關(guān)于深化企業(yè)文獻(xiàn)信息資源建設(shè)的探討

畢愛華

（徐州礦物集團華東機械廠圖書館，江蘇 徐州 221000）

1 文獻(xiàn)信息資源在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)由原來的生產(chǎn)型向生產(chǎn)經(jīng)營型轉(zhuǎn)化。而在生產(chǎn)、經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)中所需的最新信息、最新技術(shù)方法、最新管理經(jīng)驗等都是從企業(yè)圖書館獲得的。

國民經(jīng)濟信息化是國家信息化的基礎(chǔ)，是信息化社會的重要標(biāo)志。企業(yè)是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)，企業(yè)信息化又是國民經(jīng)濟信息化的基礎(chǔ)。企業(yè)要搞好生產(chǎn)提高效益，主要依靠采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)及現(xiàn)代化企業(yè)管理，任何一項科學(xué)技術(shù)成果的出現(xiàn)、新產(chǎn)品的開發(fā)都需要相應(yīng)的環(huán)境和條件,需要使簡單扼要向生產(chǎn)力及物質(zhì)因素滲透的載體和橋梁，這就是文獻(xiàn)信息。

文獻(xiàn)信息在企業(yè)發(fā)展中的作用表現(xiàn)在：文獻(xiàn)信息是企業(yè)組織生產(chǎn)的先導(dǎo)、企業(yè)聯(lián)系市場的媒介、科學(xué)決策的依據(jù)、企業(yè)搞活經(jīng)營的手段、企業(yè)改善素質(zhì)的參謀和企業(yè)提高效益的保證。所以，國外無論是大公司還是小企業(yè)都十分重視企業(yè)信息化的建設(shè)，稱“信息是企業(yè)的生命”。他們認(rèn)為，在國內(nèi)外市場激烈的競爭中，文獻(xiàn)信息是決定企業(yè)上下沉浮的關(guān)鍵，一個企業(yè)信息化的程度，決定著企業(yè)未來的命運。當(dāng)前，企業(yè)想在復(fù)雜的社會經(jīng)濟環(huán)境下求生存、謀發(fā)展，就必須有切實可行的信息資源作保障。

2 現(xiàn)狀分析

2.1 企業(yè)的決策人信息意識淡薄

我國的信息工作，迄今雖然已有40年的歷史，但可以肯定的說，在前30年內(nèi)基本上受計劃經(jīng)濟的約束和控制，始終處于從屬地位和被動局面，這在很大程度上制約和影響了一代人，甚至是兩代人的思維觀念。后來的經(jīng)濟體制改革,雖然使信息工作由從屬和被動的靜遲狀態(tài)逐步轉(zhuǎn)向了復(fù)蘇，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的觀念也比較過去有所轉(zhuǎn)變，但仍然缺乏銳智和信息意識，長期以來形成的單憑主觀感覺和經(jīng)驗進(jìn)行工作的習(xí)慣還遠(yuǎn)未消除，在處理實際問題時，仍然存在著有信息可以決策，沒有信息或信息不足照樣決策的情況。另外，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對管理存有誤區(qū)，認(rèn)為企業(yè)的發(fā)展，效益的提高靠產(chǎn)權(quán)制度改革和外延擴張取得的，只要有良好的外部環(huán)境即可，對信息工作缺乏長遠(yuǎn)考慮和財力、物力和人力等方面的配合和支持，不重視企業(yè)基本管理工作，對建立有關(guān)的信息系統(tǒng)沒有熱情，由此，導(dǎo)致企業(yè)決策失誤，企業(yè)在競爭中失利，甚至破產(chǎn)倒閉。

2.2 多數(shù)企業(yè)缺乏自身的信息來源

為了克服多元化經(jīng)營的固有缺陷，企業(yè)需要在正確決策上尋找突破口，而只有在完備信息的基礎(chǔ)上，才有做出正確決策的可能。企業(yè)無論大小，其管理內(nèi)容大致相同，但不同層次的企業(yè)管理需要的信息是不同的，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)需要的是戰(zhàn)略信息，中層領(lǐng)導(dǎo)者需要的是戰(zhàn)術(shù)信息，而基層管理者需要的是業(yè)務(wù)和作業(yè)信息。企業(yè)掌握信息的完備程度決定了決策的正確程度，也就決定了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的大小。為此，企業(yè)主要需要獲得三個方面的信息：國家宏觀經(jīng)濟政策信息、市場信息、本企業(yè)內(nèi)部的信息和競爭對手的信息。一般企業(yè)獲得信息的渠道很單一，無非是一些公開性的文獻(xiàn)、一般性的技術(shù)交流資料或出差考察資料。專利信息及聯(lián)機檢索等現(xiàn)代化手段及設(shè)備較少，檢出的資料不全。大量興起的企業(yè)自辦的信息刊物的許多內(nèi)容都是東拼西湊的結(jié)果,很少有通過技術(shù)分析獲得的信息,這在一定程度上造成了信息污染,也使得企業(yè)缺乏自身的、固定的信息來源。

2.3 信息處理手段落后

目前，我國多數(shù)企業(yè)的信息機構(gòu)都存在著資金不足的問題,由于受資金的限制，許多企業(yè)的信息機構(gòu)無力購買一些現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)設(shè)備。雖然一些大型企業(yè)都設(shè)有情報研究所、情報部或情報室，但中小企業(yè)通常只設(shè)有情報室，其中相當(dāng)一部分中小企業(yè)沒有專門的情報信息機構(gòu)。特別是效益差的企業(yè)，其信息工作仍停留在“資料室”的水平，致使信息的收集、加工、存儲、傳遞、控制仍以傳統(tǒng)的手工方式為主，采用的是進(jìn)行文獻(xiàn)資料檢索、技術(shù)和專利查新、翻譯、編輯行業(yè)技術(shù)經(jīng)濟動態(tài)刊物，開展項目動態(tài)跟蹤和專題調(diào)研等情報信息服務(wù)。這種模式雖然對企業(yè)仍是提供信息服務(wù)必不可少的方式，但信息部門往往根據(jù)其要求的課題和內(nèi)容進(jìn)行工作，服務(wù)對象窄，信息傳遞單一，工作狀態(tài)被動，服務(wù)水平較低，從而影響了企業(yè)信息機構(gòu)的信譽度。

2.4 信息技術(shù)落后，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化程度不高

在向知識經(jīng)濟邁進(jìn)的今天，信息技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)正隨著世界經(jīng)濟的多極化、區(qū)域化、一體化及國際貿(mào)易自由化的發(fā)展，逐步滲透到社會經(jīng)濟的各個環(huán)節(jié)，經(jīng)濟全球化和信息化已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流，這給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)和機遇。早在1983年，美國的奈斯比特在他著名的《大趨勢》一書中就把“從等級制結(jié)構(gòu)到網(wǎng)絡(luò)化結(jié)構(gòu)”作為改變我們生活的十大趨勢之一。在從計劃經(jīng)濟體制向市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌的過程中，企業(yè)被推向市場，原來的金字塔型的體系為企業(yè)提供決策信息方面的作用已越來越弱化，企業(yè)必須建立自己的信息渠道，網(wǎng)絡(luò)化的特點在于它提供一種橫向聯(lián)系。但多數(shù)企業(yè)家對于信息化社會帶來的機遇和挑戰(zhàn)準(zhǔn)備不足，對以網(wǎng)絡(luò)化為代表的信息基礎(chǔ)機構(gòu)的作用認(rèn)識不足，對網(wǎng)絡(luò)化依然如霧里看花。據(jù)“中國因特網(wǎng)使用情況調(diào)查報告會”所提供的資料，1998年上半年我國共有因特網(wǎng)用戶1715萬，站點317萬個，但上網(wǎng)企業(yè)只占總用戶的11.13%，說明我國企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化程度不高。

2.5 企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)滯后

目前，發(fā)達(dá)國家企業(yè)信息系統(tǒng)與信息資源管理正與“數(shù)據(jù)處理時代”向“信息技術(shù)時代”轉(zhuǎn)變。例如,英、美、法、德、日、韓、新加坡等國，由于經(jīng)濟實力雄厚,企業(yè)自動化程度較高,信息系統(tǒng)管理的總體水平比較先進(jìn)。改革開放以來，我國企業(yè)信息系統(tǒng)的發(fā)展從總體上看已經(jīng)初具規(guī)模，國家投資建設(shè)的“國家經(jīng)濟信息網(wǎng)”等全國性公用信息網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)逐步實現(xiàn)信息化提供了條件。同時，也實現(xiàn)了中央各主要部委之間、各省市地區(qū)之間以及國家重點工程、國有大中型企業(yè)的初級網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)。但由于我們國家底子薄、企業(yè)分散、集團規(guī)?；髽I(yè)少、設(shè)備和技術(shù)基礎(chǔ)差,企業(yè)信息系統(tǒng)的開發(fā)利用水平總體上還處于 “數(shù)據(jù)處理時代”,與發(fā)達(dá)國家相比至少要落后20年。我國大型企業(yè)信息系統(tǒng)較好,少數(shù)大型企業(yè)實現(xiàn)了國內(nèi)外聯(lián)網(wǎng)。但是，就全國企業(yè)的總體情況看，信息系統(tǒng)還處在自我封閉的狀態(tài)，企業(yè)外部環(huán)境信息和國際市場信息不通暢。

2.6 企業(yè)信息人員素質(zhì)較低，結(jié)構(gòu)不合理

企業(yè)信息工作人員的素質(zhì)和結(jié)構(gòu)也是影響信息化的重要因素之一。長期以來，我國企業(yè)信息工作人員的素質(zhì)比較低，普遍知識面比較窄；人員結(jié)構(gòu)也存在著嚴(yán)重的不合理性，基本上以科技、外語、圖書、情報、檔案人員為主，專業(yè)信息人員很少，即懂專業(yè)知識，又懂現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人員則更少，這樣的知識結(jié)構(gòu)決定了信息人員只能對信息作簡單的整理等表面性工作，而無力對信息進(jìn)行深度的開發(fā)，大大影響了信息科研成果的力度。

3 文獻(xiàn)信息資源自動化

3.1 自動化是企業(yè)圖書館發(fā)展的必然趨勢

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普遍應(yīng)用，我國各大中型企業(yè)己紛紛建立起企業(yè)網(wǎng),而圖書館作為企業(yè)的文獻(xiàn)信息中心則是網(wǎng)上的重要資源之一,無論是從簡單的MARC標(biāo)準(zhǔn)的講座，還是文獻(xiàn)信息資源共建的討論；無論是圖書館應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)引進(jìn)和設(shè)備的購置，還是館際互借、聯(lián)合編目、網(wǎng)上交換資源共享等，這些變化都預(yù)示著信息革命正推動著一個圖書館自動化、文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化的全新階段的到來。那么，企業(yè)圖書館如何實現(xiàn)自動化呢?

3.2 保證和協(xié)調(diào)建設(shè)經(jīng)費

長期以來,由于經(jīng)費緊張,各企業(yè)圖書館把有限的資金投在了硬件建設(shè)上,以盡快實現(xiàn)初步的業(yè)務(wù)管理自動化,而用在軟件及數(shù)據(jù)庫建設(shè)上的資金嚴(yán)重不足,這樣就造成了建成的圖書館自動化系統(tǒng)效率低，缺乏發(fā)展后勁。因此，在系統(tǒng)建設(shè)的初期就要統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一協(xié)調(diào),保證系統(tǒng)的各個階段、軟硬件的各個部分都要有一定比例的資金,這樣系統(tǒng)才能平衡發(fā)展。

3.3 單獨建設(shè)與分工合作相結(jié)合

建設(shè)具有一定數(shù)量和質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)是一個人力物力和財力投入都很大的系統(tǒng)工程,讓目前經(jīng)費不夠充裕的企業(yè)圖書館獨立承擔(dān)建設(shè)任務(wù)是比較困難的,因此，需要多方協(xié)調(diào)，統(tǒng)一規(guī)劃,分工合作。硬件可以在一定的基礎(chǔ)上獨立建設(shè),而軟件和數(shù)據(jù)庫可以聯(lián)合編制、引進(jìn)或自建,只有這樣，才能在一定區(qū)域或行業(yè)內(nèi)實現(xiàn)網(wǎng)上檢索、借閱等共享服務(wù)。

3.4 實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基本要求,是網(wǎng)絡(luò)能否生存的關(guān)鍵。一直以來,由于種種原因我國企業(yè)圖書館工作中存在著大量不符合標(biāo)準(zhǔn)或不規(guī)范的問題,隨著文獻(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展，企業(yè)圖書館必須結(jié)合文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)要求,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范,否則將后患無窮。

4 文獻(xiàn)信息資源自動化管理模式

4.1 單機單用戶管理模式

單機單用戶是指使用一臺微機開展某一方面的管理工作,各計算機之間無任何連接。如采訪、分編、典藏、流通或期刊等工作各自使用一臺或多臺微機,雖然這幾項工作都能進(jìn)行,但在某一段時間內(nèi)只能在一臺微機上進(jìn)行其中的一項。

在國內(nèi)企業(yè)圖書館,這種模式目前占多數(shù),比如濟南自來水公司圖書館即采用的這一模式。原因是這一模式系統(tǒng)投資小、見效快、維護(hù)容易,但其缺點也是顯而易見的,即功能單一，不能同時開展多項工作、數(shù)據(jù)資源共享較難,即使很小的圖書館也很難在單臺微機上運行集成管理系統(tǒng)。不過，從長遠(yuǎn)的觀點看,這一模式只能是一種過渡。

4.2 單機多用戶管理模式

使用單臺計算機,主要是指高檔微機,也可以是大中小型機,配置多個終端同時進(jìn)行多項工作的一種管理模式。

近幾年來,特別是隨著微機服務(wù)器的發(fā)展，采用這一模式的圖書館不在少數(shù)，如煙臺港務(wù)局圖書館就選擇了這一模式。其優(yōu)點是軟件和數(shù)據(jù)的共享性好、不感染計算機病毒,投資相對少一些、擴大用戶只需增加終端設(shè)備即可。但這一模式也有一個不可克服的缺陷，即如果主機出現(xiàn)故障就會導(dǎo)致整個系統(tǒng)的癱瘓，因此采用這一模式必須使用高可靠性的主機,最好能有一臺備用主機,或能及時排除主機故障,否則就會影響整個圖書館業(yè)務(wù)工作的開展。

4.3 微機局域網(wǎng)模式

微機局域網(wǎng)是近幾年計算機技術(shù)和通訊技術(shù)相互結(jié)合的產(chǎn)物,它是一種以一臺或多臺服務(wù)器和若干工作站組成的結(jié)構(gòu)化的多機多用戶系統(tǒng),計算機用戶既可使用自己本地工作站上的數(shù)據(jù)也可共享他人的數(shù)據(jù),既能處理本地計算機上的數(shù)據(jù)也能處理中央服務(wù)器或系統(tǒng)中其他計算機上的數(shù)據(jù)。

這一模式的優(yōu)點主要是系統(tǒng)擴展能力較強、數(shù)據(jù)可分布存放、如果其中個別計算機(包括中央服務(wù)器)發(fā)生故障對整個系統(tǒng)的影響較小。微機局域網(wǎng)一次性投資大，系統(tǒng)維護(hù)較難、極易感染計算機病毒是其主要缺點。

根據(jù)以上分析,單機單用戶管理模式只能作為一種過渡模式,而多用戶模式和微機局域網(wǎng)模式各有利弊,各館可根據(jù)自己的情況做出不同的選擇。

5 小結(jié)

在市場經(jīng)濟和科技興企的新形勢下，知識更新的速度愈來愈快，人才競爭的趨勢愈演愈烈。在這種情況下，企業(yè)圖書館作為企業(yè)的文獻(xiàn)信息資源中心,它是幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)宏觀決策、促進(jìn)生產(chǎn)科研的主要知識源和重要的情報信息源,是企業(yè)發(fā)展技術(shù)經(jīng)濟的重要支柱,在知識經(jīng)濟的今天,人們已經(jīng)認(rèn)識到了“知識就是生產(chǎn)力”、“知識就是力量”。作為企業(yè)主體的廠長(經(jīng)理)和職工都需要掌握現(xiàn)代管理知識和專業(yè)知識,更不要說企業(yè)的技術(shù)改造。新產(chǎn)品的研制與開發(fā)、工人素質(zhì)的提高,這些只有依靠圖書館才能實現(xiàn),因此，企業(yè)要發(fā)展離不開現(xiàn)代化的圖書館。反之，企業(yè)圖書館也只有強化其服務(wù)職能,才能為領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)管理人員提供高質(zhì)量的文獻(xiàn)信息服務(wù)。

［1］劉新重.圖書館是企業(yè)發(fā)展技術(shù)經(jīng)濟的重要支柱［J］.圖書館理論與實踐,1998(1).

［2］張廷廣，何潺.企業(yè)圖書館與自動化建設(shè)［J］.現(xiàn)代情報，2000（3）.

［3］程剛.我國企業(yè)信息工作存在的問題及治理［J］.情報雜志，1996（3）.