淺談企業(yè)電子文件的歸檔和管理

王淑改

摘要：電子文件是信息記錄的主要形式，是隨著電子信息技術(shù)和辦公自動化的飛速發(fā)展而產(chǎn)生的。在新形式下，企業(yè)檔案工作如何與時俱進，適應(yīng)信息社會和現(xiàn)代化管理的需要，做好電子文件的收集、保管、開發(fā)和利用工作，是企業(yè)檔案管理的新課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 電子文件 歸檔 管理

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展，辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，電子文件已經(jīng)成為信息記錄的主要形式。作為一種新型的載體，它同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和寶貴財富。不僅是當(dāng)前工作的需要，也為今后的各項工作帶來更直接、更快捷的幫助。因此,為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對電子文件實施檔案化管理勢在必行。

一、電子文件和電子檔案的特點

所謂電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。具有保存價值的電子文件歸檔后就形成了電子檔案。按筆者所在企業(yè)電子文件的產(chǎn)生領(lǐng)域，可將其分為三種：一是記錄我公司在辦理公務(wù)、處理一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件；二是記錄企業(yè)科研、生產(chǎn)活動的技術(shù)性電子文件；三是用掃描儀等設(shè)備獲取的電子圖像文件。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著自身的特點：1.其載體不再局限于紙張材料，卻需要借助于現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀和處理；2.可以由自動化辦公設(shè)備直接形成以及迅速傳遞；3.利用者可以不受時間和空間的影響，而且可以同時共享；4.其保存的環(huán)境和要求與傳統(tǒng)檔案相比要高。根據(jù)以上特點，開展好電子文件的歸檔工作，管好、用好電子檔案將是檔案工作者在相當(dāng)長的時間里需要努力探索的又一新課題。

二、電子文件的收集和歸檔

在實踐中，要做好電子文件的收集和歸檔工作，應(yīng)堅持以下幾項原則：

1.要貫徹優(yōu)化精煉的原則

在各類管理信息溝通、共享日益頻繁情況下，辦公自動化信息處理中所產(chǎn)生的電子文件是浩瀚而龐雜的。盡管光盤、磁介質(zhì)載體存貯空間大，但如不區(qū)分價值，把所有文件收進檔案館，無疑是人力、物力的浪費，且將造成積重難返的局面。檔案部門必須從電子文件歸檔之始，就貫徹優(yōu)化精煉的原則，通過鑒別、選擇，去粗取精、去偽存真。由于現(xiàn)階段電子與紙質(zhì)文件并存，相當(dāng)一部分歸檔文件兩種載體的內(nèi)容是相同的。因此，應(yīng)要求電子文件歸檔時，突出其特點，有所側(cè)重。如我公司在實際工作中，電子文件的收集側(cè)重于：一是企業(yè)局域網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的具有保存價值的電子文件，包括上級下發(fā)的文件，同級的平行文件，下級上報的文件和本單位形成的文件；二是非網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的重要文件，包括會議記錄、統(tǒng)計報表、會議文件等不經(jīng)文書處理的紙質(zhì)文件及其他載體文件，采取相應(yīng)技術(shù)手段轉(zhuǎn)換成的電子文件；三是其他門類有價值的電子文件，包括數(shù)碼照片、CAD圖紙、視頻文件、音頻文件和其他多媒體電子文件等。對于一些無保存價值的臨時性、局部性或內(nèi)容已被其他電子文件所覆蓋的，則不需要歸檔。

2.要堅持保密原則

先進的技術(shù)促進了信息共享，但也給保密工作增加了難度。計算機系統(tǒng)處理和存貯的信息包括某些國家秘密和本單位不宜公開的事項。在計算機檢索逐步采用現(xiàn)代化技術(shù)，發(fā)展為聯(lián)網(wǎng)檢索時，電子文件管理已成為預(yù)防失、泄密的薄弱環(huán)節(jié)。我公司在電子文件歸檔過程中，為了防止存貯介質(zhì)丟失或被非法拷貝泄密，對于系統(tǒng)處理完畢的電子文件由承辦部門根據(jù)電子文件的重要程度，確定電子文件密級和保管期限，并對密級數(shù)據(jù)采取加密存貯和傳輸，歸入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如分類號、檔號等，進入檔案數(shù)據(jù)庫。如各部室需要查詢，則可通過局域網(wǎng)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢，從而確保了電子檔案的安全。

3.要堅持形成部門歸檔的原則

電子文件可延續(xù)紙質(zhì)檔案歸檔的方式，堅持形成部門歸檔的原則。企業(yè)管理工作是由紛繁的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)系列所組成，在企業(yè)內(nèi)部管理體制改革中又不斷出現(xiàn)手段更新、方式多樣化的工作模式，使得管理工作更為復(fù)雜。因而，僅靠游離于各項業(yè)務(wù)活動之外的檔案部門決不可能保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)地歸檔。各職能部門熟悉自身工作的規(guī)律，是文件的直接責(zé)任者，由他們負責(zé)整理歸檔，能較好地保證歸檔電子文件的質(zhì)量。如我公司在電子文件歸檔過程中，先后下發(fā)了《電子文件管理暫行辦法》和《電子文件歸檔的具體要求》等文件，規(guī)定了電子文件歸檔的技術(shù)要求、標準和規(guī)范，明確了除網(wǎng)絡(luò)歸檔的電子文件以外，其他以實物形態(tài)移交的電子文件，必須由形成部門進行整理，并與紙質(zhì)文件一同歸檔的要求。目前，我公司電子文件歸檔工作進展順利，取得了良好的效果。

三、電子檔案的保管

由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善會造成破碎、形變或其他損壞，即使不造成損壞，隨著時間的推移，其存儲的信息也會出現(xiàn)問題。電子文件極易被抹掉，在電子計算機上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯了鍵，就會造成文件的破壞或被全部抹掉。所以，應(yīng)對電子檔案載體使用專門的裝具，并進行有效的檢測與維護。

首先，電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，如我公司購買了防磁柜，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

其次，必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。1.定期檢測。我公司每年進行一次定期檢測，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行。在進行檢測時，對于抽檢樣品，首先進行外觀上的檢查，確認載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測如發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進行有效的修正或更新。2.定期拷貝。我公司對電子檔案每四年進行定期拷貝一次，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的安全性。我們對電子檔案的檢測與拷貝工作，都進行嚴格的管理，對于檢測、維護、拷貝等操作過程進行了詳細的記錄，避免了人為誤操作的發(fā)生或不必要的重復(fù)勞動。

四、電子檔案的開發(fā)利用

電子檔案在檢索、利用、傳輸?shù)确矫婺芨咝?、快捷、方便地滿足利用者需求，利用者足不出戶，即可在自己的電腦終端上看到自己所需要的信息。在這種現(xiàn)代化的電子檔案利用過程中，要堅持既方便查閱利用，又保證安全的基本原則。在實踐中，我們深深地感到，要做到這一點，必須從以下方面入手：

1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫和電子檔案管理系統(tǒng)

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢在于快速檢索與利用。這靠人工是無法實現(xiàn)的，只有借助于計算機齊全的電子檔案數(shù)據(jù)庫和科學(xué)的管理系統(tǒng)才能實現(xiàn)。我公司計算機檔案管理系統(tǒng)，建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案文獻數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫是檔案的數(shù)據(jù)倉庫，其管理調(diào)用離不開目錄數(shù)據(jù)庫的支持，計算機系統(tǒng)通過目錄數(shù)據(jù)庫判斷確定所要查詢檔案的地址和代碼，再按檢索到的地址到檔案文獻數(shù)據(jù)庫調(diào)出相應(yīng)的信息原文。我們在實踐工作中感到，要實現(xiàn)電子檔案管理現(xiàn)代化，檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案文獻數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必須統(tǒng)籌規(guī)劃，同時進行。應(yīng)用利用系統(tǒng)還應(yīng)有較強的容錯能力，以避免由于誤操作造成不可挽回的損失。

２.建立電子檔案利用制度

與紙質(zhì)文件相比，電子檔案利用中最突出的問題是信息安全。電子信息的易變性使電子檔案利用中潛藏著對信息原始性的威脅；另一方面隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電子檔案從檔案閱覽室疏散到四面八方的計算機屏幕上，使許多行之有效的控制手段變得無能為力，因此，必須建立專門的電子檔案利用制度。

（１）建立電子檔案管理的安全模式

為了確保電子檔案的安全，我公司建立了多套備份制度。要求電子檔案一式三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。封存的電子檔案我們只用于拷貝、核對校驗，不對外提供利用，以保證電子檔案的原始性。對外提供利用的電子檔案，我們進行了技術(shù)處理轉(zhuǎn)為只讀文件。對于需要控制使用的電子文件，我們通過密碼技術(shù)、用戶身份識別等方法進行加密管理，并只可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上提供利用，以確保電子檔案的安全。

（2）建立使用權(quán)限的審核管理

在電子檔案的利用工作中，必然涉及到檔案載體的保管人員、數(shù)據(jù)通信系統(tǒng)管理人員和利用者等不同身份的人員，由于他們各自的工作性質(zhì)與責(zé)任不同，因而對其進行使用權(quán)限的審核是十分必要的。我公司在整個利用系統(tǒng)功能的設(shè)計上，根據(jù)各種人員的級別、層次進行了使用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。在檔案利用中，由系統(tǒng)自動判定當(dāng)前利用者身份是否合法及其使用權(quán)限，并由系統(tǒng)自動對其使用的各種功能的操作路徑進行跟蹤與記錄。我們對于已批準為“使用權(quán)限保護”的電子檔案，在其目錄和載體上進行了標識，并嚴格執(zhí)行電子檔案“使用權(quán)限保護”和密鑰管理規(guī)定，電子檔案在辦公室網(wǎng)絡(luò)終端上查閱時，查閱人員只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的電子檔案，查閱超越權(quán)限的電子檔案，需經(jīng)檔案館同意，并嚴格遵守保密規(guī)定。

作者單位：北京京煤集團有限責(zé)任公司