社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作存在的問題及對策

李秀

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的憑證,是醫(yī)療科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件,是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動教材[1]。因此,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理,充分發(fā)揮其利用價值,對推進(jìn)醫(yī)院建設(shè)具有極為重要的現(xiàn)實意義。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)作為醫(yī)療體系的底座,實實在在地方便了病患,緩解了大醫(yī)院的壓力,合理分配了醫(yī)藥資源。當(dāng)前,我國的社區(qū)醫(yī)療體系建設(shè)正處于起步階段,社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案的管理條件落后、管理水平低下、管理意識淡薄,這些都嚴(yán)重影響了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)的進(jìn)一步發(fā)展。本文對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)中檔案管理工作存在問題進(jìn)行歸納,并提出對策。

1 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題

1.1 檔案綜合管理意識淡薄

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中各類檔案材料的形成與完善,涉及到社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)的各個部門,這就要求檔案的專項負(fù)責(zé)或兼管人員能按要求處理并完成有關(guān)材料的收集、整理[2]。但由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)對檔案管理工作重視程度不夠,大多缺乏專項管理人員(多為兼職管理者),使材料合成過程持續(xù)時間長,從而出現(xiàn)檔案材料缺失、混亂或形成不規(guī)范材料等現(xiàn)象,同時也容易導(dǎo)致檔案材料遺漏、遺失[3]。另外,在各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理中,重病歷檔案、輕其他檔案也是普通存在的現(xiàn)象。近年來,病案作為最基本的醫(yī)療信息,為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的診療、科研、教學(xué)、管理,以及處理醫(yī)療糾紛、保險、傷殘事故、民事及刑事案件等方面發(fā)揮了重要效用,因此醫(yī)療機(jī)構(gòu)對此能及時收集、整理、歸檔和利用,保管得完好無損。但對文書檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等其他檔案的管理和利用,則遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代要求。

1.2 檔案管理制度不健全

社區(qū)醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理中,有醫(yī)療制度,護(hù)理制度,藥品進(jìn)、銷、存制度,財務(wù)制度等,但大多數(shù)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)卻沒有檔案管理制度。因此,造成檔案管理職能不明確,沒有檔案管理的統(tǒng)一性,沒有把檔案管理同社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展相聯(lián)系,一些資料收集不完整,使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一些珍貴的歷史資料散失[4]。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊

目前,大多數(shù)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)沒有專業(yè)的檔案管理人員,很多人原來不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè),而是從行政、護(hù)理、醫(yī)療等部門調(diào)過來兼管檔案管理工作的,因此造成檔案管理人員隊伍專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。有調(diào)查顯示,多數(shù)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理者的學(xué)歷偏低、知識結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代檔案管理科學(xué)知識貧乏。這些情況已不適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平[5]。在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的人才培養(yǎng)中,領(lǐng)導(dǎo)者一般多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,對檔案管理人員的素質(zhì)提高和教育沒有納入計劃和要求,許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展,缺乏創(chuàng)新和活力。

缺乏服務(wù)主動性是檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)缺失的表現(xiàn)之一[6]。長期以來,社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)中,檔案管理工作普通存在的知識陳舊單一、整體素質(zhì)不高、專業(yè)人員配備不合理等現(xiàn)象,從而導(dǎo)致了檔案管理人員整體缺乏內(nèi)在工作動力和提高自身素質(zhì)的要求。

1.4 檔案管理設(shè)備陳舊,缺乏科學(xué)性

縱觀社會發(fā)展,計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,電子文件的產(chǎn)生和無紙化辦公的出現(xiàn),已對手工檢索、“組卷”歸檔等傳統(tǒng)方法提出了挑戰(zhàn)。而社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)因受客觀因素的制約,對檔案管理工作投入有限,大部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案仍采用傳統(tǒng)手工組卷方法,在檔案管理的保管、保護(hù)、利用等方面均欠科學(xué)合理[7]。

2 改進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的措施

隨著社區(qū)規(guī)模的擴(kuò)大、人口流動性的增多,社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)的預(yù)防保健任務(wù)越來越重、需要治療的疾病越來越復(fù)雜。落后的檔案管理已成為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展的瓶頸,因此,社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)必須正視現(xiàn)實、調(diào)整檔案管理思路、改進(jìn)檔案管理方法,以應(yīng)對新形勢對基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的要求。

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識

檔案作為記錄和承載單位的歷史記錄,是單位發(fā)展不可或缺的信息資源[8]。增強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)衛(wèi)生人員的檔案管理意識,特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識,是做好檔案管理工作的重要保證,要把檔案管理同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展和業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃,大力宣傳《檔案法》精神,使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部和廣大醫(yī)務(wù)工作者認(rèn)識到檔案是不可再生的寶貴信息資源,是醫(yī)院發(fā)展的財富。認(rèn)識到檔案與自己的工作、生活息息相關(guān),只有這樣才能使檔案管理工作順利開展[9]。

2.2 建立健全規(guī)章制度

健全的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵[10]。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心(站)要結(jié)合自身特點,依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī),規(guī)范病案記錄、護(hù)理日記及專業(yè)人員業(yè)務(wù)報告,建立各類臺賬,完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀保密、庫房管理制度,使檔案工作各個環(huán)節(jié)的運行有章可循。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)來說,提高檔案管理人員素質(zhì)是一件刻不容緩的事。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把提高檔案管理人員素質(zhì)與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展同步規(guī)劃[11]?，F(xiàn)有檔案管理人員要注重自身專業(yè)知識的提高,通過參加各種形式的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)來增長自身的專業(yè)知識,這樣才能更好地做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作;才能使檔案更好地為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)改革、建設(shè)、發(fā)展服務(wù),為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

2.4 加大投入,為提高檔案管理工作提供物質(zhì)保障

“工欲善其事,必先利其器”,檔案管理工作的提高,要有一定的手段才能實現(xiàn)。隨著時代的進(jìn)步、科技的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足醫(yī)院的需求。只有檔案管理的數(shù)字化,才能為規(guī)范化醫(yī)院管理提供便捷的服務(wù),才能有效開發(fā)及利用檔案資源,為決策者更全面、多方位地提供客觀信息資料[12]。政府應(yīng)根據(jù)實際條件,加大對基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的投入,為檔案管理工作配備較先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理邁進(jìn),并應(yīng)用經(jīng)濟(jì)、法律、行政等綜合手段,從整體上促進(jìn)檔案工作管理水平的提高。

總之,檔案的科學(xué)管理應(yīng)成為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)日常工作的一部分,檔案工作要成為加快社區(qū)醫(yī)療管理、加快改革步伐的紐帶。要提高預(yù)測服務(wù)與咨詢服務(wù)能力,除醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持外,檔案工作人員必須要有敬業(yè)愛崗及開拓進(jìn)取精神,認(rèn)真做好搜集、整理、分類、檢索和研究工作,使檔案更好地為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

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