檔案管理現(xiàn)代化存在的問題與對(duì)策

孟慶霞 王秀文

（黑龍江林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157011）

檔案工作反映的是一個(gè)單位歷史面貌，為今后該單位的工作查考、科學(xué)研究和印證歷史有著深遠(yuǎn)的意義和影響。那么，如何做好檔案的管理工作和實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化就顯得尤為重要。目前，檔案管理現(xiàn)代化僅僅還處于基礎(chǔ)建設(shè)、硬件投入、技術(shù)籌備和人才培養(yǎng)階段，特別是與計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用還存在一些問題，本文就目前存在的一些不足及今后的對(duì)策談點(diǎn)粗淺看法。

1.檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

1.1 檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”工作的概念和作用，識(shí)之者甚少，檔案管理意識(shí)相當(dāng)?shù)?，甚至有一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，不予重視。許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化的人才不足

在信息化社會(huì)的今天，檔案管理人員不再是單純的檔案保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案管理人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)具有先進(jìn)的管理技能。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，未能從知識(shí)結(jié)構(gòu)上及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握科技化手段，缺少現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)知識(shí)，沒有掌握現(xiàn)代設(shè)備的操作技能，阻礙和制約了檔案網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，進(jìn)而阻礙和制約了檔案信息資源的開發(fā)力度。

1.3 檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不扎實(shí)

主要表現(xiàn)為檔案收集范圍面狹窄，收集內(nèi)容不夠豐富。比如文書檔案接收多，科技檔案、專門檔案接收少；政治領(lǐng)域方面的檔案接收多，教學(xué)科研領(lǐng)域方面的檔案接收少；宏觀方面的檔案接收多而微觀方面的檔案接收少；只注意接收紙質(zhì)檔案，而放松特殊載體的富有地方特色的檔案的收集；只注意接收移交來的檔案，而放松了征集檔案；只注意檔案的接收，而放松了與檔案有關(guān)的史志、內(nèi)部資料的收集；只注意檔案的接收，不注意檔案前期材料的形成和積累；檔案的紙質(zhì)載體多，機(jī)讀文件少。

1.4 檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高

檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進(jìn)一步增強(qiáng)，檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺(tái)新設(shè)備的問題，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標(biāo)，需要各方面的大力支持和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變?cè)杏^念、通力合作、與時(shí)俱進(jìn)。

1.5 檔案信息儲(chǔ)備量不足

種類齊全，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量?jī)?yōu)化的館藏體系，是開發(fā)檔案信息資源的重要條件。有的門類檔案資料收集不全，達(dá)不到齊全、完整，使檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力受到一定影響，信息的傳遞是保證檔案發(fā)揮重要作用的有效途徑，信息不暢，就會(huì)造成生產(chǎn)低下、投資失誤、重復(fù)建設(shè)等。

2.主要解決措施

針對(duì)目前存在的問題以及對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)具有的前瞻性意識(shí)，提出以下的解決思路和途徑：

2.1 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

首先，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的意義，充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案工作的發(fā)展進(jìn)程的重要性。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，應(yīng)主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，加大投入。檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其是更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案管理輕利用、封閉保守的思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

2.2 重視檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案管理人員的素質(zhì)的提高。檔案管理人員不僅要有較高的政治思想素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)，還要有很強(qiáng)的信息素質(zhì)，要有利用信息工具及主要信息解決問題的技能與技術(shù)，從信息的角度看待檔案和檔案工作，才能具有對(duì)檔案信息需求的敏感性，才能提供主動(dòng)服務(wù)。檔案管理人員的再深造、再學(xué)習(xí)是檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要保證，我們應(yīng)采取多種方法對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)理論和技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員不斷充電，不斷更新知識(shí)，更好的掌握運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，只有掌握了信息技能，掌握了確定、獲取、組織、評(píng)價(jià)、創(chuàng)造信息的能力，才能更有效地做好檔案工作，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

信息化的發(fā)展，必然導(dǎo)致大量電子文件的產(chǎn)生。以紙質(zhì)、實(shí)物、磁帶等為載體的檔案材料仍是主要形成或載體，并且許多檔案的收藏與利用價(jià)值也會(huì)增值。不斷拓展檔案資源，不僅收集文件、獎(jiǎng)牌、證書，還要收集字畫、名人檔案材料等，打破原始意義上的檔案范圍束縛，豐富檔案內(nèi)涵。館藏檔案價(jià)值的高低，決定了檔案利用的效益，同時(shí)也是保持檔案工作生命力與可持續(xù)發(fā)展。

2.4 重視檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，搞好硬件建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中，需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識(shí)，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)，同時(shí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的制定，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，以充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不可能一蹴而就，需要一個(gè)過程，在這個(gè)過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的，因此我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來。

2.5 擴(kuò)大檔案信息儲(chǔ)備，豐富檔案儲(chǔ)藏機(jī)構(gòu)

在當(dāng)今信息時(shí)代，各種信息存取技術(shù)、新型文獻(xiàn)載體、大容量數(shù)據(jù)庫(kù)以及國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)及廣泛應(yīng)用，為檔案信息的社會(huì)利用提供了技術(shù)支持和有利條件。我們要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技、利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。抓住機(jī)遇，加強(qiáng)聯(lián)系，互相交流，擴(kuò)大信息源，增加信息量，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同發(fā)展。一方面要確保其社會(huì)利用價(jià)值創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件，開拓檔案輸入渠道，不斷增加檔案信息的儲(chǔ)存量，并適時(shí)更新檔案資料的內(nèi)容，提高檔案信息利用率；另一方面要加緊檔案信息檢索工具的編制工作，強(qiáng)化開發(fā)檔案信息的手段，加強(qiáng)信息儲(chǔ)存和檢索向“高效、高速、完整”目標(biāo)邁進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3.小結(jié)

綜上所述，由于檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，而各級(jí)檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同，經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)、環(huán)境條件等都存在著差異。因此，在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，并注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，注重開發(fā)適合我國(guó)檔案信息存貯系統(tǒng)的新技術(shù)、新產(chǎn)品，并且面對(duì)21世紀(jì)高科技和信息技術(shù)革命帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，我們相信檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是指日可待的。

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