協(xié)同軟件對組織信息管理的升級

對企業(yè)組織而言，可以利用成員的自發(fā)協(xié)同來提高效率，但具有很大的隨機性和不確定性。因此，必須借助種種制度化的安排來實現(xiàn)組織協(xié)同。流程、制度和信息技術(軟件系統(tǒng))還在發(fā)揮著制度化安排的作用。信息分享是協(xié)同行為最基本的層面。從現(xiàn)實的角度來看問題，企業(yè)組織在信息分享方面做得并不是很好，雖然人們已經(jīng)引入了辦公自動化(OA)和各類信息系統(tǒng)，通信技術也已高度發(fā)達，組織成員幾乎可以隨時隨地進行通話，但是人們依然抱怨得不到?jīng)Q策和行動需要的信息，信息孤島、信息籬笆、條塊分割、部門障礙依然橫亙在企業(yè)決策者面前。

組織中分享信息的制度化安排

在組織中分享信息的必要性自然不用解釋，但是要實現(xiàn)有效的分享信息卻需要兩個前提條件:第一有分享信息的愿望，并且能夠為分享信息付出時間和精力;第二是保證所分享信息的相關性(相對于組織、業(yè)務和學習)。理論上講，前者在組織(或企業(yè))的文化發(fā)展具有積極取向的時候，可以自發(fā)地實現(xiàn)，只要輔之以適宜的環(huán)境和交流平臺或方便的工具即可。但是現(xiàn)實是在企業(yè)中信息分享的狀況并不怎么好。而在組織結構化程度并不高，結構扁平、松散的互聯(lián)網(wǎng)上卻取得了很大的成功。這一點很值得我們關注，仔細研究其機制并將其用于組織的信息協(xié)同和管理應當具有很大價值。第二個條件的實現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)上論壇和社區(qū)也做出了有益的探索，值得企業(yè)組織參考。

在互聯(lián)網(wǎng)論壇中，我們可以看到參與者積極發(fā)帖和上傳資料已經(jīng)成為論壇、討論組運轉的基本條件和模式。從互聯(lián)網(wǎng)論壇的成功運作應該看到其中對于組織(企業(yè))信息分享的有價值的經(jīng)驗。這個經(jīng)驗就是鼓勵發(fā)帖、上傳資料的制度化安排。這種制度化安排就是對分享信息的參與者進行的級別、資質(zhì)和虛擬貨幣的鼓勵。視網(wǎng)友發(fā)帖、回帖、上傳資料的數(shù)量和質(zhì)量以及其他參與活動，給網(wǎng)友提高級別(不同的論壇虛擬設立的官職、級別、段位等等)和發(fā)放虛擬貨幣(分別有貨幣、金豆、點數(shù)等)。有的還相應提高網(wǎng)友獲取論壇或社區(qū)網(wǎng)絡資源的權限和發(fā)布信息的權限。企業(yè)組織很有必要借鑒這種經(jīng)驗。這種制度化安排中實際上還暗含著對信息資源價值的肯定，并且通過這種安排實現(xiàn)了信息價值的實現(xiàn)機制——分享給需要它的人。這種制度化安排在很多企業(yè)組織中是被忽視的，這種忽視造成的損失有多大雖然還有待評估，但損失之大可以預期。在互聯(lián)網(wǎng)上(討論組、論壇和社區(qū))信息價值可以被認定且能實現(xiàn)，這是一種巨大的成就。在企業(yè)組織中為什么就不能呢?

在互聯(lián)網(wǎng)的論壇和社區(qū)中，信息相關性問題也是不可避免的，各論壇和社區(qū)也構造出不少因應對策。首先可以認定不相關的信息是沒有價值的，太多的不相關信息肯定會把論壇“淹沒”掉，以至于造成成員的流失。但是如果沒有信息，成員都“潛水”不發(fā)帖、不回復，也會因為信息貧瘠而吸引不了成員。為此，各論壇和網(wǎng)絡社區(qū)也是想盡了辦法鼓勵網(wǎng)友們發(fā)帖、回復、上傳信息。如規(guī)定不回貼者不能看到某些帖子的內(nèi)容、達到一定回帖量(可以級別、網(wǎng)絡貨幣擁有量衡量)不能看到某些內(nèi)容、不能下載有價值的附件等。這也是一種制度化的安排，是鼓勵網(wǎng)友們貢獻信息的制度化安排。這種安排在論壇和社區(qū)建設的初期具有快速提升人氣的功效，但是也會因此造成不相關信息過多，信息品質(zhì)良莠不齊的狀況，因此大多數(shù)論壇、社區(qū)都會細化這種制度化安排，對提供的信息安排一種評價機制，以解決信息相關性和信息質(zhì)量問題。比如，由版主對發(fā)到論壇的帖子評價并進行相應的處理(設定為精華帖、熱帖等)、根據(jù)回帖數(shù)量進行衡量、設立網(wǎng)友評價機制等。

上面的討論說明了什么問題呢?說明在任何組織中，信息分享機制的形成和有效運行，都需要一定的制度化安排。企業(yè)組織雖然是結構化程度較高的社會組織，但由于種種原因在很多企業(yè)中并沒有形成信息分享機制，也就是沒有有效的鼓勵信息分享的制度化安排。雖然在企業(yè)業(yè)務流程和辦公流程中，其實已經(jīng)嵌入有信息分享的制度化操作，但還是遠遠不夠的。這些流程中嵌入的信息分享多半更側重作業(yè)(操作)層面，而信息分享的更大價值在于決策、學習、理解層面。

表單:信息制度化安排的典型

表單是企業(yè)組織最常見的信息道具和信息場景，具有非常重要的作用。表單的實質(zhì)是流程和信息的綁定，在企業(yè)的運作中是制度化安排的一種有效工具。通常，企業(yè)組織中比較容易把握和處理的是結構化信息，比如，單件產(chǎn)品成本1000元、單位產(chǎn)出能耗數(shù)字等等。根據(jù)有關調(diào)查研究表明，企業(yè)中的數(shù)據(jù)信息約有85%是非結構化信息，比如，商務郵件、市場營銷策劃方案、客戶拜訪記錄等等，這些數(shù)據(jù)信息處理起來就比較困難。

從信息意義的角度看問題，結構化數(shù)據(jù)一般是無歧義的，是意義已經(jīng)被定義好的，比如5個蘋果的“5”，它可以用定義好的程序進行處理。計算機就是這樣的信息處理機器。但是，非結構化數(shù)據(jù)則需要意義的解讀，計算機目前還沒有這個能力，非人不可。表單介于這兩者之間，是通過某種認為制定的規(guī)則把結構化數(shù)據(jù)、非結構化數(shù)據(jù)的強制結構化，是關于信息的制度化安排。企業(yè)組織常常把表單用于信息和流程的綁定。流程是行為的制度化安排，是一件事情或者操作按照特地到那個的順序和規(guī)制來進行。當你把信息綁定到特定的流程的時候，就對信息進行了一定的制度化安排。

例如，操作員甲必須在獲得操作員乙傳送過來的某個數(shù)據(jù)時，根據(jù)這個數(shù)據(jù)來調(diào)節(jié)某臺設備的某個參數(shù)。又如，A必須先填寫申購單經(jīng)過B簽字同意，交C備案，再向財務D領取支票。表單一般都有確定的格式和信息規(guī)格要求、流轉順序等可以說表單集中體現(xiàn)了流程的數(shù)據(jù)信息集結構和序結構。

當我們學習企業(yè)管理，提升管理水平的時候，我們不會忘記那一套《哈佛管理表格大全》，這本管理制度表單被引進中國長盛不衰，正好就說明了表單在企業(yè)運轉和管理中的意義和價值。

考察優(yōu)秀的協(xié)同管理軟件，我們會發(fā)現(xiàn)，凡是好的管理軟件必然有一個強大的工作流引擎——流程管理來作為其核心功能支撐。而在流程管理中，表單的定制、發(fā)布、調(diào)用、審核又是核心功能部件。如果不能實現(xiàn)表單定制，實際上就是不能實現(xiàn)動態(tài)流程制定和管理。在這種情況下，企業(yè)組織的敏捷性是不可能實現(xiàn)的。我們考察一款管理軟件，關鍵是看它是如何處理流程和信息的。從表現(xiàn)形式上，可以看它是如何生成、處理、應用和管理表單的。當然，無論是信息分享的制度化安排，還是流程和信息綁定的表單引擎支持，都還不是協(xié)同管理的最高境界——有效支持行動和決策的情報協(xié)同。

從信息分享到情報協(xié)同

在討論管理的時候，信息可以指從數(shù)字、數(shù)據(jù)、信息到情報、智能的一切東西。事實上，我們決定采取什么行動或者決策，并不是根據(jù)信息(或者數(shù)據(jù))本身，而是根據(jù)信息背后的意義。

這種“意義”可能意味著客戶流失、商業(yè)機會、原材料漲價等等，總之是我們?nèi)祟愄赜械墓δ軓男畔⒅欣斫夂头治龀銎浜x。這種意義恰好適合我們的行動和決策相關的。這種意義也只有在需要做出決定或決策時才需要，過了這個時間就失去了價值。這個意義對決策者(或者行動者)才有意義，并且極大地影響與我有競爭或者利益關系的方面，而對于其他人可能沒有什么意義。這種從信息中提取出來的意義就是情報。而在企業(yè)運營、市場競爭中人們卻更多地使用商業(yè)情報、競爭情報這樣的情報概念。情報與信息的本質(zhì)區(qū)別實際上在于人，是人的理解在起主要作用。

在所有企業(yè)管理軟件中，OA、ERP、CRM、HRM等實現(xiàn)信息分享相對都做得比較好，功能成熟、穩(wěn)定。特別是通過數(shù)據(jù)庫、流程—表單綁定、發(fā)達的通訊互聯(lián)等引擎和工具，對于信息的共享，基本上都可以達到企業(yè)管理和運營的基本要求。

而對于決策支持和團隊協(xié)同，僅僅實現(xiàn)信息共享的基本需求是遠遠不夠的。首先協(xié)同和決策都需要除信息、資源之外人的主要參與，其次需要人的理解，還需要連續(xù)不斷地溝通討論，以實現(xiàn)真正意義的傳遞——而不僅僅是信息的傳輸。這是協(xié)同軟件需要解決的問題，也是通過統(tǒng)一通信等個人協(xié)同工具，靠成員間的自發(fā)協(xié)同所不能達到的。對組織行為學的新的研究和協(xié)同研究的最新進展讓我們可以借助流程、制度和信息技術(軟件系統(tǒng))的協(xié)作來實現(xiàn)組織中的情報協(xié)同，以實現(xiàn)對企業(yè)決策的有效支持和高度的協(xié)同效益。