論新時(shí)期高校教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)與創(chuàng)新

摘 要： 隨著高等教育的不斷發(fā)展，教學(xué)秘書(shū)工作日益起到不可忽視的重要作用。這就要求教學(xué)秘書(shū)們必須明確個(gè)人職責(zé)，在明確工作創(chuàng)新的內(nèi)容和途徑的基礎(chǔ)上，不斷進(jìn)行工作創(chuàng)新，從而大力推動(dòng)高等教育的發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 高校 教學(xué)秘書(shū) 工作職責(zé) 創(chuàng)新

現(xiàn)階段，我國(guó)高等教育發(fā)展的重點(diǎn)是高教學(xué)質(zhì)量，而教學(xué)管理則是順利實(shí)施高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程的前提和保證。在整個(gè)教學(xué)管理過(guò)程中，教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理的生力軍，處于教學(xué)管理與改革的前沿，肩負(fù)著維持正常教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量的重要使命。他們既是教學(xué)管理的具體執(zhí)行者、各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者，又是教務(wù)處與院（系）之間、教師之間、教師與學(xué)生之間開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，同時(shí)還是院（系）領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。因此，分析教學(xué)秘書(shū)工作的職責(zé)，探討其工作創(chuàng)新，對(duì)提高教育教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。筆者就擔(dān)任教學(xué)秘書(shū)以來(lái)對(duì)相關(guān)工作所做的若干思考作粗淺論述。

一、新時(shí)期高校教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)

隨著高等教育的不斷發(fā)展，在新的時(shí)期教學(xué)秘書(shū)這一角色在高校教學(xué)管理中越來(lái)越受到關(guān)注，他們的工作職責(zé)越來(lái)越豐富，責(zé)任也越來(lái)越重大，不再僅僅是傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)中的為領(lǐng)導(dǎo)和師生打雜、跑腿、服務(wù)，而必須是服務(wù)、質(zhì)量、效率、創(chuàng)新的結(jié)合體。我校的人才培養(yǎng)目標(biāo)的定位是培養(yǎng)具有創(chuàng)新精神的高素質(zhì)應(yīng)用型人才。社會(huì)對(duì)應(yīng)用型人才的需要是多樣的，學(xué)生個(gè)性也是多樣的，因此，教學(xué)管理思想觀念必須做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，要樹(shù)立新的教務(wù)管理理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。歸納起來(lái)，教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)主要包括如下幾項(xiàng)：

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成院（系）教務(wù)工作安排。

教學(xué)秘書(shū)要協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)完成教務(wù)工作安排，充分發(fā)揮“上傳下達(dá)”作用，使教學(xué)活動(dòng)有章可循、規(guī)范有序。根據(jù)學(xué)校教務(wù)處在教學(xué)方面的統(tǒng)一要求，以及院（系）的具體教學(xué)方案進(jìn)行課程安排、教室安排、調(diào)課、各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)積累、考試安排、協(xié)調(diào)監(jiān)考教師和考場(chǎng)等。同時(shí)，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排教學(xué)日歷、收發(fā)班級(jí)日志、制定教務(wù)計(jì)劃、檢查教師教學(xué)和授課計(jì)劃、收納和管理課程大綱、核實(shí)教學(xué)工作量的記錄等，以及負(fù)責(zé)教材征訂工作。這就要求教學(xué)秘書(shū)們不僅要理解和領(lǐng)會(huì)黨和國(guó)家有關(guān)方面的政策、學(xué)校有關(guān)的規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的想法，而且要深入、細(xì)致地了解廣大師生的要求和問(wèn)題并將之與實(shí)際工作相聯(lián)系。

2.管理教學(xué)檔案。

教學(xué)檔案是院（系）教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展的記錄，檔案是否完善，將直接影響到教學(xué)活動(dòng)過(guò)程是否真實(shí)地被反映，同時(shí)，教學(xué)檔案還是院（系）管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是意義非常重大的一筆財(cái)富。所以，教學(xué)秘書(shū)必須做好教學(xué)管理中統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基本數(shù)據(jù)的整理工作、收發(fā)教學(xué)管理文件、資料歸檔及保存工作，并且對(duì)本院（系）各個(gè)專(zhuān)業(yè)教學(xué)的計(jì)劃、重要教研活動(dòng)的記載、教學(xué)研究項(xiàng)目和成果的記錄、教學(xué)工作的總結(jié)和各項(xiàng)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料進(jìn)行收集和整理。

3.對(duì)教學(xué)進(jìn)行檢查和監(jiān)督。

院（系）教學(xué)質(zhì)量要想不斷提高，就必須對(duì)日常的教學(xué)進(jìn)行檢查和監(jiān)督，從而不斷發(fā)現(xiàn)日常教學(xué)中可能存在的問(wèn)題和不足，并積極查找原因，不斷完善。那么，處于教學(xué)檢查和監(jiān)督第一線(xiàn)的就應(yīng)該是教學(xué)秘書(shū)，其有責(zé)任將日常管理工作中存在的問(wèn)題和情況及時(shí)反映給院（系）領(lǐng)導(dǎo)，提出自己的看法，必要時(shí)主動(dòng)補(bǔ)缺拾遺，把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，把教師和學(xué)生的意見(jiàn)向上反饋，使領(lǐng)導(dǎo)全面了解教學(xué)情況，作出正確的判斷和決定，使問(wèn)題能夠得到及時(shí)解決。

二、高校教學(xué)秘書(shū)工作創(chuàng)新的必要性

教學(xué)秘書(shū)工作創(chuàng)新問(wèn)題是與系統(tǒng)總結(jié)高校教育發(fā)展工作的成就和經(jīng)驗(yàn)，深刻分析當(dāng)前高校教育工作面臨的新形勢(shì)、新任務(wù)的基礎(chǔ)緊密結(jié)合在一起的，其必要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.教學(xué)秘書(shū)工作創(chuàng)新是進(jìn)一步推進(jìn)高校教育發(fā)展和進(jìn)步的必然要求。

馬克思主義唯物發(fā)展觀認(rèn)為，形勢(shì)在發(fā)展，時(shí)代在變化，世界處在不斷發(fā)展變化之中，任何事物都有一個(gè)發(fā)展、完善的過(guò)程，而且任何事物都是相互聯(lián)系、共同發(fā)展的。當(dāng)前，我國(guó)教育改革正處于關(guān)鍵時(shí)期。一方面，國(guó)家提出“科教興國(guó)”，深化教育改革，其總體思路是“體制改革是關(guān)鍵，教學(xué)改革是核心，教學(xué)思想和教育觀念的轉(zhuǎn)變是先導(dǎo)”。另一方面，轉(zhuǎn)變中的管理制度及伴隨而來(lái)的評(píng)價(jià)等都與改革的步伐不十分一致?；诖朔N情況，高校教育必須不斷適應(yīng)各方面的要求，充分調(diào)動(dòng)各方面有利條件——教學(xué)秘書(shū)工作工作的創(chuàng)新在進(jìn)一步推進(jìn)高校教育發(fā)展和進(jìn)步的過(guò)程中起著重要的推動(dòng)作用。因此，教學(xué)秘書(shū)工作必須按照與時(shí)俱進(jìn)的要求，自覺(jué)地把自己的工作放在高校教育發(fā)展的大背景中來(lái)審視，敢于打破傳統(tǒng)思維方式，正確樹(shù)立符合時(shí)代特征的工作理念，不斷創(chuàng)新。

2.教學(xué)秘書(shū)工作創(chuàng)新是教學(xué)秘書(shū)自身完善和進(jìn)步的必然要求。

目前，不少教學(xué)秘書(shū)對(duì)個(gè)人的要求不嚴(yán)，習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)管理或按傳統(tǒng)角色工作，工作原地踏步，按照原來(lái)程序照抄照搬、敷衍了事，不從管理中找創(chuàng)新。同時(shí)，在工作中等待觀望、草草應(yīng)付與做表面文章的現(xiàn)象較為普遍，受原來(lái)管理觀念的束縛，有的教學(xué)秘書(shū)寧可因循守舊停滯不前，也不愿通過(guò)創(chuàng)新冒險(xiǎn)取得成功，這對(duì)于教學(xué)秘書(shū)個(gè)人的發(fā)展而言是極其不利的。那么，教學(xué)秘書(shū)要想自身不斷得到發(fā)展和完善，就必須在不斷摸索的前進(jìn)道路上對(duì)學(xué)校舊的管理模式中的許多東西進(jìn)行改革，要辯證地分析它們的利弊，去偽存真，不斷推陳出新，提出新的管理思路，創(chuàng)造新的管理方法，從而實(shí)現(xiàn)自身完善和進(jìn)步的目標(biāo)。

三、高校教學(xué)秘書(shū)工作創(chuàng)新的內(nèi)容和途徑

目前，我國(guó)許多高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀不是十分理想，存在不少弊端。只有不斷推進(jìn)教學(xué)秘書(shū)工作的創(chuàng)新，才能不斷地解決各種可能存在的問(wèn)題。其工作創(chuàng)新的內(nèi)容主要包括如下幾個(gè)方面。

1.工作觀念創(chuàng)新是重點(diǎn)和基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，教學(xué)秘書(shū)工作只是一種簡(jiǎn)單重復(fù)的機(jī)械勞動(dòng)，排課調(diào)課、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、上報(bào)材料、會(huì)議記錄、溝通信息、整理保管教學(xué)檔案等是其主要工作內(nèi)容。那么，要想高效地開(kāi)展工作，在具體的教學(xué)管理中，教學(xué)秘書(shū)就要從觀念上創(chuàng)新，而不能停留在老一套的管理模式上，要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，對(duì)工作要有自己獨(dú)立的思考，并將自己科學(xué)的思考應(yīng)用于具體的指導(dǎo)實(shí)踐中。

2.工作方法創(chuàng)新是保障。

教學(xué)秘書(shū)工作是一門(mén)科學(xué)，做好教學(xué)秘書(shū)工作的方法有很多種。不斷創(chuàng)新工作方法是教學(xué)秘書(shū)順利完成教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，也是教學(xué)秘書(shū)工能力強(qiáng)弱的重要體現(xiàn)。不斷在工作中檢驗(yàn)，不斷改進(jìn)，不斷創(chuàng)新，從而擁有科學(xué)的工作方法，教學(xué)秘書(shū)的工作才能收到事半功倍的效果。教學(xué)秘書(shū)工作方法創(chuàng)新主要可以從如下幾個(gè)方面努力：

（1）深入地領(lǐng)會(huì)相關(guān)文件精神，明確教學(xué)管理工作的相關(guān)目標(biāo)，做到工作有章可循、循章必嚴(yán)，使教學(xué)管理日趨規(guī)范。

（2）理清思路，找問(wèn)題、找差距、定目標(biāo)。首先，要熟悉個(gè)人相關(guān)工作業(yè)務(wù)，為工作創(chuàng)新做好前期準(zhǔn)備。要想做好工作，就要熱愛(ài)自己的工作，有高度的責(zé)任心，熟悉職責(zé)范圍，什么時(shí)間應(yīng)該做什么、該怎樣做要做到心中有數(shù)，合理安排。只有在把握全盤(pán)工作的基礎(chǔ)上，做好前期工作，才有可能對(duì)工作進(jìn)行創(chuàng)新。

其次，要樹(shù)立目標(biāo)，明確工作創(chuàng)新的方向。教學(xué)秘書(shū)要清楚地意識(shí)到工作創(chuàng)新并不是單純的為了創(chuàng)新而創(chuàng)新，而是以創(chuàng)新來(lái)提高服務(wù)和管理水平。教學(xué)秘書(shū)的宗旨就是一切為了教學(xué)服務(wù)。在服務(wù)中，教學(xué)秘書(shū)要充分發(fā)揮智慧，在提供優(yōu)質(zhì)教學(xué)服務(wù)的前提下，對(duì)一些問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，提出新的好的工作策略。在管理中，教學(xué)秘書(shū)要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，理論上努力學(xué)習(xí)教學(xué)管理文件和秘書(shū)學(xué)基本知識(shí)，實(shí)踐中要有較強(qiáng)的統(tǒng)籌管理能力和協(xié)調(diào)能力，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理手段的學(xué)習(xí)，不斷提高管理水平。例如，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該成為教學(xué)管理的重要渠道，但目前大量的教學(xué)管理工作還主要是靠人力做。其實(shí)一些臨時(shí)性的事務(wù)性的通知，包括一些教學(xué)管理文件，完全可以通過(guò)校園網(wǎng)發(fā)布出去，這一方面可以讓老師和學(xué)生養(yǎng)成從網(wǎng)絡(luò)上查看教學(xué)管理信息的習(xí)慣，另一方面可以促進(jìn)各系部、室所的信息溝通，相互促進(jìn)，共同提高。再如，在進(jìn)行教學(xué)檔案的管理時(shí)，也可一改之前口頭傳達(dá)、一紙帶過(guò)的現(xiàn)象，可以將圖片、聲音等制作資料一并保存，確保各種檔案的完整性和正確性。

再次，要在合理的準(zhǔn)備后在工作中大膽嘗試。我們必須認(rèn)識(shí)到，教學(xué)秘書(shū)工作的創(chuàng)新并不意味著對(duì)之前所有工作的否定，而是在總結(jié)工作的基礎(chǔ)上，揚(yáng)長(zhǎng)避短，對(duì)好的經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)要繼承，對(duì)可能存在的種種不足和問(wèn)題提出改進(jìn)措施，從整個(gè)工作流程中選取工作的一部分進(jìn)行實(shí)驗(yàn)創(chuàng)新。如果新的舉措既能提高效率又能提高質(zhì)量，再隨之推廣到其它層面，就會(huì)使工作既科學(xué)合理，又有新的亮點(diǎn)。

（3）要充分調(diào)動(dòng)學(xué)生干部的積極性。有些常規(guī)性的工作，可以交給他們?nèi)プ?。這樣，不僅節(jié)約了時(shí)間，減輕了教學(xué)秘書(shū)的工作壓力，而且在及時(shí)得到反饋的信息的同時(shí)，也鍛煉了學(xué)生干部的工作能力。

江澤民同志在“十六大”報(bào)告中指出：創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。我國(guó)的高校教育事業(yè)，還處在一個(gè)極其重要的發(fā)展過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，為了不斷取得進(jìn)步，從而使我國(guó)高校教育水平領(lǐng)先于世界，為人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，就必須在各方面均不斷創(chuàng)新——學(xué)校的生存發(fā)展靠創(chuàng)新，教學(xué)管理創(chuàng)新是學(xué)校工作創(chuàng)新的一個(gè)重要組成部分，而教學(xué)秘書(shū)的工作創(chuàng)新又直接影響到教學(xué)管理工作的整體創(chuàng)新。所以，在今后的時(shí)期里，教學(xué)秘書(shū)們必須明確自己的工作職責(zé)，充分利用和創(chuàng)造各種有利條件，不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，不斷地創(chuàng)新，力爭(zhēng)更好地做好自己的工作。

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