高校圖書館檔案管理工作探討——以河南理工大學(xué)圖書館為例

劉麗輝

（河南理工大學(xué)圖書館，河南焦作454000）

1 高校圖書館檔案的作用

1.1 為高校圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考

檔案是圖書館各項工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，它完整地記載了圖書館不同階段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制以及各項工作取得的成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，反映了圖書館的辦館條件、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、信息資源結(jié)構(gòu)、讀者服務(wù)工作以及管理工作等各個方面。隨著檔案資料的不斷豐富和充實，檔案工作為圖書館當(dāng)前管理和制定未來的發(fā)展規(guī)劃提供了可靠的信息。

1.2 圖書館檔案是考核評估的依據(jù)

高校圖書館檔案是在工作中形成的，體現(xiàn)了圖書館的工作特點和活動規(guī)律，它主要包括學(xué)校以及圖書情報工作委員會下發(fā)的各種文件，本單位的黨政工作、人力資源管理工作、讀者服務(wù)工作以及資產(chǎn)管理等文件材料，全面系統(tǒng)地記錄了本單位各個階段主要工作，它不僅是對圖書館工作人員進(jìn)行考核評估時的依據(jù)，也是上級領(lǐng)導(dǎo)對圖書館工作考核評估時可查閱的重要實證材料。

1.3 為圖書情報理論和圖書館建設(shè)的研究提供資料

系統(tǒng)、完整的檔案資料管理是開展圖書館學(xué)研究的必要條件。圖書館檔案資料，是高校圖書館自身發(fā)展建設(shè)的第一手資料，真實可靠。圖書館的檔案資料不僅是為了目前使用，而且也是為了給后人積累資料，它為圖書情報事業(yè)和高校圖書館自身的發(fā)展建設(shè)提供可靠的信息資源保障，對圖書情報理論建設(shè)以及高校圖書館自身發(fā)展的理論研究和應(yīng)用研究都起到了十分重要的作用。

2 高校圖書館檔案工作存在的問題

2.1 對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠

高校圖書館對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠主要表現(xiàn)在以下三個方面：第一，沒有專人負(fù)責(zé)管理檔案，第二，沒有固定的存放地點，第三，沒有嚴(yán)格的管理制度，結(jié)果造成圖書館檔案的嚴(yán)重?fù)p壞、丟失。出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因是多方面的，但主要有兩點：一是領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為圖書館的流通、閱覽、自動化等一線工作做好就行了；二是一些高校館認(rèn)為圖書館是二級機(jī)構(gòu)，學(xué)校設(shè)有專門的檔案管理部門，圖書館再搞此項工作屬于重復(fù)建設(shè)。其實，這兩種看法都很片面，圖書館只有做好檔案管理工作，才能在以后的工作中吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，更高效、更深層次地為讀者提供服務(wù)。

2.2 檔案內(nèi)容不完整

目前，大多數(shù)高校圖書館至今沒有建立統(tǒng)一檔案管理原則，沒有配備專職的檔案管理人員。由于檔案管理人員的不斷更換，一方面使得許多檔案不是斷檔就是缺檔，或者是應(yīng)當(dāng)應(yīng)該存檔的而沒有存檔；另一方面對圖書館各部門收集、呈繳的許多檔案資料既沒有進(jìn)行登記，也沒有進(jìn)行分類編目，更不要說進(jìn)行二、三次檔案文獻(xiàn)的加工和利用了。

2.3 圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)緩慢

在信息化網(wǎng)絡(luò)化時代，許多圖書館的檔案管理和利用仍處在手工存取階段，沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化建設(shè)同步，檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢。從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，電子檔案、影像資料檔案的種類和數(shù)量相對較小，這樣的館藏檔案結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不能適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會對檔案資料的需求。

3 高校圖書館檔案的歸檔內(nèi)容

確定高校圖書館檔案歸檔內(nèi)容，是保證歸檔文件材料齊全、完整的關(guān)鍵。根據(jù)我國《檔案法》和有關(guān)檔案工作的法規(guī)及規(guī)定，結(jié)合高校圖書館的工作實際，筆者認(rèn)為，高校圖書館檔案的歸檔內(nèi)容大致可劃分為以下五個方面：黨群工作檔案、行政工作檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、人事檔案和資產(chǎn)財務(wù)檔案。

3.1 黨群工作檔案

主要包括：學(xué)校黨組織下發(fā)的黨務(wù)工作文件；圖書館黨組織工作計劃、總結(jié)、報告；圖書館黨組織管理、黨組織發(fā)展等工作材料：黨務(wù)工作會議記錄、黨組織活動材料、統(tǒng)戰(zhàn)工作材料、工會工作材料以及共青團(tuán)工作材料。

3.2 行政工作檔案

主要包括學(xué)校行政部門下發(fā)的與圖書館工作有關(guān)的文件：如學(xué)校圖書館工作會議紀(jì)要、學(xué)校圖書館委員會會議紀(jì)要、決定、指示、通知、規(guī)定、規(guī)劃等；圖書館行業(yè)工作的文件：圖書館工作條例、標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則、規(guī)則、規(guī)程、圖書館工作委員會的工作材料等；本館形成的文件材料：圖書館的發(fā)展規(guī)劃、年度計劃和總結(jié)，如每年的工作計劃及工作總結(jié)，各種統(tǒng)計報表，上級領(lǐng)導(dǎo)來圖書館講話的記錄以及各種規(guī)章制度、崗位職責(zé)等。

3.3 業(yè)務(wù)工作檔案

圖書館業(yè)務(wù)工作檔案直接來源于圖書館工作本身，它是為一定工作目的保存下來的各種不同載體的文件材料。具體包括采編檔案：圖書采購、編目的原始材料，各類文獻(xiàn)所采購的名稱、數(shù)量、價格以及文獻(xiàn)資源到館后建立的文獻(xiàn)典藏檔案；流通檔案：包括借閱統(tǒng)計、藏書統(tǒng)計、圖書資料借閱檔案，業(yè)務(wù)輔導(dǎo)工作記錄；技術(shù)部檔案：數(shù)字圖書館建設(shè)資料，設(shè)備與數(shù)據(jù)庫采購建設(shè)材料，電子閱覽室及電子文獻(xiàn)的利用率，圖書館自動化建設(shè)的各種報告；讀者檔案：包括讀者的姓名、年齡、專業(yè)、愛好等，特別要建立學(xué)校重點學(xué)科帶頭人、知名專家教授、研究生和本科生中尖子生的讀者檔案，根據(jù)這些重點讀者的特點和要求，提供針對性的信息服務(wù)；信息情報部檔案：包括情報交換單位、交換種類、數(shù)量等以及參考咨詢、信息傳播、重點學(xué)科課題跟蹤服務(wù)等檔案。

3.4 人事檔案

高校圖書館所收集保存的人事檔案是在日常工作中形成的組織人事材料。主要包括：圖書館人才引進(jìn)工作的材料；工作人員基本情況、個人業(yè)務(wù)自傳；工作人員的繼續(xù)教育情況；各種獎勵證書、論文論著、科研成果等，職工考評、考核、評聘材料；職工工資，職務(wù)、職稱、科研、晉升、任免等材料。

3.5 資產(chǎn)財務(wù)檔案

圖書館的資產(chǎn)財務(wù)檔案主要包括年度財務(wù)預(yù)算與決算材料，即根據(jù)工作需要，對當(dāng)年需要建設(shè)的專項項目、圖書期刊及數(shù)據(jù)庫、家具設(shè)備等購置情況，進(jìn)行年初預(yù)算、年終決算匯總后形成的文字材料；文獻(xiàn)設(shè)備采購的申請報告、招標(biāo)、采購、使用、維修、報廢等文件材料、財務(wù)會計憑證，如圖書、期刊采購及由外文數(shù)據(jù)庫付款清單，設(shè)備采購登記簿以及設(shè)備維修、報廢等文件材料；本館有關(guān)基建的報告、審批表、基建圖紙、施工方案、工程預(yù)算表、招標(biāo)竣工、驗收材料等以及圖書館的內(nèi)部收支檔案。

4 河南理工大學(xué)圖書館檔案管理的具體措施

要充分發(fā)揮高校圖書館檔案的優(yōu)勢與潛能，解決高校圖書館檔案工作中存在的問題，當(dāng)務(wù)之急是建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類方法，加快圖書館檔案的電子化進(jìn)程，不斷完善檔案管理體系，使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道，實現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

4.1 建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類方法

根據(jù)高校圖書館檔案歸檔內(nèi)容范圍，筆者在實際工作中按照《高校檔案實體分類法和高校檔案管理規(guī)范》的要求，以圖書館的全部檔案為分類對象，以方便讀者利用為目的進(jìn)行分類：黨群工作檔案、行政工作檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、人事檔案和資產(chǎn)財務(wù)檔案。

筆者根據(jù)實際工作需要，編制出如下高校圖書館檔案分類表(分類號采用漢語拼音和數(shù)字相結(jié)合的方式)。

1 DQ黨群工作檔案

DQ l.1黨務(wù)工作

DQ l.2統(tǒng)戰(zhàn)工作

DQ l.3工會工作

DQ l.4共青團(tuán)工作

2 XZ行政工作檔案

XZ 2.1學(xué)校行政部門下發(fā)文件

XZ 2.2行業(yè)文件

XZ 2.3本館形成的文件材料

XZ 2.4規(guī)章制度、崗位職責(zé)

3 YW業(yè)務(wù)工作檔案

YW 3.1采編部檔案

YW 3.2流通部檔案

YW 3.3技術(shù)部檔案

YW 3.4讀者檔案

YW 3.5信息情報部檔案

4 RS人事檔案

RS 4.1人才引進(jìn)

RS 4.2培訓(xùn)

RS 4.3考核

RS 4.4科研

5 ZC資產(chǎn)、財務(wù)檔案

ZC5.1年度財政預(yù)算與決算檔案

ZC5.2文獻(xiàn)設(shè)備采購與維修檔案

ZC5.3本館基建檔案

ZC5.4內(nèi)部收支檔案

4.2 加快圖書館檔案電子化進(jìn)程

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，隨著時代的發(fā)展，人們對檔案信息的需求也越來越高，對檔案開發(fā)的要求也越來越高。檔案電子化建設(shè)的目的是最大限度地延長檔案的壽命，最快捷地為讀者提供檔案信息。

河南理工大學(xué)圖書館為了實現(xiàn)圖書館檔案長久保存、集中管理和方便讀者利用，采用了“文檔一體化”的管理模式。圖書館技術(shù)人員研發(fā)了既有檔案管理員登錄、修改、編目、統(tǒng)計，又有讀者借閱、查詢、檢索等功能完備的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)提示輸入管理員和密碼后，進(jìn)入檔案管理主頁面，就可以選擇增加、修改或者刪除檔案記錄。增加、修改和刪除檔案記錄后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)自動更新。用戶可以根據(jù)用戶名和密碼登陸圖書館檔案管理系統(tǒng)，檢索或者打印相關(guān)的檔案信息資料。

在“文檔一體化”的管理模式中，檔案管理員將學(xué)校辦公自動化的文件處理與檔案管理兩個過程結(jié)合起來，納入到一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)“文檔一體化”的管理模式，這種管理模式可以使大量的文件輸入工作在文件處理過程中一次性完成，提高了工作效率，也有助于解決傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的信息流通不暢、紙張堆疊、查詢繁瑣、文件歸檔工作量大等弊端，也為高校圖書館檔案管理工作帶來了實質(zhì)性進(jìn)步，使檔案管理工作變得更為具體、直接，使檔案的參考利用變得更為方便快捷。使用“文檔一體化”的檔案管理模式，逐步實現(xiàn)了圖書館檔案的數(shù)字化，讀者可以利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，其速度和準(zhǔn)確性都會大大提高，通過網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查詢到所需的保存在計算機(jī)中的數(shù)字化的文件內(nèi)容，極大地方便了用戶。

4.3 完善管理體系，保障檔案工作健康有序地發(fā)展

為了建立完整的的檔案管理體系，保障檔案工作健康有序地發(fā)展，河南理工大學(xué)圖書館的檔案管理建立了以下三級管理體系：

第一級管理：館領(lǐng)導(dǎo)的重視。館領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作得以順利開展的根本保障。河南理工大學(xué)圖書館檔案工作由館領(lǐng)導(dǎo)主抓。館領(lǐng)導(dǎo)參與檔案體系的建設(shè)工作，不但能夠隨時提供檔案材料，而且在人力、物力、財力方面給予了檔案工作大力支持。

第二級管理：由專職檔案員負(fù)責(zé)全館檔案的管理工作。專職檔案管理人員負(fù)責(zé)全館檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案管理員將圖書館各部門交上來的檔案首先進(jìn)行分類，將分好類的檔案卷進(jìn)行組卷，然后再將卷內(nèi)文件材料重新排列，根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號。檔案管理員把編過號的檔案按照號碼、名稱、類別、責(zé)任人、歸檔日期等，作為數(shù)據(jù)錄入，并把這些數(shù)據(jù)組成案卷的文件清單，以備查找。這樣就有效地避免了檔案的缺檔、斷檔，保證了檔案工作的有序開展。

第三級管理：各部門配合專職檔案人員的工作。由于圖書館工作的特殊性，決定了檔案工作并非一個專職檔案管理人員力所能及。河南理工大學(xué)圖書館各部門領(lǐng)導(dǎo)對本部門的業(yè)務(wù)工作，都能夠及時準(zhǔn)確地提交歸檔材料，配合專職檔案員完成各種檔案的歸檔工作。

圖書館三級檔案管理體系的創(chuàng)建是圖書館檔案建設(shè)的前提，也是檔案資料得以完整保存和利用的基礎(chǔ)。

高校圖書館檔案管理不僅是圖書館發(fā)展和建設(shè)歷程中的極其重要的信息資源，也是高校檔案工作的重要組成部分。隨著高校教育和圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，圖書館要采取積極有效的方法，充分開發(fā)利用圖書館檔案信息資源，只有這樣才能為高校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，為圖書館事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

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