監(jiān)督檔案管理工作淺談

朱 博，郭繼遠(yuǎn)

河南省內(nèi)鄉(xiāng)縣工程質(zhì)量監(jiān)督站（474350）

建設(shè)工程監(jiān)督檔案是監(jiān)督工作的成果,是監(jiān)督人員工作的記錄，是建設(shè)工程的質(zhì)量情況的間接反映。河南省質(zhì)監(jiān)總站非常重視監(jiān)督檔案整理工作,對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站的考核中就包括監(jiān)督檔案考核，可見，監(jiān)督檔案的重要性不言而喻。由于監(jiān)督檔案整理歷時(shí)長(zhǎng)，涉及整個(gè)建設(shè)工程全過程監(jiān)督，整理難度大。如何整理好一個(gè)完整齊全的監(jiān)督檔案，是每一個(gè)監(jiān)督員的重要任務(wù)。

1 受監(jiān)資料整理

監(jiān)督機(jī)構(gòu)在接到建設(shè)工程注冊(cè)監(jiān)督申請(qǐng)后給建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記表》，建設(shè)單位據(jù)此填寫此表，并提交土地證、規(guī)劃證、中標(biāo)通知書及參建各方責(zé)任主體的資質(zhì)證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、人員上崗證、技術(shù)成果以及圖審報(bào)告和整改報(bào)告。合格后，監(jiān)督站成立監(jiān)督小組，制訂監(jiān)督計(jì)劃，進(jìn)入工程質(zhì)量監(jiān)督。注冊(cè)登記表和申報(bào)材料、監(jiān)督計(jì)劃進(jìn)入監(jiān)督檔案。

2 監(jiān)督交底

一個(gè)監(jiān)督工作方案，一個(gè)交底記錄。監(jiān)督工作方案要有針對(duì)性,對(duì)于特殊工程，可制定詳細(xì)的監(jiān)督方案作為補(bǔ)充。另外，編制日期要及時(shí)，不應(yīng)超過受監(jiān)15日，要由站長(zhǎng)或總工審批。監(jiān)督交底記錄應(yīng)填寫交底時(shí)間地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議議程、會(huì)議明確的主要問題、各方反映的問題及要求，還要有各方負(fù)責(zé)人簽字。

3 責(zé)任主體質(zhì)量行為資料監(jiān)督檢查記錄

由質(zhì)監(jiān)員進(jìn)入工地檢查時(shí)填寫監(jiān)督手冊(cè),監(jiān)督手冊(cè)應(yīng)如實(shí)填寫工程概況、工程規(guī)模、監(jiān)督組成員名單、監(jiān)督重點(diǎn)、停檢點(diǎn)。質(zhì)監(jiān)人員在檢查時(shí)，就檢查中發(fā)現(xiàn)各方責(zé)任主體存在問題，要如實(shí)填寫，并填寫質(zhì)量隱患整改通知單，限期整改。對(duì)于行政機(jī)關(guān)要求提前介入的工程，也應(yīng)及時(shí)如實(shí)填寫，提出處理意見。這樣更具真實(shí)性，且能反應(yīng)出質(zhì)量行為完善的過程。

4 監(jiān)督巡查記錄

應(yīng)有質(zhì)量行為巡查情況和工程實(shí)體質(zhì)量的檢查情況。質(zhì)監(jiān)員在做記錄時(shí)，往往實(shí)體質(zhì)量寫得多，質(zhì)量行為內(nèi)容不寫或?qū)懙蒙?。參建各方質(zhì)量行為要檢查的內(nèi)容很多，在質(zhì)量監(jiān)督手冊(cè)中已有體現(xiàn),但在監(jiān)督巡查記錄中仍要有該部分內(nèi)容。主要管理人員在崗情況及執(zhí)行法律法規(guī)情況應(yīng)如實(shí)記錄。對(duì)實(shí)體質(zhì)量的巡查記錄要詳細(xì)，檢查哪個(gè)部位，存在的問題要記錄清楚，以便反饋參建單位進(jìn)行整改。監(jiān)督巡查記錄一式四份，各方簽字后，發(fā)放給各責(zé)任主體三份，一份存檔。在巡查記錄中已經(jīng)寫清，發(fā)放責(zé)任主體便于整改。對(duì)于問題較多或較嚴(yán)重時(shí)，下發(fā)《整改通知單》或《局部暫停通知單》。

5 質(zhì)量監(jiān)督抽檢記錄

建筑工程抽檢內(nèi)容有:主要材料、構(gòu)配件抽檢、現(xiàn)澆混凝土強(qiáng)度、構(gòu)件尺寸。每年制訂抽檢計(jì)劃，最低保證每一季度一次，成立專門的抽檢小組，人員必須持證上崗，必須熟悉操作規(guī)程。所有的工地都要抽檢，抽檢不流于形式，增大監(jiān)督抽檢的權(quán)威性。

6 反饋、整改、停工通知單及不良行為記錄

我站《抽測(cè)通知單》簽發(fā)的問題主要來源為:①日常監(jiān)督發(fā)現(xiàn)有可疑構(gòu)件或問題，簽發(fā)《抽檢通知單》；②工程質(zhì)量大檢查中發(fā)現(xiàn)問題，需簽發(fā)《抽檢通知單》；③參建單位或社會(huì)反映的問題，經(jīng)核查屬實(shí)的，需簽發(fā)《抽檢通知單》?！冻闄z通知單》簽發(fā)要及時(shí)，經(jīng)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檢測(cè)合格的，應(yīng)把檢測(cè)報(bào)告復(fù)印件附于《抽檢通知單》后。

《整改通知單》是在日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題要求責(zé)任單位整改的通知，整改有時(shí)限，責(zé)任單位應(yīng)在時(shí)限內(nèi)完成并回復(fù)完成報(bào)告書。完成報(bào)告應(yīng)有總監(jiān)和施工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章，監(jiān)督員接報(bào)告實(shí)地回訪。這里應(yīng)注意的問題是有的質(zhì)監(jiān)員認(rèn)為“我發(fā)過《整改通知單》就沒有我的責(zé)任了”，不去認(rèn)真地責(zé)成有關(guān)單位整改，無整改完成報(bào)告。

工程《局部停工〈暫?！低ㄖ獑巍肥浅霈F(xiàn)嚴(yán)重問題，質(zhì)監(jiān)員認(rèn)為必須停工，向站領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，質(zhì)監(jiān)站加蓋公章下發(fā)通知單。責(zé)任單位對(duì)質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)提出的質(zhì)量問題整改后，上報(bào)《工程質(zhì)量整改報(bào)告》和《工程復(fù)工申請(qǐng)報(bào)告》，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)下達(dá)《工程復(fù)工通知書》后方可復(fù)工。這里通知單和報(bào)告環(huán)環(huán)相扣，問題處理要閉合、對(duì)應(yīng)。

責(zé)任主體不良記錄是質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)處理較薄弱的方面，有些質(zhì)監(jiān)員不作此項(xiàng)記錄。根據(jù)建設(shè)部建質(zhì)[2003]第113號(hào)《建設(shè)工程質(zhì)量責(zé)任主體和有關(guān)機(jī)構(gòu)不良記錄管理辦法》對(duì)責(zé)任單位出現(xiàn)113號(hào)文規(guī)定的情況，應(yīng)作不良記錄，并向站長(zhǎng)提交材料由站長(zhǎng)審核。填寫不良記錄后，向建設(shè)行政主管部門匯報(bào),由建設(shè)行政主管部門做統(tǒng)計(jì)匯總及網(wǎng)上發(fā)布等工作。

7 主要分部、子分部及專項(xiàng)驗(yàn)收監(jiān)督記錄

主要是樁基、地基處理、基礎(chǔ)、主體、鋼結(jié)構(gòu)、玻璃幕墻、建筑節(jié)能等比較重要的環(huán)節(jié)的監(jiān)督驗(yàn)收記錄,各責(zé)任主體要報(bào)送相應(yīng)驗(yàn)收記錄并加蓋法人章或業(yè)務(wù)專用章作為附件。這部分資料整理難度在于大部分工程工期較緊,主體工程完成后，就要進(jìn)行主體驗(yàn)收，以便進(jìn)入裝飾階段。施工單位不可能等到試塊全部到齡期后再驗(yàn)收。所以驗(yàn)收時(shí)，因?yàn)橛行┵|(zhì)量控制資料不到期，參建單位有的不能簽字蓋章。導(dǎo)致驗(yàn)收記錄提交滯后，有的參建單位拖拖拉拉不能及時(shí)提交,監(jiān)督員填寫監(jiān)督記錄應(yīng)在提交驗(yàn)收記錄后，所以使監(jiān)督記錄填寫也滯后。監(jiān)督員要及時(shí)向參建單位催要相關(guān)驗(yàn)收記錄。

8 質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄

這部分記錄也是監(jiān)督人員較為忽視的,有的監(jiān)督人員認(rèn)為只要下發(fā)整改或停工通知單問題已處理就行了,寫事故處理監(jiān)督記錄太麻煩，于是事故處理部分一片空白。這是不對(duì)的。質(zhì)量事故發(fā)生后，應(yīng)要求責(zé)任單位報(bào)送《工程質(zhì)量事故報(bào)告》，初步了解事故情況、經(jīng)過、發(fā)生原因的初步分析、損失情況、臨時(shí)措施。然后進(jìn)行事故調(diào)查，摸清事故情況，填寫《質(zhì)量事故調(diào)查報(bào)告》，報(bào)告中提出初步處理意見，報(bào)站領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。最后，填寫《工程質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄》。

9 竣工驗(yàn)收監(jiān)督記錄

竣工前7日建設(shè)工程項(xiàng)目部向質(zhì)監(jiān)站書面提交《工程竣工通知書》，約定時(shí)間進(jìn)行工程驗(yàn)收，其中《竣工驗(yàn)收通知書》還有竣工驗(yàn)收組成員名單、竣工驗(yàn)收方案。監(jiān)督人員應(yīng)認(rèn)真審核竣工資料,對(duì)工程實(shí)物抽測(cè)和觀感檢查，并對(duì)驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督，最后填寫竣工驗(yàn)收監(jiān)督記錄。在這里應(yīng)注意的問題是有的參建單位業(yè)務(wù)素質(zhì)差,在竣工資料中填寫不規(guī)范、不認(rèn)真，監(jiān)督員應(yīng)嚴(yán)格按要求填寫。

10 建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告

建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告是單位工程監(jiān)督工作的總結(jié)，是竣工備案的依據(jù)之一，是監(jiān)督檔案中最重要的資料。監(jiān)督報(bào)告應(yīng)在竣工驗(yàn)收合格7個(gè)工作日內(nèi)提交，這是時(shí)限要求。監(jiān)督報(bào)告一式兩份，反映出實(shí)際的監(jiān)督工作情況，一份要放監(jiān)督檔案中，一份提交給備案機(jī)關(guān)。

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的整理過程,即是工程質(zhì)量監(jiān)督的實(shí)施過程。整理好工程質(zhì)量監(jiān)督檔案，首先要有認(rèn)真的態(tài)度，一絲不茍，環(huán)環(huán)緊扣，問題處理閉合。其次要及時(shí)填寫各種記錄、通知、報(bào)告，不能拖拉；參建單位未及時(shí)提交各種回復(fù)、附件時(shí)，應(yīng)催要。最后最重要的一點(diǎn)就是高水平的監(jiān)督能力，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案反映的是監(jiān)督工作，沒有高水平的監(jiān)督能力和執(zhí)法能力，是整不出好的監(jiān)督檔案的，監(jiān)督工作是干出來的，不是寫出來的，監(jiān)督檔案是監(jiān)督工作能力的寫照。所以，對(duì)我們工程質(zhì)量監(jiān)督人員，要增強(qiáng)責(zé)任心，提高監(jiān)督執(zhí)法能力，搞好監(jiān)督工作，整理好工程質(zhì)量監(jiān)督檔案。