略談檔案與保密

□ 張蓓莉

加強(qiáng)保密工作，很重要的一個(gè)方面就是要加強(qiáng)檔案工作的保密。從本質(zhì)上來講，保密就是檔案保密。道理很簡單，任何一項(xiàng)科研成果，或技術(shù)創(chuàng)新，任何一項(xiàng)專利，或知識產(chǎn)權(quán)，任何一項(xiàng)重大工程，或基礎(chǔ)設(shè)施等，所有這些核心的技術(shù)，它們最終存在的形式都是檔案，都是以檔案的形態(tài)加以保管，加以保密和提供查詢利用。

任何一個(gè)國家的綜合國力，國防工業(yè)，軍事工程，航空航天工程等，它們最大的保密，就是對這些項(xiàng)目的檔案保密。無須再論證，結(jié)論應(yīng)該是：檔案工作和保密工作是屬于同一類型工作的兩個(gè)方面。離開檔案，也就無所謂有什么保密?，F(xiàn)在有些單位，只講保密工作，不講檔案工作。任何忽視檔案工作的行為，都是不可取的。

如何在做好檔案工作的同時(shí)，又加強(qiáng)保密工作呢？

一、做好檔案保密期限的劃分工作

保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20年，秘密級事項(xiàng)不超過10年；保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。這項(xiàng)工作，既是一項(xiàng)檔案工作，又是一項(xiàng)保密工作。

二、適時(shí)做好檔案密級的調(diào)整工作

做好檔案密級的調(diào)整工作要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，依法必嚴(yán)，違法必糾；二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：1、建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；2、建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動；3、建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

三、做好檔案保管過程中的保密工作

從總體上講，檔案庫房的設(shè)立應(yīng)遵循國家有關(guān)規(guī)定，并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。庫房應(yīng)與辦公室、閱覽室分開，并指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全，因此必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識。檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，他們對檔案信息的保護(hù)負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。因而檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。檔案管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，特別是在檔案利用過程中，不僅要做到手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密的泄露。在檔案工作中，要對檔案保密工作給予充分重視。就此問題，《檔案法》己做出了相應(yīng)規(guī)定，如《檔案法》第14條、17條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理?！薄敖钩鲑u屬于國家所有的檔案?！边@些規(guī)定一方面體現(xiàn)出檔案保密工作的重要性，另一方面明確了檔案管理人員要有很強(qiáng)的檔案保密意識，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律規(guī)定。增強(qiáng)保密意識，檔案人員除了要熟悉檔案法律法規(guī)，還應(yīng)參照保守國家秘密法的各項(xiàng)規(guī)定，應(yīng)用于檔案工作實(shí)際。對相關(guān)法律法規(guī)深入學(xué)習(xí)，不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案保密工作的法制化建設(shè)，也有助于完善和促進(jìn)整個(gè)檔案法規(guī)體系的建設(shè)。

四、做好檔案利用過程中的保密工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個(gè)方面實(shí)施：

1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員制定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來檔案館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機(jī)；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)方面，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。