區(qū)域性地方文獻的科學整理與服務

胡彩云 胡彩鳳

（1.西北師范大學文史學院；2.蘭州大學法學院，甘肅 蘭州 730070）

胡彩云 女，1984年生。西北師范大學文史學院2008級在讀研究生，研究方向：歷史文獻學。

胡彩鳳 女，1981年生，蘭州大學法學院2008級在讀法律碩士。

20世紀40年代，杜定友先生帶領廣東省圖書館邁出了我國圖書館地方文獻建設的第一步，他也由此成為我國地方文獻工作的重要開拓者和奠基人。隨著廣東省圖書館創(chuàng)建“廣東文獻特藏”，全國各地的地方文獻工作蓬勃開展。現今地方文獻建設又被提到了一個新的高度?？缕浇淌谠?008年全國地方文獻工作學術研討會上的題為《公共文化服務體系中的地方文獻工作定位》的報告中提出“地方文獻工作是地方公共文化事業(yè)的組成部分”[1]。由此可以看出，地方文獻建設已成為當今圖書館事業(yè)的一個重要組成部分?？梢哉f，各級圖書館在建設地方文獻館藏方面已經取得了不斐的成績，但在對區(qū)域性地方文獻的科學整理與服務工作上相對滯后。

1 科學整理

在有較好的地方文獻館藏的基礎上，區(qū)域性各級圖書館面對從各個渠道搜集來的五花八門的地方文獻載體，如何對它們進行科學整理，是整個地方文獻建設中的重要一步，更是發(fā)揮地方文獻價值的重要一步。如果把未進行科學整理的地方文獻視為初級產品，科學整理的過程就是對其進行深加工，提高附加值的一個過程。

1.1 科學分類

杜定友先生將地方文獻劃分為地方史料、地方出版物、地方人士著述，其中又可細分為圖書、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據、文告、手稿、印模、簿籍等，而柯平先生則將地方文獻概括為20類。由此可見，地方文獻形態(tài)不一，豐富多樣?！吨袊鴪D書館分類法》中只是簡單把地方文獻整體歸為一類，如何處理地方志與地方文獻實體復雜多樣的矛盾，是科學分類中必定會遇到的一個難題。如果把它簡單地歸為一類，這將直接影響讀者利用地方文獻的效率，讀者會因為要尋找一本普通的地方人士著述而幾乎翻遍整個地方文獻庫。故此科學分類顯得尤為重要。在對地方文獻的科學分類中，成功的例子很多，比如說甘肅省圖書館在劉國鈞《中圖法》基礎上，加上“西資”字樣以示地方文獻的特別之處。其實我們在對區(qū)域性地方文獻進行分類時，可以采用的方法有多種。一是可以根據所在區(qū)域的行政區(qū)劃分，把屬于同一個縣的地方文獻集中起來，然后再進行細分。這種方法的缺點就是會導致地方文獻占用架位多、空間大，而在對地方文獻進行專題研究時利用起來不方便。二是可以運用文獻分類學的知識，在《中圖法》專設的地方文獻單元的基礎上，運用借號法、八分法、雙位制等，將地方文獻所能細分的類別在整個分類法中的位置確定下來，再把搜集來的地方文獻依次歸入，而對于無法具體確定類別的地方文獻，可以參照《中圖法》中設立綜合類的做法，專設“其他”或是“綜合類”。

1.2 標準著錄

在對地方文獻進行科學分類的基礎上，對地方文獻進行標準著錄又是深加工過程中一個重要環(huán)節(jié)，這直接關系到地方文獻實行聯機檢索和地方文獻數據庫的質量。首先應以《中國文獻編目規(guī)則》（第2版）中的相關標準進行詳細著錄，比如著錄的地方文獻是一冊圖書，則按照圖書標準去著錄；著錄的地方文獻是一幅畫片則應采用靜畫資料的標準去著錄。由于地方文獻呈現出形態(tài)不一的特點，在載體形態(tài)項及文獻特殊細節(jié)項就應如實著錄，或在附注項說明。二是對地方文獻機讀目錄格式的著錄。應組織業(yè)務熟練的編目人員，嚴格按照《新版中國機讀目錄格式》（CNMARC）標準著錄，遵循各個字段的著錄方式，以實現地方文獻目錄的聯機檢索和機讀目錄的共享。

1.3 合理保護

對地方文獻進行上述兩項加工之后，對地方文獻的保護又擺在了面前。區(qū)域地方文獻工作小組應根據各地實際情況和氣候等因素實行合理保護方案。區(qū)域性圖書館按照國家圖書館或專門的地方文獻館的標準去實行文獻保護，缺乏現實性和可操作性，但也應該力爭創(chuàng)造條件更好地進行保護?？稍O立專門的地方文獻室，例如南安市圖書館建立了“歷代南安籍作者著作展覽室”。另外，在具體的保護工作中，應運用文獻遺產保護的專業(yè)知識，根據不同形態(tài)的地方文獻對溫度、濕度的不同要求，開設地方文獻展示架。

2 推介地方文獻服務

推介地方文獻服務，是真正體現地方文獻研究和利用價值的過程，也是進行地方文獻建設的最終目的所在。

2.1 借閱流通服務

正如印度圖書館學家阮岡納贊的“圖書館五定律”中的“每本書都有其讀者”[2]，地方文獻也是如此。如果讀者需要查看某個縣如《沙縣志》的一些內容時，圖書館可通過辦理圖書借閱，使有需求的讀者能真正接觸到地方文獻實體，發(fā)揮它的研究價值。但必須注意的是，宜根據地方文獻的典藏狀況，在提供借閱流通服務時，適當采取半開架或其他限制性的借閱方式，以便更好地保護。有條件的區(qū)域性圖書館可以對珍貴地方文獻影印、復制，從而提供非原始本的借閱流通服務。

2.2 提供地方文獻書目

為了讓讀者更好地了解地方文獻館藏和更有針對性、更快地找到他們需要的地方文獻，圖書館經常會整理出版這一地區(qū)或本館館藏的地方文獻書目，比如在有著豐富地方文獻資源的福建師范大學圖書館館藏的基礎上，方寶璋、方寶川編制了《閩臺文化通志》，還有福建圖書館編制的《福建地方文獻及閩人著述綜錄》。地方文獻建設相對較好的廈門市圖書館，根據收藏的閩南地方文獻編制了《館藏地方文獻資料目錄》。這為省級圖書館在地方文獻建設中對各地地方文獻的分布、館藏情況的了解和整體規(guī)劃提供了方便。

2.3 提供參考咨詢服務

W·A·卡茨在其《參考咨詢導論》中提到，美國的參考咨詢部理想的人員一般都應該是具有雙學位的碩士生[3]，這在我國區(qū)域性地方文獻建設中并不現實。囿于區(qū)域性圖書館的人員配備，正如夏侯炳在《參考咨詢新論》中所說：“參考咨詢員的配置要根據圖書館的規(guī)模和性質而定，主要包括兼職型、專職型和專業(yè)細分型”[4]，這里擔任參考咨詢服務的可以是資深的并且參與整個地方文獻建設的館員?？ù牡摹秴⒖脊ぷ鲗д摗泛拖暮畋摹秴⒖甲稍冃抡摗分卸紝⒖甲稍儐栴}歸納為指示型、便捷型、特定檢索型、研究型4種。針對便捷型的咨詢問題，如“請幫我查一下有沒有朱熹的相關著述？”這類問題，參考咨詢員可現場進行關鍵詞為責任者的聯機檢索，告知讀者具體情況，也可通過有關地方文獻的二三次文獻進行解答。而針對研究型咨詢問題，咨詢人員就必須深入查閱相關工具書，或是請教有關專家為讀者提供專題咨詢服務。

2.4 建立地方文獻數據庫，提供數字化服務

如果說流通借閱服務存在時間和空間的局限，那么建立地方文獻數據庫，提供數字化服務，就可以突破時空的障礙，真正實現地方文獻的共建共享。數據庫建設要在科學分類和標準著錄的基礎上才能進行，并且不是每一個館都能提供全文數據。比如甘肅省圖書館就建立并免費提供了《西北地方文獻數據庫》。該庫包含了《西北地方文獻書目提要數據庫》、《西北地方文獻圖片數據庫》、《西北地方文獻報刊篇名索引數據庫》、《西北民族宗教史料文摘數據庫》、《絲綢之路文獻敘錄數據庫》、《西北地方文獻報紙題錄數據庫》、《西北地方文獻期刊題錄數據庫》，實現了資源共享。福建省圖書館先后建立了《國企改革專題》、《WTO專題》、《閩版圖書》、《閩臺資料》、《福建省公共圖書館族譜聯合目錄》等十幾個特色數據庫。廈門市圖書館建立了《廈門歷史上的今天》、《廈門名人庫》、《廈門志》、《館藏地方資料目錄》等特色文獻數據庫。

正如鄒華亭先生所說，地方文獻工作是一個有始無終的歷史過程，前面是一條無極之路。我們相信，在當前全民重視與參與的大環(huán)境下，區(qū)域性地方文獻建設將會有新的突破。

[1]柯平.公共文化服務體系中的地方文獻工作定位[J].2008年全國地方文獻工作學術研討會，2008-09-17.

[2]阮岡納贊.圖書館五定律[M].夏云譯；侯漢清校.北京：書目文獻出版社，1988.

[3]W·A·卡茨.參考咨詢導論[M].戴隆基譯.北京：書目文獻出版社，1986：10-14.

[4]夏侯炳.參考咨詢新論[M].南昌：江西人民出版社，2004：130.