淺析企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展與創(chuàng)新

摘要：隨著企業(yè)人事制度改革的不斷推進，企業(yè)人事檔案工作也逐漸成為大家的關注焦點之一。本文闡述了企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用，以及實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的途徑，借此為企業(yè)人事檔案工作的改革與發(fā)展探索新的道路，對于相關領域的研究也能提供一些借鑒和參考。

關鍵詞：人事檔案；發(fā)展；創(chuàng)新

隨著“四化”進程和建設步伐的加快，如何圍繞大局，創(chuàng)新思路，做好新時期檔案工作，更好為經(jīng)濟跨越式發(fā)展服務，是我們檔案工作者需要認真思考的問題。進入21世紀后，人類社會開始在知識經(jīng)濟的基礎上運行發(fā)展。知識經(jīng)濟的重要特征就是要以知識為基礎，以市場為導向，強調科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、知識創(chuàng)新。在這樣情況下，人事檔案工作如何發(fā)展與創(chuàng)新，如何與知識經(jīng)濟社會與時俱進，是檔案工作者必須研究的課題。

一、人事檔案工作對企業(yè)的發(fā)展起到促進的作用

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設計的，

其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求，可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設中發(fā)揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用，如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關系密切，在企業(yè)競爭發(fā)展中具有重要的促進作用。

二、人事檔案工作是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術人才的流動日益頻繁，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經(jīng)濟合作，謀求最大經(jīng)濟效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業(yè)管理人員、技術人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實施以來，企業(yè)實行專業(yè)技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進行統(tǒng)計分析，進而作出準確的人才預測。制定出長遠的人才培養(yǎng)計劃。

三、人事檔案工作為企業(yè)人才需求預測提供參考

目前在很多企業(yè)中，影響企業(yè)人才需求的因素主要來自單位內部，有效的人事檔案管理對分析企業(yè)內人力資源狀況是否適應單位的改革與發(fā)展的要求，人才工作計劃制定是否科學合理、實施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。

我們可以通過分析人事檔案信息，總結企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，結合人事流動的檔案信息，預測企業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學的制定人力資源計劃，為企業(yè)單位領導的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，也就無法進行科學預測，由此可見，做好企業(yè)單位人事檔案工作，對于人力資源需求預測的關鍵性。所以，企業(yè)單位人事部門要以利于企業(yè)單位人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業(yè)單位人力資源管理工作提供有效的服務。

四、實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的途徑

要在思想觀念上創(chuàng)新。任何工作要實現(xiàn)跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導。然而在當前，檔案工作創(chuàng)新面臨著許多思想障礙和框框套套。比如，在計劃經(jīng)濟條件下形成的許多思維定性，檔案工作與經(jīng)濟工作脫離，檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關系上的猶豫彷徨；有的片面強調原則，習慣照既定的框框辦事，改革怕出亂子，創(chuàng)新怕?lián)L險；有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的經(jīng)驗、做法一味照搬照套。所有這些，在本質上都是思想僵化、觀念陳舊的表現(xiàn)。在當今社會，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題，沒有現(xiàn)成的答案，也沒有任何經(jīng)驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創(chuàng)新中發(fā)展。

要在管理方式上創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須作到檔案實體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網(wǎng)絡技術迅速發(fā)展的新形勢，跟上現(xiàn)代化的步伐。進行檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，才能實現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο?，脫離實體便于作深層次加工、貯存，才能實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸。

服務的觀念要更新。檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。提高檔案的查閱率、查準率，創(chuàng)造幽雅的環(huán)境，提供周到的服務，是檔案館服務水平高低的標志。要做到這一點，就必須更新觀念，一是采取積極有效的措施，擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用檔案。二是全面認識檔案的利用價值，不斷豐富館藏，特別是加強科技檔案、專業(yè)檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者為現(xiàn)實服務。三是重視和加強對利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新。