桃林口水庫(kù)工程檔案的科學(xué)管理

鄭洪澤

（河北省桃林口水庫(kù)管理局，河北 盧龍066400）

桃林口水庫(kù)是“八五”、“九五”期間國(guó)家和河北省的重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目，是一座集供水、灌溉、發(fā)電、旅游等綜合功能為一體的大型水利工程樞紐。桃林口水庫(kù)特點(diǎn)是工程投資大、工期長(zhǎng)、要求高、涉及面廣、參與建設(shè)的單位多，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，故工程檔案管理也顯得尤為重要。筆者就桃林口水庫(kù)工程檔案工作的實(shí)踐，探討有關(guān)重點(diǎn)工程檔案科學(xué)管理問(wèn)題。

作為國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目，桃林口水庫(kù)的工程檔案具有如下特點(diǎn)：①工程檔案數(shù)量大、種類多、價(jià)值高。桃林口水庫(kù)主體工程包含12個(gè)單項(xiàng)工程項(xiàng)目，工程龐大，因而形成的檔案數(shù)量大、種類多。水庫(kù)大壩主體建設(shè)在北方首次采用“金包銀”碾壓混凝土、壩肩邊坡采用“高邊坡劈坡噴錨”等先進(jìn)的施工工藝，使其檔案具有較高的利用價(jià)值，不但對(duì)工程建設(shè)階段及目前的管理和利用有重要意義，而且對(duì)其他地區(qū)興建相同類型的工程具有很大的參考價(jià)值。②重點(diǎn)工程檔案形成及保管時(shí)間長(zhǎng)。水庫(kù)工程建設(shè)周期長(zhǎng)，重點(diǎn)工程檔案形成的周期也長(zhǎng)。經(jīng)過(guò)6a多建設(shè)，2000年8月通過(guò)水利部組織的竣工驗(yàn)收。在檔案的收集整理中，實(shí)行了工程立項(xiàng)開始和檔案跟蹤收集同步、工程建設(shè)過(guò)程和檔案形成同步、工程竣工驗(yàn)收和檔案驗(yàn)收同步的“三同步”管理，確保了工程檔案的完整、系統(tǒng)和規(guī)范，使其在今后工程運(yùn)行管理、除險(xiǎn)加固、維修工作中發(fā)揮了重要作用。

水庫(kù)工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立了檔案管理機(jī)構(gòu)及專職人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案、資料的收集、整理和歸檔工作，發(fā)揮了對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查的作用。

1 工程立項(xiàng)與檔案跟蹤收集同步是做好重點(diǎn)工程檔案工作的前提

桃林口水庫(kù)主體工程建設(shè)由河北省水利工程局和武警水電一支隊(duì)兩個(gè)施工單位及其下屬若干工程隊(duì)承建，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員做到經(jīng)常與各施工單位、監(jiān)理等單位的資料員保持聯(lián)系，全面了解工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，使檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開始就與工程同步進(jìn)行。例如，在工程檔案的跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查方面，采取責(zé)任到人的措施，按照編號(hào)分號(hào)制度全部落實(shí)到每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的頭上，這樣業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員就能夠有針對(duì)性地介入各自負(fù)責(zé)的工程。

2 加強(qiáng)檔案法律、法規(guī)的宣傳與業(yè)務(wù)知識(shí)指導(dǎo)

建設(shè)初期，水庫(kù)工程建設(shè)的兩個(gè)施工單位及其下屬施工隊(duì)伍采取不同的檔案分類方法，有的采用“工程部位分類法”，有的采用“工程專業(yè)分類法”，業(yè)務(wù)水平參差不齊，以至于技術(shù)資料匯總后，給保管和使用造成很多困難。針對(duì)這種情況，對(duì)施工單位竣工文件編制進(jìn)行整理，加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格要求重點(diǎn)工程檔案資料，并對(duì)各單位的檔案整理工作做具體指導(dǎo)。

3 建立健全規(guī)章制度

3.1 水庫(kù)工程檔案收集工作與工程進(jìn)度保持同步進(jìn)行

工程建設(shè)開始后，從檔案制度建設(shè)入手，逐步建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，有針對(duì)性地對(duì)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行跟蹤服務(wù)，對(duì)施工中檔案存在的問(wèn)題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴(yán)格檔案交接程序，以防因人員調(diào)動(dòng)造成檔案資料的丟失。此外，對(duì)工程檔案的立卷，要求工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、商洽、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等，保證重點(diǎn)工程檔案報(bào)送的質(zhì)量、成套性和完整性。

3.2 積極做好重點(diǎn)工程檔案執(zhí)法檢查工作

（1）通過(guò)執(zhí)法檢查進(jìn)一步宣傳檔案法律法規(guī)和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性，使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到，檔案既是工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)歷史記錄，又是保證工程建設(shè)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，更是今后工程運(yùn)行和維護(hù)的重要依據(jù)。

（2）通過(guò)執(zhí)法檢查使建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位對(duì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的具體內(nèi)容有進(jìn)一步了解，及時(shí)提供了直接的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)。

（3）通過(guò)執(zhí)法檢查獲得了第一手材料，為進(jìn)一步研究和規(guī)范重點(diǎn)工程檔案打下基礎(chǔ)。

4 做好重點(diǎn)工程專項(xiàng)驗(yàn)收階段的檔案收集管理

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，竣工檔案資料驗(yàn)收是檔案管理部門依法在工程竣工驗(yàn)收前或同時(shí)對(duì)工程檔案進(jìn)行的專項(xiàng)檢查和驗(yàn)收。因此，竣工驗(yàn)收階段，桃林口水庫(kù)的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、工程管理等單位的檔案人員，認(rèn)真審查施工單位的竣工圖紙和文字資料，檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更的落實(shí)情況。具體包括：①工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；②工程檔案真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；③工程檔案整理立卷，符合有關(guān)規(guī)范規(guī)定；④竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，蓋有竣工圖章；⑤文件的形成、來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；⑥文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨和托裱等符合要求。

通過(guò)實(shí)施竣工驗(yàn)收檢查，確保了桃林口水庫(kù)工程竣工檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為水庫(kù)工程順利通過(guò)竣工驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)。

5 合理開發(fā)利用重點(diǎn)工程檔案

近幾年來(lái)，水庫(kù)檔案逐步實(shí)施電腦管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息為水利事業(yè)提供了很大幫助。目前，水庫(kù)工程檔案除傳統(tǒng)的借閱服務(wù)利用外，還開展了編研型開發(fā)利用。通過(guò)查閱大量的檔案資料，編研了《桃林口水庫(kù)大事記》和《桃林口水庫(kù)組織沿革表》等一系列內(nèi)部資料。在桃林口水庫(kù)國(guó)家水利風(fēng)景區(qū)及展覽館的建設(shè)中，也提供了大量有價(jià)值的文字、照片和實(shí)物檔案，利用檔案資料制作了多期景區(qū)宣傳資料和專題片。如今景區(qū)每年接待游客約4萬(wàn)人，充分展現(xiàn)了水利行業(yè)的精神風(fēng)貌，受到了游客的好評(píng)。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，對(duì)水利檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。檔案管理人員只有不斷認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及相關(guān)各學(xué)科專業(yè)知識(shí)，提高檔案技術(shù)水平和管理能力，具備良好的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以科學(xué)發(fā)展觀駕馭重點(diǎn)水利工程檔案管理工作，才能更好地為水利事業(yè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

［1］王傳宇.科技檔案管理學(xué)［M］.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1999.

［2］趙嘉慶.檔案管理［M］.北京：中國(guó)檔案出版社，1991.

［3］傅春妃.做好重點(diǎn)工程技術(shù)檔案管理的幾點(diǎn)體會(huì)［J］.檔案學(xué)通訊，2002（5）.

［4］水利部辦公廳.水利工程技術(shù)檔案管理手冊(cè)［M］.北京：中國(guó)水利水電出版社，2001.