小議新時期檔案管理的新特點與新思路

岳薇

（黑龍江省人事廳 黑龍江 哈爾濱 150001）

一、社會轉型背景下檔案管理的新特點

（一）電子化信息化的轉變

由于辦公自動化、電子政務等技術的不斷發(fā)展和普遍應用，電子文件正在大量產生，并進一步成為新產生文件的主體，加之電子檔案的生動、形象、直觀、便捷的優(yōu)勢，打破了以往傳統(tǒng)的檔案形式，便于被人們接受和傳播，也越來越受到檔案利用者的歡迎。

（二）多樣化的生成

社會格局的變化，新生事物的不斷涌現，教育、科技、文化事業(yè)的迅速發(fā)展，社會的多元化發(fā)展，必然導致檔案的來源、內容、形式、結構、歸屬、保存、利用等呈多元化和多樣化。如檔案的來源不光局限于組織單位中產生，也可以來源于個人、信息媒體、網絡、社會團體等；檔案的形式由紙質檔案，發(fā)展為聲像檔案、電子檔案等。

（三）網絡化的出現

在現代社會，隨著網絡時代的到來，許多信息資源在網絡上公布出來，其中也包括很多檔案資料。如各類發(fā)布人才招聘網站、求職者的人事檔案及用人單位的信息在網絡上發(fā)布、大量的檔案信息資料被復制和傳播。政府部門也通過開通一些政務網站，發(fā)布部門的政策、制度，開展網絡調查，增加政府工作的透明度。網絡平臺傳播、共享的過程正是檔案信息資源的傳播過程。

二、新時期檔案管理的新思路

（一）加強人性化

人本管理是現代管理中新的管理理念和方法。檔案管理工作長期以來就是見物不見人。只有充分調動檔案管理主體即管理者的積極性，才能合理高效為檔案的利用者服務，從而達到檔案服務的最終目標。一是重視檔案管理者的培養(yǎng)。當前檔案部門普遍存在管理者為非專業(yè)人員、兼職人員或學歷低等現狀。對此，我們應將管理者的培養(yǎng)納入管理工作的目標之中，把每個人的個人價值和檔案管理發(fā)展目標相結合，了解他們的個性特點，有針對性地進行職業(yè)培訓，使每個檔案管理者的個人價值實現融入到檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和實踐活動中。二是強調剛柔并舉的人性化管理。過去強調執(zhí)行各類規(guī)章制度、獎勵懲罰等約束手段的剛性管理，忽略“以人為中心”的柔性管理。應該在正確應用制度賦予的權力時，結合個人的性格特點、專業(yè)特長等方面，通過以情動人、以理曉人和以誠待人來調動管理者的工作熱情。三是建立有效的激勵機制。對鉆研業(yè)務、成績突出的檔案管理者要給予相應的表彰和獎勵，并與職稱晉升、福利待遇等掛鉤。

（二）管理方法要科學

社會的發(fā)展、新領域檔案的涌現以及檔案信息化社會需求的變化，拓展了檔案工作發(fā)展的“廣闊前景”。這就要求檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學發(fā)展觀和工作態(tài)度，掌握和應用現代科學的理論、方法與技術，按照一定的原則和要求對檔案進行科學管理，增強檔案工作在新時期的應變能力、競爭能力與宏觀調控能力，真正為社會的發(fā)展和改革事業(yè)提供有力的支持和保障。一是檔案工作制度化、標準化和規(guī)范化。這幾年，從國家到各部委先后出臺或修改了多部檔案工作的標準，如：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《檔案工作基本術語》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等，使得基層單位在工作上有了統(tǒng)一的依據和標準。作為基層檔案管理者要認真學習和掌握這些標準，不僅如此，還要結合自己單位和部門的特點，制定出符合本單位情況的規(guī)章制度，這樣才能使工作有依附點。二是科學的收集和歸類檔案體系。檔案是指過去和現在的各類機構、組織及個人等的各類活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。按其歸屬權可分為公務檔案和私人檔案，按形成時間可分為歷史檔案和現代檔案，按功能性質可分為人事檔案、科技檔案、文書檔案等。針對不同特點的檔案資源，要制定出合理的收集、保管、流向（寄存、捐贈、出售、出境等）的監(jiān)管制度，使檔案工作標準化、規(guī)范化，確保檔案資料是真實的、可靠的、全面的。三是科學的檔案檢索網絡體系。檔案工作是一項服務性很強的工作，把握利用者的需求特點，成為開展檔案服務的依據。借助網絡化、信息化和計算機技術，拓展檔案的服務領域。采取靈活多樣的人性化服務形式，如：復印服務、檢索服務等，讓更多的群眾走進檔案，認識檔案，利用檔案。四是提供良好的檔案服務環(huán)境。對檔案的基礎設施要遵循適用、經濟、美觀、靈活、安全的原則，體現“為民服務”的宗旨，為利用者創(chuàng)造舒適的服務環(huán)境。如提供一些老花鏡、休閑室、停車場、殘疾人專用衛(wèi)生間等。除此外，檔案工作者要有良好的職業(yè)修養(yǎng)，做到舉止文明、用語禮貌、微笑服務。五是提升檔案管理者的綜合素質。目前在許多檔案部門的檔案管理者都存在自身學歷低、知識結構不合理的狀況，甚至是以兼職的身份從事檔案管理工作。這就更要求檔案管理者要提高自身的業(yè)務素質，不僅掌握檔案專業(yè)知識，還要掌握信息技術和專業(yè)技術，懂得經濟、法律、歷史、外語等，樹立終身學習理念，不斷探究檔案工作中的新思想、新思路。

（三）進一步加強人事檔案管理隊伍建設

檔案管理隊伍建設，包括思想道德建設、組織建設、專業(yè)知識學習、管理制度建設諸多方面。在確定人事檔案管理人員時，要選擇責任心強、業(yè)務素質好、熱愛檔案工作的同志擔任。各級領導要從感情上、待遇上從優(yōu)照顧檔案管理人員。工作上既要放手，又要監(jiān)督檢查；既要注重實踐，又要加強培訓，以提高人事檔案管理工作者的政策理論水平和業(yè)務技能，適應構建和諧社會環(huán)境下人事管理工作發(fā)展的新要求。針對當前人事檔案管理方面出現的薄弱環(huán)節(jié)，必須進一步規(guī)范人事檔案管理行為，結合人事檔案管理的實際，建立健全一整套較為系統(tǒng)的人事檔案收集制度、整理制度、保管制度，使人事檔案歸檔齊全、保管安全、利用方便，讓各項工作的開展有章可循。

[1]王增康，宋明遠.人事檔案管理與利用工作指導[M].武漢：湖北人民出版社，1995.

[2]李晨生.檔案管理現代化[M].北京：中國檔案出版社，1994.

[3]楊解非，張永捷.檔案計算機管理[M].北京：高等教育出版社，1995.

[4]吳啟瑞.對當前人事檔案管理的思考[J].山西檔案，2004，（4）：38.