明確歸檔范圍和保管期限科學(xué)管理公共圖書館檔案——由編制《文件材料歸檔范圍和保管期限表》引發(fā)的思考

姜 欣

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

圖書館檔案在圖書館科學(xué)管理、日常工作開展、圖書館史資料查考、圖書信息開發(fā)利用、職工年度考核、職稱評(píng)定和同行間業(yè)務(wù)交流中具有非常重要的作用。加強(qiáng)圖書館檔案管理，對(duì)圖書館自身發(fā)展乃至我國(guó)文化事業(yè)的繁榮都具有重要的意義。筆者結(jié)合國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），就如何做好公共圖書館檔案管理工作談以下幾點(diǎn)體會(huì)。

1 找準(zhǔn)管理依據(jù)，把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)

要做好圖書館檔案管理工作，必須找準(zhǔn)依據(jù)，把握關(guān)鍵。為了便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所有保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，2006年12月18日，國(guó)家檔案局頒布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）。該規(guī)定的貫徹實(shí)施是加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)的重要舉措，有利于檔案工作更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)；該規(guī)定的貫徹實(shí)施還是依法治檔的重要依據(jù)，有利于檔案工作社會(huì)地位的提高；該規(guī)定的貫徹實(shí)施也是推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要手段，有利于檔案科學(xué)流轉(zhuǎn)和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高檔案人員的工作效率和檔案工作的延續(xù)性。《規(guī)定》明確指出，企業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行。公共圖書館作為國(guó)家文化事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，理所應(yīng)當(dāng)依據(jù)《規(guī)定》的要求，進(jìn)一步規(guī)范圖書館檔案管理工作。

《規(guī)定》主要分為兩部分，一是主體部分，共15條，它對(duì)文件材料的形成、積累、歸檔，以及準(zhǔn)確劃分文件材料歸檔范圍和界定保管期限的主要內(nèi)容做了一些原則性的規(guī)定。二是附件部分，即《文件材料歸檔范圍和保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱《范圍和期限表》）。而《范圍和期限表》的制定正是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在。因?yàn)橛辛税础兑?guī)定》要求明確下來的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限，隨后的歸檔工作將會(huì)是水到渠成。

2 結(jié)合實(shí)際制定《范圍和期限表》

2.1 正確選擇檔案分類方案

編制《范圍和期限表》，首先必須確定本單位的檔案分類方案。通常機(jī)關(guān)按照機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行檔案的分類保管，其檔案分類一般采用“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”的方案。而公共圖書館系事業(yè)單位，其機(jī)構(gòu)設(shè)置與機(jī)關(guān)相比有巨大差異，業(yè)務(wù)工作職責(zé)多有交叉，不同部門產(chǎn)生的文件數(shù)量懸殊，歸檔材料中業(yè)務(wù)工作資料占據(jù)主要地位，故可采用靈活性、操作性較強(qiáng)的“年度—問題—保管期限”分類方案。

2.2 合理確定歸檔文件材料的起點(diǎn)

2.2.1 確定歸檔文件材料的內(nèi)容起點(diǎn)

合理確定本單位歸檔文件材料內(nèi)容的最低起點(diǎn)，有利于實(shí)現(xiàn)歸檔文件材料的全面、完整、無遺漏。公共圖書館各部門的崗位、職能既存在包含與交叉的現(xiàn)象，也存在相對(duì)的專業(yè)性和獨(dú)立性，如遼寧省圖書館辦公室作為本館的行政管理部門就存在一人身兼多職或一崗多能的現(xiàn)象。各部門、各崗位所形成的歷史記錄材料非常復(fù)雜，若想實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、有效的管理，就必須對(duì)各種文件材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行科學(xué)界定。因此公共圖書館應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，根據(jù)“年度—問題—保管期限”的分類方案，根據(jù)不同崗位的職能分工，以每個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、每個(gè)崗位、每個(gè)人所負(fù)責(zé)的每一項(xiàng)工作為歸檔文件材料的內(nèi)容起點(diǎn)。

2.2.2 確定歸檔文件材料的來源起點(diǎn)

編制《范圍和期限表》必須明確歸檔文件材料的提供者、整理者的范圍，即來源范圍。公共圖書館文件材料的來源、內(nèi)容、形式是伴隨工作單位及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的開展而形成的。每項(xiàng)工作、每項(xiàng)職能都有歸檔文件材料的產(chǎn)生，這些文件材料主要有3個(gè)方面的來源：一是外來的；二是轉(zhuǎn)發(fā)的；三是自產(chǎn)的。每個(gè)崗位上的工作人員最熟悉自己工作中產(chǎn)生的文件材料來源、內(nèi)容、形式、重要性及相互關(guān)系，因此應(yīng)把每個(gè)職能崗位上工作的員工確定為提供檔案材料的主體。

2.3 《范圍和期限表》的形成

合理確定編制工作的起點(diǎn)是保證《范圍和期限表》內(nèi)容全面、完整、合理、準(zhǔn)確的前提?！斗秶推谙薇怼肪幹普吒鶕?jù)《規(guī)定》要求，起草《范圍和期限表》的“起點(diǎn)內(nèi)容”，匯總后形成公共圖書館《范圍和期限表》的雛形。然后經(jīng)過對(duì)這些基礎(chǔ)內(nèi)容的審核、修改、匯總、審批，最終形成檔案管理工作中可以遵循的《范圍和期限表》。

2.3.1 按流程審核、修改、報(bào)送

結(jié)合本館《范圍和期限表》編制工作的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為公共圖書館《范圍和期限表》的最終形成，必須經(jīng)過以下審核、修改程序：編制者負(fù)責(zé)完成“起點(diǎn)內(nèi)容”，形成初稿→第一責(zé)任人（各職能部門主任）負(fù)責(zé)初稿審核、修改和匯總→檔案員負(fù)責(zé)補(bǔ)充、修改、完善、匯總→分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)修改、審核、定稿→主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核、簽批報(bào)送。

2.3.2 注意突出重點(diǎn)

新《規(guī)定》突出了立檔單位的主體地位，充分體現(xiàn)了“以我為主”的指導(dǎo)思想。公共圖書館在編制《范圍和期限表》時(shí)，應(yīng)注意突出以下重點(diǎn)：

2.3.2.1 突出圖書館專業(yè)文件材料的特色。如申報(bào)國(guó)家級(jí)及省級(jí)珍貴古籍名錄文件材料、圖書登記賬等。

2.3.2.2 突出圖書館歷史面貌和主要職能活動(dòng)的特色。如大事記、組織沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、圖書館舉辦重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重大專題調(diào)研、重要協(xié)議等形成的文件材料。

2.3.2.3 突出“以人為本”的特色。如圖書館人事任免、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任及反映個(gè)人及本單位行政獎(jiǎng)懲的文件材料。

3 編制《范圍和期限表》應(yīng)注意的問題

3.1 注意遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

筆者在編制本館《范圍和期限表》過程中，遇到國(guó)家檔案局8號(hào)令《規(guī)定》和遼寧省文化廳與遼寧省檔案局聯(lián)合發(fā)文制定的《遼寧省公共圖書館檔案管理辦法》（遼文字[1999]18號(hào)）兩者沖突的情況。在這種情況下，筆者嚴(yán)格遵循了國(guó)家檔案局8號(hào)令《規(guī)定》的標(biāo)準(zhǔn)。而在兩者不沖突時(shí)，則可參照上級(jí)主管部門的規(guī)范性文件。

3.2 注意科學(xué)確定編制范圍

編制《范圍和期限表》不應(yīng)局限于上級(jí)下發(fā)的紅頭文件、日常公文材料等內(nèi)容，應(yīng)深入調(diào)查研究，汲取以往成果，根據(jù)各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)“三定方案”職能逐類編寫。以本館《范圍和期限表》中黨、團(tuán)、工會(huì)類為例，采用“三參照、一依照”方法。“三參照”：一是參照國(guó)家檔案局8號(hào)令《規(guī)定》，二是參照原來的歸檔范圍和期限表，三是參照近幾年黨、團(tuán)、工會(huì)已歸檔文件目錄?！耙灰勒铡笔侵敢勒铡叭ǚ桨浮保ǘň帯⒍◢?、定人）編寫。這樣編制出來的《范圍和期限表》才能反映本館黨團(tuán)工會(huì)的主要工作職能，避免了重要文件材料的散失和缺漏，解決了各部門之間文件材料的重復(fù)歸檔問題。

3.3 注意合理劃分保管期限

《規(guī)定》采用標(biāo)時(shí)制（或者叫做表年法），將文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種。定期又分為30年和10年兩個(gè)具體年限，時(shí)間期限規(guī)定更為明確、具體。筆者認(rèn)為，可根據(jù)《規(guī)定》，結(jié)合圖書館檔案工作的特點(diǎn)，作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，切勿一成不變地照搬照抄。比如：《規(guī)定》要求“本機(jī)關(guān)編印的簡(jiǎn)報(bào)和下級(jí)機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料等作為10年保存”，而本館編制的《遼圖簡(jiǎn)訊》反映了本館一段時(shí)期的工作重點(diǎn)；遼寧地區(qū)聯(lián)合編目二級(jí)分中心上報(bào)的《工作總結(jié)》，反映了本館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作內(nèi)容，10年保存期不能滿足需要，因此筆者將這兩項(xiàng)內(nèi)容調(diào)整為30年保存?！兑?guī)定》中對(duì)出國(guó)審批手續(xù)、考察報(bào)告等設(shè)定為10年保存期限，而本館出國(guó)或出境訪問考察、參加國(guó)際會(huì)議等外事活動(dòng)極少，因此將出國(guó)審批手續(xù)、考察報(bào)告作為永久保存。這些做法滿足了本館實(shí)際工作的需要，健全了館藏檔案內(nèi)容，完善了檔案的結(jié)構(gòu)，確保了文件材料歷史價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。

公共圖書館必須在學(xué)懂、學(xué)透、用好、用活《規(guī)定》的基礎(chǔ)上，牢牢把握《范圍和期限表》編制這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到立足實(shí)踐，靈活掌握，因地制宜地制定符合本單位實(shí)際的《范圍和期限表》，為整體檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，從而不斷提高公共圖書館檔案管理的工作水平，更好地實(shí)現(xiàn)《規(guī)定》的目標(biāo)。

[1] 國(guó)家檔案局令第8號(hào).

[2] 遼文字[1999]18號(hào).

[3] 陳壯，王晨.如何突出機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍特色.中國(guó)檔案，2007（4）.

[4] 何章高.談?wù)剣?guó)家檔案局8號(hào)令的貫徹落實(shí).浙江檔案，2008（2）.