淺析基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理*

胡 有 紅

(浙江廣播電視大學(xué) 長興學(xué)院,浙江 長興 313100)

學(xué)籍是指一種學(xué)生屬于某學(xué)校的法律上的身份和資格。學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)習(xí)發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到的學(xué)識水平的信用憑證。[1]基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理是電大教務(wù)管理工作的組成部分。它是依據(jù)有關(guān)政策、法規(guī),采取科學(xué)的、規(guī)范的手段，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個學(xué)習(xí)過程的記載和管理。它包括學(xué)生接受教育、參加學(xué)習(xí)等各方面的表現(xiàn)，各個教學(xué)階段與教學(xué)環(huán)節(jié)的學(xué)習(xí)效果、質(zhì)量考核的有效評價等?；鶎与姶髮W(xué)生學(xué)籍檔案既有獨立性，又與省級電大和中央電大有密切的聯(lián)系。它從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。由于電大采用學(xué)分制，學(xué)籍8年有效，再加上學(xué)生本人各方面的變化和管理人員的不定期變動等因素，在實際管理工作中會出現(xiàn)管理信息丟失和學(xué)生個人信息不全等各類問題。這些問題如果處理不當(dāng)，可能會導(dǎo)致影響學(xué)生正常畢業(yè)、正常就業(yè)及將來的提拔重用等不良后果。

電大學(xué)生學(xué)籍檔案的形成時間跨度較大，尤其是到了幾十年后，學(xué)籍檔案對于研究電大教育史具有重要的參考價值。而學(xué)籍檔案不同于一般的歷史文物，具有記錄性和原始性的特點。隨著社會的發(fā)展，學(xué)籍檔案的利用率會不斷提高，與此同時，檔案的破損速度也會不斷加快。這樣就產(chǎn)生了學(xué)籍檔案“保存”與“利用”之間的矛盾。因此，重視基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，經(jīng)常分析管理中出現(xiàn)的問題，研究科學(xué)對策，不僅關(guān)系到電大辦學(xué)的規(guī)范化、制度化問題，而且直接影響到電大辦學(xué)的質(zhì)量和效益。

一、基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問題

(一)重視程度不夠，管理力量單薄

在生源市場競爭日益激烈的宏觀辦學(xué)環(huán)境下，基層電大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對招生工作非常重視，但是，對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重要性往往缺乏正確的認(rèn)識。這個問題主要表現(xiàn)在：(1)為學(xué)生學(xué)籍檔案管理配備的管理人員以前并不從事學(xué)藉檔案管理工作，很少有高學(xué)歷,專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。(2)有些管理人員是領(lǐng)導(dǎo)的配偶和子女，有的甚至是校外聘用的臨時工。(3)由于學(xué)校總體編制較緊，所以往往還在管理人員的人數(shù)配備上打折扣，致使人員配備不足。就目前而言，有些基層電大甚至還沒有專職的學(xué)生學(xué)籍管理員。這樣，有的管理人員整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，而有的管理人員工作得過且過、應(yīng)付了事，缺乏學(xué)習(xí)專業(yè)知識的積極性，更談不上改革創(chuàng)新。

(二)學(xué)籍檔案的形成過程管理不嚴(yán)密

基層電大學(xué)生的學(xué)籍檔案形成過程有一個時間跨度。有些學(xué)校沒有形成從收集、整理、審查到歸檔的規(guī)范的管理程序，同時缺乏定期檢查、隨時反省、防患于未然的意識和機制。這個問題主要表現(xiàn)在：(1)填表不認(rèn)真,項目填寫不完整，檔案材料信息不全面。(2)對學(xué)生的學(xué)習(xí)信息未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，漏登學(xué)分，甚至歸錯檔。(3)在檔案的管理和傳送過程中手續(xù)不規(guī)范。(4)不能落實定期核查學(xué)籍檔案的制度，等等。這樣必然會導(dǎo)致個別學(xué)生的個人檔案缺失，個別學(xué)生不能按時畢業(yè)，以至影響個別學(xué)生今后的發(fā)展。

(三)檔案保護(hù)意識淡薄，方法不科學(xué)

目前，電大學(xué)生學(xué)藉檔案管理多采用信息系統(tǒng)軟件、光盤等現(xiàn)代化手段，但卻存在新老系統(tǒng)銜接，光盤材料定期復(fù)制等工作不到位等情況，并由此導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料內(nèi)容殘缺，質(zhì)量低下，可信度差等現(xiàn)象。基層電大甚至還存在畢業(yè)生學(xué)籍檔案散存于學(xué)生個人手中的現(xiàn)象，如有些基層電大的學(xué)生檔案讓學(xué)生個人填寫，常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息內(nèi)容失實等問題，影響了檔案的原始性、真實性和完整性。檔案保護(hù)是一項非常細(xì)致的工作，每個管理人員都應(yīng)該懂得，管理中的一個小小疏忽將會給學(xué)校、學(xué)生和社會帶來無法挽回的損失。

(四)檔案管理職責(zé)不明確，缺乏激勵機制

筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多基層電大檔案管理沒有一個明確的檔案管理責(zé)任人，也沒有相應(yīng)的獎罰措施，出問題了相互推托，界限不清。而對于檔案的質(zhì)量、數(shù)量，工作人員往往是一片茫然。因此，工作人員的工作比較被動，缺乏改革創(chuàng)新的理念。

二、基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理的對策

(一)加強學(xué)習(xí)，提高管理隊伍整體素質(zhì)

從管理學(xué)的角度來講，學(xué)生學(xué)籍檔案管理也應(yīng)該實行科學(xué)管理。在當(dāng)代，由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類及載體的多樣化，要求檔案管理水平不斷提高。教務(wù)處的主要分管領(lǐng)導(dǎo)及其檔案管理工作人員，要不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高認(rèn)識和技能?，F(xiàn)代檔案管理對管理人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)技術(shù)知識、相關(guān)學(xué)科知識及管理水平和能力等多方面，都提出了新的更高的要求。檔案管理人員必須具有熱情負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)；要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，熟練掌握計算機管理檔案的技能，包括檔案材料的計算機收集、分類、編排、歸檔、保護(hù)等多個環(huán)節(jié)的操作流程；還要學(xué)習(xí)外語知識，提高綜合素質(zhì)。[2]同時，由于學(xué)籍管理的政策性強，管理隊伍一定要相對穩(wěn)定。這樣才便于管理人員在自己的工作崗位上邊學(xué)習(xí)邊提高,熟悉業(yè)務(wù)的變化,不斷提高管理水平和保持管理工作的連續(xù)性。

(二)實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化

電大是信息時代管理方法現(xiàn)代化的領(lǐng)跑者，是把計算機系統(tǒng)管理的最新數(shù)字化科研成果及其理論組織應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理的垂范者。檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。電大學(xué)籍檔案可以用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檢索、統(tǒng)計和查閱，可與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息。目前該技術(shù)已經(jīng)成為電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要手段。但是，筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)運行中還經(jīng)常會出現(xiàn)這樣和那樣的問題，因此需要我們對以往工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，以進(jìn)一步提高工作效率，做到事半功倍。在實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化的同時，管理人員也要現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該掌握計算機、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的管理手段，從經(jīng)驗管理過渡到現(xiàn)代化管理。

(三)加強學(xué)籍檔案的形成過程管理

基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括：(1)學(xué)生學(xué)籍記錄表；(2)新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；(3)學(xué)生在籍注冊表；(4)學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；(5)學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動情況登記表；(6)學(xué)生的獎懲文件及登記表；(7)修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；(8)實習(xí)總結(jié)、畢業(yè)生論文；(9)學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；(10)畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根、畢業(yè)證書及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。面對如此繁雜的學(xué)籍檔案系統(tǒng)，必須規(guī)范收集、整理、審查、歸檔程序，完善中央、省和基層電大的多層次學(xué)籍檔案檢查制度，認(rèn)真把好以下三個關(guān)，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的原始性、真實性和完整性。

1.把好入學(xué)審查關(guān) 必須對入學(xué)新生所持的畢業(yè)證書進(jìn)行認(rèn)證,防止弄虛作假、冒名頂替。對持假冒、無效證書的學(xué)生堅決給予辭退。同時，必須保證招生錄取數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性和嚴(yán)肅性。

2.把好轉(zhuǎn)專業(yè)審查關(guān) 電大學(xué)生入學(xué)后,由于工作變動等原因，經(jīng)常有學(xué)生提出轉(zhuǎn)專業(yè)的要求。在辦理審批手續(xù)時，我們應(yīng)該對照轉(zhuǎn)專業(yè)的條件，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的規(guī)定。

3.把好畢業(yè)發(fā)證審查關(guān) 在頒發(fā)畢業(yè)證以前，應(yīng)該抱著對學(xué)生、學(xué)校和社會負(fù)責(zé)任的態(tài)度，認(rèn)真做好畢業(yè)資格審查工作。根據(jù)培養(yǎng)規(guī)格，仔細(xì)審核每一個學(xué)生是否已修完教學(xué)計劃所規(guī)定的全部課程,學(xué)習(xí)成績、思想政治品德等是否已達(dá)到畢業(yè)的要求。

(四)完善激勵機制，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

目標(biāo)、事業(yè)、待遇、情感是學(xué)校檔案管理激勵機制的主要內(nèi)容。其中目標(biāo)因素包括學(xué)校目標(biāo)和檔案管理人員個人目標(biāo)，事業(yè)因素包括合理的崗位和對檔案管理勞動的尊重，待遇因素包括物質(zhì)待遇和精神待遇，情感因素包括人本關(guān)懷與和諧的人際關(guān)系。以上各個內(nèi)容都必須通過人的需要的實現(xiàn)而發(fā)揮作用。要通過引導(dǎo)和培訓(xùn)，促使檔案管理人員積極參與職稱評審活動，讓他們?yōu)閷崿F(xiàn)自身目標(biāo)而奮斗。同時，學(xué)校必須完善有關(guān)的激勵機制，獎勤罰懶，為檔案管理人員創(chuàng)設(shè)一個良好的互幫互促的工作環(huán)境，以促進(jìn)電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化。

(五)開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，服務(wù)學(xué)生和社會

筆者認(rèn)為，開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，有利于檔案真正為教學(xué)、科研及學(xué)生、社會服務(wù)?；鶎与姶罂山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績記載表、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，最大限度地整合有關(guān)學(xué)生的分散或零星的信息資源，把它變成系統(tǒng)的、集中的、動態(tài)的檔案信息，并拓寬信息交流渠道，擴大信息的交流量，以方便師生、用人單位和社會有關(guān)部門通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索所需信息，獲得需要的學(xué)籍檔案材料，同時也能為學(xué)生就業(yè)、提拔、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等提供正確有效的信息資源。

總之，在當(dāng)代信息社會，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷提高，管理系統(tǒng)不斷升級換代，電大檔案管理工作面臨著全新的工作要求?；鶎与姶髮W(xué)生學(xué)籍檔案管理人員必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，更新管理理念，同時不斷提高自身的政治思想素質(zhì)、職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能使基層電大的檔案管理工作成為電大系統(tǒng)管理鏈中的一個合格環(huán)節(jié)。

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