯著，2006年5月哈爾濱市民營(yíng)企業(yè)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)在賓西經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)召開，賓縣介紹了經(jīng)驗(yàn)。

四、開展民營(yíng)企業(yè)檔案工作的幾點(diǎn)體會(huì)

（一）上級(jí)業(yè)務(wù)部門和縣領(lǐng)導(dǎo)的重視支持是前提

市檔案局把民營(yíng)企業(yè)檔案工作納入目標(biāo)管理，促使我們?cè)谘芯抗ぷ鲿r(shí)就對(duì)此項(xiàng)工作有所側(cè)重，擺上位置，納入計(jì)劃。市局領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員先后幾次深入開發(fā)區(qū)，與我們共同調(diào)研和指導(dǎo)，一是提高了開發(fā)區(qū)管委會(huì)和企業(yè)的重視程度；二是對(duì)我們前段的工作提出了寶貴的意見和建議，使我們少走彎路，深受鼓舞，更加堅(jiān)定了我們抓好此項(xiàng)工作的信心。

縣委主管領(lǐng)導(dǎo)特別重視檔案工作，經(jīng)常聽取檔案工作匯報(bào)，并在全縣黨群工作和檔案工作會(huì)議上，針對(duì)新時(shí)期各行各業(yè)出現(xiàn)的新情況和新變化，提出檔案工作新的要求，特別是開發(fā)區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案和民營(yíng)企業(yè)檔案工作要進(jìn)一步加強(qiáng)，并親自協(xié)調(diào)資金和現(xiàn)代化設(shè)備，為我們開展工作提供了有力保障。

（二）開發(fā)區(qū)管委會(huì)的積極配合是橋梁

民營(yíng)企業(yè)高度自主管理的特點(diǎn)和縣里對(duì)民營(yíng)企業(yè)的保護(hù)政策，決定了我們開展工作必須緊緊依靠開發(fā)區(qū)管委會(huì)，所以我們沒有直接深入企業(yè)，而是先爭(zhēng)得開發(fā)區(qū)管委會(huì)的支持和幫助，管委會(huì)非常重視檔案工作，在開發(fā)區(qū)創(chuàng)業(yè)和建設(shè)非常繁忙的情況下，派一名與企業(yè)聯(lián)系多并且在企業(yè)中威望很高的中層干部協(xié)助我們到企業(yè)工作。

（三）要充分尊重企業(yè)的意愿，因地制宜、因勢(shì)利導(dǎo)

民營(yíng)企業(yè)不同于以往的工作對(duì)象，他們從事的生產(chǎn)不同、行業(yè)不同，企業(yè)管理者的想法也有很大差別。工作實(shí)踐中，我們體會(huì)到，對(duì)他們不能搞行政命令，不能一刀切，具體檔案管理方式上都采取靈活多樣的做法，充分體現(xiàn)為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)意識(shí)，怎么方便企業(yè)生產(chǎn)利用就怎么做，堅(jiān)持先建立后完善的原則。

（四）檔案工作必須圍繞中心，發(fā)揮職能作用

我們主動(dòng)為中心工作服務(wù)，在得到開發(fā)區(qū)和企業(yè)認(rèn)可的同時(shí)，也得到了縣委和上級(jí)業(yè)務(wù)部門的高度贊賞。工作經(jīng)驗(yàn)以《賓縣檔案局充分發(fā)揮職能作用，進(jìn)入經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)》為題刊登在2005年《賓縣情況》第五期上，同時(shí)，也被省檔案局《龍檔信息》采用。