談現(xiàn)行人事檔案管理

趙偉霞 張春妍

(1.綏化市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣總站；2.綏化市水政水資源管理委員會(huì)辦公室 黑龍江 綏化 152001)

人事檔案一直是記錄個(gè)人成長(zhǎng)工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的重要載體。裝載著個(gè)人最原始憑證材料，是組織人事部門(mén)、用人單位及相關(guān)單位考察和了解個(gè)人的重要依據(jù)，是按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載，是決定一個(gè)人的命運(yùn)的重要工具。

隨著社會(huì)的發(fā)展、人才流動(dòng)頻率的加快，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，然而，許多人把檔案轉(zhuǎn)到人才中心后一去不復(fù)返，有的干脆懷揣檔案去了天涯海角。突然之間，人事檔案好象不重要了，失去了作用，“棄檔族”日增，“廢檔”、“死檔”不斷增加。而另一方面，社會(huì)各方面面臨信用危機(jī)，各行業(yè)、部門(mén)及用人單位對(duì)于個(gè)人的信用記錄及以往經(jīng)歷無(wú)處可查，檔案沒(méi)有，一些單位只好由人力資源部的人通過(guò)非正常的方式和途徑去了解，操作起來(lái)很麻煩，加大了用人成本。

出現(xiàn)上述問(wèn)題，一方面與個(gè)人的主觀(guān)原因有關(guān)系外，與現(xiàn)行人事檔案管理的混亂且制度不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有很大關(guān)系。

一、多頭管理

早在一九八八年，中組部、人事部“關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知‘人調(diào)發(fā)[1988]5號(hào)’文件規(guī)定”，流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門(mén)、政府人事部門(mén)及所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。其它機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現(xiàn)在很多部門(mén)都在公開(kāi)或私自管理人事檔案，除人事部門(mén)所屬人才交流機(jī)構(gòu)外，勞動(dòng)部門(mén)、失業(yè)管理部門(mén)、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、一些社會(huì)團(tuán)體也在管理；國(guó)企在管，一些私企也在管，一些民辦中介機(jī)構(gòu)利用各種名目也在管，甚至于把保管檔案當(dāng)成了謀利的手段，并不惜惡意競(jìng)爭(zhēng)。眾多部門(mén)管理檔案，混淆了視聽(tīng)，令許多人茫然不知所往。

二、都不管

人事檔案多頭管理的同時(shí)，又存在都不管的問(wèn)題，只是方便流轉(zhuǎn)，所做的只是檔案的收發(fā)手續(xù)，調(diào)一下沒(méi)用的檔案工資，至于檔案材料的收集與歸檔，難于上青天。有的管理單位進(jìn)出的人事檔案，甚至于可以做到連封口都不開(kāi)。

三、管理水平差

1、內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高

一是檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線(xiàn)，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。

2、使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低

在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

3、硬件環(huán)境差，參差不齊

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處撒放，造成極大隱患，令存檔人員忐忑不安。

4、管理人員少，素質(zhì)低

一個(gè)人管理幾千份檔案，能管過(guò)來(lái)嗎？另外，一些檔案管理人員素質(zhì)低，水平差，對(duì)檔案缺乏責(zé)任感，不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識(shí)。

5、人事檔案管理手段落后

管理手段原始粗放，手工記帳，重復(fù)無(wú)效勞動(dòng)，人事檔案管理軟件落后且軟件不統(tǒng)一，現(xiàn)代化管理手段缺乏。

四、人事檔案調(diào)動(dòng)流轉(zhuǎn)手續(xù)繁雜

尤其是異地調(diào)動(dòng)，有時(shí)一個(gè)人為調(diào)檔來(lái)回奔走幾次，搞得疲憊不堪，無(wú)奈放棄檔案。一些檔案管理單位故意刁難、滯留檔案，違反規(guī)定保管、接收人事檔案，給人事檔案的管理帶來(lái)許多副面影響。

人事檔案出現(xiàn)的各種問(wèn)題，原因是多方面的、深層次的，也不是一兩個(gè)部門(mén)、一個(gè)地區(qū)的事，它是全社會(huì)共同要面對(duì)的問(wèn)題，是社會(huì)發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問(wèn)題，關(guān)鍵是解決問(wèn)題，要根據(jù)發(fā)展要求，賦予其新的生命力，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。人事檔案作為最原始的信用記錄，不能沒(méi)有，其功能不僅不能弱化，反而更要豐富，要強(qiáng)化!

“沒(méi)規(guī)矩不成方圓”，社會(huì)生活的方方面面需要秩序，人才流動(dòng)也要有序流動(dòng)，人事檔案管理的改革勢(shì)在必行，亂后必有大治！其出路就是提升人事檔案的利用價(jià)值，結(jié)合人事檔案建立個(gè)人信用檔案，進(jìn)而聯(lián)網(wǎng)建立全國(guó)統(tǒng)一的公共信用體系，真正決定一個(gè)人在社會(huì)生活中的命運(yùn)，使其深入到每個(gè)人的經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的方方面面，時(shí)刻提醒人們凡事要三思而后行。

1、首先要立法。并樹(shù)立全國(guó)“一盤(pán)棋”的思想

通過(guò)立法、執(zhí)法建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機(jī)制，同時(shí)對(duì)檔案管理行業(yè)進(jìn)行監(jiān)督和管理，保護(hù)好個(gè)人隱私權(quán)。

2、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化

干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀(guān)點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

3、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化

對(duì)于干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。

4、分類(lèi)管理

國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門(mén)按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱(chēng)、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門(mén)所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

5、建立信用檔案，建立征信體系

明確與公安、銀行、工商、稅務(wù)、民政、法院、企業(yè)及相關(guān)單位的關(guān)系，及時(shí)收集信用記錄入檔，及時(shí)為相關(guān)部門(mén)提供資信證明材料。聯(lián)合征信，資源共享。強(qiáng)制規(guī)定，哪些材料需入檔，哪些單位及個(gè)人需提供材料，經(jīng)濟(jì)生活哪些方面需要提供資信證明材料等。檔案管理機(jī)構(gòu)逐步蛻變?yōu)楠?dú)立的富有權(quán)威的征信機(jī)構(gòu)。

6、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度

制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

7、利用現(xiàn)代化管理手段

人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

8、開(kāi)發(fā)式管理

樹(shù)立人事檔案利用的“受眾”意識(shí)，變過(guò)去“守?cái)偸健狈?wù)為開(kāi)發(fā)式服務(wù)，重視研究人事檔案用戶(hù)的多方位需求，有針對(duì)性地提供個(gè)性化服務(wù)?！胺?wù)為主，適當(dāng)收費(fèi)”。

只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問(wèn)題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

[1]王云慶苗壯《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島：青島出版社2002年220

[2]傅華《聚焦人事檔案》《中國(guó)檔案》2003年第4期

[3]吳建美《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)》2006年第6期