高校合同管理體系的構(gòu)建＊

段艷華

(湖南工業(yè)大學(xué),湖南株洲412008)

高校合同管理體系的構(gòu)建＊

段艷華

(湖南工業(yè)大學(xué),湖南株洲412008)

構(gòu)建科學(xué)合理的合同管理體系是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容,要通過設(shè)立統(tǒng)一歸口管理與分類專項(xiàng)管理相結(jié)合的合同管理組織體系,建立健全合同管理制度體系來構(gòu)建全程、動(dòng)態(tài)的高校合同管理體系,以加強(qiáng)高校的權(quán)益保護(hù),促進(jìn)其健康發(fā)展。

高校合同管理體系;合同管理組織體系;合同管理制度體系

高校作為公益性事業(yè)單位,為更好地履行教學(xué)、科研和服務(wù)社會(huì)的職能,廣泛參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活,合同則成為高校參與市場經(jīng)濟(jì)的的重要形式。隨著高校合同種類和數(shù)量增多,合同管理工作也成為高校管理的重要內(nèi)容,直接關(guān)系到高校的權(quán)益保護(hù)和健康發(fā)展。構(gòu)建科學(xué)合理的高校合同管理體系成為高校規(guī)范管理、依法治校的迫切任務(wù)。

一、高校合同管理的重要性

高校合同管理,即高校對本單位的合同立項(xiàng)、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、解除、終止、爭議處理等環(huán)節(jié)予以規(guī)范和審查監(jiān)督的一種行為。[1]合同管理是高校管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,加強(qiáng)合同管理,有利于高校依法訂立并履行合同,提高合同履約率,預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn),減少和防止經(jīng)濟(jì)糾紛和財(cái)產(chǎn)損失,有助于高校依法維護(hù)自身權(quán)益,對于依法治校、依法理財(cái)、規(guī)范管理具有十分重要的意義。

與一般企業(yè)合同關(guān)系不同,高校合同關(guān)系在內(nèi)容上具有鮮明的高校特色,圍繞教學(xué)、科研、服務(wù)社會(huì)三大功能而進(jìn)行的基本建設(shè)、修繕維護(hù)、物資設(shè)備采購、合作辦學(xué)、技術(shù)研發(fā)轉(zhuǎn)讓、招商引資、房產(chǎn)租賃等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也采取了市場化、專業(yè)化的模式,以合同為媒介使高校與各市場主體之間產(chǎn)生了內(nèi)容各異的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。高校合同管理工作就是圍繞上述的合同關(guān)系展開的。

高校合同管理涉及的部門多,程序性強(qiáng),合同審簽與履行具有分離性。以高校采購合同為例,物資設(shè)備采購一般由需求單位申請立項(xiàng),領(lǐng)導(dǎo)審批,主辦部門制訂采購計(jì)劃,滿足條件的還需組織招投標(biāo)來確定中標(biāo)人,經(jīng)過合同談判,法律部門審查,最后由學(xué)校法定代表人或其委托代理人簽署,而合同的具體履行則是由需求單位及各主辦部門來完成的,合同文本中所載明的校方權(quán)利義務(wù)的實(shí)現(xiàn)有賴于需求單位及各主辦部門對合同的如實(shí)履行?？梢?高校合同管理涉及的部門眾多,相關(guān)的需求單位(院系、實(shí)驗(yàn)室等)、主辦部門(實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理、基建、后勤、教務(wù)、資產(chǎn)管理等部門)、監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)、法律事務(wù)等部門,都與合同緊密相關(guān)。所以,高校合同管理不能只是對合同文本的起草、審查和修改的靜態(tài)管理,要堅(jiān)持專業(yè)化原則,通過建立健全相應(yīng)的合同管理組織體系、制度體系來構(gòu)建全程動(dòng)態(tài)的合同管理體系。

二、建立高校合同管理組織體系

合同管理工作涉及校內(nèi)眾多部門,且突破了高校范圍,在高校與其他市場主體之間產(chǎn)生了復(fù)雜的法律關(guān)系。因此,要在校內(nèi)確立合同管理工作的權(quán)威性,首先就要建立有權(quán)威的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組,其成員應(yīng)包括校領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)察負(fù)責(zé)人及法律顧問,由校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長;并按高校合同類型分設(shè)基建維修、物資采購、資產(chǎn)管理等合同專業(yè)組,吸收相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人參加。

其次,從防范法律風(fēng)險(xiǎn)角度考慮,校方應(yīng)設(shè)立專門的法律室作為合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組的日常辦事機(jī)構(gòu),歸口負(fù)責(zé)合同管理工作,對合同實(shí)行統(tǒng)一管理,參與項(xiàng)目談判,審查合同文本的合法性、完備性、嚴(yán)謹(jǐn)性,負(fù)責(zé)合同履行階段的監(jiān)管,指導(dǎo)合同履行中的變更事宜,及時(shí)發(fā)現(xiàn)履約風(fēng)險(xiǎn)并妥善處理合同糾紛,完善合同基礎(chǔ)事務(wù)管理。

再次,合同管理工作也是一項(xiàng)牽涉部門眾多、綜合性強(qiáng)的工作,單從合同內(nèi)容來看就包括技術(shù)(業(yè)務(wù))、財(cái)務(wù)、法律三個(gè)方面的內(nèi)容,任一方面存在問題都有可能導(dǎo)致糾紛的產(chǎn)生,[2]因此應(yīng)明確相關(guān)部門在合同管理工作中的職責(zé)。合同主辦部門在立項(xiàng)后、簽訂合同前應(yīng)負(fù)責(zé)對擬合作對象的資質(zhì)、履約能力、既往的履約信用進(jìn)行調(diào)查,防止資質(zhì)不符、信譽(yù)欠佳的市場主體進(jìn)入合作對象的備選范圍;需求單位和主辦部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn),為主做好與合作單位的談判工作,并根據(jù)法律室提供的合同示范文本做好合同文本的草擬工作,遵循合同會(huì)簽制度,由技術(shù)(業(yè)務(wù))、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門審核合同的技術(shù)性、商務(wù)性條款,合同主辦單位應(yīng)負(fù)責(zé)本部門合同履行,并定期向?qū)W校合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告合同履行情況。

上述部門職責(zé)需落實(shí)到崗位由具體的管理人員來承擔(dān),因此,必須加強(qiáng)培訓(xùn)提高相應(yīng)崗位人員的合同意識和風(fēng)險(xiǎn)意識,把合同管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到工作職責(zé)之中,從而使高校合同的統(tǒng)一歸口管理與分類專項(xiàng)管理密切配合,[3]在高校內(nèi)部建立由法律室和各部門組成的層次化、規(guī)范化的合同管理組織體系。

三、健全高校合同管理制度體系

制度是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。規(guī)范合同管理必須有完善的合同管理制度體系,使合同管理工作有章可循,明確職責(zé)權(quán)限、規(guī)范簽訂程序、落實(shí)監(jiān)管職責(zé),以制度來規(guī)范和約束高校的合同運(yùn)作行為,從而使合同的訂立、履行和爭議處理都處于有效的控制之中,有效防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)。高校合同管理制度內(nèi)容應(yīng)包括:

1.合同管理辦法:合同管理辦法是高校合同管理的綱要,在辦法中應(yīng)明確合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé);合同立項(xiàng)、訂立、審查、會(huì)簽、簽署、履行、變更、解除、糾紛處理的程序和規(guī)則;合同專用章、合同歸檔和處罰規(guī)定等內(nèi)容。

2.資信調(diào)查制度和信用管理制度:明確合同主辦部門在立項(xiàng)后、簽訂合同前應(yīng)認(rèn)真地對擬合作對象的資質(zhì)、履約能力、既往履約信用進(jìn)行全面調(diào)查,對有過合作關(guān)系的合同相對人的履約情況、資信信息登記備案,完善信用評價(jià)指標(biāo),建立不良記錄名單,限制不良記錄者參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng);對擬簽約對象的資信檔案、信用狀況、信用等級進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理,把好簽約對象的入門關(guān)。

3.合同審查會(huì)簽制度:一份完整的合同,包含有技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律三個(gè)方面的內(nèi)容。因此,應(yīng)對合同的專業(yè)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)商務(wù)和合法性進(jìn)行全面審查。應(yīng)在制度中明確由有關(guān)部門對合同條款的經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性進(jìn)行審查。經(jīng)過有關(guān)部門的專業(yè)審查后,再由法律室對合同進(jìn)行合法性和完備性審查,審查當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格;合同內(nèi)容是否符合《合同法》及相關(guān)法律的要求,合同條款是否完備,內(nèi)容是否嚴(yán)謹(jǐn),條款表述是否清晰,用詞是否準(zhǔn)確,權(quán)利義務(wù)是否對等,對可能出現(xiàn)的不利情況是否規(guī)定有風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)等,防止因條款不嚴(yán)謹(jǐn)而導(dǎo)致的合同風(fēng)險(xiǎn)。

4.授權(quán)委托書證管理制度:高校對外簽訂合同,應(yīng)由作為法定代表人的校長或其委托代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán),任何人不得以學(xué)校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。為規(guī)范代理人的簽約行為,必須建立授權(quán)委托書證管理制度,授權(quán)委托書須載明代理人姓名、代理事項(xiàng)、代理權(quán)限和有效期限,由法定代表人簽名,并加蓋單位公章,代理人在授權(quán)范圍和期限內(nèi)依法簽訂合同。授權(quán)委托書的印制應(yīng)當(dāng)由學(xué)校室統(tǒng)一管理。

5.合同履行、糾紛處理制度:建立合同履行跟蹤制度,明確合同主辦單位的合同履行職責(zé)和合同統(tǒng)一管理部門的監(jiān)管職責(zé),規(guī)范合同履行管理的內(nèi)容。合同主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)如實(shí)履行合同及附隨義務(wù),遇合同內(nèi)容不明影響履行時(shí),應(yīng)及時(shí)協(xié)商補(bǔ)充,依法辦理合同變更,依法行使抗辯權(quán)、代位權(quán)、解除權(quán),并及時(shí)將合同履行情況通報(bào)學(xué)校法律室。在糾紛處理制度中,明確負(fù)責(zé)糾紛處理的機(jī)構(gòu)和處理原則,規(guī)范糾紛處理程序。合同履行過程中,一旦發(fā)生糾紛,合同主辦部門要及時(shí)上報(bào)法律室,并爭取與對方協(xié)商解決,法律室在協(xié)商過程中給予指導(dǎo)和配合,一定情況下參加談判;協(xié)商不成需提起仲裁或訴訟的,應(yīng)連同合同檔案一并移交法律室。

6.合同基礎(chǔ)事務(wù)管理制度:合同基礎(chǔ)事務(wù)管理包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同歸檔等內(nèi)容,亦須建立相應(yīng)的制度。

合同專用章管理制度應(yīng)當(dāng)明確:簽訂合同必須使用合同專用章,合同專用章由專人保管,使用合同專用章應(yīng)當(dāng)由合同統(tǒng)一管理部門編號、備案,建立合同專用章使用臺賬,對濫用合同專用章或者對合同專用章管理不善的行為及責(zé)任人要給予相應(yīng)的查處。

合同臺賬制度是全校合同簽訂、履行情況的一覽表。學(xué)校合同統(tǒng)一管理部門應(yīng)設(shè)立合同臺賬,各合同主辦部門應(yīng)定期向法律室報(bào)送合同報(bào)表,合同報(bào)表應(yīng)當(dāng)包括雙方當(dāng)事人、簽訂日期、合同編號、合同名稱、履行期限、履行情況、變更情況等內(nèi)容,從而全面、連續(xù)地掌控合同履行過程。

建立合同檔案管理制度,完備合同資料保管。合同主辦部門在合同立項(xiàng)后,應(yīng)逐一建檔并有統(tǒng)一編號,妥善保管合同正本及附件、合同談判記錄、交往信函、簽收記錄、合同分批履行的情況記錄、變更、解除合同的協(xié)議和電報(bào)電傳等書面材料。履行完畢的合同,比照會(huì)計(jì)檔案保管期限保管。

四、構(gòu)建全程、動(dòng)態(tài)的合同管理體系

從現(xiàn)代合同管理的角度看,在完備制度體系和組織體系的基礎(chǔ)上,強(qiáng)化對合同簽訂前、簽訂中、簽訂后以及履行完畢的全程、動(dòng)態(tài)監(jiān)管體系才是完善的合同管理體系,也只有通過全程、動(dòng)態(tài)的合同管理才能充分發(fā)揮合同管理制度和組織網(wǎng)絡(luò)的功能。

1.簽訂前:加強(qiáng)資信調(diào)查和信用管理,抓好招投標(biāo)管理。多渠道、全方位收集合同相對人信息,建立合同相對人的信用管理系統(tǒng),是將合同風(fēng)險(xiǎn)的防范關(guān)口前移、從外部防范合同風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。完備信用管理,首先要求合同主辦部門在簽訂合同前應(yīng)對合作對象進(jìn)行充分調(diào)查,了解其資質(zhì)、履約能力、既往的履約信譽(yù)等;對有過合作關(guān)系的供應(yīng)商、承包商等的履約情況、資信信息登記備案,完善信用評價(jià)指標(biāo),建立不良記錄制度,對列入不良記錄名單的應(yīng)限制其參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng);通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理,最大限度地控制客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)。

從某種意義上說,招投標(biāo)就是選擇簽約對象、確定合同內(nèi)容的過程,招標(biāo)文件及答疑、中標(biāo)人的投標(biāo)文件及承諾是合同的重要組成部分。因此,要規(guī)范招投標(biāo)工作,為合同管理鋪平道路。首先要從規(guī)范招標(biāo)文件入手,招標(biāo)文件應(yīng)內(nèi)容全面、條件合理、標(biāo)準(zhǔn)明確、文本規(guī)范,以最大程度地減少招投標(biāo)和合同履行過程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。其次,要保證招標(biāo)工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范、有序進(jìn)行,把好資格審查關(guān),查驗(yàn)投標(biāo)代表的簽約資格;對中標(biāo)人的澄清、承諾均要求現(xiàn)場提供書面材料,并將上述內(nèi)容納入合同文本。

2.簽訂中:重視合同文本審查,規(guī)范合同簽署。主體適格、內(nèi)容合法、條款完備、表述準(zhǔn)確的合同文本對于預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要。因此,嚴(yán)把合同審查關(guān),有助于提高合同的履約率,減少法律風(fēng)險(xiǎn)。一般情況下,一份完整的合同包括技術(shù)(業(yè)務(wù))、財(cái)務(wù)、法律三個(gè)方面的內(nèi)容,任一方面存在問題都有可能導(dǎo)致糾紛的產(chǎn)生,因此應(yīng)建立合同會(huì)簽制度,由技術(shù)(業(yè)務(wù))、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門審核合同的經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性條款,法律部門作為合同管理的歸口部門主要對合同文本進(jìn)行合法性、完備性審查。合法性審查包括:當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格;簽約代表是否具有簽約資格;合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。完備性審查包括:合同條款是否完備、內(nèi)容是否嚴(yán)謹(jǐn)、合同條款表述是否清晰、合同用詞是否準(zhǔn)確、權(quán)利義務(wù)是否對等、對可能出現(xiàn)的不利情況是否規(guī)定有風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)等。

3.簽訂后:嚴(yán)抓合同履行管理,強(qiáng)化動(dòng)態(tài)、全程監(jiān)控。切實(shí)執(zhí)行合同履行跟蹤制度。合同簽訂后,合同主辦部門應(yīng)當(dāng)對合同的履行情況實(shí)時(shí)跟蹤,及時(shí)掌握合同履行動(dòng)態(tài),發(fā)現(xiàn)對方輕微違約或部分不履行時(shí),應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)對措施。變更合同時(shí),均依照法律、法規(guī)和合同管理辦法的規(guī)定,及時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議,忌以內(nèi)部報(bào)告、批示的方式取代變更或增加事項(xiàng)的補(bǔ)充協(xié)議;在履約過程中及時(shí)發(fā)出必要的書函,對合同履行過程的函件往來予以簽收歸檔,作為雙方履約的證據(jù)予以保管,加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理;暢通渠道,建立合同主辦部門上報(bào)、合同歸口部門統(tǒng)計(jì)的合同履行臺帳,全面掌握校內(nèi)合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)妥善處理。同時(shí),審計(jì)、財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格按照簽訂的合同條款辦理結(jié)算手續(xù),把好合同結(jié)算關(guān),及時(shí)催收應(yīng)繳款項(xiàng),嚴(yán)格控制對外付款,杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。

4.履行畢:合同資料及時(shí)歸檔,完備合同信息化管理系統(tǒng)。隨著高校合同數(shù)量增多、合同內(nèi)容復(fù)雜化、特別是投資經(jīng)營合同的履行長期化,使合同文件的組成內(nèi)容越來越多,合同文本會(huì)成為長期履約的依據(jù)。因此,必須重視合同資料的收集保管,合同承辦部門在合同立項(xiàng)后,應(yīng)逐一建檔,妥善保管合同正本及附件、合同談判記錄、交往信函、簽收記錄、合同履行情況記錄、變更、解除合同的協(xié)議等一切書面材料,并定期向?qū)W校檔案館移交。同時(shí),應(yīng)建立信息化的合同管理系統(tǒng),包括合同電子檔案庫、合同分析系統(tǒng),重視對合同信息的分析,歸納整理高校實(shí)踐中已經(jīng)發(fā)生的合同風(fēng)險(xiǎn),確定風(fēng)險(xiǎn)偏好、風(fēng)險(xiǎn)多發(fā)點(diǎn),以便為后續(xù)的合同管理工作提供有針對性地防控措施,杜絕類似合同風(fēng)險(xiǎn),使高校合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防范和管理工作契合高校需求;同時(shí),通過對合同檔案的信息化管理,亦有助于完備客戶信用檔案,為校方的招投標(biāo)管理、合同簽訂提供有效的信用資料。

[1] 程秋梅.論法治視域下高校經(jīng)濟(jì)合同管理[J].教育財(cái)會(huì)研究,2009(2).

[2] 陳 忠,杜鴻繼.企業(yè)合同管理效益之考量[J].海峽科學(xué),2009(5).

[3] 許棟成.淺議合同管理[J].江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào),2009(1).

The Construction of College and Un iversity ContractManagement System

DUAN Yanhua
(Hunan University of Technology,Zhuzhou,Hunan 412008)

Constructing a scientific and reasonable contract management system is one of the most important contents of college and university standardizing administration and of management in accordance with law.A whole processed dynamic contractmanagement system should be constructed on contract management organization system which combines a united contract management with specific management so as to protect and strengthen the right and the interest of colleges and universities and ensure their healthy development.

contract management system in colleges and universities;contract management organization system;contractmanagement regulation system

D923.6

A

1674-117X(2010)02-0118-04

2009-10-16

段艷華(1975-),女,湖南通道人,湖南工業(yè)大學(xué)講師,法學(xué)碩士,研究方向?yàn)槊裆谭▽W(xué)和經(jīng)濟(jì)法學(xué)。

責(zé)任編輯:黃聲波