芻議高校學(xué)籍檔案管理在學(xué)生發(fā)展中的指導(dǎo)作用

劉曉玲

(湘南學(xué)院物理與電子信息工程系,湖南郴州 423000)

芻議高校學(xué)籍檔案管理在學(xué)生發(fā)展中的指導(dǎo)作用

劉曉玲

(湘南學(xué)院物理與電子信息工程系,湖南郴州 423000)

隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展與完善,高校學(xué)籍檔案管理呈現(xiàn)出規(guī)范化、系統(tǒng)化、電子化的趨勢(shì),對(duì)學(xué)校教學(xué)、教務(wù)管理有重要的參考作用。學(xué)校應(yīng)重視檔案管理對(duì)學(xué)生發(fā)展的指導(dǎo)作用,爭(zhēng)取建好檔案、管好檔案、用好檔案,力爭(zhēng)為培養(yǎng)高素質(zhì)人才做出更大貢獻(xiàn)。

學(xué)籍檔案管理;學(xué)生發(fā)展;指導(dǎo)作用

一 高校學(xué)籍檔案管理的新趨勢(shì)

學(xué)籍檔案是高校學(xué)籍管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)社會(huì)、學(xué)校和學(xué)生具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]。高校學(xué)籍管理是學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,是高校制定各項(xiàng)工作計(jì)劃的重要依據(jù)和參考材料,也是衡量我國(guó)高校發(fā)展的重要指標(biāo)之一。隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展,高校學(xué)籍檔案管理呈現(xiàn)出以下特征:

(一 )規(guī)范化

學(xué)籍管理的基本內(nèi)容包括對(duì)學(xué)生入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的檢查、考核與管理。隨著我國(guó)對(duì)高校教育管理的重視,高校學(xué)籍檔案管理有法可依、管理規(guī)范的趨勢(shì)日益明顯。2005年 9月 1日起實(shí)施的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》第 66條“對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料,學(xué)校應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整地歸入學(xué)校文書(shū)檔案和本人檔案”[2],對(duì)高校學(xué)籍管理的規(guī)范性提出了明確要求。學(xué)籍檔案管理呈現(xiàn)規(guī)范化趨勢(shì)還主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案形成過(guò)程中的分類規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范、收集和移交管理過(guò)程程序規(guī)范等方面。大部分高校在學(xué)籍檔案管理方面都能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)法規(guī)制度,還有一些高校為了能夠更好地完成學(xué)籍檔案管理工作,力求體現(xiàn)本校學(xué)籍檔案工作的特色,針對(duì)高校學(xué)籍檔案管理制定了一些具體的管理細(xì)則和處理辦法,這些都很好地促進(jìn)了學(xué)籍檔案管理工作的良性發(fā)展。

(二 )系統(tǒng)化

目前,高校學(xué)籍檔案管理工作日趨完善,基本涵蓋了學(xué)生在學(xué)校所接受的教育及個(gè)人成長(zhǎng)的有效信息,并能夠?qū)W(xué)生信息進(jìn)行有序的分類、組合,使學(xué)籍檔案能夠最大限度地體現(xiàn)學(xué)生的德、智、體、美、能等各方面的情況[3]。高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)化主要體現(xiàn)在學(xué)籍信息之間存在著一定的邏輯性以及學(xué)籍檔案的豐富性。作為高校公共信息服務(wù)體系之一的檔案部門(mén),已經(jīng)從原來(lái)單一的檔案室發(fā)展成為綜合性的檔案管理部門(mén)。學(xué)生學(xué)籍原始信息分散于這些綜合性的檔案管理部門(mén)中,包括學(xué)生的入學(xué)材料、個(gè)人基本情況、在校成績(jī)、獎(jiǎng)懲、學(xué)籍變更、學(xué)位及畢業(yè)狀況等。這些學(xué)生學(xué)籍原始信息分屬于各類主要目錄之下,相互之間存在著有序的組合及擴(kuò)展的關(guān)系,并互為印證。目前,高校學(xué)籍管理人員都有較強(qiáng)的檔案意識(shí),重視檔案基礎(chǔ)工作,能夠做到及時(shí)收集學(xué)籍信息,按期整理歸檔,避免各類資料的丟失,保證學(xué)籍檔案的完整性。

(三 )電子化

隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展,入校學(xué)生日益增多,檔案信息內(nèi)容日趨繁雜,廣大學(xué)生及社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需要量不斷增加,僅憑檔案管理人員的個(gè)人記憶完成檢索借閱,提供準(zhǔn)確服務(wù)是非常困難的。而隨著數(shù)字校園的建設(shè)和現(xiàn)代化管理手段在高校部門(mén)間的大量使用,高校學(xué)籍檔案管理的發(fā)展有了催化劑,各種檔案信息管理軟件的不斷涌現(xiàn),大大簡(jiǎn)化了查詢的手續(xù)。而伴隨著信息高速公路的出現(xiàn),部分高校通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),已經(jīng)實(shí)現(xiàn)異地信息交流檔案查詢。這些都為增加學(xué)生檔案利用率,延長(zhǎng)檔案的使用期限,加強(qiáng)電子文件的收集和積累,逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù),盡量使用電子文件對(duì)外提供查閱服務(wù),完善學(xué)生檔案信息的查閱功能提供了可能性[4]35。目前,我國(guó)高校學(xué)籍檔案基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理、社會(huì)實(shí)踐、就業(yè)意向、特長(zhǎng)愛(ài)好等信息的電子管理,大多數(shù)院校都建立與之相配套的檢索工具和管理系統(tǒng)。在特定的權(quán)限范圍內(nèi),實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息的溝通和使用。

二 高校學(xué)籍檔案管理對(duì)學(xué)生發(fā)展的指導(dǎo)意義

學(xué)生在高校的各種情況,可以通過(guò)學(xué)籍檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)得以反映,高校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和電子化也使得學(xué)籍檔案比以往更具有參考價(jià)值,對(duì)于高校學(xué)生發(fā)展的指導(dǎo)意義更大。

(一)入學(xué)初期設(shè)計(jì)學(xué)生發(fā)展計(jì)劃

高校是培養(yǎng)人才的重要陣地,大學(xué)一年級(jí)是學(xué)生設(shè)定人生目標(biāo)的關(guān)鍵期,在學(xué)生入學(xué)初期,就應(yīng)當(dāng)從學(xué)校及學(xué)生培養(yǎng)的宏觀角度確定相應(yīng)的學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃。高校教學(xué)教育部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校專業(yè)發(fā)展及學(xué)生特點(diǎn),設(shè)計(jì)一些有一定發(fā)展彈性的發(fā)展項(xiàng)目,并在學(xué)生檔案中以表格、圖表、計(jì)劃書(shū)的形式呈現(xiàn)給學(xué)生。為了讓學(xué)生更加明確在校期間所應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo),輔導(dǎo)員可在新生入學(xué)教育中為學(xué)生進(jìn)行詳細(xì)講解,使學(xué)生能夠在學(xué)校教育人才的整體計(jì)劃下結(jié)合個(gè)人意愿制定大學(xué)四年的個(gè)人發(fā)展計(jì)劃,更好地安排自己的大學(xué)生活[5]。在這一階段,學(xué)生要確定生活和學(xué)習(xí)的總目標(biāo),了解學(xué)校所規(guī)定的必須修習(xí)的學(xué)分、專業(yè)、技能等各項(xiàng)要求,要借助學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)定做好資料收集及課程準(zhǔn)備,充實(shí)自己的學(xué)籍檔案,以便能夠盡早實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。同時(shí),學(xué)校也要結(jié)合學(xué)籍檔案的設(shè)置,幫助學(xué)生多了解社會(huì)對(duì)其所學(xué)專業(yè)的需求,了解社會(huì)對(duì)人的各項(xiàng)能力的要求,還可以由輔導(dǎo)員引導(dǎo)參加一些同高年級(jí)學(xué)生進(jìn)行交流、咨詢。在入學(xué)階段,以學(xué)籍檔案為指導(dǎo),可以增強(qiáng)學(xué)生的方向感,使其更好地努力、更快地發(fā)展。

(二)求學(xué)過(guò)程中指導(dǎo)學(xué)生發(fā)展

大學(xué)第二、三學(xué)年是學(xué)生在校的第二階段,也是他們發(fā)展最重要的階段。而學(xué)生學(xué)籍檔案在這一階段的工具性也更加明顯。學(xué)生通過(guò)隨時(shí)查閱自己的檔案,對(duì)自己的短期目標(biāo)給予調(diào)整,還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)手段,進(jìn)行選課、注冊(cè)等。高校也要在學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法上不斷完善,根據(jù)執(zhí)行中的信息反饋,結(jié)合具體情況,對(duì)細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂,使其更好地發(fā)揮指導(dǎo)作用。同時(shí)也要做到公平公正,注意健全和完善學(xué)生資料,做好學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)的登載檢查工作,對(duì)缺考、作弊、補(bǔ)考科目一定要如實(shí)記載,對(duì)于學(xué)生的道德品行也要給予詳細(xì)準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)[6]。另外,學(xué)校教學(xué)教育管理部門(mén)也應(yīng)該應(yīng)用好統(tǒng)計(jì)知識(shí)和統(tǒng)計(jì)分析手段,及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地分析學(xué)生信息,以便及時(shí)調(diào)整教育教學(xué)策略;分析學(xué)生的心理健康、道德品質(zhì)、社會(huì)實(shí)踐能力的各項(xiàng)情況,以便決定是否開(kāi)展相關(guān)教育活動(dòng)等。在大二、大三這段時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的教育尚有調(diào)整空間,也正因?yàn)槿绱?才更應(yīng)該結(jié)合學(xué)籍檔案管理工作,為學(xué)生的終身發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

(三)學(xué)業(yè)結(jié)束前幫助學(xué)生彌補(bǔ)不足

大四學(xué)年是學(xué)生在校的最后階段,也是利用學(xué)籍檔案最為頻繁的時(shí)期。學(xué)生在這一階段可以通過(guò)學(xué)籍檔案進(jìn)行自查,例如是否有某項(xiàng)技能可以利用最后的半年或一年時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)修,也可以將學(xué)籍檔案中的資料進(jìn)行整理匯總,作為擇業(yè)、應(yīng)聘的參考。學(xué)校教育教學(xué)管理部門(mén)也要主動(dòng)進(jìn)行教育教學(xué)活動(dòng),重視畢業(yè)生實(shí)習(xí)檔案管理,并對(duì)畢業(yè)生的各項(xiàng)資料進(jìn)行匯總整理,對(duì)整體的就業(yè)情況進(jìn)行調(diào)研分析,以便做好畢業(yè)生管理工作。而學(xué)籍檔案的內(nèi)容主要有學(xué)生的姓名、性別、年齡、籍貫、學(xué)號(hào)、成績(jī)記載、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、升留級(jí)、試讀、舞弊等異動(dòng)情況的登記和處理。通過(guò)學(xué)籍表的記載,及時(shí)向用人單位介紹學(xué)生在校的學(xué)習(xí)成績(jī)、專業(yè)特長(zhǎng)及其政治表現(xiàn),幫助用人單位挑選人才,擇優(yōu)選送、推薦。同時(shí)這些有效數(shù)據(jù)也可以作為學(xué)校今后工作調(diào)整的重要依據(jù),對(duì)制定學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和學(xué)校教育教學(xué)工作計(jì)劃都有很高的參考價(jià)值。

(四)畢業(yè)后信息資源的有效利用

近年來(lái),學(xué)籍檔案利用率不斷提升,服務(wù)面也由校內(nèi)擴(kuò)大至校外,而服務(wù)對(duì)象也由在校生擴(kuò)大至歷年畢業(yè)生。在面向社會(huì)服務(wù)中,各屆畢業(yè)生因出國(guó)、考研、資格認(rèn)證、單位審核確認(rèn)學(xué)歷等同樣需要學(xué)校提供學(xué)歷認(rèn)證,這些都成為學(xué)籍檔案管理服務(wù)的新熱點(diǎn),檔案工作也因此更加受到學(xué)校與社會(huì)的重視。高校學(xué)籍檔案工作要關(guān)注這一變化,對(duì)學(xué)籍檔案管理的具體做法給予調(diào)整,延長(zhǎng)學(xué)籍檔案的有效時(shí)間,提高學(xué)籍檔案的參考價(jià)值,促使學(xué)籍檔案這一資源的有效再利用。另外,學(xué)校也可以利用學(xué)籍檔案對(duì)校友資源進(jìn)行整合,促動(dòng)歷屆校友借助這一平臺(tái)進(jìn)行互動(dòng)與交流,邀請(qǐng)歷屆畢業(yè)生回校講座,引導(dǎo)在校學(xué)生向校友“取經(jīng)”,使其成為在校學(xué)生發(fā)展的路標(biāo)。而這些都是學(xué)籍檔案的后續(xù)效應(yīng),也是今后學(xué)籍檔案管理的主要方向和工作重心。

三 高校學(xué)籍檔案管理具體的操作策略及方法

目前,高校學(xué)籍檔案管理工作已經(jīng)步入正軌,并在高校的日常教學(xué)教務(wù)管理中充當(dāng)著更加重要的角色,為了更好地發(fā)揮學(xué)籍檔案的指導(dǎo)作用,學(xué)校管理部門(mén)之間、輔導(dǎo)員與學(xué)校管理部門(mén)之間、學(xué)生與學(xué)校管理部門(mén)之間應(yīng)該形成一個(gè)良好的互動(dòng)鏈,以促進(jìn)學(xué)生發(fā)展、提高學(xué)校教育效力為主要目標(biāo),共同建好學(xué)籍檔案、用好學(xué)籍檔案,管好學(xué)籍檔案管理工作。

(一)學(xué)籍檔案管理動(dòng)態(tài)化

學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程,相對(duì)應(yīng)的學(xué)校檔案管理也應(yīng)呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的過(guò)程。這種動(dòng)態(tài)化主要體現(xiàn)在對(duì)學(xué)生各項(xiàng)情況的及時(shí)填充和整理方面。只有加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的動(dòng)態(tài)化趨勢(shì),才能更好地反映出學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展,并根據(jù)學(xué)生在接受學(xué)校教育過(guò)程中的具體情況給予及時(shí)的指導(dǎo)。高校學(xué)籍管理的業(yè)務(wù)涉及教務(wù)部門(mén)、學(xué)生工作部門(mén)、各院 (系)、財(cái)務(wù)部門(mén)、后勤集團(tuán)、圖書(shū)館、教材供應(yīng)中心、校醫(yī)院等等。而為了實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的動(dòng)態(tài)發(fā)展,生成學(xué)生檔案資料的各個(gè)部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及學(xué)校關(guān)于學(xué)籍檔案管理細(xì)則的要求,完整、準(zhǔn)確、規(guī)范地根據(jù)學(xué)生檔案的幾個(gè)分類進(jìn)行檔案資料的補(bǔ)充和整理,并做好維護(hù)資料的工作。這需要各高校高度重視學(xué)籍檔案管理工作,宣傳學(xué)籍檔案管理的法律法規(guī),明確職責(zé);加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作人員培訓(xùn),提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平,使高校學(xué)籍檔案管理工作再登新臺(tái)階。

(二)輔導(dǎo)員與管理部門(mén)密切配合

輔導(dǎo)員是學(xué)生在高校學(xué)習(xí)生活中接觸最多的高校工作人員,他們承擔(dān)著引導(dǎo)、教育、組織、幫助學(xué)生的重任,也是連接學(xué)生與學(xué)校各管理部門(mén)的紐帶。大學(xué)生雖然大多都已經(jīng)年滿 18周歲,從法律角度來(lái)講是具有一定民事責(zé)任能力的成年人,但其心理及各方面還未完全成熟,對(duì)于人生發(fā)展及個(gè)人管理方面仍然缺乏準(zhǔn)確的把握。雖然現(xiàn)在高校管理有“人本化”的趨勢(shì),學(xué)生可以通過(guò)學(xué)籍管理系統(tǒng)登陸后進(jìn)行自主選課等操作,并且可以反饋和發(fā)表自己的想法及意見(jiàn),但是他們?nèi)孕枰o導(dǎo)員的引導(dǎo)與管理。所以,輔導(dǎo)員應(yīng)同學(xué)校管理部門(mén)密切配合起來(lái),通過(guò)學(xué)校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)了解到學(xué)生的具體情況,并且通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的具體情況進(jìn)行分析,掌握學(xué)生最新的發(fā)展動(dòng)態(tài),協(xié)調(diào)學(xué)校各個(gè)管理部門(mén)的工作,使學(xué)生在學(xué)校中最大限度地獲取教育教學(xué)資源,迅速成長(zhǎng)[7]。另外,因?yàn)閷W(xué)校各個(gè)管理部門(mén)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理都負(fù)有一定的責(zé)任,各部門(mén)之間應(yīng)重視相互配合與協(xié)作,所以輔導(dǎo)員也應(yīng)對(duì)各部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)調(diào),增強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)同程度,為學(xué)生的發(fā)展提供更好的教育教學(xué)環(huán)境。

(三)學(xué)生與學(xué)校管理部門(mén)互動(dòng)

“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)要求,目前我國(guó)高校管理已經(jīng)呈現(xiàn)“人本”化趨勢(shì),即一切以學(xué)生的利益為根本出發(fā)點(diǎn),一切以促進(jìn)學(xué)生的終身發(fā)展、良好發(fā)展為目標(biāo)。在高校,實(shí)行人本管理之后,死板的制度性約束少了,僅就學(xué)籍檔案管理這一方面,學(xué)生就具有知情權(quán)、申訴權(quán)等更廣泛的權(quán)利。通過(guò)學(xué)生管理政策和身份認(rèn)證實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍、個(gè)人基本信息管理和個(gè)人學(xué)習(xí)行為的管理等。學(xué)生可以通過(guò)登錄學(xué)校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)選課的增、刪、修改,查詢選課信息、考試信息和注冊(cè)課程通過(guò)與否等信息,及時(shí)了解學(xué)校管理部門(mén)的最新通知,并在學(xué)校管理網(wǎng)站留言[4]35。通過(guò)學(xué)籍檔案管理這一平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了學(xué)生與學(xué)校管理部門(mén)之間的良性互動(dòng),而這種互動(dòng)極大地促進(jìn)了高校教育教學(xué)資源的有效利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)了學(xué)校的人本化管理。

高校學(xué)籍檔案是高校學(xué)生培養(yǎng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄,學(xué)籍檔案的基本內(nèi)容包括記載著學(xué)生品行、能力、學(xué)業(yè)等方面內(nèi)容的材料,也記錄著學(xué)校教學(xué)與管理活動(dòng)的內(nèi)容,融入了學(xué)校教育教學(xué)理念、培養(yǎng)目標(biāo)和教學(xué)計(jì)劃等。學(xué)籍管理制度體現(xiàn)出較強(qiáng)的約束力和自主性,使學(xué)生有明確的目標(biāo)和行為準(zhǔn)則。目前我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理工作在高校學(xué)生培養(yǎng)工作中起著不容忽視的重要作用,注重研究學(xué)籍檔案的建設(shè)和管理是十分必要的。

[1]范天吉.高等院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范化管理實(shí)用手冊(cè)[M].吉林:吉林電子出版社,2004:2.

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[4]喬玉潔.電子注冊(cè)、學(xué)籍、學(xué)歷檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用淺析[J].邯鄲大學(xué)學(xué)報(bào),2000(4).

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[6]馮文平.淺談學(xué)籍檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策[J].開(kāi)封大學(xué)學(xué)報(bào),2004,18(2):19.

[7]翁鐵慧.高校學(xué)生輔導(dǎo)員行動(dòng)指南[M].北京:中國(guó)福利出版社,2004:152.

(責(zé)任編校:文中)

D iscussion on I nstruction Function of FilesManagement of One’s Status as a Student in Colleges&Universities

LIU Xiao-ling

(Department of Physics and Electronic Information Engineering,Xiangnan Institute,Chengzhou,423000,China)

W ith the development and improvement of higher education of our country,filesmanagement about one’s status as a student presents standardized,systematized,electronic tendency which has the important reference value to school teaching and educational administration management.Schools should paymuch attention to the instruction function of files management to students’development to try our best to construct the fileswell,manage the fileswell,and use the files to make great contribution for training high quality talents.

management of one’s status as a student;student development;instruction function

G271

A

1673-0712(2010)03-0098-03

2010-03-19.

劉曉玲 (1963——),女,湖南寧鄉(xiāng)人,湘南學(xué)院物理與電子信息工程系實(shí)驗(yàn)師,在讀研究生,研究方向:檔案管理。