基于過程管理理念的施工企業(yè)投標管理

錢毓蕾

(上海市建設工程管理有限公司，上海市200031)

0 引言

工程施工投標是施工單位以報價的形式爭取中標的過程。當招標人發(fā)布招標公告或發(fā)出邀請招標函后，施工單位根據(jù)招標條件和本單位的施工能力進行投標決策，決定是否參加投標；如果決定投標，在通過資格預審文件或發(fā)出投標確認函后就組織投標工作。有一些投標項目時間緊、任務重，所以在投標日期截止前，優(yōu)質(zhì)、快速編制投標文件以求獲得更多的中標機會，已成為施工企業(yè)研究、摸索的課題。這個問題可以從技術(shù)、組織、管理等角度進行解決。例如，從技術(shù)角度采用模板法編制施工組織設計，從組織角度可以邀請專業(yè)分包商參與投標，從管理角度可以采用過程管理的方法對投標工作進行科學的管理。由于投標全過程的管理是投標管理總控性文件，標書制作過程管理是投標工作中最重要的部分，投標調(diào)價是能否中標的關(guān)鍵。因此，本文主要分析施工企業(yè)投標過程中的管理方法，主要內(nèi)容包括投標全過程的管理，標書制作過程的管理，以及投標調(diào)價的管理。

1 投標全過程管理

對項目投標全過程的管理，就是要對投標全生命周期進行科學的管理。它是在投標項目工作分解的基礎上，對整個投標進度、負責人、輸出文件、注意事項進行安排。根據(jù)投標過程的先后順序，其主要工作與輸出文件如表1所示。

施工企業(yè)通過新聞媒體、網(wǎng)站、社會關(guān)系、合作伙伴、招投標中心發(fā)布的信息等途徑獲取工程招標信息后，如果決定投標，就要進行投標任務分工。投標任務分工是對投標整個過程的安排，是投標全過程管理的總控性文件，它的制定是一個逐步細化的過程，如在通過資格預審前，它是對資格預審過程的安排，在通過資格預審后，就是對所有投標工作的安排。在投標任務分工后，就要落實責任人，除了規(guī)定各階段的負責人以外，一般還要對組織結(jié)構(gòu)進行規(guī)定，如項目投標組織包括前期工作組、標書制作組、標書裝訂組、開標組、翻譯組。同時，還要對各項任務的持續(xù)時間做出合理安排。對以上內(nèi)容，要形成投標任務分工表，分發(fā)給各負責人，以便于對投標任務的控制。此外，在投標全過程的管理中，通常需要注意以下要點：

表1 投標項目的工作分解與輸出文件

(1)在領(lǐng)取招標文件時，要注意投標截止日期和投標保證金。

(2)對招標文件進行準確分析，形成標書文件的構(gòu)成清單以及招標文件中存在的疑問清單，以便在現(xiàn)場勘探答疑時澄清招標文件中的疑問。

(3)現(xiàn)場勘探答疑時要充分了解工程的地形情況，有利于制定合理的施工方案和科學地布置施工平面。這對縮短工期、提高勞動生產(chǎn)率，將起到很大的作用。

(4)標書制作是工作時間最長的一項，它涉及多種專業(yè)合作搭接。如在投外資或國外項目時，在標書中文版完成后，再進行翻譯可能會延誤投標時間。

(5)審查標書的過程中，要根據(jù)投標策略對標價進行合理調(diào)整，對標書的完備性進行審查等。

(6)在打印裝訂標書的過程中，要注意標書的排版風格、字體的大小、段落的間距、圖表箭頭的搭接等細節(jié)，并通知全部參與投標人員遵守。

(7)在接待業(yè)主考察的過程中，要充分注意公司的形象問題。

2 標書制作過程管理

根據(jù)招標文件進行投標，必須全面分析招標文件，形成標書構(gòu)成分析表。對招標文件中工程概況、質(zhì)量、工期要全面掌握，對不理解的項目要以不同形式在答疑期限內(nèi)或現(xiàn)場勘查答疑時請業(yè)主澄清和補遺[1]。

對標書構(gòu)成分析，主要分為技術(shù)標、商務標及其他部分。例如投標函、投標保函、技術(shù)與商務偏差表、營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)屬于等文件屬于商務標；工程費用明細表、主要材料/設備明細表、安全方案、現(xiàn)場質(zhì)量控制方案等文件屬于技術(shù)標。投標書文件袋封面等文件屬于標書的其他構(gòu)成部分。

在標書構(gòu)成文件分析基礎上，形成標書構(gòu)成分析表單，如表2。具體規(guī)定標書制作中的細節(jié)問題。

將標書構(gòu)成清單分發(fā)給清單項目的各責任人，使其清楚標書構(gòu)成項目的屬性，如在“時間”一欄規(guī)定任務的持續(xù)時間；“文件類型”一欄規(guī)定任務輸出的最終結(jié)果；“蓋章類型”一欄規(guī)定在其標書部分完成后需要蓋哪些章；“責任人”一欄規(guī)定了任務的完成者，它一般由土建工程師、電器設備工程師、給排水工程師、空調(diào)通風工程師及專業(yè)分包商等構(gòu)成。同時，標書構(gòu)成清單也要貼在公司的公告欄處，當各責任人完成其任務后，在完成情況一欄打勾以表示其完成該任務，其目的使其他相關(guān)人員知道標書制作的完成情況。

表2 標書構(gòu)成分析表

3 投標調(diào)價管理

在標書制作完成后，要根據(jù)投標項目的性質(zhì)進行標價的調(diào)整，以便于更大程度地調(diào)整標價。根據(jù)投標項目的風險、利潤率等因素，可以將投標項目分為以下4種類型：

(1)風險標：項目工作難度大、風險大，但因其利潤率較高，或施工機械、人員閑置，或為了開拓新市場等原因而參加的投標。

(2)保險標：投標項目從技術(shù)、經(jīng)濟、施工管理等方面都可行，但項目的競爭比較激烈，要充分發(fā)揮公司的優(yōu)勢，需要適當降低標價。

(3)盈利標：該項目能發(fā)揮現(xiàn)有資源的潛力，并能為公司已取得良好信譽，獲得較高的利潤率；或者能獲得較低的分包合同價。在此種情況下，可以投盈利標。

(4)保本標：在建工程即將完成，急需后續(xù)工程；或業(yè)主、總包商與本公司有較緊密的關(guān)系，投標項目資源潛力很大；或近期投標項目不多，且競爭對手很多時，為力爭中標，可以投保本標[2]。

一般在投標決策時，就要根據(jù)投標項目性質(zhì)決定是否投標。在標書制作完成后，為了最大程度的中標，也要根據(jù)投標類型以及一致性原則，對項目的標價進行調(diào)整。具體的調(diào)整要根據(jù)投標策略進行。主要有：不同項目采用不同報價、不平衡報價法、計日工單價的報價、可供選擇的項目的報價、多方案報價法、無利潤算標等。根據(jù)不同項目性質(zhì)采用不同報價策略，可以提高投標達標入圍的可能性[3]。

4 結(jié)語

過程管理的方法可以使投標各項工作有條不紊地進行。在實踐中，施工企業(yè)可以根據(jù)人員配備、員工的素質(zhì)、現(xiàn)有工作流程等因素制定適合的投標過程管理方法。過程管理的方法只是投標管理的措施之一，還要從組織、技術(shù)角度對投標工作進行組織管理，才能編制出高質(zhì)量的投標文件。

[1]潘曉剛.淺析施工企業(yè)投標管理與提高中標率[J].西部探礦工程，2003,88(9):186-187.

[2]李改榮.施工企業(yè)經(jīng)營管理與投標決策[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2004,14(10):304-306.

[3]蘇奮.施工企業(yè)在招投標階段的工程造價管理[J].廣東建材,2006,(5):140-141.