淺談高校文書檔案管理

馬 梁

[摘要]文書檔案管理一定要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,與時(shí)俱進(jìn)。本文從文書檔案的收集、立卷、歸檔、服務(wù)利用和檔案人員的素質(zhì)幾方面論述了新形勢下如何開展文書檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]文書檔案管理 研究

一、檔案的收集是文書檔案管理的基礎(chǔ)

檔案的收集工作在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中占首要地位,是檔案管理的前提和基礎(chǔ),檔案材料收集工作的好壞、質(zhì)量的高低直接影響到檔案的歸檔率和完整率職責(zé)而論,影響到整個(gè)文書檔案管理工作的質(zhì)量。

根據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》等文件精神,結(jié)合實(shí)際,近年來我們制定了《文書檔案保管期限表》、《文件材料的歸檔制度》、《檔案管理制度》、《檔案人員行為準(zhǔn)則》等一系列制度。其中《文件材料的歸檔制度》更是深入人心,引起了各級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員的高度重視,使文件材料能夠及時(shí)、有效地歸檔,避免了文件材料的流失,從而有效地杜絕了不符合歸檔要求文件材料的產(chǎn)生。

二、文件立卷、歸檔是文書檔案管理的關(guān)鍵

我們知道,檔案管理的關(guān)鍵一項(xiàng)就是文件轉(zhuǎn)化成檔案這一環(huán)節(jié)。這一過程,我們需要經(jīng)過文件的鑒定、文件的分類、組卷、擬寫案卷標(biāo)題、填寫卷內(nèi)目標(biāo)和備考表等等繁瑣的程序。這就需要我們檔案工作者要有耐心,還要細(xì)致入微地做好檔案的立卷工作,不能有絲毫的差錯(cuò)。新形勢下辦公自動(dòng)化在文書管理工作中已開始運(yùn)用,這就要求我們檔案工作者與時(shí)俱進(jìn),充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用,改變過去陳舊的立卷方式,簡化歸檔程序,改變立卷方式,以“件”為單位歸檔已成為新形式下的文書檔案管理的趨勢。

新形勢下文書檔案管理工作積極順應(yīng)潮流,在秘密文件歸檔時(shí),雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn),但我們應(yīng)將其文件目錄輸入微機(jī),這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全、又保證了上網(wǎng)文件的安全。

三、采取多種形式開展文書檔案服務(wù)利用工作

首先從檔案的查閱方面來看。檔案是原始記錄材料,多為單份,有些內(nèi)容有機(jī)密性,這就決定了歸檔文件一般不準(zhǔn)外借,只允許閱檔者在閱覽室內(nèi)查閱。這樣做的目的是:既有利于保護(hù)檔案材料,避免損失、磨壞、延長檔案壽命,便于其他利用者查閱,提高利用率,同時(shí)又保證了檔案的機(jī)密性防止失密泄密,有利于閱卷者及時(shí)調(diào)卷,不受時(shí)間限制從而查閱更多資料。

另外,電話查詢也是一種有效的方式,有些想利用檔案者由于路途遙遠(yuǎn)不方便親自來館查閱,可通過打電話的方式來查詢,我們的檔案人員能夠及時(shí)準(zhǔn)確地替他們調(diào)閱文件,給他們答復(fù),既方便了查閱者,也提高了我們檔案館工作人員的服務(wù)水平。

檔案復(fù)制這種方式非常普遍,許多高校每年有好幾百畢業(yè)生來學(xué)校查閱在校時(shí)學(xué)籍檔案、畢業(yè)證。由于當(dāng)前畢業(yè)生出國熱,來校查學(xué)籍的很多,檔案館不能讓他們帶走原件,只允許復(fù)印,這樣既減輕了過去手抄的繁重勞動(dòng),又節(jié)省時(shí)間,減少檔案磨損,提高了利用率,這樣既延長了檔案壽命,又方便了閱檔者,使檔案的作用得到充分發(fā)揮。另外有些用人單位為了核查畢業(yè)生的畢業(yè)證真實(shí)性,采取傳真的方式索要學(xué)生學(xué)籍復(fù)印件,有效杜絕了假畢業(yè)證危害社會(huì),維護(hù)了學(xué)生學(xué)籍的公正性。

檔案的外借這一方式在各高校的檔案館中時(shí)有發(fā)生。對此各高校有明文規(guī)定,必須嚴(yán)格遵守《檔案材料借閱制度》,外借者必須遵守制度,必須如實(shí)寫上借閱理由及歸還日期,一切手續(xù)齊全,方可借出。

新形勢下,必須采取多樣化的措施,才能有效地開展文書檔案的利用工作,才能使檔案管理工作再上一個(gè)臺階。

四、檔案工作者的素質(zhì)是文書檔案管理工作的內(nèi)在因素

1.思想政治素質(zhì)

首先,堅(jiān)決擁護(hù)黨的路線、方針、政策,認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義毛澤東思想,高舉鄧小平理論偉大旗幟,認(rèn)識學(xué)習(xí)江澤民總書記“三個(gè)代表”的重要思想和十七大的精神。并在實(shí)際行動(dòng)中用馬列主義的立場觀點(diǎn)和方法分析解決問題,深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,解放思想,勇于開拓創(chuàng)新。要牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨。職業(yè)道德要求每個(gè)檔案工作者以服務(wù)為宗旨,樹立全心全意為用戶服務(wù)的思想和愛崗敬業(yè)的精神。要求檔案人員能擺正個(gè)人與社會(huì)、個(gè)人與集體的關(guān)系,以極大的熱情投入到檔案工作中去。

服務(wù)到家,努力為用戶排憂解難。對待到訪的用戶,我們一定要熱情招待,努力幫助查詢,這樣既贏得了客戶的贊譽(yù),也帶來了本館的客源。兩全其美何樂而不為呢?利用有利時(shí)機(jī)進(jìn)行宣傳。如開放檔案館讓更多的人知道本館的館藏情況,并耐心地向參觀人講解,這樣既擴(kuò)大了檔案館的知名度,又豐富了參觀人的知識面。如各高等院利用校慶對校史館對外開放,吸引了眾多校友、學(xué)子和有關(guān)人士。

2.文化素質(zhì)

高等學(xué)校的檔案工作是對全社會(huì)都有益的工作。這就要求我們的檔案工作者努力提高自己的學(xué)歷層次。作為一個(gè)高等學(xué)府,保存了大量著名學(xué)者學(xué)人的珍貴資料。如果一個(gè)檔案工作者沒有一定的古文知識、英文知識、歷史知識和一定的專業(yè)知識,是無法勝任這項(xiàng)光榮而神圣的職業(yè)的。檔案工作者如果沒有廣博的知識,是不能了解檔案的歷史價(jià)值和使用價(jià)值的,也就不能夠很好地為社會(huì)服務(wù)。檔案工作者還要有一定的法律意識,依法行政將是未來檔案行政事務(wù)管理的根本途徑,也可以規(guī)范檔案工作者自身的工作?？傊?檔案工作者一定要加強(qiáng)自身的文化修養(yǎng),多讀書、多學(xué)習(xí),努力使自己成為一專多能的復(fù)合型人才。

3.業(yè)務(wù)素質(zhì)

一方面要求檔案工作者要多閱讀檔案,掌握館藏檔案信息內(nèi)容,成為“活檔案”,才能在接待利用服務(wù)時(shí)得心應(yīng)手,運(yùn)用自如,做好深層次全方位服務(wù)。另一方面,要求檔案工作者必須精通微機(jī)操作。由于檔案機(jī)讀目錄格式的出現(xiàn),使以往檔案著錄由手工環(huán)境變?yōu)橛?jì)算機(jī)環(huán)境,這就要求檔案工作者能夠利用微機(jī),準(zhǔn)確查找目標(biāo),能夠迅速檢索檔案信息。再一方面檔案工作者還要做好平時(shí)收集工作,要當(dāng)“有心人”,要眼明手快,保持職業(yè)的高度敏感。要利用到各位各部門和各種場合去的機(jī)會(huì),盡可能和準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)“情況”,平時(shí)主動(dòng)爭取,積極參與,及時(shí)了解和掌握本單位工作動(dòng)向。又一方面在檔案系統(tǒng)內(nèi)可廣泛采取請進(jìn)來,走出去,脫產(chǎn)半脫產(chǎn),崗位培訓(xùn)等方式,努力提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能。高校的檔案工作正是通過以上一系列的措施使檔案人員能夠與時(shí)俱進(jìn),從而使高校的文書檔案工作干得有聲有色,獲得了同行的一致好評。

參考文獻(xiàn):

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