淺談檔案信息利用與傳播面臨的問題及應對措施

沈 曉

（鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154100）

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，信息是一種產(chǎn)業(yè)，它既能帶來社會效益，也可以帶來可觀的經(jīng)濟效益。檔案信息作為信息系統(tǒng)的重要組成部分，跟隨著社會的步伐，不斷變革和創(chuàng)新，因此，檔案工作也無例外地受到了影響。新時期，我國的檔案工作中的利用與傳播工作也遇到了市場經(jīng)濟條件下的各個方面的挑戰(zhàn)。各方面的弊端日益明顯，長期形成的管理模式已不適應如今信息化的浪潮，對此，必須對它們進行一系列改革，適應時代趨勢，保持科學可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟和信息社會的挑戰(zhàn)

我國檔案系統(tǒng)長期形成的封閉和半封閉的管理體制，已不再適應社會發(fā)展的需要，檔案信息利用與傳播方式缺乏正確科學的目標模式，缺乏明確構想，并沒有什么應對措施，所以檔案信息的利用達不到應有的效果。因此，需要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新，確立檔案信息利用與傳播工作的地位；此外還要多層次多渠道開發(fā)檔案信息，便其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益；要注重宣傳工作，為檔案信息開發(fā)利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境；還要加快檔案資料編研工作進度，更好地為檔案信息利用與傳播服務。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務

要發(fā)揮檔案信息的作用，必須建立檔案信息服務體系。首先，構筑檔案信息資源體系。檔案信息資源體系的構筑要分層次進行，一是要建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本行業(yè)檔案資料，對檔案信息進行整體開發(fā)，綜合管理，形成檔案信息拳頭產(chǎn)品，為某一行業(yè)服務。二是要建立地區(qū)綜合檔案信息資源體系。這個體系的建立應以地市級綜合檔案館為中心，輻射各縣、市、區(qū)，形成資源共享的格局，體現(xiàn)經(jīng)濟的區(qū)域性。這種信息資源有利于檔案信息的整體開發(fā)，統(tǒng)一運用。三是建立國家檔案信息資源體系。形成全國信息開發(fā)利用網(wǎng)絡，有利于提高檔案信息開發(fā)利用的經(jīng)濟效益和社會效益。其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)造信息開發(fā)利用的資料基礎，并同時開展檔案咨詢服務，使檔案信息取得較好經(jīng)濟和社會效益。再次，運用現(xiàn)代信息技術手段進行檔案信息開發(fā)。這是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，它可以為檔案信息開發(fā)創(chuàng)造優(yōu)越條件，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，大力開發(fā)和科學管理，有效利用信息資源成為現(xiàn)實，也可以為將來共享信息資源打下基礎，實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。

三、順應時代發(fā)展需要探索研究檔案資源共享政策與環(huán)境

在國民經(jīng)濟和社會信息化的宏觀背景下，檔案管理部門應該順應時代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革；積極應用現(xiàn)代信息技術進行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實踐；積極利用現(xiàn)有檔案資源共享的政策與環(huán)境，實現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實現(xiàn)檔案資源的社會共享。檔案資源的社會共享代表著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向。比如，隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚復雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，因此，也必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。為了盡早實現(xiàn)檔案資源的社會共享，我們應以檔案信息化建設積極推動檔案工作的變革，在不斷用現(xiàn)代技術裝備檔案部門，不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，具體研究我國檔案利用服務工作現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用實現(xiàn)的諸多因素，深入研究檔案利用者需求特點，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現(xiàn)。

四、網(wǎng)絡環(huán)境下信息標準化與人才管理

目前，各省、市、地區(qū)檔案部門的應用軟件版本不一，功能各異，而且良莠不齊，這給檔案的現(xiàn)代化管理工作帶來很大的不便。當前軟件的開發(fā)還處于分散狀態(tài)——一種低層次開發(fā)階段。如何開發(fā)研制出一套好的應用軟件，筆者認為首先要做好標準化準備工作，開發(fā)出的軟件能整體規(guī)劃，制定統(tǒng)一的符合檔案計算機管理需要的標準。其次要操作簡便，自動立卷和組卷,具有有效維護和查詢的功能，實現(xiàn)文檔一體化管理。再次，可以優(yōu)化管理系統(tǒng)界面，使其易學易用。這是檔案部門推行計算機管理的關鍵因素，也是目前檔案計算機軟件開發(fā)商為保護和拓展市場必須解決的首要問題。此外，除了操作應用上方便，界面美觀，功能齊全，符合標準外，還應具有更新功能，即可升級兼容的功能，這樣開發(fā)出的軟件可以解決技術難題，促進交流，為進一步規(guī)范檔案工作，促進檔案工作的標準化進程打下良好的基礎。

我國檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結(jié)構有待更新，現(xiàn)代管理人才和計算機管理專業(yè)人才缺乏，導致精通計算機應用技術和熟悉檔案業(yè)務兩者相脫節(jié)。所以，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設是做好檔案工作的關鍵。建設一支高素質(zhì)的檔案隊伍，是奠定檔案事業(yè)長足進步、持續(xù)發(fā)展的根基。在開展人才培訓與專業(yè)培訓的同時，應大膽吸收各方面人才?，F(xiàn)代化檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識、技術的人員，也同樣需要懂得計算機、會管理等多方面人才。檔案工作逐步成為一門多學科交叉的綜合性事業(yè)，檔案部門應敢于、善于發(fā)現(xiàn)人才、吸收人才，壯大充實自身隊伍，現(xiàn)代化的檔案管理呼喚高素質(zhì)的人才，高素質(zhì)的人才隊伍又進一步推動檔案的現(xiàn)代化改造進程。

五、檔案信息網(wǎng)絡化問題

檔案信息網(wǎng)絡化是歷史的必然，檔案是信息，是富有現(xiàn)實價值和歷史價值的原生信息。網(wǎng)絡時代的到來，為檔案界提供千載難逢的歷史機遇。當今，檔案利用與傳播工作對檔案信息網(wǎng)絡化建設提出更高要求，建立檔案信息網(wǎng)絡，建立信息高速公路，實現(xiàn)信息資源的共享，可以準確快速地傳遞有效的檔案，創(chuàng)造出更快更高的經(jīng)濟和社會效益。檔案信息的網(wǎng)絡化管理，其安全性、可靠性，加密技術、“防火墻”技術，以及檔案信息與其他信息資源和處理軟件的兼容性問題日益突出。我國檔案法中規(guī)定“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用”，在方便利用和維護檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要，對于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術、網(wǎng)絡安全檢測技術、加密技術、電子身份認證以及防改寫措施等來保證網(wǎng)絡信息傳播的安全，但都很難達到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡化的管理中，利用與安全是一對矛盾，但同樣是機遇和挑戰(zhàn)，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，使檔案信息網(wǎng)絡化建設順利實施。

六、重視檔案利用效果的信息反饋

檔案利用效果的信息反饋，是利用者將利用檔案完成，某項工作或者解決某個問題的結(jié)果回饋給提供檔案單位的義務行為。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案工作重要組成部分，是檔案部門及時了解社會對檔案的需求，分析掌握檔案利用動態(tài)，不斷改進加強自身工作，提高服務質(zhì)量的有效途徑。檔案利用效果信息收集工作，決不是一項可有可無、可做可不做的工作，它是利用工作的重要一環(huán)，是檔案發(fā)揮作用的真實記錄，是檔案價值的具體體現(xiàn)。這項工作做好了，可以掌握檔案利用工作主動權，提高工作效率，更好地為社會服務。改進和加強檔案利用效果信息收集工作，應該建立并不斷完善“檔案利用規(guī)定”等相關的規(guī)章制度，使檔案管理人員和利用者在共同完成檔案利用效果信息收集工作上有規(guī)可循，有章可依，達到用規(guī)章制度規(guī)范工作。做好檔案利用效果收集工作的關鍵，一方面要對檔案工作者加強職業(yè)道德教育，強化責任意識和服務意識；另一方面要加大對利用者的宣傳力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一工作。重視檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據(jù)，也是做好編研工作的一個重要前提。此外，還能提高檔案為社會服務的工作效率，提高檔案利用與傳播工作效率，使檔案更好地發(fā)揮其“有用”性。