高校電子文件檔案管理的研究

戚翠霞

(淄博師范高等專(zhuān)科學(xué)校 辦公室，山東 淄博 255130)

目前，高校電子文件和電子檔案愈來(lái)愈多，但由于沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范出臺(tái)，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理存在不少問(wèn)題:①一些學(xué)校的草稿性電子文件幾乎處于“自生自滅”狀態(tài)，絕大多數(shù)未被保留和納入檔案管理范圍，已歸檔的文件基本上是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的正式文稿，歷次修改稿大部分蕩然無(wú)存。 ②一些已全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的高校，電子文件開(kāi)始作為正式文件使用，紙質(zhì)文件僅作為輔助性文件，但歸檔管理時(shí)由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多數(shù)只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能，沒(méi)有把電子文件下載到可脫機(jī)保存的載體上，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)被搞亂，甚至丟失。 ③由于電子文件存儲(chǔ)載體隨意性較大，有的使用軟盤(pán)，有的使用硬盤(pán)或光盤(pán)等，有的存貯在局域網(wǎng)服務(wù)器上，有的散存在各部門(mén)的計(jì)算機(jī)里，查閱相當(dāng)不便，而且隨著學(xué)校教學(xué)科研和管理人員的變動(dòng)，計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代，有些電子文件遭到破壞，影響了今后電子檔案的開(kāi)發(fā)利用。④還有的學(xué)校檔案工作者對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)比較膚淺，對(duì)產(chǎn)生的電子文件采取消極態(tài)度，靜觀其發(fā)展，等待上級(jí)來(lái)解決?？梢?jiàn)，在高校管理中形成的電子文件檔案亟需較為明確的思路和方法，以適應(yīng)當(dāng)前信息化的要求。

一、電子文件檔案管理的原則

筆者認(rèn)為，我們?cè)谠O(shè)置電子文件檔案管理的原則時(shí)，當(dāng)前在電子文件管理研究領(lǐng)域的兩個(gè)理論，我們不能忽視。這兩個(gè)理論——文件生命周期理論、電子文件時(shí)代的來(lái)源原則理論，是我們?cè)O(shè)置管理原則的理論依據(jù)。

其一，關(guān)于電子文件時(shí)代的文件生命周期理論。文件生命周期理論針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)進(jìn)行概括和提煉，是研究文件的發(fā)展變化過(guò)程及規(guī)律的理論，它在客觀描述文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確、科學(xué)地揭示出了文件的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，為實(shí)現(xiàn)文件全過(guò)程的有效管理奠定了理論基礎(chǔ)；其主要內(nèi)容為以下方面:電子文件從其形成到銷(xiāo)毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理體制系統(tǒng)之中；這一過(guò)程依電子文件的功能和價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段(如現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期)，不同階段之間沒(méi)有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉(zhuǎn)化的可能；電子文件在每一階段因其特定的功能和價(jià)值形態(tài)而具有不同的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)方式，但電子文件的階段性與其物理位置、保存場(chǎng)所沒(méi)有對(duì)應(yīng)關(guān)系；對(duì)電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中。電子文件生命周期理論是對(duì)以文件價(jià)值變化為基礎(chǔ)的文件生命周期理論的繼承和發(fā)展，是電子文件全程管理和前端控制原則的依據(jù)和基礎(chǔ)。

其二，關(guān)于電子文件時(shí)代的來(lái)源原則理論。電子文件時(shí)代的來(lái)源原則主要是指來(lái)源原則的“重新發(fā)現(xiàn)”。來(lái)源原則被“重新發(fā)現(xiàn)”是指以北美國(guó)家為代表的西方檔案界對(duì)來(lái)源原則的態(tài)度從質(zhì)疑到重新肯定的轉(zhuǎn)變。其含義是:來(lái)源原則同樣適用于電子文件；來(lái)源原則仍然是電子文件時(shí)代檔案專(zhuān)業(yè)的基本原則。這種“重新發(fā)現(xiàn)”的實(shí)質(zhì)是一種“新來(lái)源觀”。新來(lái)源觀的創(chuàng)新點(diǎn)集中表現(xiàn)在對(duì)“來(lái)源”概念含義的拓展。它針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，正視傳統(tǒng)的“機(jī)關(guān)來(lái)源”的不足，引入相對(duì)抽象的“文件形成過(guò)程”作為來(lái)源的表現(xiàn)形式。由于“文件形成過(guò)程”這一概念相對(duì)抽象且不易捉摸，中外檔案界普遍采用了“元數(shù)據(jù)”概念來(lái)指代電子文件生成的來(lái)源信息。元數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)在于其含義、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容均可得到明確規(guī)定，易于理解和掌握，只要在電子文件生成、管理和利用的全過(guò)程中始終忠實(shí)地記錄和保留元數(shù)據(jù)，就能夠客觀地展現(xiàn)和保持文件形成的歷史原貌。

基于以上指導(dǎo)理論的高校電子文件的管理原則，筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)：

一是全程管理原則。電子文件從其形成到銷(xiāo)毀或永久保存的整個(gè)生命周期，建立一個(gè)完整的管理體制。包括:①全面的管理:從文件的生成到流程、管理規(guī)則、管理方法及質(zhì)量要求，須建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)管理體系、程序體系和技術(shù)方法體系。②系統(tǒng)的管理:建立在“大文件”概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的無(wú)縫鏈接、系統(tǒng)事例和總體效應(yīng)。注重充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，以知識(shí)管理的理念，追求系統(tǒng)資源和信息資源最大共享和最大效益。③過(guò)程的管理:通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果的控制。首先對(duì)每個(gè)過(guò)程監(jiān)控以達(dá)到對(duì)最后結(jié)果的控制，使系統(tǒng)產(chǎn)生的信息自動(dòng)記錄體現(xiàn)。

通過(guò)管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制，體現(xiàn)全程管理的內(nèi)容和思想。以電子文件管理系統(tǒng)對(duì)文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例:系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門(mén)及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一歸類(lèi)登記，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄對(duì)文件的一切操作，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)文件的建立、登記、修改、審核、簽署、蓋印、分發(fā)，對(duì)存儲(chǔ)位置的改變、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)載過(guò)程進(jìn)行記錄。通過(guò)跟蹤記錄，確定和證明文件的行政有效性和法律有效性。全程管理的思想貫穿電子文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，具體包括:根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件；根據(jù)文件的類(lèi)型和用途，使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；根據(jù)人的資格及其權(quán)限，確定其接觸電子文件的權(quán)力；在系統(tǒng)中嵌入工作流程，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)的文件；使用磁卡、密碼、指紋識(shí)別等方式，限制對(duì)某些技術(shù)的接觸；在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)跟蹤功能，記錄與系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果。

二是前端控制原則。電子文件是現(xiàn)代技術(shù)的產(chǎn)物。前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，其以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看為一個(gè)完整的過(guò)程。文件形成為前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，銷(xiāo)毀或永久保存為末端。要對(duì)文件形成前端的有效管理，電子文件的管理必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計(jì)前端，把各項(xiàng)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，功能納入到系統(tǒng)功能之中，是電子文件管理的重要保障。只有納入到前端，才能進(jìn)行全程管理。

前端控制是電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。根據(jù)電子文件的易流失、易改性等特性，在系統(tǒng)中增加措施，附加于文件的形成過(guò)程，可以有效地防止其它管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞。例如，歸檔范圍加到電子文件管理系統(tǒng)之中，屬于該范圍的文件一經(jīng)“出生”，就能被加上歸檔標(biāo)識(shí)，使之具有防止修改、防止刪除的屬性，并生成相應(yīng)的描述信息，從而確保其安全留存和內(nèi)容真實(shí)。

前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。電子文件管理系統(tǒng)不是手工管理流程的簡(jiǎn)單模擬，即“業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)”。要盡可能的減少和消除文件、檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏和抵悟，從而達(dá)到功能合理，效率最高，達(dá)到不重復(fù)勞動(dòng)。重復(fù)性的作業(yè)提前納入到系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)一次采集，終生使用。以取得系統(tǒng)的最優(yōu)化，求得系統(tǒng)的最高效率。

根據(jù)全程控制和前端控制的原則，我們得出以下結(jié)論:文件管理是檔案管理的前提；檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展；文件管理和檔案管理是一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程；檔案部門(mén)和人員的參與，是文件管理質(zhì)量的重要保證；文件管理人員與檔案人員之間是相互促進(jìn)的關(guān)系。因此，我們 “文檔一體化管理”是信息時(shí)代的必然趨勢(shì)。

三是真實(shí)性保障原則。電子文件的真實(shí)性是指文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。隨著技術(shù)環(huán)境遷移，維護(hù)電子文件真實(shí)性有一定難度。主要原因一是電子文件的易變性，其增、刪、改不留痕，造成真實(shí)性的難維護(hù)；二是系統(tǒng)的依賴(lài)性，文件遷移過(guò)程中容易引起文件信息的丟失、改變。

電子文件的法律憑證效力是基于其信息內(nèi)容的原始性。為維護(hù)電子文件的原始性，目前我國(guó)在《電子文件歸檔及管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)規(guī)定了4條措施:①建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志記錄，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等；③對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；④對(duì)電子化的印章、數(shù)字鑒署等采取防止非法使用的措施。

國(guó)際電子文件真實(shí)性的永久保管，國(guó)際研究項(xiàng)目中也規(guī)定了4項(xiàng)措施:①確認(rèn)不同類(lèi)型電子文件的要素對(duì)真實(shí)性產(chǎn)生影響的，以便對(duì)要素加以記錄和保護(hù)；②對(duì)電子文件不可視的部分變成可顯的，并通過(guò)文件的智能鏈接，使可視性得到固定；(元數(shù)據(jù)方面不可視)③以上2條失敗后，把文件轉(zhuǎn)制為非數(shù)字式文件，內(nèi)容可記錄下來(lái)；④對(duì)文件的遷移自我記錄和自我認(rèn)定的辦法和不間斷的物理管理。

總之，目前提出的真實(shí)性保障解決方案主要是事前控制、跟蹤記錄和事后審查等階段性措施；針對(duì)現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件的對(duì)象性措施；基于政策、方針、程序、制度、標(biāo)準(zhǔn)的管理框架，以及基于系統(tǒng)軟件硬件環(huán)境、加密、簽署、認(rèn)證的技術(shù)框架等，從不同角度就電子文件的真實(shí)性認(rèn)證和維護(hù)提出了對(duì)策。

四是完整性保障原則。電子文件的完整性，是指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。它包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其它形成的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會(huì)記憶。因此，維護(hù)文件的完整性，是檔案工作人員的重要職責(zé)。

電子文件保障完整性工作的內(nèi)容包括:①作為記錄社會(huì)活動(dòng)的記錄，具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件，要齊全完整。②每份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息要齊全完整。③要特別注意分布在不同應(yīng)用系統(tǒng)，處于不同載體中內(nèi)容相關(guān)的電子文件的收集和捕獲。④要保持同一活動(dòng)、同一事件的完整性，如各要素臨時(shí)組成的，要使合成文件命令正確，保證記錄，并要把其非電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化。

五是有效性保障原則。電子文件的有效性是指文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉(zhuǎn)換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。其包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時(shí)應(yīng)根據(jù)電子文件的類(lèi)型和特點(diǎn)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)信息參數(shù)等。對(duì)電子文件的鑒定要從內(nèi)容和技術(shù)狀態(tài)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，有效性檢測(cè)是技術(shù)分析的內(nèi)容之一。在實(shí)際工作中應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)中對(duì)電子文件有效性規(guī)定了4條措施:①歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門(mén)每年均對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。②保留期滿(mǎn)對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重新使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置；對(duì)磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；③對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。④檔案保管部門(mén)應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。

二、做好高校電子文件管理的幾個(gè)策略

第一，更新觀念。電子文件管理與紙質(zhì)文件管理不同，這就要求我們?cè)趯?duì)待電子文件時(shí)，需要在以下幾個(gè)方面更新觀念:來(lái)源原則依然存在，但其內(nèi)容卻發(fā)生了變化；“文件生命周期理論”依然存在，但已經(jīng)過(guò)修正；電子文件的“原件”已經(jīng)是非傳統(tǒng)的原件概念。

第二，建立、完善高校電子文件管理制度。已經(jīng)出臺(tái)的關(guān)于電子文件的規(guī)范性文件包括國(guó)家檔案局2003發(fā)布施行的《電子公文歸檔管理暫行辦法》和檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，2004年全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)通過(guò)并于2005年開(kāi)始正式實(shí)施的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，《基于XML的電子公文格式規(guī)范》，《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 32—20050)?？梢?jiàn)，國(guó)家十分重視電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)工作。各種文件和標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，也為電子文件和電子檔案的規(guī)范管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

由于有相當(dāng)多的高校尚未根據(jù)國(guó)家已經(jīng)頒布的文件制定本校的電子文件管理辦法，因此，高校應(yīng)該盡快制定本校的電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，使廣大高校檔案工作者在工作中有章可循。對(duì)于實(shí)在不能制定本校電子文件管理規(guī)范的高校，也應(yīng)該盡快就《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所涉及的內(nèi)容，對(duì)本校的電子文件與電子檔案管理情況進(jìn)行一次全面、系統(tǒng)、細(xì)致的調(diào)查，以便有針對(duì)性地開(kāi)展工作。

第三，根據(jù)電子文件管理的原則，結(jié)合本校的特點(diǎn)，靈活開(kāi)展工作。從上文電子文件的管理原則可以看出，電子文件的管理需要相當(dāng)?shù)募夹g(shù)水平。但就高校檔案部門(mén)目前的狀況來(lái)看，要達(dá)到這個(gè)水平還有不少的距離。這樣的現(xiàn)狀，并不等于此項(xiàng)工作可以暫時(shí)不開(kāi)展，或要等到具備了技術(shù)水平的時(shí)候再開(kāi)展。由于電子文件的產(chǎn)生與應(yīng)用己經(jīng)相當(dāng)普遍，檔案部門(mén)再也不能采取等待觀望的態(tài)度。各高校要根據(jù)本校的特點(diǎn)，分步驟、循序漸進(jìn)地做好電子文件的歸檔管理工作。對(duì)不同類(lèi)型的電子文件，可采取“先易后難、先分散后集中、先數(shù)字化后網(wǎng)絡(luò)化”等辦法，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

第四，整合高校內(nèi)部信息管理機(jī)構(gòu)，著力解決高校電子文件管理的技術(shù)難題。電子文件管理長(zhǎng)期處于理論與實(shí)踐嚴(yán)重脫節(jié)的根本原因，在于技術(shù)問(wèn)題。檔案部門(mén)人員一般從理論上知道該怎么做，但是苦于知識(shí)結(jié)構(gòu)的制約，不知道技術(shù)上該怎么做；而懂技術(shù)的人又往往不了解電子文件管理的基本理論。因此，長(zhǎng)期以來(lái)這個(gè)問(wèn)題就成了制約電子文件管理的瓶頸。

我們認(rèn)為，對(duì)于大多數(shù)高校來(lái)說(shuō)，只要整合好高校內(nèi)部的機(jī)構(gòu)，這個(gè)問(wèn)題便可以解決。在大多高校，一般都成立了“網(wǎng)絡(luò)中心”或是信息管理中心，擁有相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，檔案部門(mén)完全可以利用該優(yōu)勢(shì)。如果檔案部門(mén)有較強(qiáng)的技術(shù)力量當(dāng)然好，工作方便效率高。但是，對(duì)于規(guī)模小、人員編制較少的高校，可以實(shí)行資源統(tǒng)一配置，在學(xué)?！熬W(wǎng)絡(luò)中心”內(nèi)設(shè)置信息管理機(jī)構(gòu)、配備專(zhuān)職技術(shù)人員，對(duì)全校檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全與維護(hù)工作實(shí)行集中有效的管理。這樣既節(jié)省資金，也可以解決檔案館(室)、部門(mén)技術(shù)人才缺乏問(wèn)題，又保證了這些部門(mén)工作的技術(shù)支持。當(dāng)然，檔案部門(mén)本身也不能產(chǎn)生畏難情緒。雖說(shuō)電子文件管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的信息管理工作，需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)支持，但不能過(guò)于依賴(lài)技術(shù)，也不能不懂技術(shù)，更重要的是工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度的建設(shè)實(shí)施，以及電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程各環(huán)節(jié)的責(zé)任管理措施的落實(shí)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主要用于“電子文件管理系統(tǒng)”的研發(fā)設(shè)計(jì)、“系統(tǒng)”設(shè)置及數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備的管理與安全維護(hù)等。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范(包括高校制定具體的工作規(guī)范)，是“系統(tǒng)”設(shè)計(jì)、設(shè)備配置和電子文件管理各環(huán)節(jié)工作的依據(jù)和工作準(zhǔn)則。管理制度，是協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)和相關(guān)人員在電子文件管理過(guò)程各環(huán)節(jié)中嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、保證電子文件有效管理和安全利用的重要手段和具體措施。所以，高校檔案部門(mén)要樹(shù)立信心，要勤于學(xué)習(xí)、善于鉆研，在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上提高技術(shù)水平。

第五，廣泛調(diào)研，積極主動(dòng)，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門(mén)要廣泛調(diào)研，搞清楚本校哪些機(jī)構(gòu)將集中產(chǎn)生哪些類(lèi)型的電子文件，了解這些電子文件的特點(diǎn)及用途。同時(shí)，還可以在這些系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就參與進(jìn)來(lái)，對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)從檔案的角度提出要求。比如，對(duì)于高校教務(wù)處，檔案部門(mén)就應(yīng)該格外加以關(guān)注。因?yàn)榻虅?wù)處將產(chǎn)生大量的檔案。同時(shí)，由于教務(wù)管理信息系統(tǒng)的采用，教務(wù)處也將產(chǎn)生大量的電子文件。高校在招標(biāo)采購(gòu)教務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，檔案部門(mén)也要參與評(píng)標(biāo)過(guò)程，在對(duì)商家進(jìn)行考核的過(guò)程中，其要對(duì)電子檔案的管理提出要求。檔案部門(mén)的參與將有利于電子檔案的管理。

第六，實(shí)行“雙套制”管理模式?！峨娮庸臍w檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定:“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！彪娮游募陨淼奶攸c(diǎn)和信息技術(shù)發(fā)展過(guò)程中仍有技術(shù)難題未被攻克的現(xiàn)狀，確實(shí)給當(dāng)前電子文件管理工作帶來(lái)了較大的難度和一定的風(fēng)險(xiǎn)。正因?yàn)槿绱?，我?guó)當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)才規(guī)定具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等同時(shí)歸檔。因而在當(dāng)前和相當(dāng)長(zhǎng)的歷史階段中，檔案管理工作要實(shí)行“雙套制”模式，既要管理電子文件，又要管理紙質(zhì)文件等檔案實(shí)體。目的在于，當(dāng)某些電子文件的法律地位不能確定時(shí)提供實(shí)體檔案原件，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)不通時(shí)，應(yīng)急提供實(shí)體檔案，當(dāng)出現(xiàn)特殊情況時(shí)可以利用檔案實(shí)體“再生”電子文件。

第七，領(lǐng)導(dǎo)重視，全校參與，全面提高教職工對(duì)電子文件積累和歸檔管理的自覺(jué)性。電子文件管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不是靠檔案館(室)幾個(gè)人就可以完成的，而是要靠領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門(mén)的支持以及參與電子文件管理的相關(guān)人員共同配合才能完成。另外，電子文件管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng)的新業(yè)務(wù)，必須依靠各業(yè)務(wù)部門(mén)電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成、辦理、歸檔、移交等工作環(huán)節(jié)中通力合作，認(rèn)真做好管理記錄和技術(shù)控制工作，才能實(shí)現(xiàn)實(shí)行電子文件的管理目標(biāo)。因此，除了技術(shù)、資金和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的支持外，還要全面協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)人的積極因素。應(yīng)大力做好黨和國(guó)家關(guān)于電子文件管理的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣傳學(xué)習(xí)工作，全面提高教職工對(duì)電子文件積累和歸檔管理的自覺(jué)性，并依據(jù)本單位電子文件管理的工作規(guī)范和管理制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，全面提高專(zhuān)兼職管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)電子文件歸檔管理工作的順利進(jìn)行。

總之，從以上分析可知，隨著電子檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展，電子檔案呈現(xiàn)出向知識(shí)集成管理發(fā)展的趨勢(shì)。從其所涵蓋的內(nèi)容范圍及其發(fā)展階段來(lái)看，體現(xiàn)出有后端管理標(biāo)準(zhǔn)向前端、全程管理標(biāo)準(zhǔn)過(guò)渡的發(fā)展趨勢(shì)。具體包括：由關(guān)注檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)逐步轉(zhuǎn)向以此為基礎(chǔ)的電子文件智能元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，由單體元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)向元數(shù)據(jù)語(yǔ)義與語(yǔ)法標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)化發(fā)展。從標(biāo)準(zhǔn)所涉及的資源類(lèi)型角度來(lái)看，出現(xiàn)了由單一媒體向多種媒體過(guò)渡的發(fā)展趨勢(shì)。目前，國(guó)際上有關(guān)電子文件管理研究達(dá)到相當(dāng)深度的國(guó)家有美國(guó)、澳大利亞、英國(guó)等，他們研究的維多利亞電子文件策略(簡(jiǎn)稱(chēng)VERS)、澳大利亞的文件保管系統(tǒng)設(shè)計(jì)與執(zhí)行方法(簡(jiǎn)稱(chēng)DIRKS),美國(guó)的電子文件檔案館(ER-A)、UBC的有關(guān)電子文件保管鏈管理研究項(xiàng)目、英國(guó)的數(shù)字保管中心(簡(jiǎn)稱(chēng)DCC)項(xiàng)目等成果都為電子文件管理尤其是元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

[1] 國(guó)家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法[S].國(guó)家檔案局第6號(hào)令，2003-07-28.

[2] 畢建新.高校檔案室(館)對(duì)校內(nèi)電子文件的采集[J].機(jī)電兵船檔案,2006,(2).

[3] 段榮婷.國(guó)際檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)[J].中國(guó)檔案,2008,(5).

[4] 王新星,南瑛,蒲紅偉,代紅燕．從教學(xué)評(píng)估檔案看學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào),2008,(1).