辦公自動化環(huán)境中電子文件的平時歸卷管理

□楊霞

在傳統(tǒng)的文件工作中，人們都很重視紙質(zhì)文件的平時收集與歸卷工作，以便平日查找利用和年終歸檔整理。在辦公自動化的環(huán)境下，電子文件平時歸卷同樣十分重要，這是因為，辦公自動化系統(tǒng)并不能將文件工作的內(nèi)容與流程完全“自動化”，電腦自動著錄與檢索能力也是有限的；加之，電子文件數(shù)量與類型的不斷增加，利用計算機(jī)自動檢索時人們并不能準(zhǔn)確記憶電子文件的名稱、關(guān)鍵字或詞組等信息，也會降低電子文件的查全率和查準(zhǔn)率，有時甚至難以找到所需電子文件，從而影響辦公效率。為此，繼承紙質(zhì)文件平時歸卷管理的良好傳統(tǒng)，利用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行人機(jī)合作，建立一個有序、及時、高效的電子文件平時收集歸卷與查找利用系統(tǒng)，這仍然是信息時代便捷、高效、安全管理電子文件的一種值得信賴的有效途徑。

一、電子文件平時歸卷流程

隨著電子文件量的不斷增長，一個單位、一個部門只有做好平時篩選收集，分類歸卷，才能避免信息無序、信息超載，為組織管理提供良好的信息支持。

首先，制定文件分類表。現(xiàn)行機(jī)關(guān)保存現(xiàn)行文件時主要考慮的是日常工作中能否及時準(zhǔn)確地找到文件，這就必須要對文件進(jìn)行有序管理，必須對文件進(jìn)行科學(xué)分類。文件分類表就是文件分類的依據(jù)。

文件分類表，是根據(jù)本單位的職能活動預(yù)先編制的文件分類歸卷的類目體系。它指導(dǎo)本單位文件分類收集、歸卷管理，前端控制本機(jī)關(guān)歸檔文件范圍。一般由文件部門、檔案部門共同協(xié)作研制并報送本單位綜合辦公部門批準(zhǔn)后施行。

文件分類表是一個主題概念系統(tǒng)，一般由類別和順序號組成。對于一個單位的文件來說，類別的劃分可按內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)或者按業(yè)務(wù)內(nèi)容等分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。按內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，是指將單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成與處理的文件分別作為獨(dú)立的類別。按業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類，是指將本單位各項業(yè)務(wù)內(nèi)容或流程的文件分別劃分為獨(dú)立類別。二者可以單獨(dú)使用，也可在不同分類層次結(jié)合使用。類別劃定后應(yīng)標(biāo)明類名(概括提煉的主題詞或詞組)，不宜過于冗長，且注意類別概念之間的關(guān)系要符合邏輯規(guī)則，保持同級分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性，避免文件類別概念之間的交叉與重復(fù)。文件分類表的類別項目排定順序后，可依次為其編制順序號，以便固定類別之間、大類與子類、子類與子類之間的邏輯順序，方便查找使用。

其次，創(chuàng)建樹型電子文件夾目錄。根據(jù)文件分類表的指引，在辦公自動化系統(tǒng)提供的網(wǎng)絡(luò)磁盤或本地電腦硬盤上新建樹型電子文件夾目錄(如E盤、F盤等，不要在C盤或者“我的文檔”中創(chuàng)建，避免電腦故障或格式化系統(tǒng)時影響文件安全性)，為電子文件的日常收集歸卷做好準(zhǔn)備。創(chuàng)建樹型電子文件夾目錄，一般應(yīng)當(dāng)與本單位的文件分類表的分類系統(tǒng)相對應(yīng)，這樣既可固定文件的分類體系，也方便新員工學(xué)習(xí)使用或者員工離職時移交文件，便于整個單位文件的有效管理。

一個單位內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)及其工作人員在履行自身職責(zé)或完成業(yè)務(wù)活動中，都要負(fù)責(zé)本部門或本職崗位的文件管理，其電子文件夾目錄可主要依據(jù)自身業(yè)務(wù)內(nèi)容或工作流程來創(chuàng)建。以××貿(mào)易公司為例，根據(jù)其主要業(yè)務(wù)內(nèi)容可將其第一級文件夾分為四個類別:客戶(服務(wù)對象，內(nèi)部或外部客戶)、成果(提供的產(chǎn)品與服務(wù))、團(tuán)隊(人力資源或組織效率團(tuán)隊)、管理(非核心工作的各類信息)等，這種類別的設(shè)置，回答了“為誰服務(wù)？”、“提供什么服務(wù)？”、“誰來提供服務(wù)？”、“如何提供服務(wù)？”等問題，準(zhǔn)確概括了該公司業(yè)務(wù)活動的主要內(nèi)容；其二級文件夾可分別依照客戶類型或數(shù)量、產(chǎn)品型號與服務(wù)項目、不同項目團(tuán)隊、輔助核心工作信息等分類標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)設(shè)目錄，如“1.客戶”類下即可設(shè):1.1財務(wù)部1.2技術(shù)部1.3營銷部……1.7客戶總項。如果第二級分類后文件數(shù)量與種類仍然較多，還可繼續(xù)創(chuàng)制第三級文件夾。如遇到難以歸類的文件，可創(chuàng)設(shè)“總項”或者“其他”文件夾來歸卷①。此外，對于不需長期保存的臨時性、事務(wù)性文件，或等待辦理的文件，還可創(chuàng)設(shè)“暫存”、“臨存”、“待辦”等文件夾來收納文件歸卷，以方便日常揀選與處置。

樹型電子文件夾目錄的第一級文件夾目錄數(shù)量一般不宜過多，各文件夾名稱的概括性、包容性要大些。同一層次的文件夾要充分體現(xiàn)出類別的獨(dú)立性。注意不要創(chuàng)建層次過深的目錄結(jié)構(gòu)(一般在3層左右)，這樣容易查找。

第三，電子文件的審查歸卷。由于電子文件具有復(fù)制性、共享性，可點對點、點對面共時傳遞、閱文與辦理，其流轉(zhuǎn)與辦文過程的記錄可以分離，不同辦文部門及人員在辦文流程中或流程結(jié)束后可以在自身權(quán)限內(nèi)上載、更新、查看、保存、刷新辦文信息。因而，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件平時歸卷通常是在文件辦畢后進(jìn)行不同，電子文件平時歸卷卻是在文件接收或者生成時就進(jìn)行，然后再履行辦文流程。這種前置的電子文件歸卷并不意味著所有收文或發(fā)文都需歸卷，而是需要對其進(jìn)行篩選審查后予以歸卷。

一是對收文的審查歸卷。電子文件大多是通過電子郵件系統(tǒng)來傳遞，各種文件或者其他電子信息甚至垃圾信息、病毒信息等往往會隨之涌進(jìn)收文者的收文箱或者接收端口，因而需要收文者嚴(yán)格篩選審查②:

要審查電子郵件是否具有“公務(wù)性”，即判斷一份電子郵件是否屬于圍繞公務(wù)活動中往來的郵件，刪除抄送來的不屬于本單位辦理的電子信息或其他垃圾信息。凡是在執(zhí)行公務(wù)或事務(wù)交往中產(chǎn)生、接收和管理的，能為這些活動提供證據(jù)的電子郵件，均應(yīng)視為電子文件而加以保存。注意堅持公務(wù)文件與私人文件分開歸卷管理。

要審查電子郵件是否具有“文件屬性”，即判斷一份電子郵件是否對自身業(yè)務(wù)活動具有“原始性”、“證據(jù)性”，這不僅僅憑郵件正文信息內(nèi)容，而應(yīng)針對電子郵件所有內(nèi)容進(jìn)行分析，如正文內(nèi)容與附件、發(fā)文對象、收發(fā)日期等關(guān)聯(lián)性信息的分析判斷；注意對正文內(nèi)容與附件一起構(gòu)成證據(jù)力的電子郵件的歸卷，并最好將其保存為電子郵件格式(可使用郵件管理軟件)，以免破壞郵件的憑證性；如果郵件正文內(nèi)容沒有證據(jù)力，可以只保存附件中的電子文件內(nèi)容。要堅持將具有“文件屬性”的電子郵件(電子文件)與電子資料分開歸卷管理。

要審查電子郵件是否具有“安全性”，即判斷一份電子郵件是否是病毒文本，或者是攜帶病毒的郵件，慎重打開不明來歷的郵件或者其附件，對系統(tǒng)提示已被修改的加密郵件要及時與發(fā)文機(jī)關(guān)核實后歸卷。堅持收文安全性審查是后續(xù)收文辦理流程安全運(yùn)行的重要前提。

要審查電子郵件是否具有“可讀性”，即判斷一份電子郵件是否是完整的、可以讀取信息內(nèi)容的郵件，尤其是應(yīng)當(dāng)檢驗郵件附件是否可以打開，是否能正確顯示，是否能完整讀取信息內(nèi)容。堅持收文可讀性審查是檢驗審查歸卷有效性的重要標(biāo)準(zhǔn)。

通過上述系列審查后，選中需要?dú)w卷的電子郵件(全部或者附件，特別注意保存郵件傳送數(shù)據(jù)、接受數(shù)據(jù)，包括電子郵件系統(tǒng)中關(guān)于已寄出郵件的時間、日期、收件人與寄信人姓名的信息，郵件接收時間與數(shù)據(jù)的信息，以及收件人存取或接收的確認(rèn)信息等)，將其“另存到”、“發(fā)送到”或者“復(fù)制—粘貼”到預(yù)先擬制的電子文件歸卷的目標(biāo)文件夾中，之后再按照文書處理流程予以辦理，并注意保存記載文件擬辦、批辦、承辦等過程的信息。

二是對發(fā)文的審查歸卷。辦公自動化環(huán)境中，發(fā)文審核簽發(fā)等辦文過程是在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行或者借助電子郵件系統(tǒng)向外機(jī)關(guān)傳輸。通常，發(fā)文撰稿人應(yīng)當(dāng)首先將擬好的文稿保存到預(yù)先擬制的電子文件夾中，待審核人、簽發(fā)人審核簽發(fā)流程辦理完畢后，需將原來的初稿替換為發(fā)文定稿(一般只保存最終確認(rèn)的公文定稿，刪除原有的歷次修改稿)，避免今后使用時多版本造成混亂或誤用。同時，要安全保存此文件的核批信息。如遇重要的法規(guī)、制度性文件或者重要合同、協(xié)議書等確需保存歷次修改稿的(旨在日后對照了解文本歷次修改狀況)，應(yīng)在其電子文件名中直接標(biāo)明修改版次及定稿版本信息，以便日后準(zhǔn)確查找和利用。

電子文件歸卷時，應(yīng)將其分別歸入預(yù)先創(chuàng)建的電子文件夾目錄系統(tǒng)中相應(yīng)文件夾中，不要將文件都存入網(wǎng)絡(luò)公共存儲空間，或者辦公電腦桌面上“我的文檔”，或者直接放到電腦“桌面”上，以免出現(xiàn)文件數(shù)量繁多分類不清、桌面文件凌亂無序而導(dǎo)致查找困難，或重要文件失泄密，甚至系統(tǒng)故障致使歸卷文件丟失等情況。

二、電子文件平時歸卷管理的方法

為了全面、系統(tǒng)、有序管理電子文件，保證電子文件的完整與安全，提高其查找利用的效率，可以通過下列方法整序、優(yōu)化自身的文件管理系統(tǒng):

1.利用數(shù)字序號或日期序號為重要文件夾(文件)排序。為了更有效體現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的重要程度或者工作流程的先后順序，可以選擇按照重要程度、使用頻率、工作流程等順序為重要文件夾(文件)加上數(shù)字序號，系統(tǒng)將會依照數(shù)字序號排列先后次序，例如:希望能體現(xiàn)“為客戶服務(wù)”的主要職能，突出“客戶至上”的管理理念，來為文件夾編制如下序號:1.客戶、2.成果、3.團(tuán)隊、4.管理……這樣“1.客戶”文件夾就始終排在第一位了。如果是相同名稱的多個文件夾，還可在相同文件夾名稱之前或之后加上固定格式的不同年、月、日等數(shù)字序號予以區(qū)分，系統(tǒng)也會依次排序，例如:“2007照片”、“2008照片”、“2009照片”等；如果“2009照片”文件夾中文件數(shù)量較多，還可按照片文件形成的日期將其歸入不同的文件夾中:“20080512照片”、“20080808照片”、“20091010照片”等，使不同事由的文件夾依照日期順序排列。對其他各類文件夾中的重要文件排序也可照此辦理。

2.建立電子文件與紙質(zhì)文件歸卷目錄系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系。在實行電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”管理的單位，可按照電子文件夾目錄建立起對應(yīng)的紙質(zhì)文件歸卷系統(tǒng):準(zhǔn)備一些文件盒，并在其盒脊上注明相應(yīng)的類別、屬類、數(shù)字序號等，然后依次排列于文件柜中，然后隨時或定期將紙質(zhì)文件歸入卷盒中。為了區(qū)分不同類別，可選用不同顏色的文件盒或不同顏色標(biāo)簽，這樣更醒目，更容易識別。這種“雙套制”的歸卷目錄系統(tǒng)中，電子文件歸卷的文件夾名稱與紙質(zhì)文件歸卷的文件盒(夾)名稱保持對應(yīng)關(guān)系，并盡量保持其長期穩(wěn)定性，以方便平時對應(yīng)查找利用兩種不同類型的文件。

3.不同類型的電子文件分開歸卷。針對聲音、圖像、視頻等不同類型的電子文件，應(yīng)當(dāng)分類歸入不同文件夾進(jìn)行歸卷管理，可以建立圖片(Picture)、照片(Photo)、音樂(Music)、視頻(Video)、影片(Movie)、動畫(Flash)、表格(Excel)、幻燈片(PowerPoint)等文件夾目錄，將各類文件直接歸入上述文件夾，如各類別文件數(shù)量較多，可在該文件夾中按照內(nèi)容、日期等分類標(biāo)準(zhǔn)建立子文件夾分類歸卷。這種保持文件夾內(nèi)的文件為同一格式的歸卷管理，可使文件看起來更整潔、有序，方便日常備份、查找及檢查管理。

4.電子文件夾(文件)命名時要標(biāo)明主題詞。電子文件夾(文件)的名稱應(yīng)當(dāng)清晰明確概括其主題，便于一目了然了解到文件夾(文件)中的主要內(nèi)容和成分。針對日常一些電子文件夾(文件)的名稱不明確的，或者與文件內(nèi)容關(guān)系不大的，甚至是一些毫無檢索意義的名字、數(shù)字、字母等，就需要對其進(jìn)行重命名，標(biāo)明具有實質(zhì)檢索意義的主題詞，使之能夠直接揭示文件夾(文件)的內(nèi)容與成分，這將有助于提高日常手工查選或者電腦自動搜索的效率。

5.調(diào)整或刪除無須保存的文件。定期或不定期翻查電子文件夾(文件)，對平時忙亂中放錯文件夾的文件予以調(diào)整歸位，對一些不再具有使用價值或保存價值的文件予以剔除，例如:一些公務(wù)活動中收集積累的、外單位轉(zhuǎn)發(fā)抄送來的參考性、臨時事務(wù)性文件，不需保存的重份或副本文件，一些不完整的電子文稿或者生成了初稿但并未簽發(fā)生效的文稿，在互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)上能夠方便查找到的公開的可共享的法律法規(guī)資料等。不斷精簡歸卷文件，清除冗余文件，可增強(qiáng)電子文件歸卷管理系統(tǒng)的有序性和有效性。

6.電子文件與電子資料分開歸卷管理。各單位的電子文件是在公務(wù)活動中形成與處理的，真實記錄了自身各種職能活動情況。電子資料是各項公務(wù)活動運(yùn)轉(zhuǎn)、處理的輔助性、參考性信息，如有關(guān)法律法規(guī)政策、國際國內(nèi)同行業(yè)調(diào)研報告、為制訂管理決策而收集的其他單位各種簡報、分析報告等各種信息。對本單位來說，電子文件具有重要記錄性與憑證性以及長久保存價值，而電子資料僅僅是臨時的參考價值，往往在決策或事項辦理完畢后或暫存一段時間后即可刪除。因而，將二者分開歸卷，區(qū)別對待，分類管理，便于有效維護(hù)電子文件的完整與安全。

1、邁克·宋、維姬·哈爾斯、提姆·布萊斯(著)，張樺(譯):《倉鼠革命——解除信息煩惱，找回自在生活》，北京:電子工業(yè)出版社，2007年。

2、楊霞:《現(xiàn)代文件管理》，北京:中國檔案出版社，2005年。