用友ERP-U8軟件實(shí)踐教學(xué)常見(jiàn)問(wèn)題解析

郭小芬 謝 歆

會(huì)計(jì)電算化是一門實(shí)踐性較強(qiáng)的課程，非常注重實(shí)踐教學(xué)。目前各高校會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)大多使用用友ERP-U8管理軟件，由于學(xué)生未能正確地掌握操作步驟以及會(huì)計(jì)理論知識(shí)的欠缺，學(xué)生在上機(jī)實(shí)驗(yàn)中經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，導(dǎo)致結(jié)果不正確或者實(shí)驗(yàn)無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行。如何正確處理上機(jī)實(shí)驗(yàn)中出現(xiàn)的問(wèn)題成為了學(xué)生能否正常進(jìn)行實(shí)驗(yàn)的關(guān)鍵，本文結(jié)合自己多年的會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)在會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)中經(jīng)常遇到的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)和分析，并提出了解決問(wèn)題的方法。

一、建立賬套的時(shí)候，賬套號(hào)錯(cuò)誤

在會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)中，為防止學(xué)生互相拷貝抄襲，一般要求學(xué)生以自己的學(xué)號(hào)為賬套號(hào)建立賬套，有的學(xué)生在上機(jī)實(shí)驗(yàn)中建立賬套后才發(fā)現(xiàn)建立的賬套號(hào)與要求不符，不得不浪費(fèi)時(shí)間重新建立賬套。解決方法：先輸出原賬套生成兩個(gè)文件UFDATA.BA_和UfErpAct.Lst，然后用記事本打開(kāi)文件UfErpAct.Lst，如圖1所示，在圖1中第三行顯示的是賬套號(hào)信息，將圖1中用橢圓標(biāo)示出來(lái)的四個(gè)數(shù)字修改為自己的學(xué)號(hào)，然后保存所作的操作，再重新引入賬套，那么賬套號(hào)就變?yōu)樽约旱膶W(xué)號(hào)了。

二、設(shè)置了輔助核算的會(huì)計(jì)科目期初余額錄入錯(cuò)誤且無(wú)法調(diào)整

有些學(xué)生在對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行修改時(shí)，忘記了定義科目的輔助核算，在期初余額錄入完畢后才發(fā)現(xiàn)，然后在沒(méi)有刪除該科目余額的情況下，直接將該科目設(shè)置了輔助核算，并再次錄入了輔助核算項(xiàng)的期初余額，這樣該科目的期初余額就變?yōu)榱苏_余額的兩倍，導(dǎo)致期初余額試算不平衡。若不錄入輔助核算項(xiàng)的期初余額，雖然期初余額試算平衡，但會(huì)導(dǎo)致憑證輸入的錯(cuò)誤和賬簿生成的錯(cuò)誤。解決方法：（1）刪除輔助核算項(xiàng)的期初余額；（2）在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中把該科目的輔助核算屬性去掉；（3）在期初余額錄入中將該科目原來(lái)輸入的數(shù)據(jù)刪除；（4）重新設(shè)置該科目的輔助核算屬性；（6）在期初余額錄入中正確錄入該科目輔助核算項(xiàng)的期初余額。

三、在總賬系統(tǒng)制單遇到應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款時(shí)，系統(tǒng)提示“不能使用應(yīng)收（或應(yīng)付）系統(tǒng)的受控科目”。

這是由于在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)收（或應(yīng)付）賬款科目在添加客戶（或供應(yīng)商）往來(lái)輔助核算屬性時(shí)，受控系統(tǒng)變成了應(yīng)收（或應(yīng)付）系統(tǒng)。解決方法：（1）進(jìn)入會(huì)計(jì)科目修改窗口，把應(yīng)收賬款的受控系統(tǒng)修改為空即可；或者（2）執(zhí)行總賬系統(tǒng)菜單下的“設(shè)置”→“選項(xiàng)”命令，在“憑證”選項(xiàng)卡窗口選中“可以使用應(yīng)收（或應(yīng)付）受控科目”即可。

圖1 賬套號(hào)修改信息

四、進(jìn)行出納簽字時(shí)，系統(tǒng)提示“沒(méi)有符合條件的憑證”

出納憑證涉及企業(yè)現(xiàn)金和銀行存款的收入與支出，為了加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的管理，出納人員可以通過(guò)出納簽字功能對(duì)涉及“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)。不能進(jìn)行出納簽字的原因主要有：（1）在對(duì)總賬系統(tǒng)進(jìn)行參數(shù)設(shè)置時(shí)，沒(méi)有選中“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”這一選項(xiàng)；（2）混淆“出納”和“出納簽字”的意義，沒(méi)有給出納人員賦予憑證“出納簽字”的權(quán)限；（3）沒(méi)有指定科目，不能執(zhí)行出納簽字的操作；（4）沒(méi)有需要簽字的憑證。對(duì)于上述原因，解決方法分別為：（1）在總賬系統(tǒng)的“設(shè)置→選項(xiàng)→憑證”選項(xiàng)卡中，將憑證控制設(shè)置為“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”；（2）在系統(tǒng)管理的“權(quán)限→權(quán)限”窗口中，給出納賦予憑證“出納簽字”的權(quán)限；（3）在“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置窗口，執(zhí)行“編輯→指定科目”命令，在指定科目窗口中將“現(xiàn)金總賬科目”設(shè)置為“現(xiàn)金，“銀行總賬科目”設(shè)置為“銀行存款；（4）弄清只有涉及到“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的憑證才需要出納簽字，核實(shí)給出查找條件的會(huì)計(jì)期與要簽字憑證的填制日期是否一致。

五、填制憑證時(shí)，屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統(tǒng)日期”

“日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期跳到系統(tǒng)建賬以前了，沒(méi)有建賬就處理業(yè)務(wù)，顯然不符合邏輯?！叭掌诓荒軠笙到y(tǒng)日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期超過(guò)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期（計(jì)算機(jī)主板上的CMOS時(shí)鐘記錄），到將來(lái)去處理業(yè)務(wù)，也不符合邏輯，因會(huì)計(jì)核算遵循歷史成本原則，只能對(duì)已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，不能對(duì)未來(lái)的業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。解決辦法：對(duì)于第一種情況，如果憑證業(yè)務(wù)日期是正確的，系統(tǒng)建賬日期錯(cuò)誤，那么就重新建賬，并正確設(shè)定總賬啟用日期；否則，修改憑證業(yè)務(wù)日期。對(duì)于第二種情況，如果憑證業(yè)務(wù)日期是正確的，必須先退出總賬系統(tǒng)，更改計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng)，再填制憑證；否則，修改憑證業(yè)務(wù)日期。

六、憑證全部填制完畢后發(fā)現(xiàn)用錯(cuò)了制單人

在會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)中，為了使學(xué)生掌握財(cái)務(wù)軟件的每個(gè)操作環(huán)節(jié)，所有的操作人員（包括賬套主管、制單人員、審核人員、出納人員等）的工作均由學(xué)生一人完成，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)操作員錯(cuò)位的現(xiàn)象，譬如憑證全部填制完畢后發(fā)現(xiàn)用錯(cuò)了制單人。解決方法：在總賬系統(tǒng)的“設(shè)置→選項(xiàng)→憑證”選項(xiàng)卡中選中“允許修改、作廢他人填制的憑證”，然后以正確的制單人身份注冊(cè)登錄總賬系統(tǒng)，在填制憑證窗口對(duì)原制單人所填制憑證的某一數(shù)據(jù)進(jìn)行假修改并保存，或者將原制單人填制的憑證全部作廢，再恢復(fù)，那么憑證的制單人就自動(dòng)改為當(dāng)前的操作人員了。

七、項(xiàng)目核算內(nèi)容錯(cuò)誤

在進(jìn)行項(xiàng)目目錄設(shè)置時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)按要求增加了項(xiàng)目大類，但是在對(duì)該項(xiàng)目大類進(jìn)行核算科目設(shè)置時(shí)卻找不到相應(yīng)的核算科目，或即使找到了并完成了后續(xù)的操作，但在填制憑證時(shí)，卻出現(xiàn)了“此項(xiàng)目核算科目沒(méi)有指定項(xiàng)目大類”的提示信息，并導(dǎo)致后面的操作進(jìn)行不下去。沒(méi)有要選擇的核算科目是因?yàn)闆](méi)有對(duì)所添加的項(xiàng)目大類相關(guān)科目定義“項(xiàng)目核算”的輔助核算屬性。或者即使定義了但是在進(jìn)行核算科目設(shè)置時(shí)，沒(méi)有選擇新增的項(xiàng)目大類，只是按照系統(tǒng)默認(rèn)的狀態(tài)在“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”下選定了核算科目。解決方法：先在“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置窗口檢查相關(guān)科目是否有“項(xiàng)目核算”的輔助核算屬性，沒(méi)有則加上；然后執(zhí)行“設(shè)置→編碼檔案→項(xiàng)目目錄”命令，進(jìn)入“項(xiàng)目檔案”窗口，將錯(cuò)選在“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”下的“核算科目”從“已選科目”轉(zhuǎn)入“待選科目”，再選擇項(xiàng)目大類為新增加的項(xiàng)目大類，然后重新進(jìn)行選擇，并點(diǎn)擊確定“按鈕”即可。

八、生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證不正確

造成這種結(jié)果的原因是沒(méi)有充分考慮到賬務(wù)取數(shù)時(shí)的前后聯(lián)系，賬中取數(shù)不完整。譬如沒(méi)有先執(zhí)行自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等操作，或者即使執(zhí)行了這些操作，但生成的相關(guān)憑證沒(méi)有審核、記賬，從而造成結(jié)轉(zhuǎn)損益時(shí)相關(guān)損益類科目發(fā)生額錯(cuò)誤。解決辦法：補(bǔ)充進(jìn)行相關(guān)操作，特別要注意的是對(duì)于前后有聯(lián)系的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，每生成完一張憑證，都要及時(shí)進(jìn)行審核并記賬，然后再次進(jìn)行期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)。

九、賬套備份后無(wú)法在目標(biāo)文件夾中找到備份文件

目前各高校機(jī)房為了保護(hù)機(jī)器，防范病毒，通常都安裝了硬盤還原卡保護(hù)C盤。因新建賬套默認(rèn)路徑為C：U8SOFTAdmin，當(dāng)重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)時(shí)，原有賬套將被刪除，這就需要在每節(jié)課下課前，學(xué)生都要把自己建立的賬套輸出到?jīng)]加保護(hù)的磁盤中（如D盤）備份，或者是保存在自己的U盤上，下次課先將賬套引入，再繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)操作。有的學(xué)生上次課已通過(guò)賬套輸出功能進(jìn)行了賬套備份，但要引入時(shí)打開(kāi)目標(biāo)文件夾卻發(fā)現(xiàn)是該文件夾是空的，這是因?yàn)樵趥浞輹r(shí)，只是選中了目標(biāo)文件夾，而沒(méi)有將目標(biāo)文件夾雙擊打開(kāi)，備份數(shù)據(jù)并沒(méi)有裝入目標(biāo)文件夾內(nèi)，而是存放在其上一級(jí)文件夾中。解決方法：在原備份目標(biāo)文件夾的上級(jí)文件夾中查找，可以找到原備份文件，再將其復(fù)制到目標(biāo)文件夾中后執(zhí)行引入賬套的操作即可。