超市規(guī)范盤點(diǎn) 關(guān)鍵要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

桂 蘭

商品盤點(diǎn)作業(yè)的目的是為了及時(shí)準(zhǔn)確掌握商品的進(jìn)銷存情況,連鎖超市應(yīng)該每月對(duì)商場(chǎng)的商品進(jìn)行盤點(diǎn)。

盤點(diǎn)準(zhǔn)備

商品整理:收貨區(qū)應(yīng)在盤點(diǎn)日的中午12:00停止收貨;將排面、端架、墻柱、服務(wù)臺(tái)、維修處、促銷區(qū)及收貨區(qū)的商品歸位;清理空箱,另外堆放;不用盤點(diǎn)商品“DNI”標(biāo)簽,包括:空箱、贈(zèng)品、店內(nèi)用品、非賣品;已啟封的大包裝外應(yīng)標(biāo)明內(nèi)裝單品的數(shù)量和包裝單位;盤點(diǎn)前一日,退貨商品清退完畢、報(bào)損商品清理完畢。

檢查商品進(jìn)價(jià)、零售價(jià),核對(duì)商品條碼、品名規(guī)格,全部調(diào)撥單交財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)(由營(yíng)運(yùn)各部門完成)。

檢查整理電腦商品資料,確認(rèn)所有單品錄入電腦,確認(rèn)所有收貨單、退貨單等涉及商品庫(kù)存、進(jìn)價(jià)的單據(jù)已經(jīng)錄入電腦(由電腦輸單員完成)。

有效發(fā)票報(bào)告、欠發(fā)票供應(yīng)商清單、已退貨未扣款供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)表、調(diào)撥單交財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)。

財(cái)務(wù)部對(duì)賬秘書打印核對(duì)盤點(diǎn)卡、盤點(diǎn)檢查表,備制庫(kù)存卡。

盤點(diǎn)卡按柜組、倉(cāng)庫(kù)與店面分開裝入資料袋,由財(cái)務(wù)部發(fā)放至柜組。

盤點(diǎn)方式

最后一次商品整理完畢,盤點(diǎn)開始;初盤人員按單品排面逐一放置盤點(diǎn)卡,剩余盤點(diǎn)卡裝回資料袋;初盤人員計(jì)數(shù)、稱重,使用藍(lán)色圓珠筆將數(shù)量及單位填入盤點(diǎn)卡的相應(yīng)欄目,經(jīng)手人簽名。

復(fù)盤人員復(fù)核單品數(shù)量及單位,使用紅色圓珠筆將數(shù)量及單位填入盤點(diǎn)卡,復(fù)核簽名;初盤中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤須由部門主管簽名更正,復(fù)盤中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤已經(jīng)確認(rèn)后修改,并由雙方簽名;商品無存貨填寫“0”;如發(fā)現(xiàn)某一單品有兩個(gè)排面,應(yīng)于盤點(diǎn)卡中按如下方式列示:①+⑧=⑨。

發(fā)現(xiàn)某商品無盤點(diǎn)卡,應(yīng)即時(shí)通知部門主管補(bǔ)制手工盤點(diǎn)卡,填明商品編號(hào)、名稱,補(bǔ)充登記盤點(diǎn)檢查表,然后盤點(diǎn),填寫數(shù)量、單位、確認(rèn)并簽名。凌晨1時(shí),收銀部、防損部支援盤點(diǎn)人員交換盤點(diǎn)區(qū)域;

檢查所有盤點(diǎn)卡,確認(rèn)所有盤點(diǎn)數(shù)據(jù)已正確記錄,并無漏盤、重盤;收集盤點(diǎn)卡,排好順序,與盤點(diǎn)檢查表核對(duì),確認(rèn)所有盤點(diǎn)卡均已收回,然后裝回資料袋,交各區(qū)秘書。

電腦部的輸單組至各區(qū)秘書取盤點(diǎn)卡,錄入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)、打印盤點(diǎn)明細(xì)表,然后連同盤點(diǎn)卡交柜組核對(duì)。如有錯(cuò)誤交電腦部的輸單組修改、打印盤點(diǎn)明細(xì)表,然后將盤點(diǎn)明細(xì)表連同盤點(diǎn)卡交財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)。

每次盤點(diǎn)采用交叉復(fù)盤方式,食品雜貨區(qū)支援人員于食品雜貨區(qū)進(jìn)行初盤,凌晨1:00時(shí)起復(fù)盤非食品區(qū);非食品區(qū)支援人員于非食品雜貨區(qū)進(jìn)行初盤,凌晨1:00時(shí)起復(fù)盤食品區(qū)。收銀部、防損部支援盤點(diǎn)人員交換盤點(diǎn)區(qū)域的行動(dòng)由盤點(diǎn)控制小組協(xié)調(diào)。小組視盤點(diǎn)進(jìn)度具體安排。

盤點(diǎn)范圍及比例

盤點(diǎn)范圍包括庫(kù)房與賣場(chǎng)全部自營(yíng)商品,初盤比例為100%;復(fù)盤比例為:家電、化妝品、糧油、奶粉、生鮮區(qū)等易損耗或高單價(jià)商品100%;個(gè)人清潔用品、冷凍冷藏品為50%;其他為20%。

值得注意的是,各課應(yīng)根據(jù)不同的商品特點(diǎn),在不違反公司盤點(diǎn)制度的前提下,靈活掌握盤點(diǎn)。比如,冷凍商品和散裝商品就可以初復(fù)盤同時(shí)進(jìn)行,再合理地進(jìn)行抽盤。

盤點(diǎn)進(jìn)程表

每次大盤,各課均需張貼盤點(diǎn)進(jìn)程表,也叫盤點(diǎn)程序控制表,由中控臺(tái)總指揮或各處處長(zhǎng)根據(jù)盤點(diǎn)的實(shí)際進(jìn)程在表上簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)實(shí)行先動(dòng)作后簽字的規(guī)定,比如,在整理商品一欄上,只有當(dāng)處長(zhǎng)在確認(rèn)該課商品整理已達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí),才簽字確認(rèn)。

盤點(diǎn)流程

盤點(diǎn)流程一般分為以下幾大步驟:各課準(zhǔn)備盤點(diǎn)所需工具與表單;各課合理分配盤點(diǎn)與次日值班人力;全店召開盤前動(dòng)員大會(huì);各部門就位,整理商品;初盤;復(fù)盤;核單、抽盤;錄入。

注意事項(xiàng)

全體盤點(diǎn)參與人員務(wù)必從思想上和行動(dòng)上予以充分重視;所有參加盤點(diǎn)人員必須服從盤點(diǎn)控制小組的統(tǒng)一調(diào)配;盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)即時(shí)報(bào)告盤點(diǎn)控制小組;盤點(diǎn)工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé),確保盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;復(fù)盤人員如對(duì)盤點(diǎn)卡記載的數(shù)量單位有疑問,應(yīng)質(zhì)疑初盤人員,必要時(shí)重新盤點(diǎn),取得準(zhǔn)確數(shù)量單位后,簽名確認(rèn)。

填寫盤點(diǎn)卡時(shí),應(yīng)寫明商品計(jì)量單位(克、千克、盒、毫升、升、個(gè)、包、箱、罐、桶);盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的計(jì)量單位為單品銷售單位(最小單位)。特別注意:重量單位統(tǒng)一使用克、千克,不得使用“斤”作計(jì)量單位。香煙計(jì)量單位為“包”,不得使用“條”作計(jì)量單位。

目的和要求

盤點(diǎn)是衡量門店?duì)I運(yùn)業(yè)績(jī)的重要指標(biāo),也是對(duì)一年的營(yíng)運(yùn)管理的綜合考核和回顧。

盤點(diǎn)的目的

超市在營(yíng)運(yùn)過程中存在各種損耗,有的損耗是可以看見和控制的,但有的損耗是難以統(tǒng)計(jì)和計(jì)算的,如偷盜、賬面錯(cuò)誤等。因此需要通過年度盤點(diǎn)來得知超市的盈虧狀況。通過盤點(diǎn),可以達(dá)到如下目標(biāo):

超市在本盤點(diǎn)周期內(nèi)的虧贏狀況;

超市最準(zhǔn)確的目前的庫(kù)存金額,將所有商品的電腦庫(kù)存數(shù)據(jù)恢復(fù)準(zhǔn)確;

得知損耗較大的營(yíng)運(yùn)部門、商品大組以及個(gè)別單位,以便在下一個(gè)營(yíng)運(yùn)周期和加強(qiáng)管理,控制損耗;

發(fā)掘并清除滯銷品、臨近過期商品,整理環(huán)境,清楚死角。

盤點(diǎn)的要求

真實(shí):要求盤點(diǎn)所有的點(diǎn)數(shù)、資料必須是真實(shí)的,不允許作弊或弄虛作假,掩蓋漏洞和失誤。

準(zhǔn)確:盤點(diǎn)的過程要求是準(zhǔn)確無誤,無論是資料的輸入、陳列的核查、盤點(diǎn)的點(diǎn)數(shù),都必須準(zhǔn)確。

完整:所有盤點(diǎn)過程的流程,包括區(qū)域的規(guī)劃、盤點(diǎn)的原始資料、盤點(diǎn)的點(diǎn)數(shù)等,都必須完整,不要有漏區(qū)域、遺漏商品。

清楚:盤點(diǎn)過程屬于流水作業(yè),不同的人員負(fù)責(zé)不同的工作,所以所有資料必須清楚,書寫必須清楚,貨物的整理必須清楚,才能使盤點(diǎn)順利進(jìn)行。

團(tuán)隊(duì)精神:盤點(diǎn)是全店人員都參加的營(yíng)運(yùn)過程。為減少停業(yè)的損失,加快盤點(diǎn)的時(shí)間,超市各個(gè)部門必須有良好的配合協(xié)調(diào)意識(shí),以大局為重,使整個(gè)盤點(diǎn)按計(jì)劃進(jìn)行。

各司其職

店長(zhǎng):

盤點(diǎn)前3天召集盤點(diǎn)組織工作小組會(huì)議,分配各成員的組織職能;在早班會(huì)上召開全員盤點(diǎn)動(dòng)員大會(huì);對(duì)整個(gè)盤點(diǎn)過程、人員的調(diào)配負(fù)責(zé);盤點(diǎn)過程的監(jiān)督。

財(cái)務(wù)經(jīng)理:

協(xié)助店長(zhǎng)盤點(diǎn)前召集盤點(diǎn)組織工作小組會(huì)議;

總結(jié)上次盤點(diǎn)工作,提醒各成員盤點(diǎn)前和盤點(diǎn)中應(yīng)注意的事項(xiàng);

盤點(diǎn)工具的準(zhǔn)備和發(fā)放;

寫出每次盤點(diǎn)報(bào)告;

注意盤點(diǎn)差錯(cuò)表的復(fù)查組織和修正。

店長(zhǎng)助理:

協(xié)助店長(zhǎng)和財(cái)務(wù)經(jīng)理落實(shí)盤點(diǎn)過程的組織、人員分工;

盤點(diǎn)前組織主管對(duì)商品進(jìn)行整理、報(bào)損處理;

對(duì)盤點(diǎn)前商品的購(gòu)進(jìn)作合理的計(jì)劃和控制;

協(xié)同保安經(jīng)理對(duì)盤點(diǎn)配置圖和盤點(diǎn)人員安排表進(jìn)行劃分,并檢查落實(shí)。

保安經(jīng)理:

牽頭畫出盤點(diǎn)配置圖、盤點(diǎn)人員分配表;

組織貨架、端頭、堆位等位置編號(hào)的粘貼和檢查;

對(duì)本區(qū)的盤點(diǎn)工作全面負(fù)責(zé),協(xié)助店長(zhǎng)和財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)盤點(diǎn)過程的組織、人員的分工進(jìn)行跟蹤和落實(shí);

對(duì)內(nèi)倉(cāng)、堆位、貨架頂上等非常規(guī)位置的商品進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督;

出盤、復(fù)盤的現(xiàn)場(chǎng)組織和參與。

主管:

負(fù)責(zé)本柜盤點(diǎn)工作的組織和安排;錯(cuò)盤、漏盤商品的復(fù)核。

財(cái)務(wù)人員:

錯(cuò)盤、漏盤商品的復(fù)核;差錯(cuò)情況的清理。

柜組人員:

初盤、復(fù)盤、核收銀員盤點(diǎn)單;差錯(cuò)商品的再次復(fù)盤。

盤點(diǎn)的常識(shí)

一、 盤點(diǎn)的概念

所謂盤點(diǎn)就是定期或不定期地對(duì)店內(nèi)的商品進(jìn)行全部或部分的清點(diǎn),以確實(shí)掌握該期間內(nèi)的實(shí)際損耗。對(duì)部分商品進(jìn)行盤點(diǎn),稱為周期盤點(diǎn),每年一次對(duì)整個(gè)超市的商品進(jìn)行盤點(diǎn)(生鮮除外),稱為年度盤點(diǎn)。

盤點(diǎn)是衡量門店?duì)I運(yùn)業(yè)績(jī)的重要指標(biāo),也是對(duì)一年的營(yíng)運(yùn)管理的綜合考核和回顧。因?yàn)楸P點(diǎn)的數(shù)據(jù)直接反映的是損耗,所以門店年度盈利在盤點(diǎn)結(jié)束后才可以確定。盤點(diǎn)的損耗同樣反映門店?duì)I運(yùn)上的失誤和管理上的漏洞,所以發(fā)現(xiàn)問題,改善管理,降低損耗是盤點(diǎn)的工作目標(biāo)。

門店的盤點(diǎn)有多種,生鮮部門每月兩次盤點(diǎn);家電精品部門每日進(jìn)行的特別商品的臺(tái)賬盤點(diǎn);食品干貨、百貨部門為維護(hù)電腦庫(kù)存準(zhǔn)確而每季度進(jìn)行周期盤點(diǎn);整個(gè)門店年末進(jìn)行的年度盤點(diǎn)(大盤點(diǎn));新店開張3個(gè)月內(nèi)進(jìn)行一次新店的新張盤點(diǎn)等。

二、 盤點(diǎn)的目的

超市在營(yíng)運(yùn)過程中存在各種損耗,有的損耗是可以看見和控制的,但有的損耗是難以統(tǒng)計(jì)和計(jì)算的,如偷盜、賬面錯(cuò)誤等。因此需要通過年度盤點(diǎn)來得知超市的盈虧狀況。通過盤點(diǎn),可以達(dá)到如下目標(biāo):

1.超市在本盤點(diǎn)周期內(nèi)的虧盈狀況。

2.超市最準(zhǔn)確的目前的庫(kù)存金額,將所有商品的電腦庫(kù)存數(shù)據(jù)恢復(fù)正確

3.得知損耗較大的營(yíng)運(yùn)部門、商品大組以及個(gè)別單品,以便在下一個(gè)營(yíng)運(yùn)年度加強(qiáng)管理,控制損耗。

4.發(fā)掘并清除滯銷品、臨近過期商品,整理環(huán)境,清除死角。

三、 盤點(diǎn)的原則

(一) 真實(shí):要求盤點(diǎn)所有的點(diǎn)數(shù)、資料必須是真實(shí)的,不允許作弊或弄虛作假,掩蓋漏洞和失誤。

(二) 準(zhǔn)確:盤點(diǎn)的過程要求是準(zhǔn)確無誤,無論是資料的輸入、陳列的核查、盤點(diǎn)的點(diǎn)數(shù),都必須準(zhǔn)確。

(三) 完整:所有盤點(diǎn)過程的流程,包括區(qū)域的規(guī)劃、盤點(diǎn)的原始資料、盤點(diǎn)點(diǎn)數(shù)等,都必須完整,不要遺漏區(qū)域、遺漏商品。

(四) 清楚:盤點(diǎn)過程屬于流水作業(yè),不同的人員負(fù)責(zé)不同的工作,所以所有資料必須清楚,人員的書寫必須清楚,貨物的整理必須清楚,才能使盤點(diǎn)順利進(jìn)行。

(五) 團(tuán)隊(duì)精神:盤點(diǎn)是全店人員都參加的營(yíng)運(yùn)過程。為減少停業(yè)的損失,加快盤點(diǎn)的時(shí)間,超市各個(gè)部門必須有良好的配合協(xié)調(diào)意識(shí),以大局為重,使整個(gè)盤點(diǎn)按計(jì)劃進(jìn)行。

四、 盤點(diǎn)的計(jì)算公式

盤損率%=(賬面庫(kù)存—盤點(diǎn)實(shí)際庫(kù)存)/盤點(diǎn)周期的總銷售金額×100%

賬面庫(kù)存=上一年盤點(diǎn)庫(kù)存+盤點(diǎn)周期的采購(gòu)成本±分店轉(zhuǎn)貨成本—盤點(diǎn)周期的銷售成本

公式解釋:

1.盤點(diǎn)的金額是按成本的價(jià)格為基礎(chǔ)進(jìn)行計(jì)算的。

2.盤點(diǎn)的實(shí)際庫(kù)存=Σ單品盤點(diǎn)數(shù)×單品成本價(jià)格。

3.轉(zhuǎn)出本店的,成本為“減”,轉(zhuǎn)入本店的,成本為“加”。

4.盤點(diǎn)周期的總銷售金額與庫(kù)存成本必須同時(shí)是不含稅或同時(shí)含稅的金額。

五、盤點(diǎn)的基本概念

1.HHT:電腦設(shè)備的一種?？梢詢?chǔ)存商品的資料和數(shù)據(jù),相當(dāng)于輸入終端記憶器。與主機(jī)聯(lián)網(wǎng)后,可以將數(shù)據(jù)傳輸給主機(jī)進(jìn)行處理。

2.初點(diǎn):第一次進(jìn)行的商品點(diǎn)數(shù)。

3.復(fù)點(diǎn):第二次進(jìn)行的商品點(diǎn)數(shù)。

4.抽點(diǎn):對(duì)已經(jīng)經(jīng)過復(fù)點(diǎn)的商品進(jìn)行抽查點(diǎn)數(shù)。

5.三點(diǎn):在二次盤點(diǎn)計(jì)數(shù)后,不能一致的商品,進(jìn)行第三次或多于第三次的點(diǎn)數(shù)。

6.點(diǎn)數(shù)單位:商品在點(diǎn)數(shù)時(shí)的計(jì)數(shù)單位。

7.正常陳列區(qū):指商品正常陳列銷售的貨架的區(qū)域總稱。

8.貨架庫(kù)存區(qū):指商品正常陳列銷售的貨架上方用來存放商品庫(kù)存區(qū)域的總稱。

9.后倉(cāng):指非銷售區(qū)域的倉(cāng)庫(kù)。

10.周轉(zhuǎn)倉(cāng):指收貨部臨時(shí)用于存放商品庫(kù)存的區(qū)域。

11.控制臺(tái):在盤點(diǎn)進(jìn)行中,設(shè)置的盤店控制中心。

12.鎖庫(kù):電腦中心對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行“鎖住”的動(dòng)作。鎖庫(kù)后系統(tǒng)不能收貨和銷售,不接受任何數(shù)據(jù)的更改。

13.系統(tǒng)陳列圖:將樓面的陳列圖按盤點(diǎn)程序輸入電腦系統(tǒng)中。

六、盤點(diǎn)的總流程

如下是門店盤點(diǎn)的總流程:

總部盤點(diǎn)通知

↓

門店盤點(diǎn)小組的成立

↓

盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作計(jì)劃

↓

盤點(diǎn)區(qū)域的規(guī)劃

↓

陳列圖的確認(rèn)

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準(zhǔn)備文具準(zhǔn)備盤點(diǎn)表設(shè)置盤點(diǎn)圖人員安排商品整理盤點(diǎn)培訓(xùn)

↓

庫(kù)存區(qū)預(yù)盤點(diǎn)

↓

停止?fàn)I業(yè)

↓

陳列區(qū)盤點(diǎn)

↓

盤點(diǎn)結(jié)果的確認(rèn)

↓

盤點(diǎn)結(jié)束

程序解釋:

總部盤點(diǎn)通知:總公司營(yíng)運(yùn)部下達(dá)所有下屬門店本營(yíng)運(yùn)年度的盤點(diǎn)安排,確定具體的盤點(diǎn)時(shí)間,組織財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)盤小組到門店參與、監(jiān)督門店的年度盤點(diǎn)。

門店盤點(diǎn)小組的成立:門店在接到總部的通知后,提前于盤點(diǎn)日一個(gè)月前成立門店的盤點(diǎn)小組,全面進(jìn)行年度盤點(diǎn)的準(zhǔn)備工作。

盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作計(jì)劃:用倒計(jì)時(shí)的方式將盤點(diǎn)所需要進(jìn)行的工作以清單的形式列印出來。

盤點(diǎn)區(qū)域的規(guī)劃:將所有需要盤點(diǎn)的區(qū)域進(jìn)行編號(hào)規(guī)劃,將不需要盤點(diǎn)的區(qū)域劃分出去。

陳列圖的確認(rèn):對(duì)整個(gè)門店所有需要盤點(diǎn)的區(qū)域的陳列圖進(jìn)行確認(rèn),并輸入電腦系統(tǒng)。

準(zhǔn)備文具:準(zhǔn)備所有盤點(diǎn)需要的文具、用具等。

準(zhǔn)備盤點(diǎn)表:在庫(kù)存區(qū)預(yù)盤點(diǎn)之前,將所有的盤點(diǎn)表審核、準(zhǔn)備完畢。

設(shè)置盤點(diǎn)圖:將門店所有陳列區(qū)域的商品陳列圖設(shè)置到電腦系統(tǒng)中。

人員安排:安排所有參加庫(kù)存區(qū)盤點(diǎn)、陳列區(qū)盤點(diǎn)的人員,以及盤點(diǎn)指揮中心和盤點(diǎn)資料處理中心的人員。詳細(xì)到如工作時(shí)間、就餐時(shí)間、報(bào)到地點(diǎn)等。

商品整理:在盤點(diǎn)進(jìn)行前,對(duì)銷售區(qū)域、庫(kù)存區(qū)域的所有屬于盤點(diǎn)的商品進(jìn)行整理,使其符合盤點(diǎn)的要求。

盤點(diǎn)培訓(xùn):組織對(duì)盤點(diǎn)小組人員的培訓(xùn)、管理層的培訓(xùn)、參加盤點(diǎn)人員的培訓(xùn)。

庫(kù)存區(qū)預(yù)盤點(diǎn):盤點(diǎn)日前一天對(duì)整個(gè)門店的庫(kù)存區(qū)域進(jìn)行提前盤點(diǎn),但資料與陳列區(qū)的盤點(diǎn)資料一起輸入。

停止?fàn)I業(yè):盤點(diǎn)前2小時(shí)門店停止?fàn)I業(yè),盤點(diǎn)公告則在一周前以廣播、告示等方式知會(huì)顧客。

陳列區(qū)盤點(diǎn):關(guān)店后進(jìn)行陳列區(qū)的盤點(diǎn)。

盤點(diǎn)結(jié)果的確定:將陳列區(qū)、庫(kù)存區(qū)的所有盤點(diǎn)數(shù)據(jù)輸入電腦中心進(jìn)行處理,并對(duì)差異報(bào)告進(jìn)行分析、重盤等,最終確定本次的盤點(diǎn)庫(kù)存金額,由財(cái)務(wù)部計(jì)算本營(yíng)運(yùn)年度的盤點(diǎn)損耗率。

盤點(diǎn)結(jié)束:盤點(diǎn)結(jié)束后,立即進(jìn)行開店?duì)I業(yè)的恢復(fù)工作。包括系統(tǒng)恢復(fù)、收貨恢復(fù)、樓面恢復(fù)以及盤點(diǎn)小組的收尾工作等。■