圖書館知識管理運作環(huán)境研究

侯宏皎

（河南科技學院，河南 新鄉(xiāng) 453003）

1 引言

知識管理作為一種全新的管理理念和管理方法，對圖書館管理產(chǎn)生了很大影響。很多圖書館實施了知識管理項目，但是實施效果不佳甚至以失敗告終，究其原因是沒有培育出適合知識管理實施的環(huán)境。所以對圖書館知識管理運作環(huán)境的研究非常重要。筆者首先分析了影響圖書館知識管理運行的一些因素，然后構(gòu)建了圖書館知識管理運行環(huán)境系統(tǒng)模型。以期為圖書館成功實施知識管理從而提高管理水平和服務(wù)能力提供有益借鑒。

2 影響圖書館知識管理實施的因素

圖書館知識管理的實施是個系統(tǒng)工程，其成功實施需要組織內(nèi)外各種因素的支持。剖析一些成功的知識管理實踐，有助于我們深入了解影響圖書館知識管理實施的一些因素。

2.1 創(chuàng)新和共享的圖書館文化——知識管理實施的前提

組織文化被視為知識管理實施的最重要促進因素。它能鼓勵員工共享經(jīng)驗和觀點、相互作用以及坦誠相待。缺少鼓勵合作、信任、知識共享、學習和創(chuàng)造的組織文化是成功實施知識管理項目的最大障礙，也是創(chuàng)建信息共享與開放交流環(huán)境的主要阻礙。這正如達文波特等人所說：“如果知識方案的文化土壤是不肥沃的，再多的技術(shù)、知識內(nèi)容或者優(yōu)秀的管理實踐也將不能保證成功?！盵1]

圖書館知識管理需要先進、科學的圖書館文化。這種文化就是注重創(chuàng)新和共享的圖書館文化。每個圖書館員工都處在特定的圖書館文化氛圍中，既從這種文化中吸取養(yǎng)分，又受到這種文化的制約和束縛，其主導意識、價值觀、行為模式，無不透出這種特定文化的底蘊，圖書館知識管理的實施也必然受到這種特定文化的影響，最終導致實施效果也受其約束[2]。成功的圖書館在實施知識管理時，都肯花大力氣去改造與知識管理不相適應(yīng)的圖書館文化。如果忽視對圖書館文化這一深層次的改革，必然造成最終結(jié)果的不穩(wěn)定性以及暫時性。

圖書館文化與圖書館知識管理有彼此交叉的關(guān)系。一方面，圖書館知識管理方式及方法是圖書館文化的一部分；另一方面，圖書館文化建設(shè)是圖書館知識管理的重要工作。優(yōu)秀的圖書館文化具有導向作用、規(guī)范作用、凝聚作用、融合作用、示范作用、激勵作用、輻射作用，從而也促進了圖書館知識管理的實施。[2]

2.2 人力資源管理——知識管理實施的核心

知識管理權(quán)威人士通常認為，技術(shù)因素（如數(shù)據(jù)倉庫、網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)挖掘與分析、決策工具、自動化標準等）占知識管理工作的10%，過程因素（如知識地圖、工作流、集成、最佳實踐、商業(yè)情報標準等）占20%，人員/文化因素（如態(tài)度、共享、創(chuàng)新、技能、團隊工作、動機、組織、遠景目標、通訊標準等）占70%[3]。

在知識管理中，人是具有精神文化的主體，而不是與其他管理要素一樣通過各種方法和制度來加以管理和控制的資源客體。管理不僅僅是一個物質(zhì)技術(shù)過程或一種制度安排，更是與社會文化、人的愿望、激情、意志等精神因素相關(guān)的。所以說，人力資源管理是影響知識管理運行的重要因素。要建設(shè)現(xiàn)代化的圖書館，就必須有一流的人才，尤其是作為知識創(chuàng)造者、知識中介者、信息提供者的圖書館員，更應(yīng)具備較高的信息素養(yǎng)和知識底蘊。

圖書館人力資源管理能促進圖書館知識管理的運行。在圖書館知識管理過程中，圖書館員既是管理者，又是被管理者。一方面，圖書館必須依靠圖書館員工采取多種措施來促進知識管理在圖書館的實施；另一方面，要實施知識管理，必然要求圖書館本身擁有一批高素質(zhì)的圖書館員工。因此，圖書館必須加強對圖書館員工的管理，實現(xiàn)圖書館員工的自我發(fā)展。2.3知識管理技術(shù)的應(yīng)用——知識管理實施的工具

圖書館知識管理離不開技術(shù)的支持，其各種功能及服務(wù)最終都得依靠技術(shù)來實現(xiàn)。德國KaiMertins等學者指出：“現(xiàn)代技術(shù)對知識工作者的支持是知識管理的基本組成部分?！盵4]王廣宇先生也認為：“技術(shù)是知識管理的基礎(chǔ)支持因素?！盵5]多種面向知識管理的現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為圖書館知識管理的實踐提供了有力的支撐。

其一，為知識創(chuàng)新提供了信息保障。當知識創(chuàng)新周期不斷縮短，而原始的信息交流方式不能適應(yīng)這種變化時，信息技術(shù)卻以更快的信息傳遞速度和更廣的信息獲取范圍，以使各類信息有序化程度增高的優(yōu)勢為知識創(chuàng)新提供了信息的保障，為知識創(chuàng)新奠定了基礎(chǔ)。

其二，為知識共享搭建平臺。有效的知識共享必須依靠信息技術(shù)的支持，技術(shù)在知識共享中的價值在于它能擴展知識傳播的領(lǐng)域，提高傳播速度。

其三，解決與知識創(chuàng)新相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)問題?，F(xiàn)代信息技術(shù)可以為需要進行保護的知識產(chǎn)品授予各種用戶不同的訪問權(quán)限，以達到既方便用戶合理使用，又保護知識產(chǎn)品擁有正當權(quán)益的目的。這是維護知識創(chuàng)造者自身權(quán)益、保護知識創(chuàng)新的積極性的不可忽視的一個方面。

另外，信息技術(shù)的使用也為圖書館知識管理注入了人文關(guān)懷。在知識網(wǎng)絡(luò)中，個人或組織可以相互聯(lián)系采取聯(lián)合行動，沒有任何人居于最高或中心地位，那里只有網(wǎng)狀分布的節(jié)點，從性質(zhì)上講，知識的獲取是平等的[7]。

2.4 用戶

用戶需求是促使圖書館實施知識管理的最直接的外部因素。在網(wǎng)絡(luò)化信息環(huán)境中，用戶需要的不再是零散的信息，而是系統(tǒng)化的知識。但是用戶往往并不能輕松地在信息海洋中找到他們所需的知識。他們或者是由于沒有掌握信息檢索的技能，不能訪問相關(guān)的資源，或者是由于沒有充足的時間，沒有便利的設(shè)施，只好求助于一些信息服務(wù)機構(gòu)。另外，由于用戶本身受到知識、資源、技術(shù)、資金、時間、設(shè)施這些因素中一個或多個條件的限制，自己無法對周圍的知識進行有效的組織。而圖書館在提供知識檢索方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，既有大量的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，也有經(jīng)驗豐富的情報檢索人員。所以，用戶的需求促使圖書館實施知識管理，以便更好地改進服務(wù)，滿足用戶多樣化的需要。

2.5 圖書館聯(lián)盟

圖書館聯(lián)盟有利于圖書館知識管理的實施。一個組織要想在競爭中獲勝僅從組織內(nèi)部進行知識整合是不夠的，還必須在組織之間尋求合作，實現(xiàn)機構(gòu)間知識和能力互補。圖書館聯(lián)盟的目的就是以合作創(chuàng)造新的能力。它是圖書館在現(xiàn)代社會中的生存模式，也是當今圖書館的發(fā)展方向。它更符合目前圖書館發(fā)展的現(xiàn)狀，更具有兼容并包、求同存異性[7]。圖書館聯(lián)盟是解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資源共享、推進國家信息化的必然要求，也是圖書館事業(yè)發(fā)展的時代要求。圖書館聯(lián)盟追求合作、創(chuàng)新、共享的思想推動了圖書館知識管理的實施。

2.6 宏觀管理體制

當前的宏觀管理體制不利于圖書館知識管理的實施。從宏觀上看，我國圖書館管理體制不健全，如：條塊分割的多元化行政管理，由行政指令干預(yù)圖書館運行。這種在計劃經(jīng)濟束縛下的傳統(tǒng)的機構(gòu)設(shè)置與規(guī)章制度，不利于圖書館的創(chuàng)新；分級管理的財政體制，造成各個圖書館建設(shè)上的“小而全”與“大而全”，沒有充足的資金來購買能夠滿足用戶需求的信息資源、設(shè)備與軟件系統(tǒng)，或者缺少軟件與硬件維護、設(shè)備更新所必須的后續(xù)費用；行業(yè)管理體制的分散性，造成圖書館業(yè)務(wù)工作的非規(guī)范化與非標準化。這些都不利于圖書館知識管理的實施。

3 圖書館知識管理環(huán)境系統(tǒng)模型構(gòu)建

管理環(huán)境是指“組織中的個體在決策時所直接考慮的物質(zhì)及社會的各種因素的總和[8]”。它包括組織的外部環(huán)境和組織內(nèi)部環(huán)境。對環(huán)境的尊重、認識、理解、把握和適應(yīng)，是圖書館競爭優(yōu)勢的重要來源。因此，環(huán)境問題是圖書館知識管理實施過程中的重點。

許多圖書館的知識管理實踐證明了知識管理運作環(huán)境的存在。通過總結(jié)影響知識管理實施的一些因素，可以構(gòu)建出圖書館知識管理運作環(huán)境系統(tǒng)模型。

筆者從兩個方面對這些影響因素進行整合，將圖書館知識管理運作環(huán)境劃分為內(nèi)環(huán)境和外環(huán)境兩部分。內(nèi)環(huán)境包括圖書館文化、知識管理技術(shù)、人力資源。外環(huán)境指圖書館實施知識管理所處的社會環(huán)境，包括用戶、圖書館聯(lián)盟和圖書館的宏觀管理體制等。相對于內(nèi)環(huán)境，它位于知識管理系統(tǒng)邊界之外，是知識管理真正意義上的環(huán)境。知識管理運作環(huán)境系統(tǒng)模型要設(shè)置邊界通道，使其能夠及時識別、收集和處理環(huán)境信號來更新和創(chuàng)造知識，在圖書館內(nèi)部實現(xiàn)快速知識循環(huán)，使圖書館能夠快速更新產(chǎn)品與服務(wù)，對社會環(huán)境和用戶需求變化做出快速響應(yīng)，從而提高圖書館的管理效率和核心競爭力。

圖1 圖書館知識管理運行環(huán)境系統(tǒng)模型

圖1 將圖書館知識管理的實施作為目標系統(tǒng)，圖書館內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境作為子系統(tǒng)，構(gòu)建了圖書館知識管理運行環(huán)境系統(tǒng)模型。圖書館知識管理的運行是個系統(tǒng)工程，為了實現(xiàn)知識管理的目標需要圖書館很多子系統(tǒng)的支持。對內(nèi)部環(huán)境的重視和對外部環(huán)境的適應(yīng)，都是系統(tǒng)缺一不可的構(gòu)成要素。只有這些要素互相促進、協(xié)調(diào)發(fā)展才能保證系統(tǒng)的合理建設(shè)和有效運行。而且，圖書館知識的保存等過程的順利進行也需要上述幾個方面的共同作用，才能最終達到體現(xiàn)知識管理的基本職能并對知識進行有效利用和創(chuàng)新的目的。

4 結(jié)論

知識管理的實施需要圖書館改良或再造一個嶄新的環(huán)境，作為知識管理得以生根、發(fā)芽、成長的土壤。通過分析影響圖書館知識管理實施的一些因素，從內(nèi)外環(huán)境兩個方面構(gòu)建了圖書館知識管理實施環(huán)境系統(tǒng)模型，旨在把握圖書館知識管理的運行規(guī)律，以促進圖書館知識管理研究的發(fā)展，并為圖書館知識管理實踐提供參考和指導。

環(huán)境問題對圖書館知識管理的實施有重要的意義。筆者只是對圖書館知識管理環(huán)境問題進行了一些探索性研究，然而對于如何去營造一個適合圖書館知識管理實施的環(huán)境，則是需要進一步研究的內(nèi)容。

[1] Davenport T H,Delong D W,Beers M C.Successful knowledge management projects. Sloan Management Review,1998（2）：43-57.

[2] 盛小平.圖書館知識管理引論[M].北京:海洋出版社，2007：99.

[3] Bhatt D.Excellence model and knowledge management implications.[2008-11-10].http://www.eknowledgecenter.com/articles/1010/1010/htm.

[4]（德）KaiMertins等編著.知識管理原理及最佳實踐.第2版[M].趙海濤，彭瑞梅譯.北京:清華大學出版社，2004：116.

[5]王廣宇.知識管理——沖擊與改進戰(zhàn)略研究[M].北京:清華大學出版社，2003：46.

[6] 張新華.信息空間的興起與網(wǎng)絡(luò)時代的戰(zhàn)略環(huán)境[J].圖書情報工作，2003（7）：16-23.

[7]戴龍基，張紅揚.圖書館聯(lián)盟——實現(xiàn)資源共享和互利互惠的組織形式[J].大學圖書館學報，2000（3）：36-39.

[8]MBA必修核心課程編譯組.人力資源組織和人事[M].北京:中國國際廣播出版社，1997：285.