談分館間的圖書流動與節(jié)支

吳碧霞

（廣東海洋大學(xué)圖書館，廣東 湛江 524088）

吳碧霞 女，1960年生。館員，已發(fā)表論文數(shù)篇。

高校的合并和新校區(qū)的開發(fā)，形成了多校區(qū)教學(xué)環(huán)境。圖書館為了滿足讀者需求，紛紛在各校區(qū)建立分館，多館制成為文獻信息服務(wù)的新模式。校區(qū)間讀者往來，促進圖書頻繁交叉借閱、歸還，產(chǎn)生流動，圖書流動成為圖書管理的新問題，也是管理者急需研究的課題。

1 圖書流動的產(chǎn)生

1.1 館藏地的增加

多校區(qū)辦學(xué)迫使高校圖書館在各校區(qū)建立新的分館，增加了圖書的典藏地。新書編目后，不斷地向各圖書典藏地配送圖書，從而產(chǎn)生圖書在多校區(qū)之間的流動。

1.2 通還通借

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，圖書館“通還通借”成為可能。各校區(qū)分館為了解決分散收藏和重復(fù)配置文獻的矛盾，開拓了新的服務(wù)功能，增添了“通還通借”業(yè)務(wù)。讀者可在任一校區(qū)的分館內(nèi)完成所有各校區(qū)圖書借閱、圖書歸還，及預(yù)約、委托等服務(wù)方式，促使跨校區(qū)圖書流動量的不斷增加。

1.3 經(jīng)費和庫容

從需求情況來分析，讀者對文藝、外語、計算機類圖書借閱頻率非常高，存在著文獻的需求共性；同時也喜歡借閱與本專業(yè)相關(guān)的圖書，存在著文獻的需求個性。因此，若圖書館在各校區(qū)的分館內(nèi)重復(fù)配置共性需求文獻，會給經(jīng)費和分館庫容帶來很大的壓力，不重復(fù)配置則給部分讀者帶來不便。所以大多高校圖書館對需求共性文獻存儲于圖書館內(nèi)，需求個性文獻存儲于分館內(nèi)，這樣讀者對共性文獻的需求要跨校區(qū)才能獲得。

1.4 讀者需求和配送

由于服務(wù)功能的拓寬，每個分館都需要通過運輸方式獲得各校區(qū)讀者預(yù)約的圖書，或讀者歸還在其他校區(qū)借閱的圖書，另外還有新書編目后的不斷配送，及各校區(qū)專業(yè)設(shè)置變更后的圖書調(diào)撥等等情況，產(chǎn)生流動。

2 圖書流動服務(wù)策略

2.1 減少各校區(qū)圖書的流動

2.1.1 充分利用查詢功能和標記

在多校區(qū)服務(wù)環(huán)境下，讀者主要是通過網(wǎng)上查詢來了解所有文獻的館藏信息。因此圖書典藏地的準確率一定要達到100%。①在新書編目后，要對查詢系統(tǒng)所揭示的配送書目數(shù)據(jù)一一核對，真實地反映館藏，做到實際配送圖書與系統(tǒng)典藏地相一致；②在圖書借閱、歸還過程中發(fā)現(xiàn)圖書標記與系統(tǒng)典藏地不相符的典藏書目數(shù)據(jù)，應(yīng)在各校區(qū)設(shè)置專人更改權(quán)限，以減少圖書來回流動；③制定統(tǒng)一大小、標識各分館的標記章，蓋于圖書側(cè)面，以便圖書借閱歸還時能及時發(fā)現(xiàn)；④對于過時、剔除、轉(zhuǎn)移、破損嚴重的圖書，應(yīng)及時從查詢系統(tǒng)中刪除，保證查詢顯示信息與庫內(nèi)圖書一致。

2.1.2 文獻分配優(yōu)化

圖書館應(yīng)做好圖書典藏地的系統(tǒng)分配。在分配的原則上，首先需要圖書館的采購員、典藏人員經(jīng)常與學(xué)生處、教務(wù)處等部門聯(lián)系，了解學(xué)校專業(yè)設(shè)置的調(diào)整，開設(shè)課程的變化，以及不同系科、年級學(xué)生的校區(qū)間變動情況，提前做好新書分配和館藏布局的調(diào)整；其次圖書典藏人員還需要經(jīng)常性地對讀者利用文獻情況進行統(tǒng)計，分析變化原因，隨時調(diào)撥校區(qū)間的文獻，消除停滯文獻，保證各校區(qū)館藏文獻布局達到最優(yōu)化，減少圖書流動。

2.1.3 設(shè)置標識書架

讀者在各校區(qū)間流動比較頻繁，圖書交叉借閱、歸還也相對多。在分館顯眼處設(shè)置標識各校區(qū)的書架，來存放非本校區(qū)歸還的圖書，讓讀者自由選取文獻。不僅提高文獻利用率，而且相對降低圖書流動。

2.2 加強圖書流動管理

2.2.1 運輸工具選擇

不同的運輸工具，其成本高低和運輸能力不同，因此選擇合理的運輸工具至關(guān)重要。對于大批量編目完工的新書，圖書館可通過學(xué)校派車、雇車、物流服務(wù)商等運輸方式，以圖書的典藏地為中心，呈放射狀發(fā)送到各個校區(qū)的典藏地；對于“通還通借”或少量調(diào)撥的圖書，各分館應(yīng)制定聯(lián)盟機制，通過上下班車，輪流請專人派送，同時取回本校區(qū)圖書。

2.2.2 包裝物的選擇

校區(qū)間圖書的流動，包裝物的選取也非常重要。包裝物要具備裝載、攜帶、防雨淋、防撞擊、重復(fù)利用的功能，而且有顯示歸屬于各校區(qū)的典藏標識。如本館的包裝物主要采用了3種：一種是防水塑料編織與硬皮紙相結(jié)合的包裝紙，規(guī)格為長110厘米、寬78厘米，并利用標識簽來區(qū)分各校區(qū)圖書的典藏地；第二種是采用耐磨的防雨材料制成包，帶有絆扣或拉鏈，外觀分別標有各校區(qū)的典藏記號，其大小以能裝入30～40冊、重量在15～25公斤的圖書為宜，搬運十分方便；第三種是對于大批量的新書配送，可直接利用彩色的粗塑料繩捆綁，用彩色標識條來區(qū)分歸屬地，每20冊一捆，直接雇車運送。裝運時，先在車內(nèi)利用包裝紙進行打底預(yù)防污損，專人護送到各校區(qū)中。

2.2.3 圖書流動信息表

信息表一般有兩種：一種是發(fā)送信息表，其內(nèi)容包括歸屬校區(qū)、社科類冊數(shù)、自科類冊數(shù)、其他類冊數(shù)、累計冊數(shù)、發(fā)送時間、發(fā)送部門意見、電話等基本數(shù)據(jù)；另一種是反饋信息表，其內(nèi)容包括歸屬校區(qū)、收到冊數(shù)、收到時間、接收部門意見、電話等基本數(shù)據(jù)。如本館是在圖書館網(wǎng)絡(luò)平臺上，可建立圖書流動信息表窗口，作為發(fā)送信息和反饋信息渠道。

2.2.4 圖書流動成本控制

從總體來說，圖書流動成本的控制由局部控制和綜合控制所組成。

局部成本控制：主要從簡化圖書流動途徑、減少運輸次數(shù)、提高車輛的裝載效率、實行計劃運輸、開展共同運輸、選擇最佳裝載搬運費用、力爭圖書盡快供給讀者等因素來綜合考慮。綜合成本控制：主要從圖書流動的事前、事中和事后對成本進行預(yù)測、計劃、分析、反饋、決策等，進行全過程的系統(tǒng)控制，以達到預(yù)期目標。綜合控制的目標是局部控制目標的集成。

2.2.5 存貨的控制

讀者在外校區(qū)歸還的圖書，編目后的新書配送，都不能因為歸還了幾本或分配了一批就馬上發(fā)送，不然運輸費用將明顯地增加。所以對歸還、分配的圖書應(yīng)有一個儲存階段。儲存期限需要根據(jù)典藏要求、運輸車承載量、讀者需求狀況等因素進行綜合考慮。存貨的控制是降低成本、減少圖書流動不可忽視的重要環(huán)節(jié)之一。

圖書流動有利于紙質(zhì)文獻的共享及館藏文獻的最大限度利用，但卻增加了圖書館的管理成本。因此對圖書流動管理所涉及到的人、運輸、包裝物等諸多因素，都需要采取各種合理管理措施，在保證圖書順暢流動和盡可能地滿足讀者需求的基礎(chǔ)上，最大限度地壓縮圖書流動的開支。

[1]程淑麗.物流管理職位工作手冊[M].北京：人民郵電出版社，2005.

[2]馬士華.基于供應(yīng)鏈的企業(yè)物流管理——戰(zhàn)略與方法[M].北京：科學(xué)出版社，2005.

[3]陳如好.多校區(qū)圖書館文獻信息資源共享模式初探[J].高校圖書館工作，2002（3）.