試談中小型高校圖書館行政管理工作

袁思本

（南京森林公安高等?？茖W(xué)校圖書館，江蘇 南京 210046）

1 中小型圖書館行政管理工作存在的不足

中小型高校圖書館主要是針對(duì)相對(duì)人數(shù)較多、館舍面積大、辦館資金充足的圖書館而言，可以既包括高職高專院校，也包括規(guī)模較小的本科綜合性院校。這些圖書館的館辦工作存在這樣或那樣的不足，總體上可以歸納為以下三個(gè)大問題。

1.1 規(guī)模小、人員少、職能多而亂

筆者咨詢了江蘇省20多所中小規(guī)模高校，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)圖書館辦公室只配備1人，少數(shù)配備2人。然而辦公室的常規(guī)工作卻一項(xiàng)不能少，包括制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)分析、工作考核、起草文件、檔案管理、對(duì)外溝通、對(duì)外宣傳、開展讀者活動(dòng)、辦公用品和勞保用品的管理、資產(chǎn)管理等眾多工作。其中有些可以歸屬其他部門負(fù)責(zé)，有些只需要館辦協(xié)調(diào)處理，卻全由館辦包辦，這直接影響了自身的工作效率與對(duì)外聲譽(yù)。

1.2 資金少，條件弱，信息化不足

中小規(guī)模圖書館自身辦館經(jīng)費(fèi)不充足，館辦工作也常常缺乏信息化的系統(tǒng)管理來輔助工作，問題主要體現(xiàn)在：（1）文件與檔案管理處于原始計(jì)算機(jī)化，即一般采用單機(jī)存儲(chǔ)電子稿而收藏打印稿的方式。（2）固定資產(chǎn)管理運(yùn)用卡片、單證等紙質(zhì)介質(zhì)來進(jìn)行，不能與學(xué)校層面的系統(tǒng)共享資源或?qū)?。?）工作人員一旦不在崗，時(shí)間安排、進(jìn)度檢查、事務(wù)提醒、效果檢查等工作就會(huì)受影響。（4）人工填表的考勤工作不能直觀體現(xiàn)細(xì)節(jié)和統(tǒng)計(jì)，也不利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握職工出勤情況。（5）工作量、文件、固定資產(chǎn)、考勤管理等等都需要一套科學(xué)的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的、相對(duì)固定的辦法，手工處理不但慢且易出錯(cuò)。

1.3 頭緒多，素質(zhì)欠，辦事效率低

公室工作的上傳下達(dá)中樞地位決定了其工作經(jīng)常處于矛盾的焦點(diǎn)，既有館領(lǐng)導(dǎo)的嚴(yán)格要求，也有群眾的高度關(guān)注，協(xié)調(diào)不好就會(huì)產(chǎn)生矛盾。另外，近些年不少學(xué)校進(jìn)行了人事改革，實(shí)行雇員制的不在少數(shù)，而中小規(guī)模館人員少，館辦工作多數(shù)由正式編制的老同志承擔(dān)。面對(duì)現(xiàn)代化辦公室管理工作要求，老同志在信息化素養(yǎng)、設(shè)備使用、工作方法創(chuàng)新等方面還比較欠缺，習(xí)慣老一套的辦事方式，當(dāng)工作量增大、事物頭緒繁雜的時(shí)候，往往跟不上節(jié)奏，影響了工作效率。

2 中小型圖書館辦公室工作改進(jìn)原則

2.1 重點(diǎn)原則

館辦的工作不是全面開花，應(yīng)該突出服務(wù)讀者，對(duì)內(nèi)對(duì)外聯(lián)系紐帶的作用。日常工作有所為有所不為，對(duì)于固定性業(yè)務(wù)工作和臨時(shí)性工作也應(yīng)有輕急緩重的考慮，避免目標(biāo)模糊、缺乏崗位個(gè)性的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.2 簡(jiǎn)潔原則

針對(duì)館辦工作多而雜的特點(diǎn)，應(yīng)能做到去繁存簡(jiǎn)，即用簡(jiǎn)單快捷的方式完成日常業(yè)務(wù)工作。這需要工作人員認(rèn)真的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、歸納總結(jié)，體制要簡(jiǎn)潔，分類要清楚，流程要明細(xì)，執(zhí)行要簡(jiǎn)單。

2.3 節(jié)儉原則

提高信息化水平不是要求鋪張浪費(fèi)，也不是要求一味追求先進(jìn)，而應(yīng)該堅(jiān)持節(jié)儉的原則，利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和免費(fèi)的信息資源及軟件環(huán)境，保證最小投資下的利益最大化。

2.4 高效原則

人少、資金少、規(guī)模小的前提決定了中小規(guī)模圖書館辦公室的工作一定要講實(shí)效，而且要高效，這樣才能減輕工作人員的壓力，提高辦事的效率，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)和群眾的滿意。

3 中小型圖書館辦公室管理工作改進(jìn)措施

3.1 明確服務(wù)本位，理順職能定位

圖書館辦公室的宗旨是服務(wù)，服務(wù)對(duì)象是館領(lǐng)導(dǎo)、館部門、校部門和廣大讀者。館辦工作的內(nèi)容應(yīng)該包含常規(guī)業(yè)務(wù)辦理與組織協(xié)調(diào)監(jiān)督兩個(gè)大的方面。在涉及到多個(gè)部門工作的時(shí)候，館辦應(yīng)該起到的是分解、組織統(tǒng)籌的作用，而不是全盤包攬。

3.2 制定科學(xué)目標(biāo)，完善科學(xué)管理

3.2.1 科學(xué)的工作目標(biāo)可分為近期、中期、遠(yuǎn)期目標(biāo)，對(duì)于人少任務(wù)多的中小規(guī)模館顯得尤為重要。同時(shí)，館辦應(yīng)能將自己部門的工作目標(biāo)同全館各部門的工作統(tǒng)一起來，充分考慮到工作任務(wù)之間的相互補(bǔ)充、相互制約、相互協(xié)調(diào)的特性，將總體目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行分解，形成總體目標(biāo)與各科分項(xiàng)目標(biāo)相互銜接、緊密聯(lián)系的責(zé)任制體系，這樣有利于調(diào)動(dòng)人力、物力、財(cái)力，增強(qiáng)工作活力，提高辦事效率。

3.2.2 工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)應(yīng)該有完善的制度和科學(xué)的管理做保障。第一，可以采取定性分析的方法將館辦的工作根據(jù)類型不同劃分類別，如文件管理類、會(huì)議安排類、資產(chǎn)管理類、關(guān)系協(xié)調(diào)類等等，盡量完善執(zhí)行方法、應(yīng)急預(yù)案、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的制定，既方便常規(guī)管理，也可預(yù)防突發(fā)事件。第二，采取量化的形式來衡量涉及工作量的常規(guī)工作，如文檔公文資料一類的撰寫、收發(fā)、整理、存檔、信息收集、會(huì)議準(zhǔn)備、接待準(zhǔn)備、信函處理等。

3.3 加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，提高工作效率

3.3.1 使用辦公自動(dòng)化軟件（OA）和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來提高工作效率。OA系統(tǒng)的應(yīng)用是政府和企事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一，能以簡(jiǎn)單的、靈活的方式管理各種文件、資產(chǎn)、任務(wù)、考勤等管理，并能全面快速的統(tǒng)計(jì)多方面的信息，匯總工作成果。目前網(wǎng)絡(luò)上有很多免費(fèi)或需要少量注冊(cè)費(fèi)用的OA系統(tǒng)(如綠葉OA)，能以較小的投入滿足中小型圖書館辦公室的日常工作需求，配合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等硬件體系能夠充分體現(xiàn)異地辦公、員工管理規(guī)范化、知識(shí)管理自動(dòng)化、資料存儲(chǔ)安全化的優(yōu)勢(shì)，符合節(jié)儉高效的原則。

3.3.2 使用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系工具來加強(qiáng)各方面的溝通工作，也是體現(xiàn)圖書館價(jià)值，增強(qiáng)館辦工作效果的一種途徑。館辦公室的溝通對(duì)象包括館內(nèi)人員、廣大讀者、學(xué)校各職能部門、兄弟院校圖書館。館辦應(yīng)該充分利用網(wǎng)站、OA系統(tǒng)、BBS、留言薄、IM軟件、Email等網(wǎng)絡(luò)軟件和資源，做好圖書館的宣傳工作，傾聽大家對(duì)圖書館未來發(fā)展的建議，改進(jìn)圖書館的管理工作。

3.4 堅(jiān)持日常學(xué)習(xí)，提升人員素質(zhì)

館辦同志的業(yè)務(wù)素質(zhì)可以通過不斷學(xué)習(xí)來提升。

3.4.1 抓好館辦工作人員的思想政治建設(shè)，有利于落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，有利于實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，有利于樹立“服務(wù)第一、和諧第一、成效第一”的理念，增強(qiáng)館辦工作人員的責(zé)任感、使命感和緊迫感，樹立良好的信譽(yù)和口碑。

3.4.2 高校圖書館辦公室工作人員應(yīng)該有較強(qiáng)的組織管理能力、協(xié)調(diào)能力、公關(guān)能力和應(yīng)變能力等。因此，館辦工作人員應(yīng)采取自主學(xué)習(xí)、在職培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等多種方式，貫徹終身學(xué)習(xí)的原則，多讀書、讀好書，提升文化素質(zhì)。經(jīng)常瀏覽專業(yè)網(wǎng)站，翻閱專業(yè)書刊，更新管理理念，傳遞行業(yè)知識(shí)，帶動(dòng)全體館員一起學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.4.3 館辦的員工必須熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、Office軟件、讀者咨詢系統(tǒng)、辦公設(shè)備等的常規(guī)應(yīng)用，以較快的反應(yīng)速度完成日常業(yè)務(wù)。也只有這樣，才能將自己從繁瑣的手工勞作中解脫出來，為其他業(yè)務(wù)爭(zhēng)取更多的時(shí)間。

［1］王燕.提高圖書館辦公室工作效率初探［J］.高校圖書情報(bào)論壇,2008(3):20-22.

［2］曾井紅.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館辦公室管理工作的變革［J］.圖書館管理,2008(4):44-45.

［3］孫大權(quán).基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在圖書館工作中的應(yīng)用 ［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2008(21):84-85.

［4］周瀾.關(guān)于創(chuàng)新高校圖書館辦公室工作的思考［J］.哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2008(3):95-96.