公共圖書館紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化探究——以遼寧省圖書館為例

姜 欣

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

圖書館檔案不僅記載著圖書館發(fā)展的歷史，也是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)、現(xiàn)代化建設(shè)等工作的真實寫照，是圖書館實行內(nèi)部管理的基石。做好圖書館檔案的管理工作，對公共圖書館具有重要意義。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，要求公共圖書館檔案實現(xiàn)以數(shù)字化的形式收集、存儲并進行規(guī)范有序的管理。筆者結(jié)合遼寧省圖書館工作實際，對如何做好公共圖書館紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作談幾點認識。

1 紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化的意義

1．1 規(guī)范和提高檔案基礎(chǔ)工作水平

實施紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，有利于形成符合圖書館數(shù)字化建設(shè)要求的紙質(zhì)檔案管理規(guī)范和流程，有利于促進檔案整理、分類、編目、統(tǒng)計、鑒定等一系列基礎(chǔ)工作的自動化管理，從而提高檔案基礎(chǔ)工作水平。

1．2 提高工作效率，降低管理成本

紙質(zhì)檔案存放占用空間大、檢索效率低、耗時、耗力。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化管理，可提高檢索效率，降低管理成本。

1．3 保障紙質(zhì)檔案原件的安全

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案利用者只能通過翻閱大量的檔案原件才能查閱到相關(guān)信息，這樣會造成檔案出現(xiàn)頁面污損、發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆、斷折現(xiàn)象，加快了檔案老化和損壞速度。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱信息，大大減少了對檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了紙質(zhì)檔案的老化速度，解決了紙張脆化和變質(zhì)的文獻保護問題。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化將進一步保障原始資料的安全。

1．4 與圖書館事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)

加強檔案工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，符合圖書館事業(yè)向科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的整體要求。

2 遼寧省圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化概述

2．1 檔案資料情況

遼寧省圖書館按照遼寧省文化廳和遼寧省檔案局遼文字[1999]18號文件《遼寧省公共圖書館檔案管理辦法》，將檔案資料按“年度——問題”分類，基本類目分別為：文書檔案：保存著從1948年建館至2009年以來的檔案，永久401卷、定期30年757卷、10年367卷；財務(wù)檔案1807冊；基建檔案183卷；電子檔案165盤。檔案資料的載體介質(zhì)有印刷紙、手寫紙、復(fù)印紙、曬圖紙、照片、底片、膠片、磁帶、錄像帶、光盤等。本館紙質(zhì)檔案每年都以百余卷速度遞增。

2．2 檔案資料管理狀況

遼寧省圖書館1996年成立了綜合檔案室，是遼寧省文化系統(tǒng)首家使用由省檔案局研制開發(fā)的“文檔一體化檔案管理軟件”的單位。目前，已實現(xiàn)了文書檔案文件級目錄、會計檔案和基建檔案案卷級目錄的計算機管理及模糊查詢，但檔案的收集、接收、傳遞、登記、查閱仍采用傳統(tǒng)的手工操作。

2．3 檔案管理軟、硬件環(huán)境

遼寧省圖書館在軟件方面采用了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)THAMS-2006單機版，該軟件包括文件管理、檔案管理和開發(fā)利用3部分，能夠滿足檔案數(shù)字化管理的需要。硬件方面已配備掃描儀和計算機、照相機等設(shè)備，可以進行初級、少量的證書、圖紙等檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。全館系統(tǒng)化的檔案數(shù)字化工作正處于研究、嘗試階段。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作策略

3．1 強化檔案管理現(xiàn)代化意識

檔案管理工作是圖書館工作中重要的組成部分，應(yīng)引起足夠重視。必須提高檔案工作現(xiàn)代化管理意識，完善軟、硬件設(shè)備和規(guī)章制度建設(shè)，這是進行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要前提。

3．2 建立健全規(guī)章制度

數(shù)字化標準規(guī)范和管理制度是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的基本保證。要根據(jù)《遼寧省檔案數(shù)字化技術(shù)標準》和《遼寧省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》制定適合本館的工作程序以及數(shù)字化標準和管理制度，包括《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子文件歸檔管理規(guī)定》、《數(shù)字檔案信息安全管理與利用制度》等。

3．3 加強軟硬件建設(shè)[1]

配備數(shù)字檔案信息采集設(shè)備，包括掃描儀和計算機、照相機等設(shè)備，用于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；配備數(shù)字檔案信息的存儲設(shè)備，包括服務(wù)器、磁盤陣列、光盤等設(shè)備；配備檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，如本館目前采用的清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)，能夠滿足檔案數(shù)字化管理的需要；構(gòu)建局域網(wǎng)或連接外部網(wǎng)絡(luò)，這是實現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長久保存和共享利用的重要條件。

3．4 合理確定數(shù)字化轉(zhuǎn)化范圍

確立數(shù)字化范圍，是開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)，必須予以高度重視。首先要剔除館藏紙質(zhì)檔案中不應(yīng)該歸檔卻被歸檔的檔案。其次是參照國家綜合檔案館保管期限標準，剔除重復(fù)、交叉及冗余的檔案。第三是依照國家《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，結(jié)合自身工作實際和館藏特點，制定檔案數(shù)字化內(nèi)容的優(yōu)化策略。如遼寧省圖書館檔案數(shù)字化工作主要遵循：[2]一是以“我”為主策略，根據(jù)館藏文獻的保存價值進行數(shù)字化，將保存價值高的館藏檔案優(yōu)先數(shù)字化。二是需求導(dǎo)向策略，根據(jù)館藏文獻的利用價值，通過統(tǒng)計分析將館藏檔案中利用頻率最高的檔案進行數(shù)字化。三是特色主題策略，對本館的特色文獻優(yōu)先數(shù)字化，以提高特色服務(wù)水平。四是珍貴、瀕危檔案優(yōu)先策略，如本館檔案室保存有1996年創(chuàng)建的“遼寧省籍三十年代作家著名作家資料館”全套檔案材料，以及1969年遼寧省圖書館與甘肅省圖書館交接文溯閣《四庫全書》工作的珍貴檔案。這部分檔案多為手寫、油印，由于存放時間過長，紙已發(fā)黃、發(fā)脆、破損。對這類珍貴、瀕危檔案必須優(yōu)先數(shù)字化。

3．5 規(guī)范進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化操作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等。其中的重點和核心環(huán)節(jié)是檔案掃描、圖像處理和圖像存儲，只有進行標準化、規(guī)范化操作，才能保障數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。

檔案掃描工作應(yīng)遵守的規(guī)范：大幅面檔案如基建檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺掃描，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；對紙張狀況較差，以及過簿、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式；頁面為黑白兩色并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值掃描；頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度掃描；頁面中帶有紅頭、印章或插有彩色圖片的檔案，視需要進行彩色掃描；在條件允許的情況下，為真實、準確、全面地再現(xiàn)檔案歷史原貌，需永久或長期保存的檔案應(yīng)采用彩色掃描；掃描亮度要根據(jù)掃描文件的黃、白、暗等紙質(zhì)情況來調(diào)節(jié)，使生成圖像清晰，亮度明快。

圖像處理應(yīng)按以下規(guī)范：文書檔案圖像處理應(yīng)統(tǒng)一使用Photoshop圖像處理軟件；當(dāng)所加工檔案紙張的大小一致，沒有裝訂孔并且紙張之間沒有粘連的現(xiàn)象時，可用Photoshop圖像處理軟件的批量自動處理功能處理。先將圖片導(dǎo)入ITscna軟件當(dāng)中進行批量的圖片傾斜校正，然后選擇一張圖片導(dǎo)入到Photoshop中，對其作一個處理動作，然后利用Photoshop中批量自動處理功能對剩余的圖片進行處理；當(dāng)所加工檔案紙張大小不一，而且含有裝訂孔或紙張之間有粘連的現(xiàn)象時，可以用Photoshop按傾斜校正——去出雜點——對圖片中紙張破損的地方進行修補——去出四邊的黑邊——對圖片進行編號——保存流程處理；當(dāng)所加工的檔案為基建檔案時，檔案張紙為圖紙且其尺寸大小不一的時候，一般用VP圖像處理矢量化軟件來進行處理。首先將圖紙掃描成為黑白二值的圖片，然后利用VP中的自動去雜點功能輸入適當(dāng)?shù)碾s點直徑值，以去出雜點直徑小于這個值的雜點。

經(jīng)過加工的圖像文件，必須按標準格式存儲，才能方便使用。對圖像存儲格式采用單色模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲；提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，采用壓縮率高的文件格式，可存儲為CEB、PDF或其他格式。

4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要注意的問題

4．1 建立圖像文件命名與檔號的對應(yīng)關(guān)系

每份文件掃描形成的原文圖像文件應(yīng)存儲在按“檔號”命名建立的文件夾中，文件夾所包含的掃描圖像文件（頁）按紙質(zhì)文件頁碼順序命名；“檔號”是指檔案室在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予檔案的唯一的一組代碼，是存取檔案的唯一標志，“檔號”格式為全宗號——年度——保管期限——問題——件號。“檔號”格式必須與目錄數(shù)據(jù)庫中“全文標志”的著錄格式一致，檔案目錄應(yīng)與原文圖像通過“檔號”一一對應(yīng)，實現(xiàn)自動掛接。

4．2 建立電子文件與OA辦公系統(tǒng)掛接關(guān)系[3]

大部分公共圖書館已利用OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)辦公自動化，本館采用Lotus Notes辦公自動化軟件可實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)文件的發(fā)布、傳遞、接收、回復(fù)等工作流程。本單位文件可直接通過Lotus Notes辦公軟件接收、存儲并轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，對上級和本單位各部門下發(fā)的紙質(zhì)文件通過掃描生成圖像電子文件并在OA辦公系統(tǒng)中運行，也可以轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。因此要注意充分利用OA辦公系統(tǒng)的功能，實現(xiàn)與檔案綜合管理系統(tǒng)自動掛接，實現(xiàn)圖書館檔案管理和利用的數(shù)字化。

4．3 掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫對接的關(guān)系

圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)在某種意義上可以稱為“二次建檔”?！耙淮谓n”是傳統(tǒng)的側(cè)重于檔案實體的保存，是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案分類、組卷、編號、編目等；“二次建檔”則以檔案信息資源的有效整合為目的，選擇有特色、利用率高、可開發(fā)、保管限期較長的檔案進行數(shù)字化。遼寧省圖書館采用清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)，按《遼寧省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》中數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)《文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅱ》標準，已建成文書檔案容量為21541條文件級目錄數(shù)據(jù)庫。在“二次建檔”時，本館將紙質(zhì)文件全文掃描形成電子文件后，注意實現(xiàn)電子文件目錄通過“檔號“與現(xiàn)有目錄數(shù)據(jù)庫批量掛接，保證形成目錄數(shù)據(jù)庫的檔號、年度、題名、保管期限、問題、責(zé)任者、卷號、頁數(shù)與其對應(yīng)的全文掃描文件完全一致。

4．4 注意做好數(shù)字化信息的安全保護與數(shù)據(jù)備份

紙質(zhì)文件數(shù)字化后，應(yīng)注意構(gòu)建全方位的安全保護體系，確保數(shù)字化后檔案信息的真實與完整，防止被他人竊取、修改、偽造、病毒侵害和惡意攻擊，同時還要注意載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性對檔案信息的安全威脅。[4]此外，還必須認真做好數(shù)據(jù)的備份工作，選擇可靠介質(zhì)，嚴格按規(guī)定時間進行數(shù)據(jù)備份，確保檔案信息的安全與完整。

[1] 遼寧省檔案數(shù)字化技術(shù)標準，2008.

[2] 杜敬民.基層檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].河南科技，2009（1）：27.

[3] 李昕.檔案數(shù)字化之前的準備工作[J].北京檔案，2009（7）：19.

[4] 車梅芳.談機關(guān)數(shù)字化檔案室的建設(shè)[J].浙江檔案，2009（7）：42.

[5] 索毓慧，范立梅.對大型企業(yè)檔案數(shù)字化的幾點思考[J].黑龍江檔案，2009（2）：36.

[6] 鄂麗君.圖情檔案學(xué)國家社科項目專著成果出版及利用.圖書與情報，2009（5）.