檔案信息化與檔案保存價值

李 麗

（黑龍江省八五三農(nóng)場 黑龍江 寶清 155630）

檔案部門要積極參與電子政務(wù)建設(shè)，把電子公文歸檔管理作為電子政務(wù)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)納入其功能總體設(shè)計框架中，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源、最大限度實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。隨著電子政務(wù)建設(shè)的加快和信息網(wǎng)絡(luò)化的普及，各級檔案館檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也將在不遠(yuǎn)的將來實現(xiàn)，這是社會發(fā)展的需要，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化要求改變檔案工作觀念。傳統(tǒng)的檔案工作用手工操作，利用的是紙質(zhì)檔案，并形成了一整套較為完善的對紙質(zhì)檔案管理和利用的傳統(tǒng)思想模式，今后檔案工作將逐步由手工操作轉(zhuǎn)向計算機操作，利用檔案在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，人們對檔案工作的思考也要隨之由觀念轉(zhuǎn)變?yōu)樵跀?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的前提下進(jìn)行，并用發(fā)展的眼光看待檔案工作，才能避免在今后的工作中少出問題，少走彎路。這一變化將牽動傳統(tǒng)檔案工作一系列的改變，檔案保存價值就是其中之一，在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作該如何進(jìn)行調(diào)整才能與之相適應(yīng)，筆者提出以下觀點供同行商榷。

1.檔案信息化要求調(diào)整檔案保存價值的內(nèi)容

長期以來由于信息傳輸滯后的原因以及為了方便長遠(yuǎn)查找利用，有關(guān)重要文件材料的價值都定得很高，紙質(zhì)檔案占據(jù)著利用工作的主導(dǎo)地位。今后查找檔案主要在檔案網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，打破了時間和空間限制，人們查找檔案隨時隨地都可以進(jìn)行，不再局限于紙質(zhì)檔案上，檔案不再有分級永久重復(fù)保存的必要（除本單位制發(fā)文件外），重復(fù)保存檔案的價值也不用再定得很高，因此，有必要調(diào)整檔案保存價值的內(nèi)容。永久保存檔案的內(nèi)容應(yīng)該調(diào)整為：本機關(guān)制定的屬于法規(guī)政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料，召開重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。不再包含直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)要貫徹執(zhí)行的文件材料。因為上級主管部門下發(fā)的重要文件材料，主管機關(guān)已進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化處理，紙質(zhì)檔案已經(jīng)永久保存，在網(wǎng)絡(luò)上可以查到，下屬機關(guān)沒有永久保存的必要，長期保存即可。長期保存檔案的內(nèi)容調(diào)整為：本機關(guān)一般工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的文件材料，下級機關(guān)報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。而直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料（實際效用一般都不長），在網(wǎng)絡(luò)條件下不需長期保存，短期保存即可。短期保存的檔案是在較短時間內(nèi)有利用和參考價值的文檔。重心應(yīng)該調(diào)整到針對本單位主管業(yè)務(wù)形成的文件材料上來，不應(yīng)該再把與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)，但又不屬于本單位主管業(yè)務(wù)的文件材料也作為歸檔的重點保存。永久檔案應(yīng)堅持誰制發(fā)誰主存的原則，以避免各一級立檔單位之間重復(fù)保存大量文件材料。所屬二級立檔單位的檔案不接收進(jìn)館、不接收進(jìn)檔案室，因為二級立檔單位擁有的文件材料大多數(shù)屬于主管部門下發(fā)的文件材料，主管單位已經(jīng)保存。即使是二級立檔單位形成的重要文件材料，按照規(guī)定，二級立檔單位也要上報上級主管部門，主管單位必然將其隨同相關(guān)材料一并整理歸檔，若再進(jìn)館、進(jìn)檔案室，必然造成重復(fù)。再說，二級立檔單位大部分在基層，信息化程度低，檔案保存在二級立檔單位檔案室可以方便基層利用。長期保存的檔案應(yīng)以主辦機關(guān)為保存重點，其他有關(guān)單位則作短期保存。普發(fā)性文件和有利用價值的參考性文件材料短期保存（參考性文件材料也可以作為資料保存3～5年后銷毀）。明確了單位歸檔重點，可以避免檔案重復(fù)，延緩各檔案館、單位檔案室檔案數(shù)量膨脹、庫房爆滿現(xiàn)象，檔案數(shù)字化工作也就有了重點。

2.檔案信息化需要調(diào)整地縣檔案館保管檔案的重心

檔案工作網(wǎng)絡(luò)化后，長期保存的紙質(zhì)檔案應(yīng)由機關(guān)檔案室保存，地縣檔案館只接收永遠(yuǎn)保存的紙質(zhì)檔案和長期保存檔案的磁盤供查找利用。這樣做，一是因為查找檔案更多的是通過檔案網(wǎng)絡(luò)查找，地縣級檔案館已沒有保存長期紙質(zhì)檔案的必要；二是方便機關(guān)利用；三是減輕檔案館保管工作壓力；四是檔案館可以利用現(xiàn)有的較好條件更好地保管好永久紙質(zhì)檔案；五是可以騰出時間、精力、資金加速檔案信息化建議，不用在管理大量玉石不分的檔案上長期消耗大量的人力、物力、財力，造成資源浪費。

3.改變檔案信息化建設(shè)滯后狀況

從對我省各地考察了解情況看，各地縣檔案館現(xiàn)代化建設(shè)步伐緩慢，檔案數(shù)字化工作才起步，利用檔案還停留在手工操作上，跟不上現(xiàn)代工作發(fā)展的步伐，與先進(jìn)地區(qū)相比較差距較大，主要原因是：①認(rèn)識不到位。檔案人員要充分認(rèn)識檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要性和必要性，把檔案信息化建設(shè)作為重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)來抓，要從根本上盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，提高思想認(rèn)識；②資金不足。要多渠道爭取資金投入，解決檔案設(shè)備嚴(yán)重缺乏問題；③檔案人員計算機基礎(chǔ)水平有待提高。檔案人員普遍缺乏計算機基礎(chǔ)知識也是影響檔案信息化建設(shè)的又一原因，檔案信息化建設(shè)并非只靠少部分人就能夠完成，需要全體檔案人員的共同參與，因此檔案人員要通過各種途徑參加培訓(xùn)或自學(xué)，提高計算機基礎(chǔ)理論水平和應(yīng)用能力，才能加快檔案信息化建設(shè)。

4.制定統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、使用統(tǒng)一軟件

4.1 要有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化建設(shè)，各級檔案館、檔案室逐步在做，但是沒有統(tǒng)一的輸入規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，往往是各地檔案館（室）所存檔案不分級別、年代、效用，不看效果，全部錄入，錄入沒有側(cè)重點，利用較多的檔案不能及時錄入，迅速提供利用，上級統(tǒng)一下發(fā)文件重復(fù)錄入，影響信息化建設(shè)速度，造成不必要的大量資源浪費。因此上級主管部門要制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案錄入工作。各級檔案館應(yīng)將本地區(qū)制發(fā)的文件材料作為錄入首選，再根據(jù)本地區(qū)工作實際選擇輸入其他文件材料，使錄入有計劃有步驟地進(jìn)行，早日實現(xiàn)檔案全面網(wǎng)絡(luò)化。

4.2 檔案系統(tǒng)軟件使用要統(tǒng)一

現(xiàn)在檔案系統(tǒng)軟件各省都在開發(fā)，各家軟件各有優(yōu)勢。各省、各地使用多家軟件，不統(tǒng)一，勢必造成部分檔案館走彎路，影響檔案信息化建設(shè)速度，影響網(wǎng)絡(luò)條件下提供利用。檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)軟件，不能各行其事，才能加快檔案信息化建設(shè)，提高利用率，查找準(zhǔn)確率。

5.檔案價值的實現(xiàn)，檔案作用發(fā)揮的程度如何，取決于一定的條件

一般說來，其基本條件有4個方面：

①檔案利用實踐。檔案在日常存放的靜態(tài)中，其價值處于潛在階段，只有在人們利用的過程中才能表現(xiàn)出檔案的價值，并校正和提高人們對檔案價值的認(rèn)識。

②社會發(fā)展水平、社會制度和檔案管理政策，對于檔案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制約作用。社會進(jìn)步程度愈高，愈能為檔案的開放利用提供更多的條件，充分實現(xiàn)檔案的價值。

③社會檔案意識，特別是人們對檔案的認(rèn)識水平、重視程度和利用動機等因素，都影響檔案發(fā)揮作用的狀況。人們的檔案意識越強，檔案價值愈能實現(xiàn)得充分；檔案價值的實現(xiàn)，又促進(jìn)人們檔案意識的加強。

總之，調(diào)整傳統(tǒng)檔案保存價值對于檔案信息化建設(shè)來講，只是其中的一部分，傳統(tǒng)檔案管理、利用與信息化檔案管理、開發(fā)利用等等問題還有許多值得我們探索、改進(jìn)和完善之處。檔案信息化建設(shè)是一項艱巨的工作，需要全體檔案人員長期共同努力才能實現(xiàn)。

[1]陳兆祦.談加強檔案保存價值鑒定工作的若干問題[J].山西檔案2004（6）