加強(qiáng)水務(wù)音像檔案管理工作刻不容緩

□ 焦雨娜 焦雨翠

水務(wù)音像檔案是指在水務(wù)建設(shè)管理工作中產(chǎn)生的，以聲音或影像為記錄方式的，具有保存和利用價(jià)值的照片、底片、影片、錄音帶、錄像帶、唱片及相關(guān)文字說明的歷史記錄。音像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的音像檔案。為加強(qiáng)水務(wù)音像檔案的管理，充分發(fā)揮其在水利事業(yè)中的作用，我們就海倫市水務(wù)局8個(gè)立檔單位的音像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，音像檔案普遍存在歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和音像檔案的保管及利用。音像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)音像檔案管理工作刻不容緩。

一、音像檔案管理存在的問題

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，音像檔案難以及時(shí)完整歸檔

一是多科室拍攝，收集上難以控制。拍攝者多出自業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)，檔案部門對(duì)拍攝的時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像的數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門，也是很零散，很不完整。在收集工作中，檔案人員往往處于被動(dòng)局面。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，許多攝錄人員對(duì)音像檔案存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。他們有的誤以為只有上級(jí)來文、紅頭文件才是檔案，而在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等，拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存。有的認(rèn)為，誰拍的資料就歸誰所有，送往報(bào)社、電臺(tái)和某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)就算完事了，怎么處理這些聲像資料屬于個(gè)人行為。還有同志隨著工作變動(dòng)連同自己拍攝的工作資料也一同帶走，還美其名曰為保護(hù)個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上述現(xiàn)象造成了音像檔案的流失，致使單位檔案資料不齊全完整，嚴(yán)重影響了音像檔案的保護(hù)和開發(fā)利用。

二是“賬外”檔案不易控制。許多科技音像檔案資料形成于部門，而這些部門出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，并往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)音像資料進(jìn)行任意處置，致使照片底片損傷，將其中一些珍貴資料丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

三是音像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以準(zhǔn)確齊全追憶。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近80%的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的音像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交出。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)音像檔案管理缺乏重視。

（二）音像檔案管理混亂，問題復(fù)雜

1.管理制度不健全，音像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。調(diào)查中，有4個(gè)單位制定了相應(yīng)的音像檔案管理制度，占50%；有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，目前基層單位音像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占15%；二是各科室一年一次移交檔案室，占25%；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占40%；四是科室、個(gè)人都沒有保存，占20%。由此表明，有五分之三的單位音像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

2.管理水平發(fā)展不平衡。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，設(shè)備、人員、音像檔案、音像檔案管理制度都比較規(guī)范的有1個(gè)單位，占12.5%；有設(shè)備無音像檔案管理制度，音像檔案收集不齊全的有3個(gè)單位，占37.5%；而有設(shè)備無音像檔案、有音像檔案沒集中統(tǒng)一管理的有4個(gè)單位，競(jìng)占50%。兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有1000余張，其余7個(gè)單位存100多張，平均150張(其中多者上千張，少者幾張)。僅從照片檔案一項(xiàng)看，音像檔案的管理水平就相差很懸殊。

3.保管條件差，音像檔案難以長(zhǎng)久保存。音像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，沒有一個(gè)單位設(shè)置了音像檔案室，只有4個(gè)單位配備了音像檔案專柜，其余各單位都將音像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于音像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，難以挽回。

4.重大活動(dòng)檔案失控，音像檔案流失嚴(yán)重。眾所周知，每次機(jī)關(guān)組織的重大活動(dòng)、召開的重要會(huì)議，都要安排人員攝影錄像，形成了許多有價(jià)值的音像檔案資料。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。究其原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一項(xiàng)工作，相應(yīng)形成的檔案資料不全面系統(tǒng)，活動(dòng)結(jié)束后，檔案資料也各歸東西，這就使相關(guān)音像(包括文書、實(shí)物等)檔案資料流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成了檔案材料的流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，這也造成了檔案的流失。

二、加強(qiáng)音像檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從經(jīng)驗(yàn)講要做到以下幾點(diǎn)：一要爭(zhēng)取主管部門、各個(gè)科室的大力支持，引起全體干部職工的廣泛關(guān)注，從而提高全體干部職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍。二要抓住機(jī)遇服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔科室要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本單位中心工作，通過室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)

要改變音像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，就必須制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范檔案工作。各立檔單位要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的音像資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，要制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕資料歸私人所有。要對(duì)音像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的音像檔案應(yīng)定期向檔案室移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成大家自覺的行動(dòng)，以確保音像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)音像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)音像檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同科室現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好音像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，音像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)配不齊專柜，設(shè)專室保管更不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為，結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，音像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶要采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)音像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要完整地收集音像檔案，就要采取必要的行政手段和提供必需的物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式去收集。檔案室要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：通過正常移交接收；重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集；重點(diǎn)人物(攝錄人員)直接征集。對(duì)存于個(gè)人手中的屬于歸檔范圍的音像檔案，要多方努力，登門收集和征集。對(duì)散存在科室的音像檔案，要通過發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，廣泛征集。

（六）檔案部門要直接參與各類重大活動(dòng)

為有效提高音像檔案管理水平，檔案部門要直接參與各類重大活動(dòng)。針對(duì)重大活動(dòng)檔案失控、音像檔案資料流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀，檔案部門應(yīng)派專人直接參與相關(guān)重大活動(dòng)，并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案(紙質(zhì)、音像檔案)得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，便于統(tǒng)一管理，方便各方利用。