公共圖書館圖書招標(biāo)采購的實踐與探索

張 煒

（洛陽市圖書館，河南 洛陽 471000）

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國政府采購法》分別于2000年1月1日和2003年1月1日正式開始實施，標(biāo)志著各種重大項目建設(shè)實行招投標(biāo)管理逐步走向法制法、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。圖書采購作為特殊項目，隨著我國市場經(jīng)濟發(fā)展及“科教興國”戰(zhàn)略的實施，國家對科技、教育經(jīng)費投入的加大，圖書館的文獻資源購置經(jīng)費也在不斷地增加，在這樣的背景下，圖書市場空前活躍與繁榮，圖書發(fā)行已經(jīng)打破了新華書店一統(tǒng)天下的局面，出現(xiàn)了新華書店、出版社、書商、民營書店、作者等競相發(fā)行的態(tài)勢，使圖書館對中文圖書的采購渠道不斷擴大，這就給圖書館進一步優(yōu)化圖書采購工作帶來了良好的機遇。建立一種科學(xué)的圖書供應(yīng)商選擇模式，合理地實現(xiàn)部分圖書加工業(yè)務(wù)工作的外包，是做好圖書館圖書采購工作的前提，是提高圖書館采編工作效率的基礎(chǔ)，也是提高圖書館購書資金使用效益的保證。圖書館圖書采購招標(biāo)將是大勢所趨。

隨著我國法制的健全及書刊發(fā)行市場的日漸成熟，圖書館文獻信息資源采購面臨新的挑戰(zhàn)和新的機遇。本文對文獻信息資源招標(biāo)采購的必要性和可行性、形式及操作程序進行了探討，并結(jié)合公共圖書館文獻信息資源招標(biāo)采購的實踐，分析了招標(biāo)采購過程中應(yīng)注意的問題。

在市場經(jīng)濟條件下，圖書館的書刊采購也必須遵循商品生產(chǎn)和商品交換的規(guī)律，將市場競爭機制充分引入到出版物的采購中，才能使圖書館經(jīng)費得到最有效的使用。圖書館要改變傳統(tǒng)的采購思想和購買模式，確立通過規(guī)范競爭取得綜合經(jīng)濟效益的指導(dǎo)思想，依照經(jīng)濟效益性原則，采用靈活多種采購方式。圖書館要花最少的錢買到最好的文獻資源，只有通過招標(biāo)來實現(xiàn)。

通過招標(biāo)，可以吸引較原來選擇范圍大得多的書商參與競爭，有利于圖書館收集書商的信息。通過評標(biāo)委員會的比較和推薦，從投標(biāo)的書商中選出資信優(yōu)良，服務(wù)質(zhì)量好的代理商，以有效地保證文獻資源采購的質(zhì)量。通過招標(biāo)，增加了采購的透明度，使文獻資源采購爭取折扣成為陽光下的行為，而不是某些人的個人行為，使圖書館的利益免受損害，既保護了有關(guān)的工作人員，也符合市場經(jīng)濟“公開、公平、公正”的競爭原則，使圖書館的文獻資源采購工作步上一個規(guī)范運作的良性臺階。筆者結(jié)合自身工作實踐，將公共圖書館圖書招標(biāo)采購分為以下幾個步驟：

1 編制采購計劃

招標(biāo)采購不過是文獻采訪的方式之一。在進行招標(biāo)采購之前，一定要先制訂好采購計劃，根據(jù)本館提供的經(jīng)費額度，劃分好此次招標(biāo)經(jīng)費的比例，充分考慮好服務(wù)對象，各層次讀者需求，本館館藏特點及館外服務(wù)地點多少等圖書配置等問題。如果要面對評估，還要充分考慮評估標(biāo)準(zhǔn)。從而詳細制訂計劃，確定文獻采購的品種和數(shù)量，由此編制內(nèi)容及要求不同的招標(biāo)文件。

2 確定標(biāo)書內(nèi)容

標(biāo)書內(nèi)容不單涉及折扣百分比的高低問題，還要明確以各種服務(wù)指標(biāo)及違約處理辦法。這包括：一是保證采書環(huán)境，必須是提供內(nèi)容完整、覆蓋面廣、更新及時的圖書品種；二是到書率和訂準(zhǔn)率，一般要求現(xiàn)購圖書到書率不低于85%，且必須嚴(yán)格按本館提供的訂單發(fā)書，不得自行搭配；三是驗收和退貨的規(guī)范，如非本館所訂圖書一律退回，保證為正版圖書，以劣充優(yōu)，同時要求發(fā)書清單內(nèi)容完善、清晰，保證書、單一致；四是付款方式的約定，按相應(yīng)的流程驗收，有一定的時間滯后，難以做到貨到即付款。通過約定，可減少不必要的糾紛；五是加工要求，要求配有編目人員根據(jù)本館要求進行編目數(shù)據(jù)，并進行貼條碼，書標(biāo)加工等。

3 科學(xué)公正地評標(biāo)

評標(biāo)是招標(biāo)采購的重要環(huán)節(jié)，能否科學(xué)公正評標(biāo)，選擇優(yōu)秀的合作伙伴直接影響了招標(biāo)采購的質(zhì)量。因此，要注意以下幾點原則：（1）實施評標(biāo)的人員要具有專業(yè)性，熟悉圖書館采購工作及圖書的商品特點。（2）要正確處理好經(jīng)濟效益與采購質(zhì)量的關(guān)系，不能一味追求低折扣而使圖書質(zhì)量降低。（3）做好對書商的考察和篩選工作，尋找信譽良好經(jīng)驗豐富的書商。

4 實施采購要多途徑結(jié)合

選書途徑有多種，如現(xiàn)場樣書選購，通過訂單選購和提供圖書目錄采購等。各種方式各有優(yōu)劣，要多種途徑結(jié)合，取長補短，提高選書的質(zhì)量。（1）現(xiàn)場采書。指的是現(xiàn)場實物選書，采購人員以自己的經(jīng)驗，根據(jù)書的封面，紙質(zhì)，大概內(nèi)容進行判斷書的優(yōu)劣，比較直觀地選取，保證書的質(zhì)量。（2）定單選取。根據(jù)本次招標(biāo)采購的需要，如年限，分類等，由書商提供電子訂單，采購人員再通過訂單上書的題名，作者，出版社，內(nèi)容簡要進行判斷，選取所要圖書。由于先進行了電腦條件篩選，出版年限與書的大類可集中選出，大大提高了效率。但畢竟接觸的不是實物，不能準(zhǔn)確地判斷書的質(zhì)量。（3）提供書單。前兩者都是由采編人員選取，選書的質(zhì)量受采購人員的知識結(jié)構(gòu)，學(xué)識層次及經(jīng)驗限制，對于一些專業(yè)性，個性化比較強的書往往不能得到滿足?？上虿煌瑢哟渭皩W(xué)歷的讀者征取書目，再由采購人員對其進行整理，匯成訂書目錄。這種方式直接根據(jù)讀者的需要訂購，滿足他們個性化的要求。但書目征集過程受如何廣泛地發(fā)動讀者，提高他們參與的積極性和提交書目的質(zhì)量等方面限制，而且采購人員對各類提交書目進行整理匯總時工作量比較大，執(zhí)行起來時間周期較長。總之，三種方式各有優(yōu)劣，可根據(jù)實際情況交互使用，取長補短，提高采購質(zhì)量。

5 采購人員的培訓(xùn)與選派

采購人員是招標(biāo)采購的具體實施者，能否依照合同精神切實履行采購職責(zé)是最終影響招標(biāo)采購的關(guān)鍵，所以采購人員的選派十分重要。筆者認(rèn)為，采購人員應(yīng)具備以下三個條件：（1）要有較廣的知識面，了解讀者的閱讀需求及學(xué)術(shù)研究的發(fā)展動態(tài)，熟悉館藏。（2）了解圖書的出版與發(fā)行知識。理解同一種書的不同版式的閱讀層面不同等圖書商品的特殊情況。（3）認(rèn)真學(xué)習(xí)本次招標(biāo)采購中合同中的內(nèi)容與精神，公正嚴(yán)格地履行合同里的條款，并能及時處理和發(fā)現(xiàn)實施采購中出現(xiàn)的意外情況。

6 定期進行階段性總結(jié)

每個階段從完成采購，到書驗收，編目，加工，移交等采編流程后，要及時進行反饋與總結(jié)。依據(jù)招標(biāo)書里的條款，通過到書率，到準(zhǔn)率，編目數(shù)據(jù)，加工情況等評估每一個書商的履行能力，并向書商反饋，要求其進一步改善；領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真聆聽各采購人員實施采購實際情況，分析采購的進度與狀況，合理調(diào)整好下一步的采購計劃。

當(dāng)然圖書招標(biāo)采購也存在一定的局限性如地方出版物、年鑒、地方志、地方文獻、古籍等圖書也是圖書館采購的重點，也更能體現(xiàn)一個館的特色。同時，這方面圖書資料也存在一定的連續(xù)性和系統(tǒng)性，歷年來都是由一些特定圖書供應(yīng)商為圖書館供貨。招標(biāo)采購時，這些供應(yīng)商在綜合實力方面不如大型書商，往往中標(biāo)機會很微。就使的這些圖書館非常需要的特色圖書資料往往得不到保證。因此現(xiàn)階段圖書館購書經(jīng)費并不能完全進行圖書招標(biāo)采購，而只適用于中文普通圖書。

圖書館的資源建設(shè)是一個長期積累的過程，任何片面追求經(jīng)濟效益，只顧眼前的短期行為都將影響其完整性和系統(tǒng)性，館藏質(zhì)量才是圖書館人追求的最高目標(biāo)。筆者認(rèn)為，在招標(biāo)過程中，要處理好經(jīng)濟效益與采購質(zhì)量的關(guān)系，這就需要在招標(biāo)方和投標(biāo)方的利益關(guān)系中找到一個最佳的平衡點；要做好書商的考察和篩選工作；在招標(biāo)采購實踐中一定要注意揚長避短，充分發(fā)揮這種新采購模式的優(yōu)點，注意克服招標(biāo)采購可能帶來的弊端。隨著讀者對文獻大量而持續(xù)性的需求，招標(biāo)采購這種模式將會成為越來越多的圖書館的主導(dǎo)采購模式，它的運作也將越來越規(guī)范和合理。

［1］ 史敏鴿，趙輝.高校圖書館圖書供應(yīng)商的選擇及其評價方法研究［J］.圖書館工作與研究，2006，(6).

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［4］ 陳金菊.文獻采購政府招標(biāo)探析［J］.圖書館學(xué)研究，2005，(7).