如何提高學(xué)院辦公室人員的基本素質(zhì)

胡旭宇

（河海大學(xué) 水利水電學(xué)院，江蘇 南京 210098）

學(xué)院辦公室的職能是參與政務(wù)、管理事務(wù)和做好服務(wù)。辦公室工作的內(nèi)容非常繁雜、瑣碎，有些突發(fā)性工作經(jīng)常是時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，但報(bào)酬卻很少。辦公室人員如果沒有強(qiáng)烈的責(zé)任感、事業(yè)心，缺乏良好的個(gè)人素質(zhì)，很難把各項(xiàng)工作做得完美。我結(jié)合實(shí)際情況，就如何提高學(xué)院辦公室人員的基本素質(zhì)談幾點(diǎn)認(rèn)識。

一、培養(yǎng)敬業(yè)意識，增強(qiáng)集體觀念

素質(zhì)是指人完成某類活動所必須具備的基本條件，敬業(yè)是指待人處事的態(tài)度，也是一種遇事執(zhí)著的精神。敬業(yè)精神是一種高度的責(zé)任感和崇高的職業(yè)道德。責(zé)任感簡要地說就是把份內(nèi)的事做好，是一種內(nèi)在的道德要求，它是個(gè)人對社會或他人所承擔(dān)的道德責(zé)任，也是基本的道德準(zhǔn)則和規(guī)范的體現(xiàn)，更是一種有意識的表達(dá)和自覺的體現(xiàn)。做好辦公室工作首先要培養(yǎng)敬業(yè)愛崗的精神和良好的職業(yè)道德。

敬業(yè)精神和進(jìn)取精神，是一種積極的品行，是一個(gè)人進(jìn)步、向上的內(nèi)在動力。只有具備強(qiáng)烈的進(jìn)取精神，才能在主觀上主動承擔(dān)各項(xiàng)工作，并盡力把它做好?？是筮M(jìn)步，積極進(jìn)取，獻(xiàn)身事業(yè)，在職業(yè)上獲得良好的社會評價(jià)，得到他人的尊重。因此，辦公室工作人員必須有良好的敬業(yè)精神，安心、熱愛本職工作，并把本崗位工作當(dāng)作自己的事業(yè)來做。只有這樣，才能積極奉獻(xiàn)，任勞任怨，干一行，專一行，盡職盡責(zé)做好工作。

學(xué)院辦公室工作的服務(wù)范圍比較廣，工作量大，涉及到教職員工和學(xué)生的教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)等方方面面的工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，都有可能影響到整個(gè)學(xué)院的工作。因此，在安排工作、考慮問題時(shí)，必須有全局觀念和協(xié)作意識。辦公室在安排具體工作時(shí)，要注重條理性和靈活性相結(jié)合，對于難以把握的事務(wù)要留有空間，提前準(zhǔn)備。辦公室要與各科室相互配合、相互協(xié)作、相互支持。同事之間也要配合默契，講協(xié)作，講團(tuán)結(jié)，集體利益高于個(gè)人利益，絕不能相互之間挖墻角，遇到困難時(shí)更要相互幫助、密切配合協(xié)作，積極想辦法解決問題。

辦公室人員因工作上的需要，有時(shí)或經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)干部接觸或交往，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的過程中，有單獨(dú)和領(lǐng)導(dǎo)接觸的機(jī)會，這就需要辦公室人員有著良好的個(gè)人素質(zhì)和道德規(guī)范，給領(lǐng)導(dǎo)提供客觀的、公正的信息和資料，便于領(lǐng)導(dǎo)正確地分析問題和解決問題。在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，一定要以事業(yè)為重，從實(shí)際工作出發(fā)，盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信，不能單從感情出發(fā)，看人行事，不能有靠近誰、疏遠(yuǎn)誰的思想和行為。絕不能把帶有個(gè)人傾向的信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，以免影響領(lǐng)導(dǎo)分析研究和判斷決策，最終把工作搞亂、搞砸。

辦公室處于各種人情世故和各種矛盾的交匯處，每天來來往往的人很多，各種閑言碎語也不少。這就要求辦公室人員要講正氣、講原則、有頭腦，一切工作從大局考慮。不利于團(tuán)結(jié)、不利于工作的話，不要講，更不能傳，以免引起誤解，造成負(fù)面影響，使同事之間的關(guān)系變得緊張復(fù)雜，最終影響工作。

辦公室人員還要有吃得了苦和吃得了虧的心理準(zhǔn)備，要理性面對各種利益和誘惑，絕不能打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號謀取私利，對于該得到的可以得到，但不一定都要得到；不該得到的決不能去撈，要為構(gòu)造和諧社會樹立良好的風(fēng)氣。在處理問題時(shí)，要有冷靜的頭腦、謙誠的風(fēng)度，對一些棘手的事情要有耐心，不能以煩對火，不要把事情弄僵。對于某些特殊工作的處理，還應(yīng)注意語言藝術(shù)，運(yùn)用應(yīng)變能力，通過語言藝術(shù)來表達(dá)應(yīng)變能力，盡可能做到既能辦成事，又不違反規(guī)章制度和原則規(guī)定。

二、強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，提高管理水平

學(xué)習(xí)是發(fā)展的需要，創(chuàng)新是時(shí)代的精神，是現(xiàn)代化建設(shè)對于每一個(gè)辦公室管理人員提出的基本要求。黨的十六大報(bào)告在闡述全面建設(shè)小康社會目標(biāo)時(shí)提出：“要形成全民學(xué)習(xí)，終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會，促進(jìn)人的全面發(fā)展?！痹谥R更新?lián)Q代、崗位變化難測的新情況下，如果不樹立學(xué)習(xí)的觀念，一個(gè)人的知識結(jié)構(gòu)、工作能力就會很快落后于時(shí)代和崗位的要求。院校辦公室人員由于工作和服務(wù)對象均為具有很高學(xué)歷層次的教授、博導(dǎo)及專業(yè)人才，因此必須具備一定的政治理論素養(yǎng)、科學(xué)文化知識和相應(yīng)的實(shí)際工作能力，否則就不能適應(yīng)工作的新要求，甚至有被淘汰的可能。

學(xué)習(xí)意識主要來源于個(gè)人的學(xué)習(xí)興趣、態(tài)度和能力。有了一定的學(xué)習(xí)興趣，就必然會分享學(xué)習(xí)成果所帶來的快樂。辦公室工作人員首先要掌握現(xiàn)階段國家的政策法規(guī)和國內(nèi)外重大時(shí)事。在學(xué)習(xí)中，要注意總結(jié)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)學(xué)習(xí)方法，增強(qiáng)自學(xué)能力，提高學(xué)習(xí)效率。要努力拓寬學(xué)習(xí)的知識面，注重吸收人類社會的一切文明成果，把向書本學(xué)習(xí)、他人學(xué)習(xí)和實(shí)踐學(xué)習(xí)有機(jī)地結(jié)合在一起，積極探索研究學(xué)習(xí)的新方法和新思路。要善于利用零散的時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，每一個(gè)辦公室管理人員都要學(xué)習(xí)政治理論，文化知識和現(xiàn)代管理知識，以及所在崗位的專業(yè)技術(shù)和技能，努力使自己成為擁有熟練技能的崗位行家。

目前，高校的辦公室管理工作已經(jīng)向著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響較大，真正采用現(xiàn)代化管理手段和方式的不是很多，主要表現(xiàn)在管理的規(guī)范化程度不高，服務(wù)的管理性不強(qiáng)，距離真正的規(guī)范化管理和管理型服務(wù)還有很大的差距。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)和辦公室人員要高度重視，認(rèn)真研究，深刻思考，積極改進(jìn)，通過管理創(chuàng)新，逐步提高管理的規(guī)范化程度，從而有效提高管理水平。

在規(guī)范化管理方面，我們可以借鑒一些優(yōu)秀企業(yè)的管理模式和理念，了解他們比較成功的經(jīng)驗(yàn)和行之有效的管理方法。例如：美國沃爾瑪公司在20世紀(jì)60年代只是國內(nèi)一個(gè)小城鎮(zhèn)的零售商，但經(jīng)過40多年的奮斗不息，在2002年一舉成為全球500強(qiáng)排名第一的公司，創(chuàng)造了全球企業(yè)界的一個(gè)神話。這就在于他們有一系列嚴(yán)格規(guī)范的制度、法規(guī)實(shí)施細(xì)則和檢查實(shí)施細(xì)則，沃爾瑪總裁山姆·沃爾頓說得好：“如果你熱愛工作，你每天就會盡自己所能力求完美，而不久你周圍的每一個(gè)人也會從你這里感染這種熱情。”這句話說得很實(shí)在，也很有道理，它表明了一個(gè)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)所具備的良好的個(gè)人素質(zhì)、積極的敬業(yè)精神和強(qiáng)烈的責(zé)任感的巨大作用。雖然，企業(yè)單位與事業(yè)單位無法作直接的比較，但企業(yè)單位管理中的先進(jìn)思想、先進(jìn)理念和敬業(yè)精神非常值得我們?nèi)フJ(rèn)真思考與研究。社會的發(fā)展要求我們每一個(gè)公民必須扎扎實(shí)實(shí)地提高自己的素質(zhì)和修養(yǎng)。在現(xiàn)代化管理方面，只有進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)與思考，不斷探索新問題，才能開創(chuàng)新局面。

三、注重工作技巧，增添崗位興趣

辦公室工作是十分繁忙的，也是比較寂寞的，怎樣才能使辦公室工作不厭倦，變得有趣呢？用傳統(tǒng)的理論說教方式是不可取的，也是行不通的，只有通過觀察、積累日常工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，從細(xì)節(jié)中找出有趣的規(guī)律，加以分析、研究和思考，充分激發(fā)每一個(gè)人的創(chuàng)造性思維，用工作成果來沖淡厭煩和枯燥乏味的心理陰影，活躍辦公氣氛，才能使辦公室人員真正感受到工作樂趣，從而有效提高效率。

辦公室是接電話頻率最高的場所，記住常用的辦公電話號碼，已成為辦公室人員的基本工作技能。但對于眾多的辦公電話號碼如何去記呢？死記硬背通常只能是暫時(shí)應(yīng)付，時(shí)間長了也就記不住了。通過研究我們發(fā)現(xiàn)，用聯(lián)想和對比的方式來記憶電話號碼可以起到較好的效果。（如：表1電話號碼對照表）

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表中列舉了河海大學(xué)三個(gè)內(nèi)線電話號碼與三個(gè)城市電話區(qū)號作對比的方式，找出了這六個(gè)四位數(shù)字的特殊關(guān)系，也就是六個(gè)數(shù)字的后三位完全相同，第一位也有筆畫上的聯(lián)系，即“0”與“6”存在著筆畫上的關(guān)系。這是一個(gè)非常巧合的規(guī)律，通過這樣的比較，我們在日常工作中就可以熟練記住這些電話號碼，同時(shí)又記住了石家莊市、大連市和鎮(zhèn)江市這三個(gè)城市的電話區(qū)號，這不僅給工作帶來了許多方便，而且大大提高了辦公室人員的工作興趣。同樣的規(guī)律還有許多，我們可以根據(jù)不同的需要進(jìn)一步去觀察和摸索。在日常工作中，注意觀察和留心，處處做有心人，就可以找到更多更好的小竅門，也可以為枯燥的事務(wù)性工作增添一點(diǎn)色彩。

在提高辦公室工作技能方面，有許多工作值得去研究和探討。在電腦網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)達(dá)的當(dāng)今，用電腦功能為辦公室工作服務(wù)已成為一種新的管理模式。電腦技能較好的同志可自編一些辦公軟件，也可制作小程序，通過動態(tài)畫面的效果來活躍辦公室的工作氣氛，達(dá)到理想的效果。電腦操作一般的同志，也可以制作一些簡單的辦公演示文稿，用圖文并茂的形式來管理和匯總?cè)粘９ぷ鲾?shù)據(jù)或表格，這樣可大大提高辦公室人員的計(jì)算機(jī)操作技能，增添辦公室崗位興趣，更好地適應(yīng)辦公室工作發(fā)展的需求。

提升崗位技能，增添崗位樂趣，提高工作效率，搞好辦公室工作，這要靠全體辦公室同志的共同努力，更要有各級領(lǐng)導(dǎo)的支持與關(guān)心。曾慶紅同志在全國辦公廳主任工作會議上強(qiáng)調(diào)：“辦公室工作要以感情留人，以事業(yè)留人，以適當(dāng)?shù)拇隽羧恕！边@充分表達(dá)了黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人對辦公室工作的高度重視和極大關(guān)懷。辦公室工作的確是千頭萬緒、復(fù)雜煩躁，既要把日常事務(wù)處理好，又要有參與政務(wù)的能力和水平。這確實(shí)給辦公室人員提出了很高的要求。只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)、研究與思考，努力提高個(gè)人的自身素質(zhì)和修養(yǎng)，才能更好地適應(yīng)辦公室工作崗位的新要求。

［1］汪中求.細(xì)節(jié)決定成?。跰］.北京：新華出版社，2004.

［2］楊銳，張純.高校學(xué)院辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)的實(shí)踐與思考［J］.河海大學(xué)學(xué)報(bào)（社科版），2004，Vol.6.

［3］胡旭宇.加強(qiáng)改進(jìn)辦公室工作，為本科教學(xué)創(chuàng)優(yōu)服務(wù)［J］.河海大學(xué)學(xué)報(bào)（社科版），2004，Vol.6.

［4］金英.對強(qiáng)化高校院（系）辦公室科學(xué)管理職能的思考［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2006，（8）.