呂杰
【摘 要】本文從高校后勤物資采購(gòu)的特點(diǎn)入手,簡(jiǎn)要概述了高校后勤物資采購(gòu)過程中存在的普遍問題,針對(duì)這些問題提出了一些建議,對(duì)解決這些問題有著一定的積極意義。
【關(guān)鍵詞】高校后勤;物資采購(gòu);建議
隨著國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展,國(guó)家在教育方面的投入也逐漸增大,學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大,對(duì)物資設(shè)備的需求也日益增大。如何使高校物資采購(gòu),尤其是高校后勤的物資采購(gòu)工作更加合理、科學(xué)、高效。后勤是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的服務(wù)部門和保障部門,為教學(xué)、科研的發(fā)展提供質(zhì)量高、價(jià)格低、廠家服務(wù)好的物資設(shè)備,一直是后勤工作的重要組成部分,關(guān)系到后勤各項(xiàng)事業(yè)的順利開展,因此做好物資采購(gòu)工作顯得尤為重要。
1 后勤物資采購(gòu)工作的特點(diǎn)及主要采購(gòu)方式
后勤物資采購(gòu)工作涉及面廣,采購(gòu)數(shù)量大,種類繁多,采購(gòu)金額大,關(guān)系到后勤服務(wù)保障事業(yè)的健康發(fā)展。目前,高校后勤物資采購(gòu)根據(jù)采購(gòu)資金額度的大小和實(shí)際情況主要采用邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)競(jìng)標(biāo)、商務(wù)關(guān)系續(xù)存等五種方式。
2 后勤物資采購(gòu)過程中存在的問題
2.1 物資采購(gòu)管理辦法不完善,有章不循
后勤物資采購(gòu)工作責(zé)任重大,必須制定嚴(yán)格詳細(xì)的物資采購(gòu)管理辦法,要求物資采購(gòu)工作嚴(yán)格按照采購(gòu)辦法進(jìn)行采購(gòu)。部分學(xué)校后勤物資采購(gòu),沒有相關(guān)的制度建設(shè),導(dǎo)致采購(gòu)混亂,質(zhì)量得不到保障,不利于工作的正常進(jìn)行。另外,物資采購(gòu)過程有章不循,物資采購(gòu)程序流于形式,有些部門私底下確定好供貨單位,然后象征性的進(jìn)行招投標(biāo)。
2.2 物資采購(gòu)人力不足專業(yè)人員缺乏
物資采購(gòu)小組人力不足,專業(yè)技能人員缺乏。后勤的物資采購(gòu)頻次多、數(shù)量大、種類繁雜,人員不足導(dǎo)致采購(gòu)小組不能參與每項(xiàng)采購(gòu),不能對(duì)采購(gòu)工作做到全面把握;另外,市場(chǎng)物資在型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量方面存在較大差異,非專業(yè)人員無(wú)法確認(rèn)專用物資的質(zhì)量?jī)?yōu)劣。由于人力不足,物資采購(gòu)任務(wù)繁多,導(dǎo)致市場(chǎng)調(diào)研不足,不能充分掌握市場(chǎng)價(jià)格。
2.3 物資驗(yàn)收制度及物資采購(gòu)數(shù)據(jù)管理不完善
物資到位后,沒有相關(guān)驗(yàn)收制度,或者驗(yàn)收不認(rèn)真,造成劣質(zhì)物資用到工作中。另外,部門物資采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)不完善。采購(gòu)物資的廠家信息不明確,或者丟失,對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、價(jià)格、性能、售后等方面不進(jìn)行合理管理,物資采購(gòu)數(shù)據(jù)混亂,不規(guī)范、不科學(xué)。
3 高校后勤物資采購(gòu)的若干建議
3.1 建章立制,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確責(zé)任
首先后勤領(lǐng)導(dǎo)部門要高度重視物資采購(gòu)工作的重要性和嚴(yán)肅性,充分認(rèn)識(shí)其在后勤各項(xiàng)工作中所發(fā)揮的重要作用,根據(jù)后勤物資采購(gòu)工作的特點(diǎn)制定切實(shí)可行的物資采購(gòu)管理辦法,同時(shí)要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),成立專門的物資采購(gòu)小組。成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng),分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng),各部門負(fù)責(zé)人為成員的采購(gòu)小組。采購(gòu)小組的作用在于對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行審批、考察、調(diào)研、采購(gòu)、監(jiān)督、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié),明確責(zé)任,實(shí)行“簽字責(zé)任制”,堅(jiān)決杜絕不作為及亂作為的行為出現(xiàn),確保物資采購(gòu)工作的順利開展。
3.2 嚴(yán)格物資采購(gòu)程序,加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)賬及領(lǐng)導(dǎo)簽字制度
1)制定相關(guān)的物資采購(gòu)管理辦法,各單位須嚴(yán)格遵守,將需采購(gòu)物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)及預(yù)算價(jià)格以書面形式提出申請(qǐng),報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。分管領(lǐng)導(dǎo)提出采購(gòu)意見,報(bào)采購(gòu)小組組長(zhǎng)審批同意,由采購(gòu)小組安排市場(chǎng)調(diào)研??疾旖M主要由采購(gòu)小組及采購(gòu)單位組成(必要時(shí)可邀請(qǐng)學(xué)校相關(guān)單位參加),經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研后通過談判確定供貨商家。
2)針對(duì)個(gè)別部門自行采購(gòu)情況突出,物資采購(gòu)程序流于形式問題。解決這一問題的有效途徑是加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)賬及領(lǐng)導(dǎo)簽字制度,加強(qiáng)物資采購(gòu)信息資料管理,尤其是考察報(bào)告(會(huì)議紀(jì)要等)的效力,若無(wú)物資采購(gòu)小組簽字的考察報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等材料,分管領(lǐng)導(dǎo)及主要領(lǐng)導(dǎo)不予在發(fā)票上簽字,財(cái)務(wù)不予報(bào)賬。
3.3 針對(duì)人力不足及專業(yè)技術(shù)人才缺乏問題
1)一是建立后勤物資采購(gòu)人才庫(kù),人才庫(kù)由各部門抽調(diào)1-2名專業(yè)技術(shù)人員組成,采購(gòu)時(shí)除固定人員外,可視物資特點(diǎn)選擇人才庫(kù)成員,必要時(shí)可請(qǐng)學(xué)校相關(guān)單位專家參與;二是界定物資采購(gòu)小組參與的采購(gòu)項(xiàng)目,對(duì)日常消耗性物資的采購(gòu)可由采購(gòu)小組授權(quán)采購(gòu)部門自行采購(gòu)(三人以上參與),同時(shí),凡單價(jià)在500元以內(nèi),或總價(jià)在3000元以內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目,也可以授權(quán)采購(gòu)部門自行采購(gòu),采購(gòu)?fù)瓿珊缶鶓?yīng)向采購(gòu)小組備案;三是加強(qiáng)物資采購(gòu)人員技術(shù)知識(shí)的教授和指導(dǎo)。全面提升物資采購(gòu)人員的整體素質(zhì)和愛崗敬業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信等職業(yè)道德,使物資采購(gòu)人員具備關(guān)于采購(gòu)物資的基本知識(shí)、討價(jià)還價(jià)的談判能力、良好的溝通能力、吃苦耐勞誠(chéng)實(shí)守信的敬業(yè)精神、對(duì)市場(chǎng)的判斷決策能力以及崇高的商業(yè)素質(zhì)[1]。
2)針對(duì)市場(chǎng)調(diào)研不足問題。這類問題在日常耗材方面表現(xiàn)突出,日常耗材的采購(gòu)可以階段性確定供貨廠家,期間做好市場(chǎng)調(diào)研,選擇更合適的產(chǎn)品和廠家,及時(shí)調(diào)整供貨廠家。
3.4 加強(qiáng)采購(gòu)物資的驗(yàn)收及出入庫(kù)管理管理制度,完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
1)一是要建立健全物資采購(gòu)驗(yàn)收制度。物資到位后由該項(xiàng)物資采購(gòu)參與人共同驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后物資使用部門登記入庫(kù);二是完善出、入庫(kù)登記和使用制度。各單位要充分利用物資采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù),確保物資出入記錄詳細(xì);三是嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任追究。實(shí)行“誰(shuí)職責(zé),誰(shuí)簽字;誰(shuí)簽字,誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則;四是物資定期或不定期要進(jìn)行盤點(diǎn),由倉(cāng)儲(chǔ)、物資采購(gòu)、財(cái)務(wù)、審計(jì)紀(jì)檢等人員組成盤點(diǎn)小組,運(yùn)用物資出入庫(kù)各種計(jì)量衡器和計(jì)算方法,點(diǎn)清數(shù)量,查明質(zhì)量,按規(guī)定填制材料盤存單,做到賬與物、賬與賬相一致。對(duì)盤盈盤虧的物資,要注明原因和有關(guān)人員的責(zé)任[2]。
2)針對(duì)部門物資采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)不完善問題。主要包括:(1)建立供應(yīng)商(企業(yè))信息庫(kù),該庫(kù)包括企業(yè)資質(zhì)與信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品信息、售后服務(wù)體系等。(2)加強(qiáng)資料搜集與積累。采購(gòu)?fù)瓿珊螅少?gòu)部門要及時(shí)建立招評(píng)標(biāo)、中標(biāo)企業(yè)及采購(gòu)合同等詳細(xì)數(shù)據(jù)庫(kù),方便采購(gòu)項(xiàng)目的使用人聯(lián)系供應(yīng)商。(3)建立采購(gòu)信息平臺(tái)。通過此平臺(tái)及時(shí)發(fā)布采購(gòu)需求信息,以便更多的供應(yīng)商了解高校采購(gòu)信息,為高校和企業(yè)之間建立良好的交流平臺(tái)。
3.5 做好物資采購(gòu)計(jì)劃,嚴(yán)格采購(gòu)程序,加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制
各部門應(yīng)該按照工作的實(shí)際需要以及工作計(jì)劃,提出切實(shí)可行的采購(gòu)計(jì)劃,尤其是大宗物資的采購(gòu),避免采購(gòu)的盲目性、臨時(shí)性、隨意性,以便有效的控制采購(gòu)成本;對(duì)于計(jì)劃外的大宗物資采購(gòu),須嚴(yán)格按照采購(gòu)程序進(jìn)行,嚴(yán)禁越級(jí)上報(bào),對(duì)于急需采購(gòu)的物資可直接找分管領(lǐng)導(dǎo)及主要領(lǐng)導(dǎo)批示,但必須到物資采購(gòu)小組備案,物資采購(gòu)小組全程監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題限期改正。
4 結(jié)語(yǔ)
總之,高校后勤物資采購(gòu)工作是一項(xiàng)非常重要的工作,關(guān)系到后勤整體服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,從領(lǐng)導(dǎo)到采購(gòu)人員一定要高度重視,嚴(yán)格按照相關(guān)采購(gòu)辦法,切實(shí)做到公平、公正、公開,確保采購(gòu)的物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉,為高校建設(shè)事業(yè)貢獻(xiàn)一份力量。
【參考文獻(xiàn)】
[1]鐘華.基于電力物資采購(gòu)成本控制的研究[J].財(cái)經(jīng)界,2013(15):57.
[2]馬世學(xué).對(duì)物資采購(gòu)監(jiān)督管理的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)職工教育,2013(12):126.
[責(zé)任編輯:丁艷]