淺議工作分析在圖書館人力資源開發(fā)與管理中的應(yīng)用

江蘇科技大學(xué)圖書館

〔江蘇省鎮(zhèn)江市 212003〕 張鳳武*

21世紀(jì)管理工作的重大戰(zhàn)略之一是人力資源的開發(fā)與管理。工作分析是人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ),其主旨是科學(xué)高效地獲取有關(guān)組織內(nèi)各種工作的信息,保證人力資源開發(fā)與管理決策的正確有效及其目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。通過工作分析可以達(dá)到人和職的完善匹配。圖書館人力資源的開發(fā)與管理,是指通過各種途徑獲取合格的人力資源,開發(fā)其潛能,調(diào)動(dòng)其積極性和創(chuàng)造性,在圖書館的各項(xiàng)工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此,將工作分析應(yīng)用于圖書館的人力資源開發(fā)與管理中具有重要的意義。

一、工作分析的概念和內(nèi)容

(一)工作分析的概念

1911年,“科學(xué)管理之父”泰勒(F.W.Taylor)在其重要著作《科學(xué)管理原理》中發(fā)表了著名的“時(shí)間動(dòng)作研究”方法。所謂“時(shí)間動(dòng)作研究”,就是將工作分解成若干組成部分,并對(duì)每一部分進(jìn)行計(jì)時(shí)。通過分析,對(duì)各種工作活動(dòng)的時(shí)間及其順序重新進(jìn)行規(guī)劃,從而制定出標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序與方法,在從事該工作的所有工人中進(jìn)行推廣,以達(dá)到提高生產(chǎn)效率、科學(xué)確定勞動(dòng)定額與工資報(bào)酬的目標(biāo)。泰勒認(rèn)為,要對(duì)組織進(jìn)行科學(xué)的管理,就必須對(duì)組織中的每一份工作進(jìn)行系統(tǒng)研究,從而科學(xué)地選拔、培訓(xùn)工人,達(dá)到管理效率的最大化。泰勒的理論被認(rèn)為是現(xiàn)代工作分析的發(fā)端[1]。工作分析又叫崗位分析或職位分析,是人力資源開發(fā)與管理在短時(shí)間內(nèi),用以了解有關(guān)工作信息與情況的一種科學(xué)手段。具體地說,就是分析者采用科學(xué)的手段與技術(shù),直接收集、綜合、比較有關(guān)工作的信息,為組織特定的發(fā)展戰(zhàn)略、組織規(guī)劃,為人力資源開發(fā)與管理以及其他管理行為服務(wù)的一種管理活動(dòng)。

(二)工作分析的內(nèi)容

工作分析的客體是工作崗位,工作分析的對(duì)象是與工作崗位相關(guān)的因素及其相互關(guān)系。工作分析的內(nèi)容就是分析對(duì)象內(nèi)涵和外延的具體形式與范圍的總和,即分析對(duì)象的載體形式或表現(xiàn)形式[2]。其主要內(nèi)容包括工作的目的、職責(zé)、任務(wù)、權(quán)限、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、職位關(guān)系及工作的環(huán)境、條件和工作的負(fù)荷等。工作分析涉及到兩方面的工作:確定工作的具體特征與找出工作對(duì)任職人員的各種要求。前者稱為工作描述,后者稱為任職說明。

(三)工作分析的方法

工作分析的方法有很多,根據(jù)工作分析的目的以及不同的人員和職位可以選擇不同的方法。一般來說,工作分析主要有觀察分析法、主管人員分析法、訪談分析法和問卷調(diào)查分析法等基本方法[3]。觀察分析法是由職位分析師在現(xiàn)場(chǎng)通過實(shí)地觀察、交流、操作等方式收集工作信息。主管人員分析法是由主管人員通過日常的管理權(quán)力來記錄與分析所管轄人員的工作任務(wù)、責(zé)任與要求等因素。訪談分析法是分析師通過對(duì)工作人員的訪問,了解他們的工作內(nèi)容以及為什么這樣做和怎樣做,由此獲得工作分析的資料。問卷調(diào)查分析法是采用問卷的形式來獲取工作分析的信息,實(shí)現(xiàn)工作分析的目的。

二、工作分析在圖書館人力資源開發(fā)與管理中的作用

(一)工作分析是圖書館工作人員績效評(píng)價(jià)的依據(jù)

圖書館工作的職位說明書,詳細(xì)說明了每個(gè)職位的責(zé)任、目標(biāo)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作內(nèi)容等,可以明確界定職位的職責(zé)與權(quán)限,消除職位之間職責(zé)的相互重疊,從而盡可能地避免由于職位邊界不清導(dǎo)致的扯皮推諉現(xiàn)象[4],并且可以防止職位之間的職責(zé)真空,使圖書館的每一項(xiàng)工作都能夠得以落實(shí)。同時(shí),圖書館可以根據(jù)職位說明書來評(píng)價(jià)工作人員的工作完成情況和存在的問題,做到有理有據(jù),增強(qiáng)透明度。

(二)工作分析是圖書館進(jìn)行人員招聘及競(jìng)聘上崗的基礎(chǔ)

通過工作分析,可以提供各種職位的任職資格要求(如知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、個(gè)性以及體格等),從而為圖書館工作人員的招聘、甄選決策提供依據(jù),避免盲目性,大幅度提高人員甄選的效度和信度,提高圖書館工作人員的整體素質(zhì)與工作適應(yīng)性。

(三)工作分析是圖書館工作人員培訓(xùn)與開發(fā)的基礎(chǔ)

一方面,工作分析可以提供關(guān)于做好該項(xiàng)工作所需知識(shí)和技能的信息,從而為分析任職者的培訓(xùn)需求提供前提,有利于提高整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)的效果與效率。另一方面,圖書館可在工作分析的基礎(chǔ)上,根據(jù)人力資源規(guī)劃進(jìn)行人力資源的開發(fā)與培訓(xùn),這樣可以適應(yīng)圖書館未來發(fā)展對(duì)人力資源的要求。

(四)工作分析可以為圖書館的績效考核提供大量基礎(chǔ)性材料

工作分析所獲得的有關(guān)職位內(nèi)容的大量信息,可以為圖書館績效考核提供一個(gè)明確的績效標(biāo)準(zhǔn),從而使績效評(píng)價(jià)有據(jù)可依,大大減少績效評(píng)價(jià)的主觀性和隨意性,使其能用于圖書館工作人員的報(bào)酬決策和人員晉升、調(diào)派、獎(jiǎng)懲。并且,績效標(biāo)準(zhǔn)的明確還可以為任職者設(shè)立一個(gè)標(biāo)桿,使其能夠有目標(biāo)地改進(jìn)自己的工作,提高工作績效。

三、工作分析在圖書館人力資源開發(fā)與管理中的實(shí)施

工作分析是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的全面評(píng)價(jià)工程。工作分析過程大致可分為四個(gè)階段:準(zhǔn)備階段、調(diào)查階段、分析階段與完成階段。

(一)準(zhǔn)備階段

首先,由圖書館領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)專家組成領(lǐng)導(dǎo)小組,了解圖書館的基本情況,確定樣本,建立聯(lián)系,設(shè)計(jì)調(diào)查方案并明確調(diào)查方法,確定工作分析的目標(biāo)和任務(wù)。然后,再由館領(lǐng)導(dǎo)、職位分析專業(yè)人員、各部門主管及對(duì)圖書館工作崗位比較熟悉的工作人員代表組成工作小組,其成員必須經(jīng)過工作分析內(nèi)容及具體步驟和方法的培訓(xùn),以保證信息收集工作的順利進(jìn)行[5]。最后,對(duì)圖書館所有工作崗位的基本情況進(jìn)行了解,掌握相關(guān)數(shù)據(jù)和資料,分解工作為工作元素和環(huán)節(jié),逐項(xiàng)完成信息收集任務(wù)。

(二)調(diào)查階段

這一階段是以工作崗位為對(duì)象,采用科學(xué)的調(diào)查方法,收集各種與工作崗位有關(guān)的信息和資料的過程。其主要任務(wù)是對(duì)圖書館各項(xiàng)工作的業(yè)務(wù)流程、工作強(qiáng)度、所需時(shí)間、所需技能、工作內(nèi)容和工作人員等各個(gè)方面做一個(gè)全面調(diào)查。其目的在于廣泛深入地收集各種有關(guān)數(shù)據(jù)和信息,以便系統(tǒng)、全面地對(duì)崗位進(jìn)行描述;為工作崗位的設(shè)計(jì)提供信息,為崗位規(guī)范、工作說明書的制定提供資料,為崗位評(píng)價(jià)提供必要的依據(jù)。在這一階段,工作小組成員要根據(jù)調(diào)查方案編制調(diào)查問卷和提綱,對(duì)工作人員進(jìn)行面對(duì)面的訪談和問卷調(diào)查,并對(duì)各種工作崗位進(jìn)行實(shí)地調(diào)查,有針對(duì)性地收集工作崗位的特征及所需的數(shù)據(jù),重點(diǎn)收集工作人員必須的特征信息。

(三)分析階段

這是工作分析中十分重要的一個(gè)階段,主要任務(wù)是對(duì)不同崗位的工作特征、人員特征的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行全面的分析和總結(jié)。要以創(chuàng)新的思路對(duì)調(diào)查階段所收集到的信息和現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析,找出工作中存在的問題;歸納總結(jié)出工作分析的要點(diǎn),包括崗位的職責(zé)、任務(wù)、工作關(guān)系、職務(wù)范圍等;創(chuàng)造性地提出各工作崗位的主要成分和關(guān)鍵因素。根據(jù)最初確定的目標(biāo)和任務(wù),針對(duì)出現(xiàn)的問題,提出改進(jìn)建議,重新劃分工作范圍、內(nèi)容和職責(zé),確保所有問題得到解決。

(四)完成階段

這一階段是工作分析的最后階段。其任務(wù)是根據(jù)所收集到的信息和調(diào)查的分析結(jié)果,提出工作描述和工作規(guī)范,并對(duì)工作分析的初步結(jié)果進(jìn)行反饋和修正,最后制定工作說明書(或職務(wù)說明書、工作標(biāo)準(zhǔn)、崗位描述),將工作分析的結(jié)果轉(zhuǎn)化為正式和規(guī)范的人事文件,完成對(duì)每一個(gè)職位的辨析、定義和描述。作為整個(gè)工作分析的文字結(jié)果,所撰寫的工作說明書要充分體現(xiàn)出客觀性和科學(xué)性。

四、結(jié)束語

工作分析在人力資源開發(fā)與管理中起著關(guān)鍵性的奠基作用[6]?？梢詾閳D書館人力資源的優(yōu)化配置和崗位評(píng)價(jià)、績效考核等項(xiàng)工作打下良好基礎(chǔ),其相關(guān)工作操作性、程序性比較強(qiáng)。因此,工作分析要做到客觀、公正、具體、詳細(xì)、得當(dāng),避免以后可能出現(xiàn)的推諉、扯皮等現(xiàn)象。

[1]彭劍峰,張望軍,朱興東,等.職位分析技術(shù)與方法[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2004:20～40.

[2]肖鳴政.工作分析的方法與技術(shù)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2002:53～73.

[3]韓炎濤.工作分析:人力資源的基石[J].鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(3):37～38.

[4]張西亞.圖書館人力資源管理中的崗位分類和崗位分析[J].圖書館理論與實(shí)踐,2006,(5):50～51.

[5]陳斌.基于工作分析的圖書館崗位描述:以西安交通大學(xué)圖書館為例[J].圖書館建設(shè),2006,(3):85～88.

[6]趙紅軍.HR管理中的工作分析方法[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2002,(1):35～39.