高校檔案信息化建設(shè)芻議

韓香蘭

（洛陽師范學(xué)院綜合檔案室，河南 洛陽 471022）

1 當前高校檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理重要性認識不夠

長期以來，人們對檔案工作的認識存在誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟效益。因此，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視檔案管理工作，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。

1.2 管理力量薄弱、管理手段落后

很多高校檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。在設(shè)備配備上，一些學(xué)校采取因陋就簡、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為“一間”，硬件設(shè)施停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

1.3 歸檔文件收集不全，檔案種類單一，檔案整理不規(guī)范

有些學(xué)校由于認識上的偏差，不能及時將應(yīng)該歸檔的文件收集歸檔，如有些學(xué)校的檔案，只有請示，沒有批復(fù)，或者只有批復(fù)，而沒有請示，不能反映某一事件的前因后果。還有一些學(xué)校只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實物檔案。此外，很多高校檔案沒有嚴格按照規(guī)范要求對進館檔案進行整理，達不到進館檔案的質(zhì)量標準，存在檔案保管期限劃分不準確，卷內(nèi)目錄填寫簡單，裝訂不整齊，檢索工具不完善等問題。

2 制約檔案管理信息化的瓶頸

2.1 缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范

雖然也有一些標準出臺，但不能滿足檔案信息化快速、有序發(fā)展的需要。比如，高校檔案網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計和應(yīng)用的標準，高校檔案館藏數(shù)字化標準，高校檔案數(shù)據(jù)庫與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫互聯(lián)的工作標準等都亟待規(guī)范。

2.2 技術(shù)保障不夠明確

電子文件信息的安全、保密問題；維護電子文件原始性、真實性問題；電子簽名的認定問題等；都需要嚴格的技術(shù)保障，需要法律、法規(guī)的支持。

2.3 認識與機制不夠到位

對于高校檔案信息化建設(shè)問題，各級領(lǐng)導(dǎo)包括檔案工作人員的認識是參差不齊的，有些人片面地認為高校檔案的信息化就是檔案庫房紙質(zhì)文件的數(shù)字化，就是計算機技術(shù)在檔案中的利用。另外，對于在高校是否啟動檔案的信息化建設(shè)，信息化建設(shè)的速度、規(guī)模、廣度、深度如何，都缺乏明確的思考和規(guī)劃。

3 高校檔案信息化建設(shè)的原則

高校檔案信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的組成部分，建設(shè)過程中要把握以下原則：

3.1 全局性原則。檔案信息化建設(shè)須納入高校信息化建設(shè)整體規(guī)劃，與學(xué)校信息化同步發(fā)展。

3.2 標準化原則。加強各類標準的制定工作，以有效實現(xiàn)信息互通資源共享。

3.3 經(jīng)濟性原則。建設(shè)標準要與本單位的具體情況相結(jié)合，追求投人最小化，效益最大化。

3.4 安全性原則。采取必要措施，確保信息安全，數(shù)字檔案可靠和內(nèi)容的真實。

4 高校檔案信息化建設(shè)的建議

4.1 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)必須建立在一整套現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上。主要通過三個層次來建設(shè)：一是學(xué)校檔案館范圍內(nèi)的檔案局域網(wǎng)式的自動化集成管理，面向檔案館內(nèi)的整理、編目、利用等主要業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)，使全館業(yè)務(wù)管理在自動化的基礎(chǔ)上形成一個整體，并向來館的利用者提供檢索和查詢等向聯(lián)機服務(wù)。二是通過校園網(wǎng)面向?qū)W校各教學(xué)、科研、管理和服務(wù)部門提供服務(wù)，用戶可在各自辦公室甚至住宅、宿舍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)工作站上對館藏檔案進行網(wǎng)上利用等服務(wù)。三是通過校園網(wǎng)連接互聯(lián)網(wǎng)，開展合作業(yè)務(wù)，實現(xiàn)全球高校檔案資源共享。

4.2 完善制度建設(shè)

首先是數(shù)字化檔案的收集。由于高校校園網(wǎng)建設(shè)已達成熟階段，學(xué)校各部門均已接通，所以數(shù)字化文件歸檔，只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后，通過校園網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案管理部門即可。其次是數(shù)字化檔案的保管。由于數(shù)字檔案載體的特殊性，檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲器存儲，保管的重點是保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性。最后是數(shù)字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件，在文件制作的工作平臺上，將文件內(nèi)容已包含的檢索字節(jié)，如文號、題名、密級、作者、時間等用一定的格式固定下來再加上檔案管理的部分編號如檔號等，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

4.3 建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息數(shù)據(jù)庫是一個有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合，目前高校要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，其信息一方面來源于現(xiàn)有的館藏檔案，利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲的所有館藏檔案數(shù)據(jù)信息，通過手工著錄、掃描等形式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器中，完成現(xiàn)有館藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化；另一方面，通過對電子文件的收集，按照數(shù)字化管理體系進行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

根據(jù)高校的特點，檔案信息數(shù)據(jù)庫至少要包括以下內(nèi)容：首先要建立數(shù)字化館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)學(xué)校各類檔案基本情況，通過著錄標引，建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的數(shù)字化，且能通過計算機檢索與編目。其次，要建立各類專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)學(xué)?，F(xiàn)代化管理與發(fā)展要求，建立一系列專題數(shù)據(jù)庫，從目錄到檔案全文內(nèi)容齊全。最后要建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。把學(xué)校館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實物檔案以及人事檔案等類原件或?qū)嵨铮ㄟ^掃描或數(shù)碼相機攝錄等方式，把檔案原件以圖形方式存儲在計算機，并為其編制題名、責任者、關(guān)鍵詞等索引，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案全文管理。

4.4 加強安全措施建設(shè)

檔案實行信息化管理具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點，但也存在安全問題。一方面，采用必要的技術(shù)手段加以防范。當前各種技術(shù)防范手段不斷推出，升級更新，包括加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)等，都是有效的手段，應(yīng)該充分綜合運用，提高安全性。另一方面，通過建立完善的安全管理制度加以防范。檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

總之，信息化建設(shè)是學(xué)校新時期檔案工作的客觀需求，是檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標志。所有檔案管理工作者都應(yīng)以《高等學(xué)校檔案管理辦法》所期望的，盡力加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

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