內(nèi)部控制規(guī)范及應(yīng)用構(gòu)建企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的免疫系統(tǒng)

中石化河南石油勘探局地質(zhì)調(diào)查處 楊萍

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)既有防錯(cuò)防舞弊的功能，又能在事前、事中、事后進(jìn)行全程監(jiān)控，達(dá)到了提升經(jīng)營(yíng)管理水平、降低營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)、推動(dòng)企業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的作用。加快推進(jìn)內(nèi)部控制體系建設(shè)，是當(dāng)前油田構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展的免疫系統(tǒng)的關(guān)鍵和前提。

一、企業(yè)建立內(nèi)部控制系統(tǒng)的背景

從“安然事件”開(kāi)始，內(nèi)部失控像多米諾骨牌一樣擊倒了世通、安達(dá)信等世界著名企業(yè)。接連的企業(yè)巨擎沉沒(méi)不禁讓人深思：應(yīng)該如何加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理與控制制度，才能最大限度地規(guī)避企業(yè)所面臨的財(cái)務(wù)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)？

2002年，中國(guó)石化將美國(guó)COSO標(biāo)準(zhǔn)與中石化企業(yè)文化特質(zhì)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，創(chuàng)造性地設(shè)計(jì)出一套科學(xué)、完整的企業(yè)內(nèi)部控制制度。

二、勘控行業(yè)內(nèi)控采購(gòu)業(yè)務(wù)流程實(shí)施的情況

河南油田按照“內(nèi)部牽制及不相容”的原則，積極探索物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理模式，通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程再造，構(gòu)建了相應(yīng)的制衡機(jī)制。河南油田地調(diào)處作為具有物探行業(yè)特點(diǎn)的單位，對(duì)流程進(jìn)行了細(xì)化，分解，改良。將油田推行的采購(gòu)管理流程控制標(biāo)準(zhǔn)樣表從24個(gè)精化到目前的9個(gè)。著力點(diǎn)在既能涵蓋內(nèi)控中控制點(diǎn)要素，又便于在實(shí)際中操作。

（一）按內(nèi)控采購(gòu)流程對(duì)控制點(diǎn)的設(shè)置情況，摒棄傳統(tǒng)的采購(gòu)模式，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造

在管理部門(mén)設(shè)置內(nèi)控管理員，按每一份合同一套流程的原則，指導(dǎo)日常采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的操作執(zhí)行。

（二）特色管理

在采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)樣表中穿插以計(jì)劃管理、價(jià)格管理、供應(yīng)商管理為切入點(diǎn)的事前、事中、事后過(guò)程監(jiān)控。

1、物資計(jì)劃管理是內(nèi)控采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的事前監(jiān)控

計(jì)劃管理是物資采購(gòu)工作的源頭和基礎(chǔ)核心，計(jì)劃編制的準(zhǔn)確程度將直接影響到后續(xù)的庫(kù)存及資金的占用率。向各項(xiàng)目推廣使用物資供應(yīng)動(dòng)態(tài)表及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)參照表，方便編制格式規(guī)范統(tǒng)一的采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)而形成季度、月度計(jì)劃。逐步提高了各項(xiàng)目的計(jì)劃意識(shí)，同時(shí)匯總增大了采購(gòu)批量，增強(qiáng)了議價(jià)能力，降低了采購(gòu)價(jià)格。

2、價(jià)格管理是內(nèi)控采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的事中監(jiān)控

價(jià)格管理分為歷史價(jià)格和實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)價(jià)格兩部分。通過(guò)歷史價(jià)格形成縱向?qū)Ρ?。根?jù)工區(qū)特點(diǎn)，將價(jià)格庫(kù)分為東部、西部、南部、東北、國(guó)外等不同區(qū)域。通過(guò)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)價(jià)格管理形成橫向分析比較。將市場(chǎng)調(diào)查價(jià)及供應(yīng)商報(bào)價(jià)作為實(shí)時(shí)價(jià)格庫(kù)初始數(shù)據(jù)，形成當(dāng)?shù)毓^(qū)市場(chǎng)價(jià)。以最終成交價(jià)錄入建立動(dòng)態(tài)表，使不同工區(qū)、不同項(xiàng)目的價(jià)格反映在同一表格上。

3、供應(yīng)商管理是內(nèi)控采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的事后監(jiān)控

將有業(yè)務(wù)往來(lái)及國(guó)內(nèi)勘探專(zhuān)用材料的供應(yīng)商整理匯總，確定供應(yīng)商名單，并將其資質(zhì)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、經(jīng)營(yíng)范圍等情況建立供應(yīng)商檔案信息，成立資質(zhì)審核小組審核是否具備供貨能力。針對(duì)每一筆實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)，對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行考評(píng)。年終對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行資格審查更新，及時(shí)掌握供應(yīng)商最新信息。根據(jù)供應(yīng)數(shù)額和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的大小將供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。

（三）采購(gòu)業(yè)務(wù)流程再造后的成效

地調(diào)處2008年主要材料采購(gòu)節(jié)約采購(gòu)資金約262.02萬(wàn)元。以河南油田物探東部市場(chǎng)和新疆西部市場(chǎng)為例：

1、東部市場(chǎng)采購(gòu)專(zhuān)用工具節(jié)約采購(gòu)資金220余萬(wàn)元，主要包括：

（1）采購(gòu)20DX-10檢波器4500串，市場(chǎng)價(jià)1030元/串，成交價(jià)920元/串，節(jié)約資金49.50萬(wàn)元；

（2）采購(gòu)SN4-10檢波器 2000串，市場(chǎng)價(jià)930元/串，成交價(jià) 880元/串，節(jié)約資金10萬(wàn)元；

（3）采購(gòu) 408地震勘探延長(zhǎng)線（30米）50根，市場(chǎng)價(jià) 790元/根，成交價(jià)700元/根，節(jié)約資金0.45萬(wàn)元；

（4）集團(tuán)公司投資計(jì)劃招標(biāo)采購(gòu)節(jié)約資金158.62萬(wàn)元；

（5）局內(nèi)自購(gòu)物資招標(biāo)采購(gòu)節(jié)約資金2.6萬(wàn)元。

2、西部市場(chǎng)主要材料節(jié)約采購(gòu)資金38余萬(wàn)元，主要項(xiàng)目：

（1）采購(gòu)被復(fù)線3000KM，市場(chǎng)價(jià)380元/KM，執(zhí)行價(jià) 350元/KM，節(jié)約資金9萬(wàn)元；

（2）采購(gòu)膨潤(rùn)土 2300噸，市場(chǎng)價(jià)580元/噸，執(zhí)行價(jià) 500元/噸，節(jié)約資金18.4萬(wàn)元；

（3）西部和田項(xiàng)目及設(shè)備檢修過(guò)程中節(jié)約采購(gòu)資金9.29萬(wàn)元。

3、2008年采購(gòu)單價(jià)與市場(chǎng)單價(jià)相比，降幅比例是：

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三、內(nèi)控管理存在的主要問(wèn)題及成因

雖然通過(guò)實(shí)行內(nèi)控管理取得了一定的成績(jī)，但還應(yīng)該看到在實(shí)際操作過(guò)程中存在種種問(wèn)題。這些問(wèn)題已在較大程度地威脅企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的免疫系統(tǒng)。

（一）在層層下放過(guò)程中存在審核部門(mén)的職能缺失和重復(fù)現(xiàn)象

采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程的編制等級(jí)是二級(jí)單位，（地調(diào)處為二級(jí)單位，器材中心為采購(gòu)管理的三級(jí)單位，各使用項(xiàng)目及各中心為四級(jí)單位。）當(dāng)它的適用級(jí)別降到基層四級(jí)單位時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)職能審核部門(mén)缺失的問(wèn)題。

（二）上報(bào)匯總渠道與現(xiàn)有機(jī)構(gòu)職能不匹配

供應(yīng)商資源及價(jià)格信息管理控制點(diǎn)中，建立健全物探行業(yè)的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)和價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期考評(píng)列入名單的供應(yīng)商資信及履約情況，根據(jù)考評(píng)結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單并報(bào)總部備案。地調(diào)處的供應(yīng)商管理只能上報(bào)到處領(lǐng)導(dǎo)一級(jí)審批，而報(bào)不到總部。并且勘探局對(duì)外闖市場(chǎng)的單位外部采購(gòu)不納入局采購(gòu)供應(yīng)商管理。而內(nèi)控管理卻要求不分內(nèi)部外部市場(chǎng)實(shí)行統(tǒng)一管理，由此也顯現(xiàn)出上報(bào)匯總與現(xiàn)有機(jī)構(gòu)職能不匹配的問(wèn)題。

（三）合同按月管理的時(shí)間滯后問(wèn)題

內(nèi)控對(duì)合同臺(tái)帳提出了統(tǒng)一按月編號(hào)管理的要求，但在實(shí)際操作中卻無(wú)法做到按月及時(shí)歸檔。采購(gòu)過(guò)程中簽訂合同后，合同需審批、反饋履行情況等手續(xù)。這就使得合同不能在當(dāng)月歸檔，一般會(huì)在合同簽訂日期后三到六個(gè)月才能審簽完畢。在實(shí)際操作中，我們采用月月更新合同臺(tái)帳的方式解決這一問(wèn)題。當(dāng)月匯總后的內(nèi)控文件，按合同簽訂日期進(jìn)行分類(lèi)歸檔，然后將合同管理臺(tái)帳進(jìn)行按月排序管理。

四、完善內(nèi)部控制制度的對(duì)策及建議

盡管在內(nèi)控管理操作過(guò)程中成功實(shí)現(xiàn)了新舊管理流程的交替，如何更好地管理內(nèi)控體系文件，保證內(nèi)控管理的持續(xù)有效性。如何將純粹的內(nèi)控文件管理工作變成更具全局意義的企業(yè)流程管理，使內(nèi)控管理不僅局限于流程內(nèi)控點(diǎn)的維護(hù)，更關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)流程(包括內(nèi)控管理業(yè)務(wù)流程)的改進(jìn)與提高。這些都是企業(yè)內(nèi)控管理部門(mén)要按照科學(xué)發(fā)展觀的要求和可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)所需要不斷思考、總結(jié)與關(guān)注的問(wèn)題。

（一）需完善配套的管理制度

目前中國(guó)石化物資供應(yīng)管理的理念是比較先進(jìn)的，手段是比較完備的。但是，物資供應(yīng)系統(tǒng)一些相應(yīng)的舊的管理制度還沒(méi)有進(jìn)行更新，在實(shí)際操作運(yùn)行當(dāng)中就會(huì)產(chǎn)生沖突、重疊、缺失等問(wèn)題。專(zhuān)業(yè)化分工流程化操作機(jī)制的建立，必須要有完善的制度作保證，因此在再造流程的同時(shí)，必須重新梳理和修訂完善現(xiàn)有的物資供應(yīng)管理規(guī)章制度，使制度與流程相配套，確保建立的專(zhuān)業(yè)化分工，流程化操作機(jī)制取得實(shí)效。

（二）改變傳統(tǒng)的管理模式

物資采購(gòu)業(yè)務(wù)在傳統(tǒng)管理模式上是一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的起點(diǎn)至終點(diǎn)由一人完成。大量相似的工作使得業(yè)務(wù)人員忙于重復(fù)性勞動(dòng)，而無(wú)暇顧及到市場(chǎng)的變化、市場(chǎng)供求關(guān)系分析、市場(chǎng)價(jià)格分析和供應(yīng)商關(guān)系管理等即時(shí)性的信息。業(yè)務(wù)水平高則有利于企業(yè)增效，水平低則對(duì)企業(yè)發(fā)展不利。并且很難得到有效的監(jiān)督和制衡。要從根本上提高物資供應(yīng)管理水平，就必須下大力氣改革傳統(tǒng)業(yè)務(wù)操作模式，再造業(yè)務(wù)流程，建立起一套與先進(jìn)的管理理念、采購(gòu)體制、管理手段相適應(yīng)的業(yè)務(wù)運(yùn)行機(jī)制，使得采購(gòu)業(yè)務(wù)成為外行變內(nèi)行，人人都能拿得下的標(biāo)準(zhǔn)化流程。

（三）建立與控制活動(dòng)相適應(yīng)的信息系統(tǒng)

將信息系統(tǒng)的建設(shè)作為整個(gè)企業(yè)的戰(zhàn)略組成之一。從主管部門(mén)到基層具體操作執(zhí)行單位，信息網(wǎng)絡(luò)的建立將使數(shù)據(jù)共享，溝通順暢，提高流程運(yùn)行的效率，其收到的經(jīng)濟(jì)效益也是會(huì)令人乍舌的。比如沃爾瑪建立衛(wèi)星系統(tǒng)后，使得其物流程序發(fā)生了質(zhì)的變化，保護(hù)了它在經(jīng)濟(jì)危機(jī)中依然生存；國(guó)內(nèi)翠微集團(tuán)將現(xiàn)代科技手段與現(xiàn)代管理理念相結(jié)合使其在同行業(yè)中迅速崛起。以及時(shí)的數(shù)據(jù)信息分析指導(dǎo)采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以使整個(gè)動(dòng)作過(guò)程協(xié)調(diào)有序，減少無(wú)效的程序，提高效率。我們雖然應(yīng)用了ERP軟件，但它的許多功能和使用范圍都未能發(fā)揮出最大效率。

（四）擴(kuò)大信息溝通范圍

我們企業(yè)目前只是在本企業(yè)內(nèi)部建立了信息系統(tǒng)用以發(fā)布或收集信息，很少顧及合作伙伴的信息系統(tǒng)。分享信息的好處肯定是大于不良影響的，通過(guò)與供應(yīng)商建立伙伴關(guān)系，可以讓供應(yīng)商及時(shí)知道庫(kù)存情況、采購(gòu)范圍來(lái)決定是否需要備貨、供貨。使雙方成為共贏的合作伙伴關(guān)系，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)，盈利共享。目前我們還沒(méi)有將供應(yīng)鏈的上家與下家納入企業(yè)信息系統(tǒng)來(lái)管理，是目前物探物資管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。

企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要手段，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)快速健康發(fā)展的有力保障。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的失敗、會(huì)計(jì)信息的失真、違法經(jīng)營(yíng)等情況在很大程度上都?xì)w結(jié)為企業(yè)內(nèi)部控制的缺失和失效。內(nèi)控就是要通過(guò)建立一個(gè)錯(cuò)弊防范系統(tǒng)來(lái)達(dá)到對(duì)組織體自身的有效控制，按業(yè)務(wù)流程體系進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的一種管理理念和模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下防范風(fēng)險(xiǎn)的有效機(jī)制。法律法規(guī)使人不敢犯錯(cuò)，職業(yè)道德教育使人不愿犯錯(cuò)，而內(nèi)部控制使人不能犯錯(cuò)。以內(nèi)控制度規(guī)范各業(yè)務(wù)流程，用規(guī)則看守企業(yè)，欲錯(cuò)不能，達(dá)到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展正是內(nèi)部控制系統(tǒng)功能所期望達(dá)到的目的。

[1]王志鵬.國(guó)有企業(yè)如何加強(qiáng)內(nèi)控管理.時(shí)代經(jīng)貿(mào),2007;12

[2]施婷婷.淺談企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策.時(shí)代經(jīng)貿(mào),2007;12

[3]錢(qián)莉莉.論現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制制度.2007;12