西文圖書回溯建庫(kù)的實(shí)踐與思考

公言奎，祁瑞

(伊犁師范學(xué)院圖書館,新疆伊寧835000)

1 回溯建庫(kù)前的準(zhǔn)備

回溯建庫(kù)既要保證數(shù)量，又要控制質(zhì)量，所以選擇科學(xué)合理的建庫(kù)依據(jù)十分重要。依照文獻(xiàn)本身進(jìn)行錄入，可以保證書目數(shù)據(jù)與館藏文獻(xiàn)實(shí)體相一致，有效避免有書無(wú)數(shù)據(jù)或有數(shù)據(jù)無(wú)書的現(xiàn)象，可以為讀者增加檢索途徑，彌補(bǔ)利用卡片錄入的諸多缺陷。但建庫(kù)速度慢。依照卡片目錄建庫(kù)，雖然速度比較快，但由于卡片目錄有些是手工書寫的，著錄內(nèi)容較簡(jiǎn)單，顯示的圖書信息不夠詳細(xì)、規(guī)范，再加上卡片丟失、殘缺等原因，都會(huì)影響數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，降低文獻(xiàn)的查全率和查準(zhǔn)率。因此，依照文獻(xiàn)本身進(jìn)行錄入比較科學(xué)合理。

2 制定詳細(xì)的著錄細(xì)則

嚴(yán)格執(zhí)行和遵守編目工作細(xì)則是控制書目數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的重要措施。為確保數(shù)據(jù)錄入的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，我們?cè)阡浫胫熬蛥⒖肌禖AILS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)》、《西文文獻(xiàn)著錄條例(修訂擴(kuò)大版)》和《英美編目條例》(第2版)等制定了詳細(xì)的工作規(guī)范和數(shù)據(jù)錄入細(xì)則。對(duì)主要著錄用字段、子字段的選用，標(biāo)識(shí)符號(hào)，叢書與多卷書的集中與分散具體處理方法，套錄數(shù)據(jù)源的選擇順序，以及USMARC著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次等作了詳細(xì)的規(guī)定，以便使各項(xiàng)工作有章可循，避免在實(shí)際工作中由于套錄不同數(shù)據(jù)源出現(xiàn)目錄體系不一致的現(xiàn)象和由于對(duì)格式掌握不準(zhǔn)出現(xiàn)一些認(rèn)識(shí)上的偏差。要求錄入人員嚴(yán)格執(zhí)行編目細(xì)則，遵守操作規(guī)范，力求做到錄入信息準(zhǔn)確，著錄項(xiàng)目完整，揭示文獻(xiàn)內(nèi)涵深刻，確保書目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。為提高建庫(kù)速度，實(shí)行量化管理與目標(biāo)管理相結(jié)合的工作方式，根據(jù)建庫(kù)人員的實(shí)際水平，規(guī)定每天的數(shù)據(jù)錄入數(shù)量，并將任務(wù)分配給每個(gè)人。

3 整理書庫(kù)，將分散在各書庫(kù)中的西文圖書統(tǒng)一管理

國(guó)內(nèi)出版社出版的全英文圖書、雙語(yǔ)教材和一部分授權(quán)影印版西文圖書，由于這類圖書隨中文圖書一同購(gòu)入，而且有中文在版編目數(shù)據(jù)，中外文并存的題名、著者及其它出版信息，由于歷史原因有的歸入了漢文書庫(kù)，有的歸入外文書庫(kù)，給圖書管理和讀者利用帶來(lái)了不便。為徹底杜絕一書多MARC現(xiàn)象，依據(jù)2006年Calis聯(lián)機(jī)合作編目中心發(fā)布的《中西文文獻(xiàn)界定原則》，我們借這次整理書庫(kù)的機(jī)會(huì)徹底進(jìn)行了一次清理，全部進(jìn)行修改，歸入外文書庫(kù)進(jìn)行分編管理。在錄入時(shí)也充分考慮到這類圖書的特點(diǎn)，除錄入外文主要信息外，還盡可能全面，完整地將該書的中文有關(guān)信息在著錄時(shí)予以揭示，這樣既揭示了外文圖書的特征，又區(qū)別于純粹的原版圖書，也為讀者查詢提供了方便。

4 確定套錄為主,原始編目為輔的工作模式

為提高回溯建庫(kù)的速度和質(zhì)量，我們選擇套錄為主，原始編目為輔的工作模式。套錄數(shù)據(jù)時(shí)可通過(guò)ILASII系統(tǒng)內(nèi)嵌Z39.50編目模塊直接訪問(wèn)Internet網(wǎng)上任意的Z39.50服務(wù)器。對(duì)于數(shù)據(jù)源的選擇，先從CAILS聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，下載書目數(shù)據(jù),如果檢索不到，再到美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館、俄亥俄大學(xué)圖書館、香港中文大學(xué)圖書館、大不列顛圖書館等館的書目數(shù)據(jù)庫(kù)中查找，可以方便，快捷獲取多條MARC數(shù)據(jù)，直接復(fù)制到編輯屏中。再根據(jù)錄入細(xì)則，稍作修改即可，實(shí)現(xiàn)了與Internet網(wǎng)上數(shù)據(jù)的共享。套錄網(wǎng)上免費(fèi)的書目數(shù)據(jù)不但方便而且經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，為我館西文圖書回溯建庫(kù)工作提供了極大的便利。

4.1 準(zhǔn)確套錄

就是套錄數(shù)據(jù)源與所編文獻(xiàn)完全一致，只需添加本館館藏信息即可轉(zhuǎn)入本館書目數(shù)據(jù)庫(kù)。準(zhǔn)確套錄，首選檢索途徑為ISBN號(hào)，因?yàn)樗鼘Ｖ付雀撸斎敕奖憧焖?。但要注意外文原版書在出版時(shí),同種圖書由于裝幀形式不同會(huì)有不同的ISBN號(hào)，同種書的版次如果不同,ISBN號(hào)也就不同。也可以利用版權(quán)頁(yè)上提供的LC書目記錄控制號(hào)(國(guó)會(huì)圖書館卡片控制號(hào))作為檢索途徑。還可以利用題名、著者和主題進(jìn)行搜索。為了提高套錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量，一定要選擇標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，著錄項(xiàng)目齊全，格式規(guī)范的數(shù)據(jù)源。還要加強(qiáng)錄入人員責(zé)任心的培養(yǎng)，不能只機(jī)械地檢索復(fù)制，還應(yīng)盡量選擇一條書目?jī)?nèi)容豐富，著錄項(xiàng)目齊全的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，避免套錄后再大量修改影響編目工作效率。

4.2 相近套錄

對(duì)于少部分無(wú)法準(zhǔn)確套錄到數(shù)據(jù)的圖書，我們采取相近套錄的方法，即從外部數(shù)據(jù)庫(kù)獲取一條較為相似的源記錄,套錄后逐項(xiàng)仔細(xì)核對(duì)源記錄和所編文獻(xiàn)的書目信息。如245題名與責(zé)任者項(xiàng)，250版本項(xiàng)，260出版發(fā)行項(xiàng)，020國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)書號(hào)、260出版項(xiàng)，300載體形態(tài)項(xiàng),400、490叢編項(xiàng)，450、504附注項(xiàng)，700、710、711責(zé)任者附加等項(xiàng)目。核對(duì)之后結(jié)合本館的錄入細(xì)則，對(duì)源記錄的相關(guān)信息進(jìn)行必要的增、刪、改，使之符合所編文獻(xiàn)的信息，成為符合本館的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)。對(duì)于實(shí)在無(wú)法從外部數(shù)據(jù)庫(kù)獲取源數(shù)據(jù)圖書，只能依據(jù)文獻(xiàn)本身，嚴(yán)格按照西文圖書USMARC字段標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行原始編目。

5 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高館員業(yè)務(wù)水平

首先我們專門從采編部挑選編目業(yè)務(wù)精湛，計(jì)算機(jī)操作能力強(qiáng)，工作認(rèn)識(shí)負(fù)責(zé)，有較高外語(yǔ)水平的業(yè)務(wù)骨干參加回溯建庫(kù)。其次安排既熟悉軟件又精通西文圖書編目的優(yōu)秀館員對(duì)參加建庫(kù)的人員進(jìn)行培訓(xùn)。主要講解西文圖書著錄規(guī)則，西文文獻(xiàn)著錄條例，包括主要著錄用字段、子字段和指示符，從記錄頭標(biāo)區(qū)到各字段逐一講解所代表的含義，要求錄入人員理解掌握著錄規(guī)則，準(zhǔn)確使用各字段、子字段及標(biāo)識(shí)符號(hào)，確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確、規(guī)范，方便讀者檢索。再次，為提高查詢數(shù)據(jù)的命中率，建庫(kù)人員還要熟悉各數(shù)據(jù)庫(kù)檢索特點(diǎn)，掌握檢索技巧，熟練運(yùn)用其檢索功能,以便應(yīng)對(duì)下載數(shù)據(jù)時(shí)遇到的各種問(wèn)題。第四是安排業(yè)務(wù)水平過(guò)硬的館員跟班對(duì)建庫(kù)人員進(jìn)行指導(dǎo)，隨時(shí)解決遇到的疑難問(wèn)題。

6 建立嚴(yán)格的審校制度，把好書目數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)

為確保書目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，審校人員必須由工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟練掌握機(jī)讀目錄格式，具有豐富西文編目經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)任。數(shù)據(jù)的審校采用人工審校和程序?qū)徯Ｏ嘟Y(jié)合的雙審制。首先根據(jù)USMACR格式以圖書為依據(jù)對(duì)全部著錄信息認(rèn)真仔細(xì)逐項(xiàng)審核，包括著錄項(xiàng)目，所用標(biāo)識(shí)符號(hào)和館藏信息，對(duì)發(fā)現(xiàn)的習(xí)慣性錯(cuò)誤要及時(shí)反饋給本人，便于及時(shí)糾正，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。其次是利用ILAS系統(tǒng)編目模塊具有的數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)，自動(dòng)糾錯(cuò)功能，設(shè)置檢測(cè)參數(shù)，對(duì)錄入數(shù)據(jù)的合法性和檢索點(diǎn)的規(guī)范性進(jìn)行檢測(cè)，包括設(shè)置必備字段，字段和子字段的重復(fù)性，指示符的選用，存盤自動(dòng)追加，ISBN號(hào)檢測(cè)，缺省設(shè)置等功能進(jìn)行維護(hù)，可時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人工審校難以發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。當(dāng)系統(tǒng)校驗(yàn)出錯(cuò)或遺漏時(shí)，將顯示錯(cuò)誤信息報(bào)告，記錄不能存盤，錄入人員可根據(jù)對(duì)話框的提示信息及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的修改，以進(jìn)一步提高建庫(kù)的質(zhì)量。第三數(shù)據(jù)審校人員應(yīng)相對(duì)保持穩(wěn)定，避免審校標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)識(shí)上的偏差，確保書目數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一性。

7 加強(qiáng)書目數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量

書目數(shù)據(jù)庫(kù)是圖書館開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量?jī)?yōu)劣直接關(guān)系到文獻(xiàn)的采訪、流通借閱、書目檢索、參考咨詢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能的發(fā)揮。為保證數(shù)據(jù)庫(kù)的順暢運(yùn)行，必須挑選工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，熟練掌握機(jī)讀目錄格式，有長(zhǎng)期編目工作經(jīng)驗(yàn)的資深館員經(jīng)常化、制度化地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，并建立健全各項(xiàng)維護(hù)制度。對(duì)于建庫(kù)后的遺留問(wèn)題，如同書異號(hào)，異書同號(hào)，多卷書處理不一致，套錄時(shí)張冠李戴等問(wèn)題，一定要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，仔細(xì)核查，及時(shí)進(jìn)行修改和補(bǔ)充。還要及時(shí)與流通部門溝通，傾聽讀者在利用數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)的反饋信息，確保書目數(shù)據(jù)庫(kù)更加科學(xué)合理。

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