對(duì)加強(qiáng)檔案交接工作的一點(diǎn)思考

□徐婧

做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。下面根據(jù)筆者在檔案管理這一崗位的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)談?wù)剬?duì)檔案交接工作的認(rèn)識(shí)。

一、檔案交接工作中存在的問題

（一）存在于領(lǐng)導(dǎo)層方面的問題

一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案交接工作不夠重視，認(rèn)為檔案交接工作僅僅是新老檔案人員之間的事，與他無(wú)關(guān)，往往一聲令下，檔案人員立刻調(diào)整到新的崗位；有的領(lǐng)導(dǎo)雖然重視交接工作，但是對(duì)其專業(yè)性和復(fù)雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒有辦法規(guī)定具體的交接手續(xù)；有的領(lǐng)導(dǎo)在監(jiān)督辦理交接工作時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致應(yīng)交未交，交接不及時(shí)；部分單位的領(lǐng)導(dǎo)還把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，并且也不安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交，使得單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

（二）存在于老檔案員方面的問題

1、前任老檔案人員對(duì)所管理的各類檔案資料未妥善整理就倉(cāng)促移交，造成工作的遺留和積壓，甚至使檔案資料遭受損失。比如某些特殊種類的檔案，像基建檔案、照片檔案等，因整理時(shí)間不規(guī)律、不固定,整理方法較為復(fù)雜，材料收集有一定難度等原因，往往不能及時(shí)歸檔。離崗時(shí)若不收集齊全、整理妥善,就草草移交,往往造成材料的積壓和損失,把許多問題遺留給了后任，甚至后任的后任。工作越積越多，難度越來(lái)越大,真是“前人不干,后人遭難”。若碰到不明情況或馬虎粗心的，也許會(huì)把遺留多年的有價(jià)值的材料當(dāng)作多余的廢物，或賣掉，或付之一炬,造成無(wú)可彌補(bǔ)的損失。

2、有的檔案人員帶著情緒離崗或轉(zhuǎn)崗，或者對(duì)“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬,聽到調(diào)整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成工作前后無(wú)法銜接。交接過程中，還有許多檔案人員因重視不夠或責(zé)任心不強(qiáng)，僅是帶著接管人員走馬觀花地看看檔案室的有關(guān)櫥具和資料,或者只簡(jiǎn)單地介紹一番,就把鑰匙一交了之，使后任對(duì)檔案室里到底有幾類檔案,哪些檢索工具,其數(shù)量、狀況、功用、存放何處等摸不清底細(xì)，造成工作上的被動(dòng)與失誤。

3、辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)實(shí)際上是對(duì)前一階段檔案工作的全面檢驗(yàn)，而一些單位的檔案工作或多或少存在問題，檔案人員無(wú)法辦理正式交接手續(xù)，尤其是換人過于頻繁的單位，檔案人員自身對(duì)本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕唤邮掷m(xù)。

（三）存在于新檔案員方面的問題

從目前情況看，檔案工作領(lǐng)域尚未實(shí)現(xiàn)先持證后上崗，絕大多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓(xùn)取得崗位資格證書。因此，幾乎每名檔案人員接手時(shí)都對(duì)檔案工作一無(wú)所知，即使交接制度制定得再細(xì)致,手續(xù)規(guī)定得再嚴(yán)密，接管人員如果對(duì)檔案工作中常識(shí)性的概念不了解，對(duì)應(yīng)當(dāng)收什么、點(diǎn)什么、查什么一無(wú)所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題，也難以完成各項(xiàng)清點(diǎn)核對(duì)工作。

二、如何解決檔案交接工作中存在的問題

（一）檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中

檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起單位的重視，尤其是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程。在檔案人員離崗或調(diào)離工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位。要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。如從事檔案管理的人員在離職時(shí)需移交全部所管檔案，對(duì)于逾期不交或移交不全的后果要寫清楚，以免造成責(zé)任不清而相互推委。

（二）檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作

檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。

對(duì)于移交方來(lái)說，在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的，要在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫檔案移交說明。

對(duì)于接收方來(lái)說在接收之前要做好三項(xiàng)工作：一是了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；二是向前任檔案人員了解檔案工作情況；三是要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分才能保證交接工作順利進(jìn)行。

(三)明確職責(zé)，建立良性運(yùn)行的工作機(jī)制

第一，單位檔案人員調(diào)動(dòng)工作、離職、轉(zhuǎn)崗、臨時(shí)借調(diào)外單位工作或連續(xù)休假超過三個(gè)月的，都應(yīng)當(dāng)在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續(xù)。其中檔案人員臨時(shí)被抽調(diào)或休假時(shí)，個(gè)別單位不安排臨時(shí)代管人員，嚴(yán)重影響了檔案工作的連續(xù)性。應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)，這種情況不但要有人代管，時(shí)間較長(zhǎng)的還應(yīng)進(jìn)行正式交接。

第二，檔案行政管理部門應(yīng)通過多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作交接責(zé)任重大，手續(xù)繁雜，促使其為順利交接提供必要條件。如有準(zhǔn)備、有計(jì)劃地調(diào)換檔案人員，保證檔案工作不出現(xiàn)“空崗”、“斷檔”現(xiàn)象;將做好交接工作列入檔案人員的崗位責(zé)任制；根據(jù)本單位檔案數(shù)量為交接雙方安排充分時(shí)間；對(duì)于沒有辦清交接手續(xù)的檔案人員，不調(diào)整崗位，不予辦理人事調(diào)動(dòng)和工資轉(zhuǎn)移等手續(xù)。

第三，交接雙方均應(yīng)有相對(duì)合理而明確的職責(zé)分工。移交人員應(yīng)完成的工作主要有：核實(shí)檔案柜簽，清查柜內(nèi)檔案，移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時(shí)不能歸還的注明情況；對(duì)檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量等情況逐項(xiàng)列表；核對(duì)全宗卷目錄，整理好全宗卷內(nèi)文件及需要移交的其他材料；檔案數(shù)量與目錄記載不相符，檔案工作存在其他明顯問題的，須注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作的完成人員。

接管人員則應(yīng)做好接交工作：學(xué)習(xí)有關(guān)文件，了解檔案交接工作規(guī)定和基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況；對(duì)移交人員開列的表格、單據(jù)和其他交接材料逐項(xiàng)核對(duì)，逐柜逐卷(件)核查檔案數(shù)量，對(duì)不明事項(xiàng)向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問明情況，必要時(shí)做書面記錄；抽查電子檔案和機(jī)讀目錄是否可讀；學(xué)習(xí)檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案安全保管設(shè)施設(shè)備的使用方法；向監(jiān)交人員報(bào)告接交的具體情況。

當(dāng)移交人員因病或其他特殊原因不能辦理移交手續(xù)時(shí)，接管人員應(yīng)在到崗后立即清點(diǎn)核對(duì)檢索工具和檔案數(shù)量等重要項(xiàng)目，存在疑問的向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問明情況，并形成書面材料經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。

另外，工作交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經(jīng)驗(yàn)和方法也是十分重要的方面。前任的一句話、一個(gè)提醒往往能讓后任少走不少?gòu)澛贰Ｒ虼?，要增?qiáng)新任檔案員從前任那里最大限度地獲取信息和經(jīng)驗(yàn)的意識(shí)，以盡快熟悉本崗位工作。

（四）認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作

檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符、手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

三、必須正確認(rèn)識(shí)和妥善做好檔案交接工作

第一，交接雙方要對(duì)交接工作有一個(gè)充分、全面、正確的認(rèn)識(shí)。首先,交方要杜絕“甩包袱”、“撂挑子”的思想，接方要防止馬虎和依賴思想。雙方在交接過程中要密切配合，緊密協(xié)作。交方做到“知無(wú)不言，言無(wú)不盡”，接方做到謙虛、謹(jǐn)慎、細(xì)致,有疑必問，有漏必查，有缺必補(bǔ)，不接“糊涂帳”，不接“爛攤子”。其次，不能把交接工作僅僅看作交物、交鑰匙。完整的交接工作應(yīng)該包括工作經(jīng)驗(yàn)、工作方法乃至責(zé)任心、事業(yè)心的傳、幫、帶。

第二，離任者要做好交接的準(zhǔn)備工作，辦好交接手續(xù)。應(yīng)把該歸檔的材料及時(shí)歸檔、整理好。該收回的收回，該補(bǔ)充的補(bǔ)充。對(duì)檔案資料、檢索工具的數(shù)量、狀況、存放地點(diǎn)以及有關(guān)重要事項(xiàng)加以說明，列出交接清冊(cè)，辦好交接手續(xù)。

第三，離任者要帶領(lǐng)、幫助接任者熟悉工作環(huán)境，摸透工作情況，了解工作特點(diǎn)，掌握職責(zé)范圍。檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致的工作，頭緒多、內(nèi)容雜、標(biāo)準(zhǔn)高、要求細(xì)，這就要求前任盡心盡力地幫助后任熟悉掌握情況，通過言傳身教，使其在盡量短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)入角色，學(xué)到一定的工作經(jīng)驗(yàn)。接方對(duì)一些必要內(nèi)容應(yīng)主動(dòng)做好筆記，以便借鑒。

第四，前任要結(jié)合自己的工作實(shí)踐，把事業(yè)心、責(zé)任心傳給后任。前任要結(jié)合自己的工作實(shí)踐，通過具體事例，把對(duì)本職工作的熱愛，對(duì)檔案工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神言傳身教給后任。通過真誠(chéng)的幫助、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度、謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)，為后任樹立榜樣，共同上好責(zé)任心和事業(yè)心這一課，使交接工作成為單位檔案工作向前邁進(jìn)的一個(gè)新起點(diǎn)。